手書きで書類を作成していたら、間違えてしまった。印刷してみたら間違っていることに気がついた。
ビジネスシーンではよくある場面ですよね。
ミスに気がつくととても落ち込みますが、簡単に修正することができるので安心してください！
それが「訂正印」の利用です。間違えた箇所に訂正印を押印し、間違いを直すだけ。この記事では、訂正印を使った修正の方法をご紹介します。
正しいやり方を知り、ビジネスで間違ってしまうことがないように確認しておきましょう。

書類を間違えたら「訂正印」を押印

訂正印とは、一度記載したものを訂正するときに押す印のことをいいます。
認印（通常の印鑑のサイズ）を使うことも可能ですが、“訂正印”という、訂正印を押すために作られた専用の印鑑もあります。
印鑑を押せればどちらでも問題ないですが、訂正印を押した後、修正をすることが多いでしょう。
大きなサイズの認印を使うと、訂正するための十分なスペースを取ることができません。そのため実務では、訂正スペースを取れる小さいサイズの“訂正印”を使うことが多いです。
訂正印はどのような印鑑も使えますが、シャチハタが使えないこともあります。公的書類ではシャチハタの訂正印は使えません。
シャチハタはインクを使っているため、経年劣化して見えなくなる恐れがあるからです。また、量産されているために、本人以外でも押すことができてしまうのも問題。
訂正印はインクではなく、朱肉を使う印鑑を使用しましょう。

訂正印と似ている「捨て印」とは

捨て印とは、欄外に押すことで「書類が修正されてもいい」という意味を表すものです。訂正印を押したつもりが欄外になり、捨て印にならないように注意しましょう。
ただし、捨て印は他の印鑑と区別するために、まったく違う印鑑を使うことが多いです。実際に捨て印を押す場面では、訂正印とは別の印鑑を用意すると安心でしょう。

訂正印が使えない書類もある

書類への記載を間違えたときは、訂正印を使って間違えた部分だけを直すことができます。しかし、訂正印が使えない書類もあるので気をつけてくださいね。
訂正印が使えない主な書類は、領収書や請求書といったお金にかかわる書類には訂正印を使わない方がいいでしょう。重要な書類であるだけでなく、金額等が訂正されていると信頼性が低くなってしまうためです。
また、履歴書も訂正印を使わない方がベター。履歴書は自分を採用してもらうために、熱意をアピールする書類です。間違った箇所を訂正印で直している履歴書では、本気でない印象を与える可能性があります。

訂正印の押し方

訂正印の押し方には厳密な決まりはありません。
間違った箇所に二重線を引き、その上、または近くに訂正印を押します。訂正箇所を塗りつぶすのはNG。下の文字が見えるように線を引くのが原則です。
1文字間違ったときには、単語全体を訂正する方が見やすいでしょう。
たとえば「東京都」を「西京都」と書いてしまった場合、「西」だけを修正するだけでも間違いではありませんが、単語全体を二重線で消した方が望ましいです。
文字を訂正したい場合には、二重線を引いた近くに正しい言葉を記載します。訂正をさらに間違えてしまった場合には、もう一度訂正印を押せば直せます。
ただし何度も訂正があると見栄えもよくなく、場合によっては書き直しを求められることがあります。訂正は慎重におこないましょう。

複写式の書類の修正はどのようにやる？

銀行の書類など、複写式の書類を書き間違えてしまうこともありますよね。
複写式の書類を間違えてしまった場合には、すべてのページに訂正印が必要です。
複写になっているということは、それぞれの書類はバラバラになり、各所に提出されるはず。各所で書類の内容に違いがないように、すべての書類に訂正印を押印しましょう。

まとめ

どんなに緊張感を持って書いたとしても、うっかり書類を間違えてしまうこともありますよね。書類を全部作り直すのも大変でしょう。
そのようなときには訂正印を活用して修正をおこないましょう。
二重線を引いてその上に押印するだけ。簡単に修正できるので、小さなミスであれば訂正印で対応するといいでしょう。
ただし、何度も修正した書類は見栄えがよくありません。数回に渡って訂正が必要になった場合には、思い切って作り直す選択をしてくださいね。
破棄になった書類でも内容は重要なことばかり。処分は慎重におこないましょう。間違ってもゴミ箱にポイっ！はNGですよ。

住まいを持つ人であれば、光熱費は固定費として必ずかかる支出です。お金を払えば、その証として領収書を受けとりますよね。光熱費の請求書や領収書は、誰もが手にする書類です。

光熱費は毎月かかるので、領収書もひと月ごとにどんどん増えていきます。あっという間に溜まってしまった領収書の管理に、頭を悩ます人も多いはず。「なんだか大事そうだけど、いつまで保管していいの？」と、思っていませんか？領収書の保管する理由について知ることで、処分する時期もわかります。必要ない領収書を処分することで、管理しやすくなりますよ！

また、処分方法についてもお伝えしていきます。実は、領収書には個人情報が満載です。適当に処分してしまっては、個人情報を他人に知られてしまう可能性が高まります。適切な処分方法についても知っておくことが大切です。

領収書を保管する意味とは？保管期間はいつまで？

公共料金の領収書を取っておく理由は人それぞれ。「なんとなく大事そうだから取っておこう」という気持ちで溜め込んでしまっている人も多いのではないでしょうか。なぜ領収書を保管するのか、また保管する期間についてお伝えしていきます。

公共料金の領収書を保管する理由とは？

公共料金の領収書を保管しておく理由には、次のようなことがあげられます。
・使用料を知るため
・請求額と、実際の請求額が合っているのかを知るため
・家計の資料として、参考にするため

光熱費は、毎月かかる出費なので、どのくらいの金額になるのか気にしている人が多いです。数年分取っておけば、過去の金額も見返すことができます。また、請求書と実際に銀行から引き落とされた金額がズレている場合も、すぐに確認できますね。

家計簿をつけている人なら、光熱費は要チェック項目。過去の金額と比較することも多いのではないでしょうか。「今月は暖房を使いすぎたかな？」と、気づけば、節約を意識することにも役立ちます。

公共料金の領収書を保管する期間はいつまで？

水道については、領収書に5年間保管するよう記載されています。水道料金があまりにも高いと感じた場合に、領収書を証明として水道局に異議申し立てをすることができるからです。異議申し立ては過去5年間の請求に対して行うことができます。きちんと料金を把握しておきたい人は、5年間分を保管しておくと安心です。

電気、ガス、灯油の領収書には特に保管する際の決まりはありませんが、家計の把握のために、数年保管しておく家庭が多いです。しかし、たまに確認したいという程度の場合には、家計簿やノートに書き写すなどの記録に残してしまえば、領収書はすぐに捨ててしまってもかまいません。

領収書をわかりやすく管理し、安全に処分しよう！

どの領収書にも必ず記載されているのが、個人情報。管理や処分の時に、個人情報が漏洩してしまう危険性があります。保管方法や、処分についても正しい方法を知っておきましょう。

処分するまでの保管方法

公共料金の請求書や領収書は毎月欠かさず来るものなので、保管する場所を決めておきましょう。部屋を訪ねてきた人に個人情報が見えないよう、棚などにしまっておくことをおすすめします。種類によって分け、クリップやバインダーなどでまとめておくと、探すときに見つけやすくなりますよ。

あまり家計を見返すことがない人は、公共料金の支払いをできるだけ引き落としにしておくと便利です。家庭に書類を持ち込まないぶん、管理がしやすくなります。公共料金の会社によっては、アカウントを登録し、ネット上で料金を確認できるシステムもあるので、確認してみてくださいね。

保管する期間の過ぎたものや、保管する必要がないものはすぐに処分する習慣をつけましょう。保管するものと処分するものが混ざっていると、一見するだけでは見分けがつかず、管理が大変になってしまいます。

領収書の処分方法

領収書を処分するときには、できるだけ個人情報を漏らさない方法で処分しなくてはなりません。領収書を捨てるときに、燃えるゴミでそのまま捨ててしまうことは厳禁です。悪意のある人がゴミ袋を開けてしまうと、簡単に内容を見られてしまいます。

もっとも簡単で、かつ安全に処分できるのはシュレッダーです。家庭用のシュレッダーにはさまざまなタイプのものがあります。そのなかでも、領収書のような小さい紙には「はさみタイプのシュレッダー」がおすすめです。必要な部分のみを細かく切ることができ、一般的なはさみと変わらない大きさなので気軽に使用できますよ。

領収書だけではなく、他にも大量の書類を処分したい場合には、廃棄業者に頼むという方法もあります。シュレッダーにかける時間も短縮できるので、毎日忙しく処分に時間を取られたくない人にもおすすめです。段ボール1箱からでも対応してくれる業者もありますので、検索してみてくださいね。

まとめ

ほとんどの人が毎月欠かさず受け取る公共料金の領収書。水道、電気、ガスなど…領収書はそれぞれ別の会社から発行されるので、あっという間に増えてしまいます。数年保管しておく場合には、分かりやすくまとめ、家族以外の目には触れないように保管しておきましょう。

領収書からわかる個人情報とは氏名や電話番号、住所だけではありません。電気や水道の使用料から家族構成なども予想が可能です。領収書の個人情報をしっかりと守り、公共料金の領収書は安全に処分することが、家族を守ることにつながります。処分するときに少し手間がかかりますが、犯罪を予防するためにも、普段から意識をしてみてくださいね。

 

契約書や顧客情報などの重要書類を、取引先などに送る場合、どのような方法を使うと安心なのでしょうか？郵便や宅急便、いろいろな方法がありそうですが、注意しなければならないポイントも多いです。重要書類の取り扱い方は、企業の印象を左右する大切なマナーでもあります。取引先に失礼のないように、しっかりチェックしておきましょう。

郵便で送る場合

郵便局から発送する場合、普通郵便ではなく、対面配達や追跡・補償があるサービスが安心です。それでは、どのような方法があるのでしょうか。

一般書留

一般書留は、
・対面手渡しによる配達
・引受局、通過局、配達までの追跡記録
・10万円までの補償
・土日祝日でも配達
があるサービスです。料金は「郵便料金＋435円」です。追加料金で、補償額を上げることもできます。
配達速度は普通郵便と同等なので、より早く届けたい場合は速達のオプションを追加することになります。また、配達日を指定するオプションも利用できます。

詳細は郵便局HPをご確認ください。

簡易書留

簡易書留のサービスは、
・対面手渡しによる配達
・引受局と配達の追跡記録
・5万円までの補償
・土日祝日でも配達
となっています。料金は「通常郵便料金＋320円」です。一般書留の簡易版で、通過局の記録がないことと、補償額が限られている点が一般書留とは異なるポイントです。一般書留と同じく、配達速度は普通郵便と同じです。早く届けたい場合は、速達扱いにしましょう。

レターパックプラス

レターパックプラスは、専用の封筒を購入して、その封筒に入る大きさのものを郵送することができるサービスです。

・ポストに投函可（入らなければ手渡し）
・引受局と配達の追跡記録
・補償なし
・土日祝日でも配達

書留と違うところは、対面手渡しとは限らないという点と、補償がない点です。料金は専用封筒代で一律520円となっています。

詳細は郵便局HPをご確認ください。

郵便以外の方法はあるの？

重要書類を宅急便で送ることはできるのでしょうか？書類を送ることが可能なサービスもあるようですが、宅急便を利用する際には「信書」の取り扱いを定めた郵便法に抵触しないよう注意が必要です。
信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法で定められています。信書の配送は、郵便局または許可された業者のみが行うことができ、その他の業者が取り扱うと法律違反にある場合があるのです。

佐川急便の「飛脚特定信書便」

「信書」に該当する文書を送ることができる佐川急便のサービスです。料金は荷物の大きさや配達地域によって変わりますが、1000円～2000円前後が相場となっています。

内容としては、
・対面手渡しによる配達
・30万円の損害賠償
・基本的に翌日配送
など、郵便に比べて早く届く点や、万が一の損害賠償の限度額が高いことはメリットです。ただ、専用の事前登録が必要で、一般の送り状などでは利用できない点は注意が必要です。

ヤマト運輸では送れないので注意

ヤマト運輸には、「信書」扱いになる書類を配達できるサービスは現在ありません。
その他のサービスを利用しましょう。

書類の送り方で気を付けたほうが良いことは？

利用するサービスの他に、重要書類を送るときに注意したほうが良いことがあります。マナー違反にならないように、チェックしておきましょう。

折り曲げずクリアファイルに入れる

重要書類は、基本的に折り曲げずに封筒に入れましょう。クリアファイルに入れておくと、配達中に折れ曲がったり、雨や雪で濡れたりして書類が破損したりすることの防止になります。書類の部数が多い場合は、数枚のクリアファイルに分けて封筒に入れるといいですね。

送付状を添付する

重要書類を発送する際には、どのような書類を、何枚送付するのか、という内容を記した送付状を別紙で添付しましょう。送付状には、以下のような内容を記載します。

・送付年月日
・送付先の企業名と担当者の氏名
・書類の名称
・書類の枚数（部数）
・簡単なご挨拶
・返答期日（返答の必要がある場合）
・送付元（自分）の企業名と氏名

記入漏れやミスがないように、念入りにチェックしましょう。

まとめ

重要書類を送るときには、対面手渡し、追跡記録、損害補償があるサービスを利用することをおすすめします。

・一般書留（郵便局）
・簡易書留（郵便局）
・飛脚特定信書便（佐川急便）
・レターパックプラス（郵便局）※対面手渡しではない場合もあり
などのサービスがおすすめです。

また、書類を送るときには、クリアファイルに入れたり、送付状を付けたりすることもお忘れなく。企業にとっての大事な書類です。配達途中の環境に左右されず、確実に届けられるようにしたいですね。

届いた書類はもちろん大切に扱ってください。重要な情報が詰まった書類は、保管から廃棄までしっかりと管理しておきましょう。

 

郵便物でよく見る封筒に書かれた「親展」という表示。きちんとした意味を理解していますか？

この記事では、間違って覚えている人も多い「親展」の正しい意味を解説します。自分が発送する側になったときに慌てないよう、発送方法についても見ていきましょう。

ビジネスでは使うこともあるかもしれません。封筒の書き方で評価を下げることがないように、しっかりと確認しておきましょう。

親展の意味は「宛名本人に開けてほしい」

送られてくる郵便物でよく見かける「親展」の文字には、どのような意味があるのでしょうか？英語でいう「Dear」のような「親愛なるあなたへ」という意味だと思っている人も多いようです。しかしこれは間違い。

親展の正しい意味は「宛名に書かれている本人に開けてほしい」という意味です。

中に入っている書類に宛名本人の個人的な内容が含まれることから、他人には開けてほしくない場合に使われます。

決して「あなたへ」という意味ではないので気をつけましょう。

親展の書き方は赤字で宛名の下に

届くことが多い親展の封筒ですが、自分で発送する際にはどのように書けばいいのでしょうか？縦書き封筒も横書き封筒も、書き方のポイントは同じです。

・縦書き封筒：宛名の左下に縦書き
・横書き封筒：宛名の右下に横書き

どちらの場合でも、「親展」と書いた周りに四角く枠を書きます。

手書きや印字でもいいですし、最近では専用のスタンプも販売されており、手軽に親展封筒を作ることができますよ。

親展の送り方は中の書類によって変える

親展を送る際には、通常の郵送だけでなく、ゆうメールや定形外郵便、ヤマト運輸のネコポスなどでも発送できます。

親展は受取人に対する「お願い」であるため、どの発送方法でも特に禁止されておらず、発送することが可能です。

また、「親展」を書いたからといって、窓口に行って特別な手続きをする必要はありません。通常の郵便や定形外郵便の場合は、規定の切手を貼ればポストに投函すればOKです。

ゆうメール等の発送方法を選択した場合には、窓口に行くこともあるかもしれませんが、「親展」のために特別な手続きは必要ありません。

ただし、封筒の中身が「信書」の場合には、一部送れない発送方法があるので注意しましょう。

親展と間違えやすい「信書」とは

信書とは、郵便法などで規定されている「意思を他者に伝える文書」のこと。必ず受取人に読んでもらいたいため、“親展”と記載して送ることも多いでしょう。

親展はどの発送方法でも使えるとお伝えしましたが、信書を送ることはできない発送方法もあります。たとえば、運送会社を利用した発送方法は使えません。

信書を送る際には、日本郵便のサービスを利用するといいですね。

親展の郵送物を本人以外が開けるとどうなる？

「親展」と書かれた郵送物を、本人以外が開封するとどうなるのでしょうか？

先にお話ししたように、「親展」という言葉は、本人にあけてほしいという発送者の気持ちです。そのため家族宛ての親展封筒を開けたとしても、特に罪に問われるということはありません。

しかし、中身が「信書」だった場合は別です。

信書には「信書開封罪」という罪があり、他人が勝手に開けることを禁じています。ダイレクトメールかと思って開封したら、信書が入っていたという場合には罪に問われる可能性もあるので注意しましょう。

