毎日多くの書類が行き来する企業では、機密文書であることが一瞬で伝わる必要があります。いくら口頭で伝えたとしても、後から見て機密文書だということがわからなければ、雑な扱いをされてしまう可能性もあり危険です。
そこで今回は、パッと見て機密文書であることが伝わる書類の表記方法についてお伝えします。どの方法も難しいことではないので、さっそく今日から始めてみてくださいね！
機密文書と分かるようにする表記方法2選
冒頭でもお伝えしたとおり、機密文書はひと目見て重要度が分かるように表記することが重要です。いくつかの表記方法がありますが、今回はすぐにでも始められる方法を2つご紹介します。
・書類の右上に赤字で明記する
・Wordの機能を使って透かしを入れる
ただし、企業によっては機密文書の管理規定が定められている場合もあります。文書を作成する前に自社の規定を確認し、体裁を揃えるようにしておきましょう。
書類の右上に赤字で明記する
一つ目の方法が、書類の右上に赤字で明記する方法です。「極秘」「社外秘」「部外秘」など、重要度のランクを赤字で表記しましょう。フォントサイズは目につきやすいように大きめがおすすめです。
「持出厳禁」「重要書類」などの情報を赤字で表記する場合もありますが、併記して問題ありませんよ。関係者に確認してもらい、押印欄に印を押してもらうとより安心ですね。
Wordの機能を使って透かしを入れる
ドキュメントファイルによっては、背景に薄い赤色などで透かし文字を入れることができるものがあります。多くの企業で使っているマイクロソフトのWordでも透かしを入れる機能があります。
「社外秘」「機密文書」「持出厳禁」などの文字を背景に入れることによって、文書を見る人へ機密文書の重要性を意識させることができるでしょう。
このような重要な内容を含んだ文書をデータ管理する場合には、ファイル自体にロックをかけてパスワードを設定しておくことも大切です。
まとめ
多くの書類をさばく会社員は、パッとみて書類の種類を判別できると手間が省けます。一つ一つの書類の内容を確認していたら、目的の書類を見つけるまでに時間がかかってしまいますよね。
特に機密情報を含んだ大切な書類は、取り扱いにも注意が必要になります。企業の根幹に関わる情報をデスクの上に無造作に置かれていては問題です。
ご紹介した2つの方法を参考に、一瞬で重要書類であることがわかるような表記を目指してみてください。
また、不要な書類がデスクの上に積み重なっている状況は「いい状態」とはいえません。定期的に要・不要を判別し、必要な書類はファイリング、不要な書類は機密文書廃棄業者を利用した廃棄方法できれいなデスクを保っていきましょう。
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