病院には日々、多くの患者さんの個人情報や診断結果などの機密情報が入ってきます。一般企業であれば、極秘文書や秘文書に当たる重要な情報。もちろん保管や取り扱いにも細心の注意が必要になります。
しかし最も注意するべきなのが、廃棄するときです。
患者さんの大切な機密情報を、シュレッダーで裁断しただけで廃棄していませんか？
実はシュレッダーで裁断しただけの廃棄は、情報漏洩のリスクが高い廃棄方法なのです。
今回は病院で発生する機密文書の、正しい廃棄方法についてご紹介します。
情報漏洩で病院のイメージを損なう前に、正しい廃棄方法での廃棄をはじめましょう。
病院は機密文書で溢れている！
あまり意識していないかもしれませんが、病院には機密文書がたくさんあります。患者の名簿や、病状等が書かれたカルテなど、どれも機密文書に該当する書類ばかり。
扱いとしては、極秘文書や秘文書に該当するくらいの重要な情報を扱っています。
ずさんな管理をしていたら非常に危険で、大きな事故やトラブルにつながりかねません。
多くの個人情報を扱う病院では、一般企業以上の情報漏洩対策が必要なのです。
機密文書をシュレッダーで処理はダメ
・通院しなくなって一定期間が経った患者さんの情報
・亡くなられた患者さんの情報
・転院された患者さんの情報
これらの個人情報が含まれたカルテなど、病院にあるシュレッダーで処理していませんか？
多くの病院で個人情報の廃棄にシュレッダーが使われているようですが、これは間違いです！
というのもシュレッダーでは読み取れてしまう可能性があるから。シュレッダーで裁断すればもう読み取れないと思っている方も多いようですが、実はつなぎ合わせて読み取れることがあるのです。
病院から出る機密情報を悪用しようとする人は、いろいろな手を使ってきます。廃棄に出されたシュレッダーのごみを持ち帰り、復元を試みるかもしれません。
「そんなことする人いるはずない」と思うかもしれませんが、実際にこのような方法での情報漏洩事故は発生しています。
情報漏洩リスクを避けるためにも、シュレッダー処理は避けた方が無難でしょう。
病院の機密文書は専門の廃棄業者がオススメ
ここまで、病院で発生する機密文書をシュレッダーで廃棄するのは避けた方が良い理由を説明しました。
少しでも経費を抑えようと、院内で処理したくなる気持ちはわかります。しかし、それで情報漏洩してしまい、病院のイメージが下がってしまっては元も子もありません。
そこでオススメなのが、機密文書専門の廃棄業者を利用して廃棄する方法です。
例えばデルエフなら、1箱980円から廃棄処理が可能です。電気代やメンテナンス費用などのシュレッダーの維持費を考えると、そこまで差はないのではないでしょうか？
定期的に回収をおこなうプランもありますし、たまにしか廃棄が発生しない場合にはスポットでのご利用も可能です。
書類廃棄に業者の利用が良い理由
シュレッダーではなく業者に文書の廃棄を頼んだ方が良い理由は、情報漏洩のリスクを下げられること以外にもあります。
・シュレッダーより低コスト
・スタッフの手間を省ける
・ホチキス等そのままで処分できる
シュレッダーより低コスト
シュレッダーを保有している方が低コストだと思っている方も多いのではないでしょうか？
でも実は、シュレッダーには意外と維持費がかかっています。
・電気代
・メンテナンス費
・ごみ袋
年間にしてみると、意外と馬鹿にできない費用必要です。
一方、廃棄業者を利用すると処分費のみで済んでしまいます。年会費等もかからない業者が多いので、本当に処分費のみで廃棄が可能。結果的に低コストなのです。
スタッフの手間を省ける
機密文書の廃棄にシュレッダーを使っている場合、それらの書類を裁断するために、スタッフの手間がかかっています。
1枚や2枚ならシュレッダーの時間も大したことではありませんが、病院では毎日多くの機密書類が発生していますよね。何十枚も裁断するために時間的コストを消費しているのです。
廃棄業者に依頼すれば裁断する時間がなくなります。そのためスタッフは別の作業を進めることができ、生産性が上がるのです。より良いサービスにつなげられるはずですよ。
ホチキス等そのままで処分できる
機密文書をシュレッダーするのに地味に面倒なのが、ホチキス等を外す必要があることです。
そのまま裁断できるシュレッダーもありますが、刃こぼれやつまりなど、故障の原因になることがあります。余計な出費につながるので、できれば避けた方が良いもの。
しかし多くの書類はホチキスやクリップでまとめられていますよね。
そんなとき、業者へ依頼すればホチキス等がついたまま、廃棄処理をすることができます。
一般用とは比べ物にならないほどの大型シュレッダーを使用しているので、ホチキス等がついていても問題ありません。
いちいち取り外す手間もかからないので、病院での機密文書廃棄はやはり業者の利用がおすすめです。
まとめ
一般企業以上に慎重に取り扱うべき書類の多い病院。機密文書の廃棄についても、細心の注意が必要です。
シュレッダーの利用は一見、低コストで安全のように感じますが、実はそうではありません。シュレッダーの裁断では読み取れてしまうリスクや、維持費に以外とコストがかかっているからです。
安全に廃棄するためには、機密文書廃棄業者の利用がおすすめ。高い安全性以外にも、コストや手間を削減でき、結果的に病院のサービス向上にもつながるはずですよ。
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