ただし信書開封罪は「親告罪」といい、被害者が告訴して初めて事件として扱われます。開けた瞬間に罪になるわけではありませんので、安心してください。

そうはいっても、封筒の外からでは信書なのか、そうでないのかは、分からないでしょう。自分宛の郵便物以外は開封しないのが一番です。

まとめ

受け取ることは多くても、自分で発送する機会はあまり多くない「親展」。いざその場面になると、どのようにすればいいのか分からなくなってしまいますよね。

ポイントは、赤字で「親展」の文字と、四角い枠を書くこと。これさえ押さえておけば、しっかりと発送されるはずですよ。

発送方法も特に決まりはなく、特別な手続きも必要ありませんが、中身が信書の場合には注意。信書を送る際には、日本郵便のサービスを利用すると安心です。

封筒に親展と書かれて送られる書類は、重要な内容を含んだものが多いはず。ダイレクトメールだからと適当に捨てるのではなく、中を確認し、重要な情報が記載されている部分は漏洩しない処分方法を選択してくださいね。

 

長形3号と呼ばれる封筒に書類を入れるには、三つ折りにするのが好ましいでしょう。四つ折りのように、小さく折りすぎるのはよくありません。

三つ折りの方法は、窓つき封筒か、そうでないかによって適切な折り方が変わってきます。

この記事では適切な三つ折りのやり方について、詳しくご紹介しましょう。

ビジネスシーンなどで恥をかかないよう、しっかりと覚えておいてくださいね。

窓つき封筒の場合の三つ折り方法

宛名が書類に印字されている時には、封筒に穴の空いている「窓つき封筒」を使用します。宛先を封筒に直接書く必要がないので、とても楽な封筒です。

しかし、窓が空いているからこそ、書類の内容が見えてしまう可能性も考えられます。重要な書類であれば余計に注意が必要です。

このような窓つき封筒に入れる際の三つ折りは、宛名を表、書類の下を内側に折る「Z折り」がいいでしょう。

書類を縦に置き、下3分の1を上に向かって折ります。上3分の1は裏に向かって折り返したら完成です。

書類の重要な部分は内側に折られているため、この折り方であれば窓から内容を見られる可能性は低くなるでしょう。

ただし、本当に中を見られては困る書類は、中の見えない封筒に入れるか、追跡のできる書留などの方法を使ってくださいね。

窓なし封筒の場合の三つ折り方法

窓がない封筒の場合は、封筒から中身が透けないように書類を内側に折りたたみましょう。

折り方はZ折りと同じく、まず書類の下3分の1を上に向かって折ります。その後、上3分の1を下に重ねるように折ったら完成です。

書類がすべて内側に折られているため、内容が封筒の外に透ける心配がありません。請求書や納品書など、内容が漏れない方が好ましい書類に、ちょうどいいでしょう。

三つ折りって難しい！きれいに折る方法とは？

三つ折りは感覚で折るしかなく、上が長くなったり、短くなったりと難しく感じるかもしれません。

そんな時には、もう1枚A4用紙を使うときれいに折ることができます。

まずは折りたい紙の上に、もう1枚の紙を横向きに置きます。折りたい紙を重ねた紙に合わせておりましょう。これで下3分の1を折ることができました。

次に、折り目を書類の上に合わせるように折りましょう。こうすることで、はみ出しのないキレイな三つ折りが完成します。

三つ折りにした書類の封筒への入れ方

三つ折りがきれいにできたら、次は封筒へ入れましょう。封筒への入れ方にも正しい方法があること、ご存知でしたか？

窓つき封筒の場合は、窓から宛名の部分が見えるように入れます。そうでないと郵送先が見えず、送ることができませんからね。

時々、何も印字されていない部分が窓から見えていることがありますが、宛先不明で戻ってきてしまいますので注意しましょう。郵送代も2倍かかることになってしまいますよ。

窓がない封筒を使う場合には分かりづらいですが、正しい方法があります。

まず、封筒を裏向きに持ちます。差出人名を書く方を手前にしてください。次に、中に入れる書類を持ちます。最後に紙を重ねた部分（書類の上部）が右に来るようにして、封筒に入れましょう。

これは封筒が縦向きでも、横向きでも同じです。

これで、正しい方法で書類を封筒に入れることができました。

折り方を間違えて封筒に入らない！対処法は？

三つ折りは特に目印があるわけでもなく、どうしても難しいですよね。いくら折り方のコツを知っていても、時にはサイズを間違えて封筒に入らないこともあるかもしれません。

そのようなときに、正しい位置で折りなおして折り目だらけにしてしまうのはNGです。ぐちゃぐちゃの書類という印象を与えてしまい、受取手の印象が良くありません。

三つ折りを失敗してしまった場合には、残念ですが書類を作り直すのが最善でしょう。手書きの書類の場合には悔しい気持ちにもなりますが、印象を下げる書類を送るのは意味がありません。

このような失敗をしないために、先に練習してみるのもいいかもしれませんね。

まとめ

長形3号の封筒はビジネスシーンでもよく使われるため、三つ折りにする機会も多いでしょう。何度かやればコツが分かってくるものの、最初はやり方がわからないですよね。

一番手軽にできるのが、この記事でご紹介したA4用紙を用意して重ねる方法。大きな失敗もなく、封筒にきれいに収まるサイズに折りたたむことができるはずです。

万が一失敗したときは、新しく書類を作り直すのがベストでしょう。折り目だらけの書類では印象を悪くする可能性も。

新しく書類を作り直した際には、折り方を間違えた書類の管理を忘れずにおこないましょう。失敗した書類はどうしても管理が雑になってしまうもの。しかし重要な内容が含まれていることに変わりありません。

廃棄するまで気を抜かず、安全に廃棄してくださいね。

 

会社に勤めている人であれば、毎日さまざまな書類に目を通していますよね。日常的に目に通している書類には、個人情報や顧客リストなどの機密にするべき情報が多く記載されています。

会社で扱う大事な書類には、重要さや内容によっていくつかの種類があることをご存知ですか？関係者以外けっして漏らしてはいけない「機密文書」は、きちんとした管理が必要です。

雑な管理で大事な情報が漏れてしまっては、会社に大きな損害が出てしまう可能性があります。機密文書の3つの分類について正しく知り、誰でも正しく管理できる方法で保管しましょう。

機密文書の3つの分類方法

会社が守るべき機密文書は、社員や顧客の個人情報だけとは限りません。顧客との取引情報や会社の研究データ、極秘のプロジェクトなど、さまざまな情報を外部から守る必要があります。

たくさんの種類がある重要な書類ですが、主に3つに分類できます。漏洩した場合のリスクや、重要度に応じて「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」に分かれています。

極秘文書

会社にとって、もっとも重要な書類のことをさします。極秘文書が漏洩してしまうと、会社にとって重要な事業の継続が難しくなり、最悪の場合は倒産しかねません。会社の存続を揺るがす大きな影響が出るものです。経営に関係する、ほんの一部の社員のみが扱うことができます。

秘文書

極秘ほどではないにしろ、その次に機密にするべき情報のことです。社員の中でも、秘文書を扱う関係者にしか閲覧や管理ができません。人事に関することや、社員の個人情報などが秘文書にあたります。

社外秘文書

社外秘文書とは、社員であれば誰でも扱うことができるものです。しかし、社外にはけっして公表してはいけません。社員が調べた調査結果や、企画書などが社外秘として管理されています。機密レベルは1番低いですが、他社に漏洩すれば不利益を受ける場合があるので注意が必要です。

機密文書の管理方法とは

前章では、機密文書が3つに分類できることをお伝えしました。何気なく普段管理している書類の中にも、意外と機密文書があることに驚いた人も多いのではないでしょうか。漏洩のリスクを少しでも抑えるためには、「どのように管理しているか」がとても大切です。管理方法の中でも、特に意識すべき方法をお伝えしていきます。

鍵をかけてしまう

機密文書を収納している棚、もしくは部屋を物理的に隔離し、持ち出しや漏洩を防ぐ方法です。誰でも触れることができる場所に機密文書が保管されていることは、とても危険です。鍵の種類は番号を入力するものから、指紋認証のものまで、さまざまな鍵が存在します。

ファイル、書類ごとにラベリング表示

複数の社員で扱うことが多い機密文書は、誰が見ても内容がわかるようなラベリング表示があると、管理しやすくなります。ラベリング表示は、棚ごとの分類とファイルごとの分類のどちらにも効果的な方法です。

機密保持の意識を高める

毎日のように機密文書を扱っていると、いつのまにか気が緩み、書類の扱いがおおざっぱになってしまう恐れがあります。機密文書の管理については、社内ルールにも明記したり、社員に呼びかけたりなど、意識をキープできるような呼びかけをしていきましょう。

こまめな見直しと処分

機密文書のような重要な書類は、事業を進めていくとどんどん増えていきますよね。しかし、機密文書の種類によっては、一定期間を過ぎると保管期間が終了していきます。保管している書類をこまめに見直し、常に管理しやすい状態にしておきましょう。

まとめ

企業の中のほとんどの社員は、極秘文書のような最重要な機密を扱うことはめったにありません。しかし、普段の業務で何気なく目にする書類にも、機密情報は含まれています。機密文書の種類や管理について知っておくことは、とても大事なことです。

機密文書の情報が漏洩してしまうと、企業に多大な損害を生んでしまいます。しかし、複数の社員で管理する書類には、紛失や情報漏洩のリスクを常に抱えています。少しでもリスクを減らすために、普段から対策をしておくことは可能ですよ。

常に危機管理の意識を持ち、業務に取り組むことをおすすめします。誰が見てもわかるように、安全に保管しておきましょう。

もちろん処分する際も適当にするのはNG！最後までしっかりと情報を守る必要があります。自社でシュレッダーするのも悪くありませんが、時間がかかることからルールを破ってそのまま廃棄してしまう従業員がいることも事実です。
大切な情報は機密文書廃棄業者へ依頼するのが安心ですよ。

 

仕事で書類を誰かに提出するという行為は、ごく当たり前に毎日行われていることです。仕事で扱う書類は、個人のメモのようなものでなければ、たいていの場合複数の人で閲覧します。職場のコピー機は、毎日フル稼働しているのではないでしょうか。

書類が1枚しかない場合には、「提出する前に自分でも持っておきたいな…」とコピーする場合も多いでしょう。しかし、安易に書類をコピーする前に、書類の複製を作ることにはどのような危険があるのかを意識することをおすすめします。

情報漏洩の危険性を確認し、どのような対策を取ることができるのかを知っておきましょう。ほんの少しの意識が、会社の機密情報の保持に大きく役立つはずです。

コピーを取ることで情報漏洩の危険が増す

会社で扱う書類には、外部に漏れてしまうと会社に不利益が起こるような機密情報が、たくさん含まれています。原本が大事なのはもちろん、コピーであっても同じように扱いには気を付ける必要があります。基本的には、必要以上の複製はしてはいけません。数が増えると、そのぶん情報漏洩の可能性が高まってしまうからです。

しかし、会議に使う資料など、複数の人が同時に閲覧する場合もありますよね。書類をコピーした場合は、外部に漏れないように意識をしましょう。デスクの上に放置したまま長時間席を外したり、持ち歩いて紛失してしたりすることはもってのほか。外部の人の目につかないように、デスクやかばんの中に保管する習慣をつけることが大切です。

コピー機からも情報が洩れる可能性あり

コピー機には、コピー以外の機能を兼ね備えているものも多いです。ネットをつないで使用するスキャナーやファクスも使用できる機械を複合機といいます。この複合機で読み取った情報は、ネット上に流出する危険性があるのです。

“複数の大学でコピーやスキャナー、ファクスなどの機能を備える複合機で読み取った情報が、インターネット上で誰でも閲覧できる状態になっていたことが7日、分かった。セキュリティー対策が不十分だった可能性があり、メーカーが注意を呼びかけている。”
「複合機の情報、ネットで閲覧可能に　東大など」日本経済新聞　2013/11/7付
https://www.nikkei.com/article/DGXNASDG0704O_X01C13A1CC1000/

コピー機からの情報漏洩は、外部からのアクセスを遮断する設定にすることで防ぐことができます。しかし、コピー機からも情報漏洩の危険性があるということを知っておくことが大切です。

機密情報のコピーを防ぐ方法

機密情報が漏洩するきっかけは、外部の人の悪意ある行動だけとは限りません。コピー厳禁とされている書類を、社員が安易にコピーしてしまう可能性もあります。しかし、機密情報がコピーされてしまう前に、会社側が事前にできる対策も存在しますよ。

・コピー予防用紙
コピー予防用紙はコピーを防ぐための特殊な用紙です。コピーすると、原本には変化はありませんが、コピー側は真っ黒になり、読み取りが困難な状態になります。

・情報保護ラベル
隠したい部分の上から貼るシールです。コピーすると、シール部分は黒く印刷され情報が読み取られることがありません。書類の中の一部分だけを隠したい場合に有効です。

コピーが必要な場合の注意点

会社の重要な情報が含まれた書類を、むやみにコピーしてはいけません。しかし、すべての仕事を原本1枚で行うことはとても不可能です。業務上しかたなくコピーを用意する機会も多いのではないでしょうか。

コピーを用意した場合には、原本と同じように扱いには十分注意しましょう。社外に持ちだし、外部の人に見られてしまうことのないように、徹底した管理をしてください。社内に保管する場合にも、鍵のかかったデスクにしまうなど、機密保持の意識を常に持ちましょう。

また、必要な期間が過ぎたら、速やかに処分することが大切です。廃棄する書類が少量ならシュレッダー、大量なら廃棄業者に依頼するという方法もあります。必要な書類とそうではない書類を一緒に管理していると、把握しきれず業務にも支障でてしまうことも。定期的に見直し、書類を整理することをおすすめします。

まとめ

仕事をしていれば、毎日のように使用するコピー機。しかし、会社の書類をコピーすると、さまざまな危険につながることをお伝えしてきました。

たとえ複製されたコピーでも、記載されている情報は原本と全く同じものです。機密情報が漏洩する可能性は、コピーの数だけ増えてしまいます。業務上必要でない場合は、安易にコピーを取ることはおすすめしません。

どうしてもコピーが必要な場合には、原本のような気持ちで扱う必要があります。徹底した管理をして、情報漏洩を防ごうという意識がとても大切です。小さな意識を積み重ね、会社の機密情報を守りましょう。

 

仕事をしている人にとって、書類の整理は必要不可欠です。こまめに整理していれば良いのですが、気づけばあっという間に大量になっていませんか？書類には、個人情報や機密情報も含まれているので、管理や処理をおろそかにはできません。できることなら、素早く安全に処分したいですよね。

大量の書類を廃棄する方法には、いくつかの選択肢があります。今回はその選択肢の中でも「シュレッダー」と「溶解処理」についてピックアップし、2つの違いについてお伝えしていきます。

会社から大量の書類の廃棄を頼まれ頭を抱える前に、シュレッダーと溶解処理について知っておきましょう。2つの特徴について知っておくことで、処分がスムーズに進みますよ。

シュレッダー

ここからは、それぞれの特徴を詳しくお伝えしていきます。

シュレッダー処分とは

シュレッダー処理とは、専用の機械を使って、書類を細かく裁断する方法です。

家庭用の小型サイズから、オフィスに置くタイプの大型サイズの機械まで、幅広く存在します。どちらも、個人が自分で書類を機械に入れ、裁断をするものです。

書類を廃棄する廃棄業者のなかには、シュレッダー処理の方法を取る業者も存在します。シュレッダー業者の処理方法は主に2パターンあります。1つは廃棄業者が書類を回収し、専用の工場でシュレッダー処理を行うもの。もう1つはシュレッダーの機械ごと職場に持ち込み、その場で裁断する方法です。

シュレッダーのメリット・デメリット

・シュレッダーのメリット
シュレッダーはなんといっても「お手軽さ」が最大のメリット。家庭用やオフィスのシュレッダーなら、思い立ったときにすぐに処分することができます。会社内のどこかに保管しておく必要がないことは、職場にとっても良いことですね。

また、工場へと回収する業者かどうかにもよりますが、シュレッダーなら目の前で裁断するので、確実に処分できているのか自分で確認できます。書類を処分する目的は情報漏洩を防ぐこと。できるだけ外部の人を介さずに、自分で処分できるシュレッダー処理は、多くの企業で使われている方法です。

・シュレッダーのデメリット
家庭用の機械や、職場にあるような一般的なシュレッダーは、ホチキスやバインダーを取り外さなければなりません。ささいなことのように感じますが、毎日さまざまな書類を扱う職場では、大量の書類の処分に長時間かかってしまいます。

また、業者に頼む場合では、同じ量の廃棄でも溶解処理よりもシュレッダー処理の方が値段が高いことが多いです。そのため、シュレッダー処理は少量の書類に向いているといえます。

溶解処理

続いて、溶解処理についてお伝えしていきます。

溶解処理とは

溶解処理とは、回収した書類を、ミキサーのような機械に段ボールごと入れ、バラバラの繊維になるまでほぐす方法のことです。最終的には液状化になるまで状態を変化させます。

