社内で機密文書の処理をしても完璧ではない？

専門業者などに機密文書の処理を依頼するよりも、社内で処理をした方が良いと思われる人もいるでしょう。しかし、結論から言えば社内で機密文書を処理しても完璧に処理しきるのは不可能です。機密文書の処理はそれほどまでに難しいので、十分な社員教育が求められます。

それでは、なぜ社内で行う機密文書の処理が完璧ではないのかご説明しましょう。

機密文書が漏洩した原因の約7割は社内から

機密文書を社内で処理すれば安全だと思う人もいるかもしれませんが、そんなことは決してありません。実は機密文書の内容が漏洩した原因の約7割は社内に問題があったというデータがあります。つまり、外部で漏洩した問題よりも、社内から機密文書の内容が漏洩したケースがとても多いということです。

社員一人一人の意識が低い

機密文書の内容が漏洩した原因で一番多いのは、社員一人一人の意識が低いことです。いくら機密文書といっても普通の書類と変わらないので、日にちが経過するにつれて早急に処理しなければならないはずの機密文書が放置されてしまったり、普通の書類と一緒に処分してしまったりすることもあるでしょう。

機密情報が漏洩してしまうのは、そうした意識の低さが原因で他者に情報を盗み見されてしまう結果に繋がるからです。

処理基準を統一させにくい

とはいえ、機密文書の処理に関して処理基準を統一させれば済む話だと思う人もいるでしょう。しかし、話はそう簡単ではありません。社員全員に機密文書の処理に関して一律の考えを持たせるのは非常に難しく、一人一人に対して指導するのは手間と時間ばかりかかってしまいます。

機密文書をそのまま放置しておくほど情報漏洩のリスクが高まるため、一刻も早くセキュリティマネジメントについて徹底して指導する環境を作り出すのがおすすめです。社員全員に同じ考えを持たせるのは難しいですが、何もしないようかは良いのでしっかりとした対策が必要です。

まとめ

社内で行う機密文書の処理は決して完璧ではありません。情報漏洩の怖さを知っている人が処理するならまだしも、機密文書の扱いに関して漠然とした考えを持っているだけの社員に任せると譲歩漏洩のリスクが高まるでしょう。

社内には情報漏洩のリスクが至るところにあるので、後で取り返しのつかないことになる前に徹底した情報漏洩の恐ろしさを指導する必要性があります。