溶解処理を業者に頼みたい場合は、段ボールの中に書類を入れていくだけです。あとは業者が段ボールごと持ちだし、工場に運んでいきます。自社に溶解処理を行う工場を持っている業者もありますが、多くは他社の製紙工場で溶解処理を行うことが多いです。

溶解処理された書類は、トイレットペーパーや再生紙にリサイクルされています。

溶解処理のメリット・デメリット

・溶解処理のメリット
シュレッダーは事前にバインダーやファイルから出し、クリップなどを取り除く必要がありますが、溶解処理の場合はその必要がありません。段ボールにそのまま入れていくだけでいいので、そのぶんの時間を有効に使うことができます。

また、溶解処理後に再生紙としてリサイクルされ、とてもエコです。紙のくずが出ないので、ゴミ袋代はかからず、シュレッダーのような機械を買う経費も抑えられるので、結果的に低コストで機密文書を処理できます。

・デメリット
情報漏洩に対するセキュリティー面が、業者によってばらつきがあるので注意が必要です。どのような管理と対策を取っているのかを、事前に確認しておきましょう。

業者によっては少量の書類では受け入れができないことがあります。ある程度書類が溜まるまで保管しなくてはならないので、処分するまでの場所の確保が必要です。

まとめ

会社には、日々さまざまな書類があふれています。個人情報や機密情報が記載された書類を安全に、なおかつ低コストで処分したいということは、どの会社でも考えられていることです。

シュレッダー処理と溶解処理には、それぞれの特徴があるということをお伝えしてきました。処理したい書類がどのぐらいの量なのか、ファイルなどに閉じられた状態で保管できるのかなど、条件によって最適な処分方法は変わります。

コスト面や保管場所なども検討しながら、一番合った方法を選ぶようにしましょう。処分することに消耗していた労力や時間を他の業務に回し、より効率的な職場環境になると良いですね！

 

「業者に頼んだ方がいいのかな？」
こんな疑問やお悩みありませんか？
機密文書の処理は、個人でやると時間や手間がかかったり、安心して廃棄することが難しいですよね。
そこで、今回の記事では機密文書処理の業者を利用するメリットを紹介していきます。
また、良い処理業者の特徴についても併せて紹介するので、是非最後までご覧ください。

業者を利用するべき3つの理由

まず初めに機密文書処理において、業者を利用するメリットを見ていきましょう。

コストがを抑えられる

一つ目のメリットは結果的にコストが節約できるケースが多い点です。
大量の文書を処理する場合、家庭やオフィス内のシュレッダーで処理するとシュレッダーのメンテナンス代やゴミ袋代、電気代などの金銭コストがかかってしまいます。
段ボールに１つ分の量から依頼できる業者も多いので、箱詰めできる量の機密文書であれば業者を利用して是非、金銭コストの節約に役立てましょう。

時間を節約できる

また、シュレッダー処理ではまとめて処理が出来ないため時間がかかります。
クリップやファインダー、紐留めなどを取り除く作業にもいちいち時間がかかり、煩わしいですよね。
しかし、多くの専門業者ではクリップやファインダーをしたまま箱詰めされた文書の処理を依頼可能です。
文書をまとめる道具ごと処理してくれる業者を利用すれば、かなりの時間を節約することが出来ますよ。

漏洩のリスクが少ない

情報が外部に漏れて悪用され、被害を被らないためにも漏洩のリスクは少ない方が良いですよね。
個人で扱える道具の処理では文書が粗く処理されてしまうため、復元されて情報を抜き取られてしまう可能性があります。
専門業者に委託すれば、焼却や溶解などの処理方法によって機密文書を再現不可能になるまで処理してもらえるので安心です。

業者の溶解処理を利用しよう！

数ある処理方法の中でも、機密文書を処理する際には溶解処理がおすすめです。
なぜ、溶解処理を利用すべきなのか、その理由を詳しくみていきましょう。

低コスト

大量に文書を処理する際には、シュレッダーにかかるゴミ処理費やメンテナンス費、時間などのコストがかかりがちですが、溶解処理は比較的低コストに抑えやすいです。
特に、時間に関しては溶解処理は段ボールごと処理できるので、文書を一枚一枚処理する手間はいらないので大きな節約になります。

早く処理できる

大量の文書が発生した場合に注意したいのが機密文書を長期間放置してしまう問題です。
管理方法によっては、放置期間が伸びれば伸びるほど書類の紛失リスクは高くなります。
そのような事態を避けるためにも、溶解による大量処理が可能な専門業者の利用は是非検討したいところです。
ただし、専門業者の中でも製紙会社の処理工場などに処理を外部委託している場合には、処理待ちの間に文書の情報が漏洩する危険がある点に注意しましょう。
ちなみに、弊社デルエフの溶解処理であれば、専用処理工場に入荷後、24時間以内に処理を完了することが出来るので処理待ちの間に漏洩してしまう心配はありません。
処理に時間がかかってしまうと、文書を盗まれたり、読み取られたりするリスクが上がるので、溶解処理の業者選びの際には、出来るだけ早く処理できる業者をおすすめします。

良い機密文書処理業者の特徴

次に、処理業者を選ぶ際に役立つポイントを解説していきます。

専用処理施設を持っている

安心して利用できる業者を選ぶために、自社の専用処理施設を持っているかどうかで見極めることが大切です。
多くの業者は回収や運搬業務にのみ従事しており、実際の処理作業は外部委託している場合が多いです。
この際、外部委託の手続きによって時間がかかってしまったりして、文書が放置され漏洩のリスクが高まります。
自社の専用処理施設で処理してもらえれば、すぐに処理してもらえるので、放置による漏洩リスクの不安は軽減されますよね。

多彩なプランが揃っている

個人から法人向けまで、多彩な処理プランがある業者を選ぶこともお得に処理行うコツです。
分量はもちろん、自社まで回収に来てくれるサービスなど、適切なプランを利用することができれば、処理にかかるコストを削ることができます。

まとめ

今回の記事では、機密文書の処理業者を利用する理由と溶解処理の利点を中心に解説してきました。
大量の機密文書による漏洩リスクと処理のコストを抑えるたいのであれば、ぜひ処理業者を利用しましょう。
機密文書の処理を検討している際には、お客様のニーズに沿った多彩なプランと自社専用処理施設を持っている弊社デルエフのご利用を検討してもらえると幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました。

提案資料などを作成する際、社外や部外に漏れてはいけない重要な情報を記すことがありますよね。そのような情報が含まれている文書を「機密文書」といいます。

それでは、機密文書と分かるようにするには、どのように表示するとよいのでしょうか。また、社外に持ち出したり破棄するときには、どのように扱うのが正しいのでしょうか。

今回は、機密文書の表記方法と、取り扱う際に注意することをまとめてご紹介します。

機密文書の種類は？

機密文書と呼ばれるものは、主に以下の3種類に分けられます。

（1）極秘文書
（2）秘文書
（3）社外秘文書

（1）極秘文書

文書の情報が漏えいした場合、企業にとって多大な損失が起こりうるとされる、最も秘密保持の重要度が高い文書です。社内でも、閲覧ができるのは経営幹部などごく一部の人に限定されます。コピーや複製にも制限がある場合が多いでしょう。

（2）秘文書

極秘文書ほどの重要度ではないもの、極秘に準じた扱いをしなければならない文書です。個人情報・事業戦略・人事関連書類などが秘文書として扱われることが多いでしょう。社内でも限られた関係者しか閲覧できません。

（3）社外秘文書

社外に持ち出すことによって、会社に損失があるおそれのある文書です。基本的には社員しか閲覧することができません。

「部外秘文書」も社外秘と同等レベルの機密文書であり、規模の大きな企業では部署内などに閲覧が限定されます。企画書や顧客リストなどが社外秘・部外秘に定められることが多いです。

機密文書と分かるようにするための表記方法は？

機密文書は、ひと目見てその重要度が分かるように表記することが必要です。一般的にはいくつかの表記方法があります。

企業によっては、機密文書の管理規定が定められている場合もあるようです。文書を作成する前に、自社の規定を確認しておきましょう。

書類の右上に赤字で明記する

「極秘」「社外秘」「部外秘」など、重要度のランクを赤字で表記します。フォントサイズは、目につきやすいように大きめがいいでしょう。

「持出厳禁」「重要書類」なども赤字で表記する場合もあります。

また、関係者に確認してもらい、押印欄に印を押してもらうとより安心です。

wordで透かしを入れる

ドキュメントファイルによっては、背景に薄い赤色などで透かし文字を入れることができるものがあります。

「社外秘」「機密文書」「持出厳禁」などの文字を背景に入れることによって、文書を見る人へ機密文書の重要性を意識させることができるでしょう。

文書をデータ管理する場合、ファイル自体にロックをかけてパスワードを設定しておくことも大切です。

機密文書をメールなどで送るときに注意すること

基本的には社外に持ち出さないのが機密文書ですが、内容によってはやむを得ずメールや郵送で送付しなければならないこともあるでしょう。その際、気を付けておいたほうがよいことがいくつかあります。

メールに添付して送付する場合

機密文書をメールで送る場合は、暗号化することをおすすめします。

電子メールは、送信してから受信されるまでに、複数のサーバーを介して通信されます。その間、暗号化されていない情報だと、どこかで傍受されてしまう可能性もゼロではありません。

サーバーの通信設定や、メール暗号化システムを利用しましょう。安全性を高めることが、企業の信頼にもつながります。

郵送する場合

郵送する場合は、簡易書留か配達記録郵便を利用しましょう。

配達状況を確認でき、対面で配達してくれるサービスです。その際、あらかじめ送付する相手先にも受け取りの連絡をしておくとよいでしょう。

機密文書を破棄するときに注意すること

機密文書は、長い間保管しておくべきものが多いです。しかし、そうでないものもあります。不要になった文書はその時点で速やかに破棄しましょう。

機密文書を破棄する際、一般のゴミと一緒に捨ててしまうと、外部に情報が漏れてしまうおそれがあります。適切な方法で処理しなければなりません。

シュレッダーで細断する

少量の書類を社内で破棄したい場合は、シュレッダーを使って細断するのが一般的でしょう。オフィス用の電動シュレッダーなどであれば、家庭用よりは細かく細断することができます。しかし、完璧に読み取れないとはいえないので、注意が必要です。

廃棄物業者に溶解処理を委託する

大量の機密文書を破棄しなければならない場合、廃棄物業者に処理を委託するのが安心です。

ダンボール箱に文書をまとめて入れ、箱ごと溶解処理してもらえるサービスもあります。開封することなく破棄することができる業者もあるので、外部の目に触れることが心配な書類は依頼すると良いですね。

まとめ

機密文書の取り扱いには、注意すべきことがいくつかあります。

・ひと目見て機密文書と判断できるように、赤字での表記や背景に透かし文字を入れる。
・メールで送付する際は、暗号化する。郵送の際は、書留などを利用する。
・破棄する際は、シュレッダーもしくは専門の廃棄物処理業者に委託する。

機密文書は、取り扱いを間違えると、会社にとって大きな損失につながることもあります。適切な方法で、作成・管理・破棄することが大切です。

 

機密文書とは、いったいどのようなものでしょうか。

多くの人は、外部にもらしてはいけない秘密の文書といったイメージをもつと思います。機密文書の定義は一般的に、重要で秘密にしておきたい情報が記載されている文書であり、機密が外に漏れた場合は大きな損害が起こりえる文書のことをさします。

英語では「confidential documents」と訳すことが多いようですが、機密文書はその重要度において、いくつかの分類に分けられます。

どのような分類があるのか、その意味と英語表記について解説していきます。

機密文書の分類はどのようなものがあるの？

機密文書は、その重要度によって「極秘」「丸秘」「社外秘」に分けられます。これらの重要度の違いは、情報が漏洩した際の影響度です。

どれも同じような意味合いに思えますが、どのような違いがあるのか、重要度が高いものから見ていきましょう。

極秘

「極秘」は機密文書のなかでも極めて高い秘密性をもちます。万一、外部に情報漏洩した際には損害がきわめて重大なものになる文書のことです。

そして、非常に限られた人間しか管理できず、絶対に漏らしてはいけません。

極秘文書のたとえとして、
・国であれば、国家機密や軍事機密の最高機密のような国益を損なうおそれのある文書
・企業にとっては、利益を著しく低下させたり信頼をなくす文書
のようなものが挙げられます。

丸秘・秘文書

丸秘・秘文書とは、極秘の次に機密度が高い分類です。関係者以外に知られてはいけない情報のため、人の目に触れないように慎重に取り扱う必要があります。

社外秘

社外秘とは、企業の内部で作成された文書で、企業の外部には漏らしてはいけない重要な情報にあたります。

極秘や丸秘文書よりも機密度は低いとされますが、社外に公開されれば企業に損害を与える可能性があるため注意が必要です。

英語ではなんという？

ここまで文書の重要度をご紹介しました。続いて、英語での表記について、見ていきましょう。

極秘

極秘は「Top secret」といいます。英語でも「Top secret」は、機密文書の中でも一番の重要という意味合いです。

丸秘

丸秘は「secret」です。小さな秘密から大きな秘密まで関係なく「秘密」というニュアンスで使われます。

公表されておらず、内密のものです。日本語では、丸秘の他に、秘密・シークレットといいますが、同じ意味になります。

社外秘

社外秘にあたる英語は「confidential」となります。「confidential」は秘密という意味です。

辞書には「信用のおける・頼りになる」という意味も載っています。つまり、信用のおける人にだけ打ち明ける秘密という意味です。企業内でも限られた関係者のみが知る秘密になります。

欧米での機密情報の廃棄方法

ここまでお伝えしたように、機密情報には様々な種類があり、取り扱い方法も重要になってきます。特に機密情報を廃棄する際は、情報漏洩に気を付けなければなりません。

日本は機密文書の廃棄方法について決まりはありません。処理方法として、文書を溶かす「溶解処理」と、裁断する「シュレッダー処理」の2種類あります。

溶解処理は、シュレッダーにかける手間を減らすため主流となっています。一方で、シュレッダー処理は、裁断の手間と時間がかかるマイナス面もあります。

欧米では、機密情報のシュレッダー処理が法律によって決められています。

万が一、機密情報が漏洩すれば、高額な罰金が課せられるので、廃棄にはとても慎重にならなければなりません。そのため、目の前でシュレッダー処理をする方法が主流となっています。

まとめ

ひとことで「機密文書」といっても、機密の重要度によって分類されます。情報化社会に生きる私たちだからこそ、機密文書の定義を理解し、しっかりと管理をしなければいけません。情報漏洩には最大限の注意を払い、気をつけることが大切です。

日本は、個人情報保護法により情報漏洩した場合の罰則は決められていますが、廃棄方法はすべて個人や企業にゆだねられています。日々増え続ける情報を正しく扱うために、日本と欧米の取り扱い方法の違いを積極的に知っておきましょう。

 

生活していると毎日のように手にする書類。「あとで片づけたらいいか」と思っているうちに、気がつくと溜まってしまった、なんてことはありませんか？

書類はいろいろなところで手に入り、たくさんの種類があります。「大量の書類を整理するのは苦手…」という方もいらっしゃいますよね。

一度溜めてしまうとなかなか手をつけられず、片づけが大掛かりになってしまいます。また、本当に必要な書類が他の物に埋もれてしまうので、失くしてしまう可能性が高まってしまうのです。

今回は、皆さんの家庭にどのような書類が集まるのかを種類分けしながらお伝えしていきます。また、書類の種類に合わせた処分方法についてもお知らせしていきますね！

家庭に集まる書類の種類

それでは、家庭に集まる書類にはどのような種類があるのかリストアップしてみましょう。

・チラシ
・ダイレクトメール
・買い物のレシート
・仕事関係の書類
・学校関係のプリント
・ハガキや手紙
・請求書や領収書
・さまざまな種類の契約書
・クレジットの明細書
・電化製品などの取り扱い説明書
・給料明細
・税金の振込用紙

他にもまだありますが、例をあげてみるとかなり多いことが分かりますね。皆さんが思っているよりも、こうした書類を手にする機会は多いです。

上の項目で上げた書類には、大きく2つの仲間分けをすることができます。溜まった書類が色々な種類で混ざってしまっている場合は、次の2つに仕分けるところから始めましょう。

保管しておくもの

1つめは、「保管しておくもの」です。携帯電話や保険の契約書、電化製品の取扱説明書などが保管しておくものにあたります。仕事関係の書類なども、保管する場合がありますね。

処分するものと仕分けた後は、種類ごとにまとめて保管します。クリアファイルや仕切りケースなどを使ってわかりやすい保管方法にしましょう。

「長期的に保管するもの」と「一時的に保管するもの」を分けておくことがおすすめです。「一時的に保管するもの」は処分を見直すタイミングを決めておき、時期が来たら「処分するもの」として扱います。

処分するもの

2つ目は「処分するもの」です。チラシやレシート、領収書やダイレクトメールなどが処分するものにあたります。

個人情報が記載されていないものは、そのまま「燃えるゴミ」ですぐに処分して問題ありません。しかし、個人情報の書かれているものは、ひと手間加えてから処分する必要があります。

「保管するもの」と「処分するもの」は、生活スタイルや家庭によって1人1人違っています。「処分するもの」も、気がつくとあっという間に溜まっているのではないでしょうか？

処分するものをこまめに捨てておくと、他の書類も保管しやすくなりますね。

書類の処分方法

書類は、主に「燃えるゴミ」として捨てます。

しかしすべての書類を「燃えるゴミ」としてそのまま処分してしまうことは、とても危険なのでやめましょう。家庭に集まる書類からは、「個人情報」が簡単に他人に知られてしまうからです。

家庭の書類ごみから漏れる個人情報

・氏名
・住所
・電話番号
・家族構成
・職業
・子どもの成績
・年収
・購入した商品

漏れてしまう個人情報の種類は、上げればキリがないほどです。一度個人情報が漏れてしまうと、どのようなことに悪用されるのか分かりません。大事な家族の個人情報は、自分たちで守りたいですよね。

それでは、個人情報の記載された書類の処分はどのようにしたら良いのでしょうか？

個人情報の記載された書類の処分方法

個人情報が書かれている書類を処分するときには、4つの方法があります。

＜油性ペンで塗りつぶす＞
氏名や住所など、隠したい情報をペンで塗りつぶす方法です。塗りつぶした後は「燃えるゴミ」として処分します。簡単で時間もかかりませんが、契約書など隠したい部分が多い書類には不向きです。

＜はさみで切る＞
個人情報が記載されている書類をはさみで細かく切るという方法です。バラバラになって、ごみがかさばらずに済みます。しかし、雑な切り方になると個人情報が見えてしまう可能性があるので注意が必要ですね。

＜シュレッダーで裁断する＞
細かく切ることが出来るので、簡単には個人情報を見られることがありません。電動のシュレッダーを選べば、短時間で大量の書類を処分することができます。個人情報が一部分のみなら、はさみタイプもありますよ。

＜廃品業者に依頼する＞
処分したい書類の数が多いなら廃品業者に頼むことも選択肢の一つです。自分で処分しなくても、代わりに業者の方が捨ててくれるのでとても便利ですよね。ただし、廃品業者を選ぶ際は信頼できる業者なのか、きちんと確認してから依頼しましょう。個人情報の取り扱いについてしっかり事前に確認ができる業者が良いでしょう。

まとめ

書類の種類や処分方法について、お分かりいただけだでしょうか？

書類は日々たくさん集まるので、きちんと処分することがつい面倒に感じてしまいます。後回しにして、あとで大変なことになる前に毎日少しずつでも整理できると良いですね。

個人情報の記載された書類についても、「まあいいか」とそのまま捨てることは危険です。どこで悪用する人が皆さんの個人情報を狙っているかわかりませんよ。自分や大事な家族に何か被害が出る前に、自分で自分の身を守りましょう。

処分するやり方はいくつかあるので、書類の種類や量に合わせて処分方法を選べます。

皆さんの心がけと、ちょっとした手間で家族の個人情報が守られますよ。ぜひ、気をつけてみてくださいね。

 

ひと昔前までは、機密文書を燃やす焼却処理が中心でした。
しかし、今では機密文書を適正に廃棄してくれる専門の廃棄業者が増えてきています。

機密文書とは一体何なのか？焼却処理のメリット・デメリットを紹介していくので、機密文書を廃棄する時の参考にしてみてください。

機密文書とは？漏洩してしまうとどうなる？

機密文書には主な３つの分類があり、それぞれ取り扱いや管理の仕方は異なります。万が一機密文書の情報漏洩をしてしまった場合は、どうなってしまうのでしょうか？

極秘文書

最も取り扱いに注意しなければならないのが極秘文書です。極秘文書は限られた人物しか見ることができません。

漏洩してしまうと、企業に甚大な損害を与え、大幅に利益を損なってしまうような内容が記載されています。保管や管理に最大の注意を払う必要がある文書です。

秘文書

極秘文書の次に注意する必要がある秘文書。関係者以外に知らせることは禁じられているような内容が含まれています。

企業の戦略、方針、人事にまつわる情報が記載された文書などが秘文書に当たります。

社外秘文書

名前の通り、社外に出してはならない文書を指します。重要度のレベルは最も低い文書になりますが、機密文書なので管理には少なからず注意が必要です。

機密文書の情報漏洩は恐ろしい！

機密文書の取り扱いや重要度は、記載されている内容によって異なります。

万が一、極秘文書の情報漏洩があった場合には、企業の存続に関わる大きな損害を与えてしまうことがあります。

秘文書や社外秘文書の情報漏洩は、社員の懲戒解などの重い処罰が下されることもあるでしょう。

機密文書が記載されている書類の廃棄には、「情報漏洩のリスクを含んでいる」ということを理解しなければならないのです。

機密文書を焼却するメリット

機密文書の廃棄には、十分に注意しなければならないということをお分りいただけたでしょうか？次に、機密文書を燃やす焼却処分のメリットをご紹介していきます。

焼却工場で跡形もなく燃やす！

焼却工場とは、市町村にある清掃工場のことを指します。焼却工場へ搬入することで、機密文書を完全に跡形もなく燃やすことができます。大量の書類、ダンボールに詰められた書類であっても、専用の巨大な焼却炉で燃やすので安心して廃棄することができるでしょう。

年末の大掃除の時期に特におすすめ！

年末は新たな新年を迎えるための大掃除の時期です。年末を機会に、大掃除を行なっている企業は多いはず。

焼却場がある清掃工場では、さまざまな廃棄物の処理を取り扱っているので、機密文書を燃やすついでに他の粗大ごみ等を一緒に処理してもらうことが可能です。

運搬にかかる人件費や時間等を削減でき、一度に多くの廃棄物が処理できるのも企業にとっては嬉しいポイントでしょう。
しかし、現在では機密文書の焼却処理を行う業者はほとんど存在しないため、実質的には溶解処理が主流となっています。

機密文書を焼却するデメリット

次に、機密文書を燃やすことで発生してくるデメリットをお伝えします。

機密文書を燃やすことで二酸化炭素が発生し、オゾン層が破壊され、地球温暖化の現象が進んでいく可能性があるのがデメリットです。

また、文書を完全に燃やすということから、リサイクルは不可能。焼却後、灰となった機密文書は、最終的には埋立処分場にて地中に埋められます。

焼却処理は、資源を再利用することができず、環境問題をさらに悪化させてしまう問題を抱えているのです。

専門の機密文書廃棄業者がおすすめ！

機密文書の廃棄を専門とした業者があるのをご存知ですか？焼却処理で発生してくるデメリットを解決してくれるポイントご紹介します。

万が一の保証付き！

機密文書専門の廃棄業者には、万が一情報漏洩してしまった時のために、保険に加入している業者があります。

情報漏洩時には損害賠償が保証されるプランもあることから、安心して任せることができるのではないでしょうか。

セキュリティの面でも、市町村の焼却工場とは違い徹底されているのも魅力のひとつです。

完了証明書が送付！

焼却工場では、書類を燃やすまで見届けなければ、いつ焼却処理が完了したのかが分かりません。

長期に渡り機密文書が焼却処分がされずにいると、盗難や紛失のリスクが高まってくるので、企業にとっては不安な要素と言えるでしょう。

その点、専門の廃棄業者に依頼すれば、廃棄が完了したという証明書が送付されてきます。顧客にとって安心できる、嬉しいサービスです。

可能な限りリサイクル！

廃棄業者では、機密文書を溶解してトイレットペーパーや再生紙等に、可能な限りリサイクルをしています。機密文書を燃やす過程で発生してくる二酸化炭素問題も、溶解処理を行うことで解決することができます。

今や環境問題への取り組みを積極的に行う企業は、信頼度が高く、プラスの評価を受けている時代です。企業が人々に支持されるよう、環境問題にも注目していきましょう。

まとめ

機密文書は、情報漏洩に伴う危険性を多く含んだ書類です。焼却工場で燃やすことで、完全に廃棄することができます。

しかし、焼却における盗難・紛失のリスク、環境問題の悪化が気がかり。

専門の廃棄業者に依頼すれば、適正なセキュリティの上で機密文書を廃棄してくれるでしょう。万が一の保険や完了証明書も企業にとって嬉しいポイントですね。環境保護に力を入れることで、企業の評価も上昇することでしょう。

機密文書の廃棄に悩まれた時には、安心できる専門の廃棄業者に依頼してみてはいかがでしょうか？

 

クレジットカードの明細や年賀はがき、お店の書類や職場の機密情報の載った文書は、どのような処理方法が一番適切なのかとお悩みではないですか？

以前は焼却したり、シュレッダーを使用したりするケースが多くありました。最近では簡単で経済的、環境にもやさしいという理由で、溶かして破棄する溶解処理業者に依頼する方が増えています。

この記事では機密文書を処理する方法の比較、そして溶解処理がおすすめの理由を詳しくご紹介。

ぜひ最後まで読んで、機密文書を簡単にそして安全に処理するための参考にしてください。

機密文書を処理する3つの方法

まず文書を破棄する3つの方法と、それぞれのメリットとデメリットを簡単にご紹介します。

シュレッダーで裁断する方法

文書を細かく裁断するシュレッダーは、個人で機械を使う方法と、業者に依頼する方法があります。

個人でシュレッダー処理する場合のメリットは、枚数が少なければ自分で簡単に処理でき、その場で裁断されるのが確認できるため安心な点です。

デメリットは電気代がかかる点。そしてホチキスやクリップを取り除き、バインダーから外す必要がある点です。手間がかかり、量が多いときは時間がかかってしまいます。

業者に依頼する場合のメリットは、文書がたまった時に回収に来てくれるので便利、量が多くても問題がない点でしょう。デメリットは、廃棄を人に任せることになるため、少し不安を感じる点です。

破砕機（はさいき）は、ちぎる方法

破砕する方法は業者に依頼し、機械で文書を小さく破って処理する方法です。

メリットは、書類がたまれば回収に来てくれるので手軽なところ。また、破砕後に紙以外の混入物を分別してくれる場合が多いので、ホチキスやクリップを外す手間がかからない点と言えます。

デメリットは破かれた書類は手でちぎったくらいのサイズや切手の大きさくらいの場合もあり、機密情報が漏れてしまう可能性がある点です。

溶解処理は溶かす方法

溶解処理とは業者に依頼し、段ボールに入れた文書を箱ごと機械で完全に溶かす方法です。

メリットはホチキス、クリップ、取り外しが面倒なバインダーもそのままで大丈夫な点や、業者が回収してくれるので簡単な点です。

またセキュリティー面でも箱を開けることなく溶解するので、文書が人の目に触れることがありません。紙は完全に溶けてしまうので、情報が読み取られる心配もなしです。

デメリットは、ある程度の数量がなければ溶解施設に持ち込めないため、原本が一時保管されることがある点。また、より高く売れる一般古紙として流通されることもあり、業者選定には注意が必要です。

では次に、3つの機密文書の処理方法の中で注目をされている、溶解する方法を具体的にご紹介します。

文書を自分で溶かすのは難しい

ここで、文書を溶かすくらいであれば自分でもできるのでは？と考える方もいるかもしれません。しかし実は、紙を自分で溶かして破棄することは難しいんです。

なぜなら紙には添加剤が含まれている上にコーティングも施されているので、水につけてもなかなか溶けないからです。

紙を水につけてふやかしてからミキサーにかける方法もありますが、厚手の紙や添加物が多く含まれる紙ではミキサーの刃が悪くなってしまうことがあるので、おすすめはできません。

また紙を溶かす薬品は簡単に手に入るものではなく、化学的な専門知識も必要なので避けましょう。

安心で確実なのは溶解業者に依頼する方法ですので、その方法をみていきましょう。

機密文書を業者で溶解処理する方法

安全で簡単に機密文書を破棄できる溶解処理は、一般的に次のようなステップです。

（1）段ボールに機密文書を入れる
（2）業者が回収してくれる
（3）厳格なセキュリティーの中、処理工場へ運搬される
（4）箱ごと溶解するパルパーという溶解釜に段ボールごと入れる
（5）水と大きな刃を使って溶かす
（6）溶解処理済みの証明書が発行される
（7）溶けた紙は再利用される

あなたが行うのは段ボールに機密書類を入れて業者に連絡するだけ！簡単ですよね。

価格も段ボール1つでいくらという設定が多く、明瞭会計で安心です。

機密文書は溶解処理するのがおすすめの3つの理由

それでは溶解処理がどうして機密文書の処理方法としておすすめなのか、理由をご紹介します。

電気代や手間がかからない

自宅や会社にシュレッダーを設置している場合、ランニングコストとして電気代がかかります。

毎日使うと経済的でない上に、ホチキスやクリップを取り除いたり、バインダーから書類を外す手間で時間も無駄になってしまいます。

その点溶解処理はランニングコストがかからず、箱ごとの価格設定なので分かりやすく経済的。

またプラスチックやビニール以外のものは一般的に外す必要はないので、時間を無駄にすることがありません。

セキュリティーが守られる

機密文書を機械に入れてドロドロに溶かしてしまうので、セキュリティー面も安心です。

環境にやさしい

溶解処理された紙は繊維を傷つけないため、再利用が可能です。再生紙、トイレットペーパー、雑誌、製品のパッケージや段ボールなどにリサイクルされます。

しかも処理において薬品は使わず、水と大きい刃だけで溶かすので大変エコな方法です。水は通常リサイクルされ、大気中に余計な二酸化炭素を排出することもありません。

機密文書の破棄は溶かす方法が安心で確実

この記事では大切な機密文書を処理する方法を3つご紹介し、その中でもおすすめの溶かす方法についてご説明しました。

セキュリティー面も安心、環境にもやさしく、簡単に処理できる溶解業者に依頼する方法をぜひ検討されてはいかがでしょうか？

その際は一箱当たりの価格や回収時、運搬時のセキュリティの高さを比較するとより経済的で信頼できる業者が見つかるでしょう。

デルエフでは「シュレッダー処理」後に「溶解処理」を行っているので、より安心してご利用いただけます。

 

機密文書を廃棄するとき、どのような方法で処理をするのがよいのでしょうか。

個人で廃棄する場合は量が少ないので、シュレッダー処理や個人情報保護スタンプを使用する場合が多いかもしれません。しかし会社で大量の機密文書を廃棄する場合、そのような方法に頼っていては時間と労力の無駄となってしまいますよね。

そこで今回は、大量の機密文書をファイルごと安全に廃棄するには、どのようなことに注意したらいいのかをご紹介します。

機密文書はどうやって処分できる？

機密文書の廃棄方法はいくつか種類があります。処分方法によってメリットもデメリットもあるので、それぞれみていきましょう。

シュレッダー処理

シュレッダーを使ったことがある人は多いですよね。

その場ですぐに処分できて安心というメリットがあります。一方で、バインダーから書類を出し、ホッチキスやクリップを外して処理するという手間がかかることも。

そのため大量の枚数がある場合は、時間も手間もかかるため向きません。

溶解処理

溶解処理は、水と機械を使って紙を繊維にほぐす手法です。書類が大量で、クリップやホッチキスがついているものや、紙製バインダーに入っているものでも溶解処理できます。

溶解した書類は判別不能の状態になるので、情報漏洩の心配は少なくなるはずです。さらに、溶解したものはリサイクルされるので、環境にも優しい処理方法になります。

大量の機密文書を処分したい企業にとって、メリットがある処理方法ですよね。

処理を頼む際は、機密情報を専門に廃棄する業者を選ぶようにしてください。

良い廃棄業者かどうか見極めよう

機密文書の廃棄業者を選ぶとき、どのような業者を選ぶのがよいのでしょう。

機密文書は、単なる文書ではなく、外部に絶対にもれてはいけない重要な情報が書かれています。
そのため第一に、安全性がもとめられ、機密文書の専門処理業者に頼むことがベストです。

それでは、機密文書の処理専門業者は、一般的な古紙回収業とは何が違うのでしょうか。

セキュリティに関する資格を取得している

プライバシーに関する資格を取得している業者を選ぶと安心です。たとえばプライバシーマークや、個人情報保護士といった資格を取得しているか、確認しておきましょう。信頼のおける良い業者と考えられます。

情報漏洩保険に加入している

機密文書の廃棄を専門業者に頼んで、万が一、情報漏洩が起きてしまったら多大な損害を被ります。そのため、万が一の事態に備えて保険に加入している業者を選びましょう。

情報漏洩保険では、情報漏洩のおそれや、漏洩が発生した場合に費用を補償してくれます。

機密処理完了証明書を発行してくれる

機密情報の廃棄を業者に頼んだ後、本当に廃棄されているか直接確認することはできません。

しかし、機密文書を廃棄処理した後、機密処理完了証明書を発行してくれる業者があります。こういったサービスがある廃棄業者は信頼が持てるでしょう。

自社工場で一貫した処理を行える

自社工場で一貫し回収から溶解まで行える会社は安心です。一貫した処理をする業者だと、社員の機密情報漏洩に対する意識が高いため漏洩リスクも低くなります。

まとめ

情報化社会に生きる私たちは、日々大量の情報を目にしています。情報漏洩は絶対にあってはなりません。限りなくゼロに近づけるよう、努力をしていく必要があります。

そのためにどのような業者を選ぶのか、業務内容も知っておくべきです。ただ廃棄業者に頼むだけでは、万が一のことが起きても取り返しのつかないことになります。

また、廃棄をするだけでなく、環境への影響も知っておく必要があります。廃棄をすることによって、環境にどのような影響がでるのかを最大限に配慮して、リサイクルし続ける環境を整えることも大切です。

自分たちの利益だけを考えるのではなく、広い目線で物事を見据え、取捨選択をすることが大切になってきます。

 

機密文書と呼ばれる書類には、企業にとっての大切な情報が詰まっています。

基本的には社外に持ち出さないとされている機密文書でも、取引先企業に持って行かなければならない状況もありますよね。

そんなとき、どんなことに注意を払えばいいのでしょうか。また、もし受け渡し予定の取引先企業で担当者が不在だったり、やむをえず担当者に直接手渡しできない状況の場合、どうするのが適切なのでしょうか？

今回はそんな冷や汗が出そうな状況での、適切な対処法をご紹介します。

機密文書を社外に持ち出すときに気を付けること

契約書や提案書を取引先企業に受け渡しに行くとき、その途中でもし紛失してしまったら取り返しのつかないことになります。

危機管理意識をしっかり持つことも大事ですが、万が一のために、紛失しても機密文書の内容が外部に漏れないよう、対策しておきましょう。

データで持ち出す場合

紙面に出力せず、文書ファイルなどで持ち運ぶ場合、USBメモリなどにデータを移すことになります。

パスワードロックの機能が付いたUSBメモリも販売されていますので、利用すると便利です。パスワードロック機能のないUSBメモリでも、ソフトウェアでメモリ本体に同じくロック機能を持たせることもできますよ。

データ自体にロックをかけて、ファイルを開くときにパスワードが必要な仕様にしておくのも重要です。その際のパスワード管理にも注意しましょう。

紙面で持ち出す場合

紙面に印刷された機密文書を持ち運ぶときは、鍵付きのアタッシュケースで持ち運ぶのが望ましいです。

丈夫なアタッシュケースであれば、セキュリティ対策はもちろん、雨天時に屋外で持ち歩かなくてはならないときでも、雨風で書類が汚れてしまうのを防ぐ役割も果たしてくれます。

普段あまりアタッシュケースを持ち歩かない人は、電車内での置き忘れや鍵の管理には十分注意しましょう。

担当者が不在の場合

基本的には、重要な書類は直接手渡し、双方で確認しながら打ち合わせをするものです。

しかし取引先に着いたら、事前にアポイントメントを取っていたはずなのに、行き違いで担当者不在ということもあるかもしれません。そんなときの対応も頭に入れておくと安心ですね。

代理の社員に預かってもらう

大きな会社であれば、担当者以外の社員に代理で預かってもらうことも可能かもしれません。

その際、代理の方には、預ける文書が重要な機密文書であることの説明と、確実に担当者に受け渡してもらえるように依頼をしましょう。

また、担当者に連絡がつき次第、代理の方に預けた旨を報告することも忘れてはいけません。

持ち帰って再度訪問する

機密文書の重要度によっては、やはり担当者に直接手渡ししたほうがよい場合もあります。図面や提案書など、その文書についての説明が必要なときや、確認の押印が必要な場合などです。

そのようなときは、預けずに一度持ち帰り、再度アポイントメントを取り直して訪問するのがよいでしょう。

取引先企業が休業の場合

取引先に到着したら、担当者だけではなく、企業自体が休業で誰もいないということもあるかもしれません。もしくは、中小企業や自営業で社員数が少なく、訪問しても誰もいない、という状況も考えられます。

そのような場合はどう対応するのがよいのでしょうか。

ポストに投函してもいいの？

原則として、ポストに投函するのはやめておいたほうがいいでしょう。

機密文書などの重要な書類は、基本的には直接受け渡しをするのがマナーです。重要な書類をポストに投函してそのまま帰ると、企業やあなたの信頼を失いかねません。

特例として、その場で担当者と電話などで連絡が取れ、ポスト投函の了承を得た場合のみ、投函させてもらいましょう。

持ち帰って、再度訪問もしくは郵送する

不在で、なおかつその場では連絡も取れない、という場合はいったん持ち帰りましょう。持ち帰った上で、再度アポイントメントを取り訪問するのがベストです。

また、取引先企業が遠方の場合は、担当者に確認の上、郵送するという方法もあります。

郵送するときは、配送を追跡できて、郵便物が受け取られたことが分かる郵送方法が好ましいです。書留や特定記録郵便などを利用するといいでしょう。

まとめ

機密文書を社外で受け渡す場合は、起こりうる様々な状況を考慮して対策を考えておきましょう。

・機密文書を社外に持ち出す際は、万が一に備えてセキュリティ対策を万全にする
・担当者が不在で代理の社員に預ける場合、確実に受け渡してもらえるように連絡する
・取引先企業が休業の場合、基本的にはポストには投函せずいったん持ち帰る

まずは事前にアポイントメントを取り、確実に直接受け渡しができるように連絡しておくのがベストです。

重要な業務だからこそ、想定外の状況に備えておくとより安心ですね。備えあれば憂いなしの精神で、万が一の状況も頭に入れておくことも、社会人としてとても大切なことです。

 

あなたの企業の機密文書が流出する可能性について、きちんと把握していますか？

機密文書の流出は、企業の存続にもかかわるといっても過言ではありません。なぜなら、会社独自の技術や販売戦略がライバル会社に模倣され、企業の業績に大きな影響が出るからです。

また個人情報の流出で社会からの信用を一気に失い、深刻な場合は訴訟問題へと発展するケースもあります。

しかし機密文書の流出は後を絶ちません。この記事では流出の経路、機密が流出したときの被害、そして安全確実に機密を保つための方法をご紹介します。

最後まで読んで、機密文書をしっかり管理できるように役立ててください。

機密文書の流出経路トップは現職従業員のミス

企業での機密の媒体は多様化が進んでいますが、大きく3つに分けられます。

・紙の書類
・パソコンやサーバーのデータ
・社員が身に付けた知識

デジタルデータの流出が増加していますが、いまだ紙媒体の流出が多数を占めています。

そして具体的な機密には、以下のような内容が挙げられるでしょう。

・顧客の個人情報
・名刺や取引先の情報
・企業独自の技術
・販売戦略やアイデア
・企画書
・見積書

個人情報から企業の最高機密まで多岐にわたります。

これらの機密文書は、担当者が気をつけても情報の漏洩が後を絶ちません。営業秘密の流出経路は従業員のミスが多く、漏洩先競合他社が多いようです。

具体的な流出ルートは以下が挙げられます。

・メールの誤送信
・作業ミスや設定ミスなどインターネットを介した事故
・名簿の持ち出しなど内部不正行為による事故
・口頭での漏洩
・書類の盗難
・紛失

ちょっとしたミスや誤りが、大きな被害につながることを自覚しましょう。機密書類の処分方法も、慎重に選ばなくてはなりません。

機密文書が流出することで企業が受ける3つの重大被害

次に、機密文書が流出した際に受ける被害を、大きく分けて3つご紹介します。

企業の信頼を失う

もっとも大きな被害は会社の社会的信用や企業イメージの大きな低下、失墜でしょう。それだけではなく個人情報が漏洩すれば訴訟問題へと発展することもあり、ダメージを回復するには大変な努力が必要です。

また社内での士気やモチベーションの低下、優秀な人材の流出など生産性にも悪い影響を与え、会社の存続に大きな被害を与えます。

金銭的な被害

機密文書の流出で失うものは会社の信用だけではありません。経営に直結する金銭的な被害も多大です。

個人情報の流出の場合は、
・被害者への謝罪費用
・漏洩原因の調査費用
・クレーム処理での人件費
・行政処分や裁判になったときの費用
なども大きな代償になります。

また、中には流出機会を利用した悪質な詐欺もあります。公的機関の関係者であるかのように装い、個人情報の削除を持ちかけて、金銭をだまし取ろうとするケースが増えているので要注意です。

市場での競争力の低下

3つ目の被害は、
・企業で長年多くの資金をかけて培ってきた会社独自で開発した技術やノウハウ
・今後花開かせようとしている計画途中の販売のアイデア
・戦略や顧客のリスト
このようなものが流失してしまうと、市場での競争力が著しく低下し、業績の悪化を招く点です。

特に競合企業や海外から組織的にシステムが攻撃されたり、社員や元社員によっての極秘資料の持ち出し、口頭での漏洩から最高機密が漏れてライバル企業に盗まれるという、悪意ある流出被害もあります。

機密文書が流出しないようにする3つの施策

企業が決して流出させてはいけない、顧客の個人情報や企業秘密。どのようにすれば、より高いセキュリティを保てるのでしょうか？ここでは3つに分けて方法をご紹介しますので、ぜひ実践してください。

物質的な施策

最初は物理的な施策です。社内でどのような内容が機密文書に該当するのか、そして機密度と処理の方法を定めましょう。

需要度や種類によって、極秘、丸秘、社外秘などに分けて管理を徹底することが重要です。

紙の文書の場合は必ず鍵かかるキャビネットで保管し、書類などをそのままゴミ箱に捨てずに機密文書を処分する専門の業者に依頼しましょう。

業者を選ぶ際は価格だけではなく、セキュリティレベルの高さ、運搬や処理の方法を比較することが大切です。近年では箱ごと処理できる溶解業者を利用する企業が増えています。

パソコンにはパスワードをかける、セキュリティソフトを入れるといった基本的なことや、コピー機に個人のIDを設定する、指紋認証を取り入れる、個人情報の流出原因のトップであるメールの誤送信を防ぐシステムを導入するといった施策も効果的です。

従業員の教育

物理的な施策の後は、企業の機密を流出させない重要性を従業員全体で共有することです。

企業秘密や個人情報が漏れると、どのような被害があるのかという認識を社員が持つだけではなく、各従業員と書面で守秘義務契約や誓約書を交わすことが重要になります。

また個人情報や企業の機密にアクセスできる従業員を決め、誰でもアクセスできないルールを徹底するのがリスクを最小限に抑えるために効果的です。

その他、漏洩の大きな原因となる個人のパソコンの持ち込み、USBや紙の書類による社内機密の持ち出しを、全面的に禁止することもセキュリティ向上に役立つでしょう。

第三者との取り決め

3つ目の施策は取引先や下請け企業、出入り業者との取り決めです。

取引する企業とは漏洩などに関する法的措置の規定を契約書に必ず記載した上で、機密保持契約を締結しましょう。

また企業秘密を手渡すときはその旨をはっきり伝え、文書の取り扱いに最善の注意を払うことが大切です。

そしてオフィスを訪れる人の入れる区域を制限するのも重要で、機密文書の回収会社、他の業者が来訪する際は必ず従業員が立ち会うようにしましょう。

企業の存続に大きく関わる機密文書の流出

ちょっとしたメールの誤操作、うっかりした文書の紛失などから、思いもしなかった多大な被害が企業に及ぶところが、機密文書流出の怖いところです。

社内での個人情報や企業機密のセキュリティの実態を調査し、物質的な施策、社員の教育や取引先との誓約、また漏洩が発覚した際の対応についてしっかりシステム化していきましょう。

そして機密文書が万一漏れた場合は、素早く対処し原因の究明にあたり、再発防止にフィードバックすることが、よりすぐれたセキュリティシステムにしていくために大切です。

今後は、個人情報や企業機密の取り扱いをどうするかが企業の発展、市場での競争力の向上につながるといっても過言ではありません。ぜひこの記事を、あなたの企業のセキュリティ向上の参考にしてください。

 

近年、情報漏洩という言葉がよく聞かれるようになってきました。パソコン内の電子データに対する情報漏洩には敏感で、対策を取っている企業も多いですよね。

企業や個人問わずパソコンを持っていれば、ウイルスセキュリティソフトを入れている人も多いのではないでしょうか。

一方で、紙の文書の対策は薄い傾向にあります。

機密文書だと思わずにうっかりゴミ箱へ、シュレッダーの手間が面倒でゴミ箱へいれてしまった経験を持つ人もいるかもしれません。

企業では、保管期限の切れた大量の書類の廃棄を任された場合、シュレッダーで数枚ずつ廃棄したり、ファイルから書類を外して処分することはとても面倒になります。かといって、そのままゴミ箱へ捨てるのでは情報漏洩につながりかねません。

万が一、情報漏洩した場合はどのような危険性があるか、ご紹介しましょう。

情報漏洩した場合の危険性

情報漏洩は不注意や不手際によるもの、または不正行為によって漏洩が発生することがあります。悪意がなくても、大切な書類を紛失することは重大な行為です。

情報漏洩した際、社会的にどのような危険性があるのか、頭の中に入れておかなければなりません。

企業のイメージダウン

情報漏洩がおこれば、その企業への信頼性が低下し、イメージダウンにつながります。

企業は莫大な補償金を払わなければならず、従業員の待遇が悪くなるかもしれません。一度でも信頼をなくしてしまえば信頼回復を図るのはとても難しいこと。

対応の方法を間違えれば、最悪、倒産しかねない事態になってしまいます。

法律による刑事罰や民事訴訟

個人情報保護法とは、個人情報の漏洩または実質的な被害が発生していなくても、情報を正しく扱わなかった義務違反に対する法律のこと。

実際に漏洩してなくても、扱わなかったことに対して懲役または罰金が課されるほど、個人情報は重要な情報になるのです。

機密文書の取り扱いを明確化しよう

・うっかり機密文書を捨ててしまった
・知らずに裏紙として再利用していた
など、悪意を持って漏洩させるということを防ぐため、機密文書の危険性を理解するとともに、漏洩を防ぐ手段を明確化しなければいけません。

書類の廃棄方法を決める

文書からの情報漏洩は少なくありません。そのため、文書の廃棄方法を会社全体で決めて共有すれば、情報漏洩が大幅に減少することができます。

機密文書の廃棄方法はシュレッダーを使用することが多いと思いますが、より完全に廃棄するには溶解処理が適しています。

溶解処理とは、機械の動きを利用して紙を繊維にまでほぐす処理のことです。繊維になると髪の状態ではなくなるため、書かれていたことの情報を得ることは不可能になります。

溶解処理の場合、回収ボックスごと溶解して再生不可の状態にしてくれることが多いです。

専用の回収ボックスを設ければ、ゴミ箱の代わりになり、機密情報をうっかり捨ててしまうことが少なくなります。

従業員への教育を徹底する

廃棄方法を決めるだけでは、対策は不十分でしょう。会社で働くすべての人に、個人情報の取り扱いについての重要さや、廃棄方法を周知徹底することが大切です。

企業には正社員や契約社員、パート社員という様々な雇用形態の人々や部署が存在します。機密情報の取り扱いについて、それぞれが違った認識を持っているかもしれません。

90％の人々が廃棄方法を守ってもいても、残りの10％の人が守っていなければ意味がありませんよね。

会社内で機密文書の研修をおこなったり、従業員ひとりひとりに守秘義務の契約を結んだりすることで、意識を変えることができるかもしれません。

従業員へ教育をし、機密情報に対しての理解を深めることで、情報漏洩は確実に防ぐことができます。

まとめ

機密文書が流出することは、企業の信頼や信用を失うことになります。たかが文書1枚だったとしても、その文書が漏洩することにより、企業全体を揺さぶる問題に発展しかねません。

しかし、一人ひとりが機密文書へ高い意識をもって行動すれば、いくらでも防ぐことが可能です。機密文書の漏洩を防ぐ手段の対策を講じ、さらに認識を変えることが必要になってきます。

情報漏洩を起こすのも、防ぐのも、最後は人の手によっておこるのです。

最大限、情報の扱い方や処理の仕方を学び、最小限のリスクにしなければいけませんね。

 

家庭で公共料金の明細や学校のプリントなどの書類がどんどん増え、どれを保管して何を破棄すればいいのかわからない！と困っていませんか？

家の中の書類は会社の文書とは異なり、法律で保管期間が定められていません。そのため保管すべき期間が分かりにくく、気づいたらどこに何があるのかわからなくなった、というケースがよくあります。

この記事では家庭の書類の保管期間を3つに分けてご紹介し、簡単にできる書類整理のステップとタイミングについてもご説明します。

どうぞ最後まで読んで、必要な書類がストレスなく見つかる保管方法の参考にしてください。

家庭の書類を重要度で3つの保管期間に分別

最初に、家の中で増えてしまう書類を保管期間の長い順に3つに分けてご紹介します。

最も重要な書類（10年～永久保存）

以下の書類は長期間保管すべきものです。

・不動産売買の契約書、リフォームの契約書、家賃の領収書
・年金証書、保険証書、パスポート
・給与明細
・銀行の契約書
・クレジットカードの契約書
・携帯、インターネットプロバイダーの契約書類
・家電の保証書と領収書のセット

主に契約書、証書関連の書類です。

土地や建物の権利・契約に関する書類、リフォームの契約書や書類は永久に保管しましょう。なぜなら違法工事や欠陥工事といった民法でいう不法行為に対応するために、これらの書類が必要だからです。

そして家や土地を売却するときや相続のときも、書類があればも当時の価格やリフォームにかけた費用が明確にわかるので大変役立ちます。また家賃支払いの証明書類も、契約期間内は保管しておきましょう。

年金や健康保険に関する書類の保管期間は2年が目安です。しかし年金制度や保険制度は時代によって変更されることがあるので、将来あなたが年金をもらえるまでは保管するのが安心です。

住民票を抜いて海外に住んでいた場合は、カラ期間など年金の受給にかかわる計算に必要なケースがあるので、失効したパスポートも捨てずに保管しておきましょう。

給与明細は源泉徴収票とともに長期保管しておくと年金、保険料、所得税や住民税の確認に便利です。また転職することになったときもこれらの情報が役立ちます。

一定期間保管する書類（1年～10年）

次にご紹介する書類は1年から10年ほど、一定期間保管するべき書類です。

・公共料金（水道、ガス、電気）の領収書
・クレジットカードの明細書、通信販売の利用明細書
・医療費の領収書
・家電の取扱書
・学校、塾関連の書類（通信簿、お知らせ、プリント類）
・健康診断の結果

どれくらい保管するべきか一番迷う書類なので、しっかり期間を把握しておきましょう。

水道料金の領収書は5年間の保管が目安です。なぜなら水道料金が不当に高い、水道管のトラブルなどの理由で各地方自治体の水道局に異議申し立てを行うときに必要となるからです。

ガス、電気、通信販売については民間の会社に支払うため、領収書は2年を目安に保管しましょう。その理由は、法律的に売掛金の消滅時効が2年のため、支払ってない、多く支払ったという金銭トラブルに備えるには2年が適当だからです。

クレジットカードの明細も通販と同じ理由で2年間保管するのがよいでしょう。しかし分割払いやリボ払いを利用の方は金額や金利、支払い回数に誤りがないか確認するために5年ほど保管するのがおすすめです。

医療費は1年で10万円を超える場合、確定申告で医療費控除を受けられます。そのため病院や薬局でもらう領収書やレシートは保管しておきましょう。

医療費控除の申告期間は5年なので、5年間の保管が目安です。その際、病院で発行される領収書は原本が必要なので注意が必要です。

お子さんの学校や塾の書類は見る頻度が高いものをクリアファイルに入れて、手が届くところに保管すると便利です。

保管する必要がない書類（すぐ処分～1週間）

これらの書類はできるだけすぐに破棄して、ためないようにしましょう。

・スーパーのレシート
・チラシ
・ダイレクトメール
・キャッシュカードの明細

日常的にたくさん出る書類なので、まめな処分が必要です。

スーパーのレシートは家計簿に内容を記載したりスキャンしてアプリで管理したら、返品や交換のために保管期間を1週間と決めて破棄しましょう。

郵便受けに入っているチラシやダイレクトメールは、イベントの日時など必要な情報だけメモに書き出して毎日処分しましょう。

キャッシュカードの明細はついお財布にためがちですが、クレジットカードの明細とは異なり入出金が確認できれば保存する必要はありません。

家庭の書類を簡単に整理できる5つのステップ

では次に家の中で増える書類を簡単に整理するための5つの手順をご紹介します。

（1）家中の書類を一ヵ所に集める
（2）保管すべき重要度の高いものから種類を分ける
（3）種類に分けた中で、保管期間が過ぎた書類を処分する
（4）残った書類をファイリングする
（5）置き場所を決める

ファイリングではポケット式のクリアファイルが活躍します。見やすく書類が汚れない半面、何度も取り出す書類の保管には向いていないので、長期保存の書類を一つずつ入れるのにぴったりです。

また公共料金、クレジットカード明細などを1ヵ月単位でまとめて入れ、1年で1冊使って保管する方法にも向いています。

書類の置き場所は、家族みんなが分かる場所を一つ決めるか、不動産や銀行関係はお父さんの書斎、公共料金やクレジットカード明細はお母さんが使うキッチンの棚、といったようによく使う人の便利なところにするのもよい方法です。

家庭の書類の整理・処理のタイミング

一度整理ができたら、その後はメンテナンスだけで大丈夫です。書類を整理、処理するタイミングについて目安をご紹介します。

最初はカレンダーに印をつけて忘れないように行ってみましょう。

毎日	郵便受けに入っているチラシ、ダイレクトメールやお知らせは必要な情報を書き出す、スマホでスキャンや写真に撮って毎日処分。
週に1度	買い物のレシート、キャッシュカードの明細は1週間に1回まとめて処分。
月に1度	クレジットカードの明細、公共料金の領収書は月末にポケット式のクリアファイルに入っているか確認。
年に1度	1年に1度ファイリングしている内容を確認し、保管期間が過ぎていれば破棄。
確定申告前	確定申告前に必要な書類をファイルから集めて1つにまとめる。

あくまでも目安ですが、定期的に整理することで書類が膨大にたまることを避けられます。

家庭の書類の保管期間を知って片づけ上手に

家庭の書類は企業のように保管期間が法律で決められていません。しかし大切な書類をなくさず、不必要なものを増やさないために、保管期間の目安とその理由を知っておくことは大変有意義です。

この記事でご紹介した書類の保管期間の3つの違い、書類の整理方法やタイミングもぜひ参考にして、不要な書類を処分しスッキリ整理するために役立ててください。

そして個人情報などが記載された文書を処理するときはゴミ箱にそのまま捨てるのでなく、シュレッダーを使って裁断したり、溶解業者に依頼して処理する方法が安心・安全です。

 

大量の書類廃棄を頼みたい気持ちはあっても、本当に安全に廃棄できるのかどうか不安ですよね。大切な情報が詰まった書類の廃棄。安心できる廃棄業者で頼みたいでしょう。

この記事では、安心して任せられる廃棄業者の選び方をご紹介します。

見極めるポイントを理解し、安心・安全な業者に依頼しましょう。

選ぶポイント1＜業者の信頼性・セキュリティー面＞

廃棄業者を選ぶ際の一番のポイントは、業者が信頼できるかどうかでしょう。廃棄業者のセキュリティー面が安全かどうかは、業者選びで重視するべきポイントです。

たとえば、以下のようなポイントを見るといいですね。

・プライバシーマーク（Pマーク）を取得しているか
・これまでの実績が開示されているかどうか
・自社工場を完備しているか

プライバシーマーク（Pマーク）を取得しているか

プライバシーマーク（Pマーク）は、個人情報を適正に管理していることを証明する資格のこと。

取得の際には細かく確認され、厳しくチェックされます。資格を取得した後も定期的に監査があり、正しく運用されているか常に見られることに。

プライバシーマークを取得している廃棄業者は、適正な情報管理をしているという証になります。安心してもいいでしょう。

これまでの実績が開示されているかどうか

企業のホームページやパンフレットなどで、これまでの実績が開示されている企業は信頼できるといえます。

特に、「◯年漏洩事故なし」や「お客様満足度◯％」などの記載は、本当に成果がなければ書かないもの。反対に、何も書かれていない場合には少し不安があります。

自社工場を完備しているか

廃棄業者の中には、自社で回収・運搬はするものの、廃棄処理自体は外部の業者に委託していることもあります。

サイトなどをしっかりと確認し、自社工場で廃棄処理ができる業者を選ぶといいでしょう。

選ぶポイント2＜迅速な対応＞

安心できる企業が見つかったら、次は対応のよさを確認しておきます。

・定期的に回収に来てくれる
・少量からでも廃棄してくれるか
・回収から処理までのスピードを確認

定期的に回収に来てくれる

企業で利用する場合、定期的に回収してくれる方がありがたいでしょう。毎日たくさんの書類が集まるため、すぐに書類が溜まってしまいます。

廃棄業者のなかには、毎月決まった日や数か月ごとに定期回収してくれるところがあります。ある程度まとまった量の廃棄が見込まれているのであれば、定期的に回収できる業者を選ぶといいですね。

少量からでも廃棄してくれるか

もし個人で利用する場合には、企業ほど大量には廃棄する書類が発生しないでしょう。

そのような時にも対応してもらえるよう、少量からでも回収・廃棄してくれる業者かどうかを確認しておくと安心です。

廃棄業者のなかには“最低◯箱から”というような最低箱数が決まっていることもあります。実際に依頼をしてから「回収できない！」とあわてないように、事前に確認しておきましょう。

回収から処理までのスピードを確認

次に、回収してから廃棄されるまでの速さを確認しておきましょう。

もし回収してから1週間たってから廃棄処理をおこなう場合、保管されている1週間で何かあっては意味がありません。保管期間に盗難等により情報漏洩する可能性もあるのです。

一番望ましいのは、回収して1日以内に廃棄が完了すること。

依頼する業者がどのくらいで廃棄完了するのか、きちんとチェックしておきましょうね。

選ぶポイント3＜金額の安さ＞

最後に、料金が手頃かどうかもポイントになります。

すぐに溜まってしまう書類の廃棄コストは、安い方がいいでしょう。自社でシュレッダー処理をするよりも、廃棄業者で溶解処理をした方がエコで低価格です。

きちんとした業者であれば、情報漏洩の可能性も低く、安心して廃棄することができます。

まとめ

書類の廃棄を業者に頼みたくても、初めての利用であれば本当に信頼できる業者なのか分からず、不安も大きいですよね。

今回は、安心できる廃棄業者を見極めるポイントをお伝えしました。

希望の条件に合う業者の中から、より安心できる廃棄業者を選びましょう。

 

子どもが毎週のように持ち帰ってくる創作物。季節を感じる手書きのイラストや、どこかへ出かけた思い出の絵など、種類はいろいろですよね。

子どもの成長を感じられますが、溜めてしまうことで汚く積み重なった創作物を見て、お子さんもご自分も悲しい気持ちになっていませんか？そうなる前に手放せることが一番です。

創作物には記名があることが多いですが、破いて捨てるのには抵抗がありますよね。

そんな時には、書類廃棄業者の利用がおすすめです。この記事では、お子さんの創作物を廃棄業者に捨てるべき理由をご紹介します！

子どもの創作物は日々溜まってしまう

保育園や幼稚園だけでなく、小学校へ進学してからも、子どもの創作物は減りません。

・手書きのイラスト
・作文
・写生教室で描いた絵
・折り紙とイラストを組み合わせたもの
・季節の飾り
などなど、毎月1つは必ず持ち帰ってきますよね。

創作物からみえる子どもの成長を嬉しく感じつつ、家の中に溜まっていく紙の創作物には困ってしまうもの。そうはいっても、かわいい子どもの作ったものを処分するのは抵抗がありますよね。

できるだけ心を傷めずに処分するには……？

捨てにくい子どもの創作物を処分するには、いくつか方法がありますが、そのままごみ箱に捨てるのは避けた方がいいでしょう。

保育園などでの創作物には記名があることも多く、個人情報を漏洩する可能性があります。また、自分の作ったものがごみ袋に入っているところを本人が見たら、傷ついてしまうことが容易に想像できますよね。

そこでオススメなのが、個人情報廃棄業者を使った廃棄です。

個人情報廃棄業者では廃棄するものを箱に詰めていくだけなので、他の書類に埋めてしまえば子どもに見られることもありません。また、個人情報も守られたまま廃棄できるので、一石二鳥な廃棄方法なのです。

ただし、廃棄業者で廃棄できるものは「紙のみ」。創作物に紙以外のものが付いている場合には取り除く必要があります。その点だけ注意してくださいね。

まとめ

子どもが頑張って作ってきた創作物は、なかなか処分しづらいですよね。でも、作ったものがぐちゃぐちゃに積み重なっている状況を見る方が悲しいもの。

きれいな状態で写真を撮り、記念に残したら、物は処分してしまうのが一番です。処分するところを見ることに抵抗があるのなら、廃棄業者に出す書類に埋めてしまいましょう。

自分の心もざわつかないですし、お子さんに処分するところを見られる心配もないのでおすすめですよ！

 

学生時代の思い出がたくさん詰まった卒業アルバム。ライフプランの変化などをきっかけに、処分を検討する方もいるかもしれません。

しかし、卒業アルバムは個人情報もたくさん詰まっています。廃棄する際は、情報漏洩のリスクを避けた方がいいでしょう。

そこでおすすめなのが、書類廃棄業者を利用した廃棄。どうしておすすめなのかという理由については、記事本文でお伝えしていきます。

卒業アルバムは個人情報の宝庫

幼い頃の卒業アルバムは、同窓会などで見て盛り上がることはあっても、普段はあまり開く機会がありませんよね。処分を考える方もいるのではないでしょうか？

しかし、卒業アルバムは個人情報の宝庫です。

・顔
・名前
・出身校の名前
などが、すべて載っています。大人になったとはいえ、顔が大きく変わることも少ないですし、名前もほとんど変わる機会が少ないでしょう。

もし悪用されたら、大変なことになってしまいますよね。

そのため、卒業アルバムの廃棄には細心の注意を払う必要があるのです。

卒業アルバムの廃棄は業者に任せるのがおすすめ

卒業アルバムを廃棄するなら、書類廃棄業者へ依頼するのがおすすめです。

書類廃棄業者とは、個人情報などの機密情報が含まれた書類を、安全に廃棄できるサービスをおこなっている企業のこと。廃棄したい書類を段ボールに詰めるだけで、中の書類を安全に廃棄してもらうことができるのです。

大切な情報が詰まったアルバムは、情報が悪用されないように安全に廃棄しなければいけません。

もし古紙回収に出しているところを、誰かに持っていかれてしまったらどうでしょう？悪用されてしまったら、自分だけでなく同級生にも迷惑がかかるかもしれませんよね。

安全に廃棄できる業者を選んで処分すれば、情報漏洩のリスクも少なく、安心して任せられるはずですよ。

まとめ

思い出の詰まった卒業アルバムは、たまに見ると懐かしく、おもしろいですが、そうそう開く機会はないはず。引っ越しや、ライフプランが変わるタイミングで、処分を検討する人もいますよね。

記事中でもお伝えした通り、卒業アルバムには名前や出身校、顔写真など個人情報がたくさん詰まっています。もし何者かに悪用されてしまったら、あなたの信用を落とす可能性もあるのです。

安全に廃棄するには、やはり機密文書の廃棄業者を利用するのが一番。信頼できる業者を選び、情報を守って処分してくださいね。

 

年度末や試験終わりには、気がつけば部屋に大量の書類が積み重なっていることが多いですよね。

一見すると不要なものばかり。そのまま古紙回収に出してしまいたくなるかもしれません。

しかし、積み重なった書類の中にこそ、大切な個人情報が書かれた書類が紛れているもの。古紙回収に出すのは危険かもしれません。

今回は、そんな書類が積み重なった部屋をきれいにする楽な方法をお伝えします。

行事が終わると書類は積み重なる

試験や年度が終わる頃になると、部屋中にチラシや授業で使ったプリントが積み重なっていきますよね。ほとんどは今後使わない書類。一気に片付けるのがいいでしょう。

ただし、積み重なった書類の中には、名前や学校名などの個人情報が含まれている可能性があります。すべてをまとめて古紙回収に出すのは、情報漏洩の点で危ないかもしれません。

そうはいっても、積み重なった大量の書類を1枚1枚確認するわけにはいきません。捨てるものに膨大な時間を使うのは、もったいないですよね。

そこでおすすめの方法が、廃棄業者を利用することです。

積み重なった書類を箱に詰めれば完了！

書類の廃棄業者を利用すれば、床やデスクに積み重なった書類を箱に詰めるだけで片付けが完了します。業者指定の段ボールでなくても、自分で箱を用意して廃棄が可能な業者もあるため、思い立ったらその日に片付けられるのです。

廃棄業者では個人情報などの機密情報について、徹底した管理をしています。また、シュレッダー処理や溶解処理をおこなうことで内容の判別を難しくするため、漏洩の心配もありません。

1枚1枚、個人情報等が含まれていないか確認する必要もなく、すべてを箱に移すだけでいいのです。忙しい人でも簡単に片付けられますよ。

まとめ

新学期や新年度は、部屋もすっきりときれいな状態で迎えたいもの。終わった授業のプリントは、早いうちに片付けてしまいましょう。

大量の書類の中には、個人情報が含まれている可能性もあります。うっかり外部に漏洩してしまうことがないよう、廃棄する際には慎重におこないましょう。

おすすめは書類廃棄業者の利用です。積み重なった書類を箱に入れるだけで片付けが完了するので、簡単にきれいにできるはず。ぜひ利用してみてくださいね。

 

年度末になると、お子さんが大量に持ち帰ってくる教科書やドリル。「1年間お疲れさま」という気お餅はあれど、その処分方法に困っている保護者の方も多いのでは？

今回は、お子さんが持ち帰った教科書やドリルの処分方法についてお伝えします。安全な方法で処分して、おうちをスッキリさせてくださいね。

教科書の廃棄は「基本的に」古紙回収で◎

お子さんの持ち帰った教科書やドリル類の廃棄は、基本的には古紙回収に出して問題ありません。新聞や段ボールなどと同じように、まとめて束ねて自治体の古紙回収に出せば持って行ってくれるはずです。

年度末のゴミ捨て場には、よく教科書の束が並べられていますよね。

ただし、気をつけなければいけないことがあります。それが、名前や学校名が記載されている場合です。

名前や学校名が書かれている場合は注意

古紙回収は基本的に、その近所に住む人たちがゴミを出しに来ますよね。わざわざ遠方から持ってくる人はいないでしょう。

ということは、そこにあるゴミは必然的に近所に住む人のものということになります。名前や学校名がわかるだけで、自宅や家族構成などが特定されてしまう恐れがあるのです。

お子さんが自分で教科書類を廃棄するときにも伝えておいてほしいのですが、名前等が書かれている教科書はそのまま捨ててはいけません。

もし、情報を悪用する人が見つけてしまった場合、お子さんほんにんだけでなく、家族にも被害が出る可能性があるからです。

名前や学校名などが書かれている教科書類は、その部分を切り取り、細かく裁断するなどして廃棄してください。

まとめ

基本的には古紙回収に出すだけでいい教科書類。大量に持ち帰ってくるものの、処分方法は手軽で助かりますよね。

ただし、教科書類に名前や学校名が書かれている場合には注意が必要です。近所の人が出す古紙回収で個人情報が見つかると、悪用する人が現れるかもしれません。

お子さんや家族を守るためにも、個人情報が書かれている箇所は細かく切るなどの対策をおこないましょう。

もし、個別に裁断するのが面倒な場合には、機密書類の廃棄業者を利用するのもオススメです。廃棄業者を利用すれば、他の書類と一緒に教科書を入れるだけ。簡単・安全に廃棄することができますよ。

 

進級や卒園を迎え、今まで保育園や幼稚園との連絡に使っていた連絡帳の処分を考える方も多いですよね。

思い出と同じくらい、個人情報の詰まった連絡帳。捨てるときには細心の注意が必要です。もちろん、ゴミ箱へポイ！なんていけませんよ？

今回は、お子さんの連絡帳の処分方法についてご紹介しましょう。

連絡帳には個人情報がたっぷり

日々のことを細かく書いた連絡帳には、個人情報がたっぷり詰まっています。

例えば、

・お子さんの名前
・通っていた保育園
・お子さんや家族の誕生日
・兄弟や親戚について
・習い事などの詳細
・進級する小学校

など、1日は「今日は〇〇でした」というひと言でも、1年〜数年溜まると多くの個人情報を得ることができてしまうのです。お子さん本人だけでなく、家族の情報も読み取れてしまいます。

悪用しようとすれば、連絡帳からでもたくさんの情報を抜き出すことができてしまうため、安易に捨てるのは避けた方がいいでしょう。

連絡帳の廃棄は機密文書の廃棄業者が◎

家族の個人情報も含まれているお子さんの連絡帳。廃棄するなら、機密文書の廃棄業者を利用すると安心です。

機密文書の廃棄業者とは、個人情報などの大切な情報を守りながらしっかりと廃棄してくれる業者のことをいいます。企業の利用のみという業者もありますが、デルエフのように個人利用もできる業者も増えてきました。

連絡帳だけでは箱が埋められない方は、ご家庭にある不要な書類を一緒に廃棄するのもいいですね。

・ダイレクトメール（DM）
・水道光熱費等の領収書
・幼稚園や保育園からのおたより
・宅配サービスの納品書や請求書
などの書類を一緒に入れることで、捨て方に困ってしまいがちな書類もまとめて処分することができますよ。

連絡帳の廃棄とともに、ご自宅をすっきりさせてみてはいかがですか？

まとめ

新しい年度を迎える前に連絡帳を処分するという方は、処分方法には十分注意をしてください。ご自身が思っている以上に、個人情報がたくさん詰まっています。

連絡帳を使っていたお子さんだけでなく、家族の情報も抜き出せてしまう連絡帳。悪用されたらひとたまりもありません。

連絡帳を安全に廃棄するには、書類廃棄業者の利用がおすすめです。ご家庭にある不要な書類も一緒に処分して、すっきりと新年度を迎えましょう！

 

新年度を新しい気持ちでスタートさせるために、デスク周りをきれいにするのはいかがでしょうか？普段は業務でいっぱいで片付ける時間がないかもしれませんが、新しい季節を新しい気持ちで始めるためには一旦リセットすることも大切です。

今回は、新年度をすっきり始めるためにやるべき、デスク周りの片付けについてお伝えします。3つのステップで、新年度を心新たにスタートさせましょう！

デスクで一番大きいパソコンからきれいに

まずは、デスクで一番面積をとっているパソコンからきれいにしていきましょう。普段は酷使しがちなパソコンですが、今日だけでも「いつもありがとう」という気持ちできれいに拭いてください。

この時に、濡れているぞうきんはオススメしません。少しの水分でも壊れる可能性のある精密機械。きれいにするつもりが壊してしまっては、意味がありません。

パソコン専用のペーパーや、乾いたぞうきんを使って拭きましょう。

ついでに、絡まりがちなコードの整理もオススメです。

使わない備品は返却する

次に、使っていない備品を整理しましょう。

ついつい溜め込みがちになる備品。あなたが溜め込んでいることによって、余計に購入し、費用がかさんでいるかもしれません。

企業に余計な費用を使わせないためにも、使っていない備品や、今後使わなそうな備品は返却しましょう。

特に溜め込みがちな備品が、

・ボールペン等の筆記用具
・書類を入れるクリアファイル
・出金伝票などの伝票類

です。

これらの備品は、他の社員も使う頻度が高く、在庫が枯渇しがち。無駄に購入してしまう前に、自分が持っている備品を提供しましょう。

書類は必要に合わせて管理する

最後に、気がつくと積み重なる書類を整理します。書類の整理は、いる・いらないを分けることから始めましょう。

取っておくべき書類は、案件ごとに分けてファイリングします。そうすることで、後から検索しやすくなり、使い勝手がいいのです。

取っておく必要のない書類は、すぐに処分するのがいいでしょう。使わないのにいつまでも取っておくことで、紛失や盗難などのトラブルに巻き込まれる可能性が高くなります。

書類の廃棄は社内のシュレッダーで裁断するのもいいですが、できれば機密文書の廃棄業者を利用するのが好ましいです。

廃棄業者を利用すれば溶解処理で紙を繊維になるまでほぐすので、復元することは不可能です。自分でシュレッダー処理するよりも安心ですよね。

まとめ

学校と違い、企業では新年度を迎える感覚は薄いかもしれません。しかし、新しい気持ちで業務に取り組むためにも、まずはデスク周りをきれいにしてみましょう。

パソコンを拭き、使わない備品を戻したら、溜まりがちな書類まで整理していきます。書類は案件ごとにファイリングし、不要な書類はすぐに廃棄しましょう。

企業にあるシュレッダーでの廃棄でもいいですが、オススメは機密文書の廃棄業者を利用すること。シュレッダーでの祭壇に比べ、溶解処理の方が情報漏洩のリスクは低くなるからです。

企業の大切な機密情報。しっかりと守って廃棄をおこなってくださいね。

 

日々の仕事に追われると、つい、おろそかになってしまうデスクの整理。毎日の業務で手一杯だから仕方ないと開き直っても、隣のあの人はきれいをキープしている……。

そこで今回は、デスクをきれいに保つ3つのコツをお伝えします。

3つのうち、どれか1つでも意識することで、デスクのきれいさが変わってくるはずですよ。

デスクをきれいに保つコツ1：こまめな書類整理

デスクが散らかる一番の原因は、書類がどんどん溜まっていってしまうことです。

仕事を進める上で、データを紙で渡されることはよくあること。それらの書類をいつまでも残しておくことで、どんどん積み上がっていき、収拾がつかなくなるのです。

デスクのきれいをキープできる人は、こまめに書類を整理しています。不要になった書類はすぐに廃棄したり、残しておく書類は時間を作ってファイリングしたりしているのです。

デスクが散らかりがちな方は、まず書類をこまめに整理していきましょう。

デスクをきれいに保つコツ2：元に戻す習慣をつける

次に、使ったものをその場に放置してしまうことで、デスクが散らかるケースもあります。

小学生くらいの頃は「片付けなさい」としつこく言われたものですが、大人になってから注意されることはまずありません。無意識に使ったものをその場に置いたままにしてしまい、次に使うときに探し回ったり、次の作業に入る前に片付けが必要になったりします。

デスクの上は、基本的に何も置かないように意識しましょう。使ったものは元に戻す習慣をつけることで、デスクをすっきりできるはずです。

まずは手に持っているペンを、ペン立てやデスクの中にしまうことから始めましょう。

デスクをきれいに保つコツ3：週に一度は拭き掃除

デスクをきれいにしている人は、週に一度くらい拭き掃除をしている人も少なくありません。

拭き掃除をするためには、デスク上が散らかっていないことが不可欠。スムーズに拭き掃除をおこなうために、きれいをキープしているのです。

反対に、いまデスク上が散らかっている方は、週に一度くらい拭き掃除をする日を作るのもいいでしょう。拭き掃除をするためには片付いている必要があるので、普段から片付けるクセがつけられるかもしれませんよ。

まとめ

デスクの上のきれいを保つには、ちょっとしたコツさえつかめば難しいことではありません。

書類をこまめに整理し、残しておく書類は案件ごとにファイリング。処分するべき書類は情報漏洩に注意し、廃棄業者へお任せ。書類が整っているだけでも、デスク上はすっきりしますよ。

また、元に戻す習慣や拭き掃除をする日を作ることで、自然ときれいをキープできるようになるはずです。

忙しいからこそ、不要な探しものを避けるべく、デスクをきれいに保ちましょう。

 

書類を廃棄をすることを躊躇ってしまう一番の理由は、「書類が見られなくなってしまうから」ではないでしょうか。たしかに、処分してしまった書類はもう見ることができません。

よく考えて処分の決断をしたとしても、やはり完全に見られなくなることに抵抗がある方もいますよね。

そこで今回は、書類の廃棄に抵抗がある方へオススメの保管方法をご紹介します。この方法を使えば、書類自体を処分しても何度でも見返すことができるのです。

書類が捨てられなくてお困りの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

書類の廃棄で一番の不安は「見られなくなること」

書類を廃棄した方がいいことはわかっていても、処分してしまった書類は二度と見られなくなってしまうことを思うと、不安で廃棄できない。

捨てたい→でも不安→書類は溜まる→捨てたい→でも……

という悪循環にはまっている方もいるかもしれませんね。

たしかに、廃棄してしまった書類は二度と戻ってきません。しかし、捨てる前にあることをするだけで、処分後も書類の内容を見ることができる方法があります。

不安なら廃棄前にスキャンしよう

処分した書類の内容を後から確認する方法、それは「スキャンをしておくこと」です。スキャンしたデータを保存しておけば、いつでも何度でも書類の内容を見返すことができます。

書類の本体は廃棄できるのでオフィス内はすっきりできますし、パソコンやサーバーの容量さえあれば、紙で保管するよりもたくさんの書類を保管できるのです。

オフィスでは広さが限られているので、書類を保管するスペースもたくさんは確保できません。しかし、パソコンやサーバー内なら後から容量を増やすこともできるので、いくらでもデータを保存できます。

また、紙で保管していると虫やカビが発生することがありますが、データであればそのような心配もありません。

「どのような内容のスキャンデータなのか」がわかるファイル名をつけて、サーバー内で書類を見つけやすいように整理しておきましょう。

まとめ

書類を紙のまま残しておきたい人の多くは、二度と見られない状況になることに不安を感じているのではないでしょうか。

たしかに、書類を廃棄すると復元することは難しいですが、処分前にスキャンしておけば、後から何度でも見返すことができます。また、もし紙で出す必要があれば、スキャンしたデータを印刷すればOKです。

スキャンしたら、書類本体は廃棄してしまいましょう。その際は情報漏洩に注意して、適切な方法で処分してくださいね。廃棄書類が大量にあるのなら、機密文書廃棄業者の利用もおすすめです。

 

忙しい人が増えた現代。自宅まで日用品や食材を届けてくれる、宅配サービスを利用する方も増えてきました。

宅配サービスでは、商品と一緒に納品書や請求書が同封されていることも多いですが、みなさんは適切に処分していますか？

宅配サービスの納品書や請求書派、個人情報が含まれています。悪用され、被害に遭わないためにも、適切な方法で処分する必要があるのです。

今回は、宅配サービスに同封されていた書類を正しく廃棄する方法をお伝えします。

宅配サービスに同封されている書類からわかること

便利なため利用する人も多い宅配サービス。多くの場合、商品と一緒に書類が同封されています。納品書や請求書など、サービスによってさまざまですが、これらの書類は個人情報が含まれています。

名前や住所、電話番号などの情報はもちろん、
・だいたいの家族構成
・在宅している時間帯（不在の時間帯）
など、注文した商品などから、これらの情報を得ることができてしまうのです。

たとえば、粉ミルクを購入していたら小さいお子さんがいることがわかりますし、宅配指定時間から在宅している時間（または、不在の時間）がわかってしまいます。

お子さんの年齢層や保護者の不在時間がわかることで、お子さんを狙った犯罪に巻き込まれる可能性があり、危険です。

納品書や請求書は正しい方法で処分しよう

宅配サービスに同封されていた納品書や請求書は、悪用する人の手に渡らない方法での処分が必要になります。

よく、宛名等の部分だけを切り取ってゴミ箱に捨てる方がいますが、これでは情報を守れるとは言い切れません。地域のゴミ収集場は、ゴミを出す家庭が限られています。そのため、他のゴミから情報を取得し、個人が特定される恐れがあるのです。

おすすめの廃棄方法は、納品書や請求書をそのまま書類廃棄業者へ出してしまうこと。

一定期間分を溜めて書類廃棄業者へ依頼してもいいですが、ナチュラルローソン店舗内に設置されている「個人情報書類回収BOX」の利用もいいでしょう。

個人情報書類回収BOXは、個人情報を守りながらリサイクルできるサービスのこと。1枚から利用できるので、廃棄する書類の量が少ない方におすすめの廃棄方法です。

まとめ

宅配サービスは便利ですが、注文内容を見るだけで家族構成などがわかってしまう怖さもあります。利用する際には、納品書等の廃棄にまで気を配らなければいけません。

おすすめの廃棄方法は、機密文書の廃棄業者を利用すること。個人でも利用できる業者も増えてきたので、自分の希望に合う業者を選んでみてください。

本当に少量しかない場合には、ナチュラルローソンに設置されている個人情報書類回収BOXの利用もおすすめです。

 

支払った医療費が一定額を超えると、超えた分が戻ってくる医療費控除。今までは医療費の領収書の原本を提出していましたが、簡単な明細を添付するだけで手続きができるようになりました。

しかし、代わりに、領収書の原本を家庭で保管する義務があります。

今回は、医療費控除に使った医療費の領収書の、保管方法についてご紹介しましょう。

保管期限も決められているので、勝手に処分してはいけませんよ。

簡単な明細で医療費控除が受けられる代わりに……

冒頭でもお伝えしたように、今までは医療費の領収書の原本を添付していた医療費控除の手続きが、簡単な明細を添付するだけでOKになりました。

大量にある領収書の束を持ち歩かなくて済むので、楽になった一方で、自宅で領収書を保管する義務が課せられるように……。

医療費控除をおこなった医療費の領収書は、5年間保管する必要があります。

自分一人の分だけならまだ問題なくても、既婚者や家族のいるご家庭では、領収書だけでも多くのスペースを取ってしまうかもしれません。しかし、控除を受けた以上、勝手に捨てるわけにはいかないので、しっかりと保管しておきましょう。

医療費の領収書を保管するならB5ファイルが◎

場所を取りがちな医療費の領収書だからこそ、すっきりと収納しておきたいですよね。そこでおすすめなのが、B5サイズの2穴ファイルです。

医療費の領収書は、A4用紙を半分にした大きさ（＝B5サイズ）のものが多いため、保管するにはB5サイズのファイルがぴったり。もし、A4サイズのものがあっても、半分に折ればファイリングできます。

確定申告で医療費控除の手続きをしたら、B5サイズの2穴ファイルにファイリングしましょう。何年度に申告した分なのかがわかるように、インデックスをつけておくと管理しやすくなります。

現在は「5年間保管すること」と決められているので、5年が経過したものから処分していけば、常に残しておくべき書類が残っている状態にできますよ。

保管期限を過ぎた領収書を、ゴミ箱や古紙回収に出すのはNG！領収書には個人情報が載っています。悪用されないよう、個人でも利用できる書類廃棄業者を使うと安心です。

まとめ

手軽に医療費控除が受けられるようになった分、自宅で領収書の保管義務が課せられるようになりました。確定申告をし終えたら、領収書をファイリングするのを忘れずにおこないましょう。

おすすめの保管方法は、B5の2穴ファイルへのファイリング。多くの領収書はB5サイズなので、きれいに入れることができます。申告した年度をインデックスに書いておくと、保管期限を管理しやすいですよ。

5年の保管期限を超えた領収書は、書類廃棄業者を利用して、安全に廃棄するのが望ましいでしょう。

まずは今年の分から、管理しやすいファイリングを試してみてくださいね。

 

資源ごみの捨て方は、紐で縛って捨てるのが一般的ですよね。
でも、中から小さい紙ごみが出てきてしまったり、結んでいる途中で山が崩れてしまったり、紐で縛るのは面倒です。手間がかかることが原因で、燃えるゴミに出してしまうという人も多いのではないでしょうか？
資源ごみは回収後、リサイクルされて生まれ変わります。環境にも配慮できるので、ゴミとして捨ててしまうよりも良い廃棄方法です。できるだけ古紙回収に出すことが求められています。

そうはいっても、面倒な作業は避けたいものでしょう。そこで今回は、簡単に資源ごみを出す方法をお伝えします。

用意するのは紙袋だけ！

家庭から出る資源ごみの多くは、小さい雑がみが多いですよね。小さいながらもかさばるので、まとめて出すのが一番です。
そこで使いたいのが紙袋！紐で縛る方法だとバラバラになってしまうこともある雑がみでも、紙袋にまとめてしまえばそんなことはなくなります。

資源ごみをまとめる際も、紙袋に放り込んでいくだけなので楽チンですよね。
袋がいっぱいになったら特に縛る必要もなく、そのまま出せばOKです。中身が出そうで心配であれば、口の部分をクラフト紙のガムテープで留めるのもいいですね。

紙袋を選ぶ際に気をつけたいのが、油汚れのついた紙袋やコーティングされた紙袋は使わないということ。汚れた紙やコーティングされた紙はリサイクルできないので、使用することができないからです。
書店やアパレルでの買い物でもらえるような、ごく普通の紙袋を用意してくださいね。

まとめ

紐で縛るのが面倒で古紙回収に出せないという方に向けて、簡単な資源ごみの捨て方をお伝えしました。
紙袋に入れるだけなら、どんなに忙しい方でも手軽に回収に出せますよね。袋の中にどんどん入れていくだけなので、片付け効果も期待できます。
新聞屋でもらえるような専用の紙袋を使わなくても、ごく普通の紙袋でOKです。持ち手がついている袋を選べば、回収場所に持っていくのも簡単ですね。

しかし、簡単に廃棄できるからといって、なんでも入れるのはいけません。ゴミからは多くの個人情報を手に入れることができるので、具体的に名前や住所などが書かれている書類は特に注意してください。
個人情報の含まれている書類を処分するなら、廃棄業者を利用するとさらに手軽に廃棄できますよ。

 

どうにも頭が回らなかったり、悩んでモヤモヤしたりするときには、紙に書き出していくのがおすすめです。「書くこと」には思考を整理する効果があり、悩みやモヤモヤを解決できるかもしれません。

今回は、頭の中をスッキリさせるための方法をお伝えします。困ったときにはぜひ使ってみてくださいね。

紙とペンがあればどこでもできる

思考整理は紙とペンがあればどこでもできます。職場でも自宅でも、カフェでもOKです。
頭の中にあることをすべて紙に書き出しましょう。正しい文章になっている必要はありません。とにかく、自分の頭の中を空っぽにできるくらい書き出してください。
例えば「掃除しないとなぁ」と考えたら、掃除を始めるのではなく「掃除をしないとなぁ」と紙に書くイメージです。

頭の中でグルグルしていることを書き出すことで、脳内を整理することができます。頭がスッキリするだけでなく、書いているうちに解決策や代替案が出てくることもあるのでオススメです。
使う紙はどのようなサイズでもいいですが、A4用紙がおすすめ。あまりにも小さい用紙だと、頭の中にあるものを全部吐き出せない可能性があります。ガーッと勢いよく書いているときに、ページをめくるのは考えが止まってしまうからです。

自宅でやるときにはA4用紙、外出先でおこなうときはB5サイズのノート（A4の半分の大きさ）を使うといいでしょう。
ペンは自分の使いやすいもので問題ありません。鉛筆やシャープペン、カラーペンなど、自分の気分に合わせて選ぶといいですね。

まとめ

仕事量が増えてしまったときや、問題にぶつかったとき、人間はどうしても頭が混乱するもの。そんなとき、今回ご紹介した思考整理の方法を知っていれば、どこでも落ち着くことができます。
紙とペンがあればどこでもできるので、忙しいビジネスマンや主婦の方でも空き時間に試せるでしょう。
ただし、思考整理した紙やノートは個人情報の宝庫。万が一、他人が見てしまったら、自分の人間関係や家族構成などが筒抜けになってしまいます。
使用した紙やノートは、機密業者を使って廃棄すると安全です。情報漏洩に気をつけて、頭の中をスッキリさせてみてくださいね！

 

送付物を送る際に同封する「書類送付のご案内」。そのフォーマットや書き方には、決まりがあるのでしょうか？

使用頻度は高いものの、イマイチ理解できていないという方へ、今回は書類送付状の基本についてお伝えします。社会人になりたてや、書類送付に少し不安のある方は必見です！

書類送付状には2種類ある

書類を郵送する際に一緒に入れる書類送付状には、大きく分けて次の2つがあります。

・社内向けの書類送付状

・社外向けの書類送付状

2つの違いは書類の丁寧さ。社内への送付への場合にはシンプルなもので問題ないですが、社外に向けての書類にはある程度の丁寧さが求められます。
しかし、大まかな内容はどちらも同じ。少し変えるだけでいいので、基本の型を覚えておきましょう。
送付状の主な役割は、入っている書類の内容を示すため。誰宛なのか、同封物は何なのかを相手に伝えるためのものです。

書くべきことは以下の5項目。

・宛先

・発送日

・発送者名

・発送のあいさつ

・内容物

社内向けと社外向けで違うのは、冒頭に書く発送のあいさつの部分だけ。次の章から2種類の具体的な書き方についてお伝えしていきます。

社内向けの書類送付状の書き方

社内に向けた書類の発送の場合、必ず書くべきなのは発送日と発送者、内容物だけです。その他の項目はシンプルでも問題ないので、あまり気にせずに作成しましょう。
宛先はシンプルに部署名と名前だけでOK。「株式会社〇〇」などは、なくてもわかるので入れなくていいでしょう。
発送のあいさつは、社外では時候のあいさつを入れることもありますが、社内向けではあれば不要です。シンプルに「お疲れさまです。以下の書類をお送りしますので、ご確認ください。」といった文言でいいですね。
社内での書類のやり取りは丁寧さももちろん大切ですが、迅速な対応のほうが求められているはず。深く考えず、早く発送してしまいましょう。

社外向けの書類送付状の書き方

社外に向けた書類の発送の場合には、できるだけ丁寧な送付状が必要になります。そうはいっても発送することが大切なので、あらかじめ社外向けの送付状を作成しておくとスムーズです。
宛先には、先方の会社名、部署名、名前を間違いのないように記載します。送付状のフォーマットを作る場合には、この部分は空白にしておきましょう。また、発送者である自分の情報を記載する際にも、正確な名称で記載します。「（株）」などの省略は使いませんので注意してください。

発送のあいさつは冒頭に時候のあいさつを書き、「本日、下記の通り送付いたしましたので、ご査収くださいますようお願いいたします」といった内容でOK。時候のあいさつは季節によって変わるので、季節にあったものかどうかを確認してくださいね。

まとめ

毎日多くの書類を発送する方は、送付状のフォーマットを作っておくと便利です。時候のあいさつは時期によって変わりますし、宛先が間違っていないかも確認することも忘れずに！

作成を失敗してしまった送付状や、送られてきた送付状には、企業名だけでなく部署、名前など大切な個人情報がたくさんあります。捨てるときにはゴミ箱ではなく、シュレッダーにかけたり、機密文書廃棄業者で廃棄したりする方法がおすすめです。

情報漏洩でトラブルに巻き込まれないように、適切な廃棄をおこなってくださいね。

 

日々たくさんの書類が発生し、気がつくとデスク上に書類の山ができあがっている方も多いのではないでしょうか。でも、同じ業務をしていても、デスク上がスッキリしている人もいるはず。
常にデスクがきれいな人は、どのタイミングで書類整理をしているのでしょうか？
今回は、書類を片付けるベストなタイミングはいつなのかをご紹介します。自分に取り入れられそうであれば、ぜひ取り入れてスッキリしたデスクを保ちましょう！

書類を整理するチャンスは3回ある

実は、書類を積み上げないようにするチャンスは3回あります。

・プロジェクトが終わった時点

・毎週金曜日

・毎日退社する前

多くの人がプロジェクトが終わっても書類をそのままにして、次のプロジェクトに進んでしまうため、どんどん積み上がっていってしまうのですね。
なので、まずはプロジェクトが終わった時点で、そのプロジェクト関連の書類はすべて整理してしまいます。保管が必要な書類はファイリングし、不要な書類は廃棄しましょう。

そうしてから次のプロジェクトに移ることで、終わったプロジェクトと進行中のプロジェクトの書類が混ざってしまうことを避けられますよ。

次に、毎週金曜日に書類を片付けるのもおすすめ。
1週間がんばってきたので、デスクの上はそれなりに散らかっているはず。週末に入る前にきれいに整えることで、週明けもスッキリした気持ちで始められるはずですよ。

「どうせ来週も使うから……」とそのままにしておくと、翌週「どこに置いたっけ？」と探すことになるかもしれません。また、あなたの退社後に悪意を持った人が大切な書類を移動させたり、廃棄したりしてしまう可能性もないとは言い切れませんよね。
週末は人目も少なくなるからこそ、デスクを整えておくことをおすすめします。

毎週金曜日に片付けられるようになったら、毎日退社する前に整えることに挑戦してみましょう。
毎週きちんと整えられるようになったあなたのデスクは、かなりスッキリした状態を保てているはずです。さらに毎日片付ける意識をするだけで、常にスッキリした状態になるでしょう。
書類を紛失することもなく、使いたい書類を探す手間も軽減され、かなりデキる社員になっているはず！たまには片付けられない日があってもOK。最終的にはできるだけ毎日整えられるようにしましょう。

まとめ

気がつくと溜まってしまう書類も、こまめに片付けているとスッキリしたデスクを保つことができます。まずは、プロジェクトが終わった時点で片付けるクセをつけて、毎週金曜日、毎日と徐々に頻度を上げていきましょう。
デスクに書類を放置していると、紛失してしまったり、情報漏洩してしまったりする可能性があります。きれいに保ち、リスクを避けていきましょう。

不要になった書類を廃棄するのなら、廃棄業者の利用がおすすめです。機密文書廃棄業者は、情報漏洩したら困るような機密が含まれた書類でも、安全に廃棄することができます。できるだけリスクを避け、安全な廃棄方法を選択してくださいね。

 

就活中は、毎日ポストを気にしてしまいますよね。応募した企業からの郵便物の多くは不採用通知なので、郵便が届かずにいることを祈ってしまう方も多いはず。
応募先から送られてきた郵送物を「また“お祈り”が届いた……」とそのままゴミ箱に入れている人はいませんか？これは絶対に避けたほうがいい行為！万が一、このようなことをしている人がいたら、今すぐにやめてくださいね。
どうしてそのままゴミ箱に入れてはいけないのか、今回はそのことについてお伝えしていきます。

合否通知の入った郵送物は個人情報がいっぱい

応募先の企業から送られてくる合否通知には、あなたについての個人情報が多く載っています。
送付状には名前や学校名が書かれているかもしれません。さらに、応募書類が返却されてきた場合には

・顔写真

・住所

・電話番号

・学歴

・職歴

・取得資格

・家族構成

・自己PRに書かれた個人的なこと

など、個人を特定するのに困らないほどの情報が詰まっているのです。
これらの情報が悪意を持った人の手に渡れば、怖いくらい悪用することができてしまいます。

中身が不合格通知だとわかっていても、同封されたものに書かれた情報を守るために開封しましょう。
就活のtipsですが、応募書類が返却されてきた場合には、証明写真を別の応募先に転用することもできます。そのぶん、出費を抑えることができますよね。
また、開封してみたら面接へのご案内かもしれません。「あぁダメだった……」と落ち込む前に、希望を持って開けてみてくださいね。

まとめ

就活中に届く郵便物には一喜一憂させられてしまいますよね。開封前に不合格だったと決めつけてテキトーに廃棄するのではなく、開封し、内容を確認してから適切な廃棄をしましょう。
個人情報の詰まった履歴書などの書類を廃棄するなら、機密文書廃棄業者の利用がおすすめです。業者と聞くと企業向けのように感じられますが、個人の利用を歓迎している業者も多くあります。
就活時期には個人情報の詰まった書類が多く発生します。1枚1枚廃棄するのではなく、まとめて業者に依頼したほうが時間を有効的に使えるので、より深い自己分析や企業分析ができるはずですよ。

 

テーブルに置いて使える「紙で作るゴミ袋」。子どもの頃に教わって、今でも作っている人もいるのではないでしょうか。
わざわざゴミ箱まで捨てに行かなくても、食卓で出る細かいゴミを入れておけるのは便利ですよね。スーパーのチラシや不要になったプリントなどで作り、ストックをしておくこともある紙のゴミ袋。
でも実は、ゴミ袋に使う紙には選び方があるんです！
間違った用紙を使うとトラブルに巻き込まれる可能性もあるので、適切な紙を選んでくださいね。

今回は、紙のゴミ袋を作るときに気をつけるべき、紙の選び方についてご紹介します。

紙のゴミ袋から個人情報が漏れる？

紙のゴミ袋はどのような紙でも作れるため、近くにある紙でパパパっと作ってしまう方も多いはず。しかし、紙のゴミ袋は使い終わったらそのままゴミ箱に入れてしまうため、紙の選び方は慎重におこなう必要があるのです。
実は、選ぶ紙によっては個人情報が漏れてしまう可能性が！

例えば、お子さんの持ち帰った保育園や学校のプリントを使うと、

・子どもがいること

・お子さんのおおよその年齢

・お子さんの通っている保育園や学校

のような情報を読み取れてしまいます。

これらの情報をもとに、保育園や学校で待ち伏せをして、お子さんが狙われる可能性があるのです。怖いですよね。
ゴミ回収に出されたゴミを、悪意を持って荒らす人がいないとは言い切れません。自分たちの身は自分たちで守るしかないので、最大限の注意を払ってゴミ袋にする紙を選んでくださいね。

まとめ

作り方も簡単で便利なため、たくさん作ってしまう紙のゴミ袋。しかし、選ぶ紙によっては危険が伴います。
お子さんが持ち帰った保育園や学校のプリントや、会社から持ち帰ったご家族の書類、その他個人情報が含まれるような書類を使うのはNG！個人情報が漏洩してしまう可能性があり、ご家族に危険が及ぶ可能性があるからです。
ゴミ袋に使うのは、スーパーのチラシや新聞紙などがおすすめ。どの家庭でも同じものを持っているので、万が一、ゴミ袋を漁られても問題ありません。
家庭で発生する個人情報を含んだ書類は、捨て方も大切。普通にゴミ袋に入れて捨てるのではなく、ある程度まとめて業者へ依頼するか、コンビニで利用できる個人情報が書かれた書類を安全に廃棄できるサービスを使うのがいいでしょう。

ご家族に危険が迫らないよう、適切に廃棄してくださいね。

 

新聞紙やダンボール、雑がみなどの紙ゴミは定期的に回収されます。リサイクルが可能なゴミのため、自治体でも積極的に回収をおこなっていますね。
皆さんもきちんと分けて回収に出していると思いますが、回収された後、どうなるのか知っている方は少ないのではないでしょうか？

今回は、回収された後の古紙の流れについてご紹介しましょう。
自治体が回収するものと、個人的に業者を利用して廃棄する方法に違いがあるのかもお伝えします。

自治体も業者も、基本的には回収後は同じ

回収された古紙は、基本的に同じ流れでリサイクルされます。自治体の回収も業者の利用も同じです。
まず、回収された古紙は各回収業者の倉庫に運び込まれます。そして選定された後、紙を圧縮し、梱包。梱包された古紙は製紙メーカーに出荷され、そこでさまざまなものにリサイクルされます。

・新聞：新聞紙や雑誌など

・雑誌や雑がみ：ボール紙や絵本など

・段ボール：段ボール箱や紙筒など

・紙パック：トイレットベーパーやティッシュペーパー

などにリサイクル使用されます。

（参考：目黒区「古紙の出し方などについてのよくあるご質問」）

個人的に業者を利用して廃棄した場合でも、同じようにリサイクルされます。業者によっては、製紙メーカーに出荷する前に、内容がわからなくなるように裁断するところも。
個人情報が含まれている書類を廃棄する場合には、業者を利用したほうが安全ですね。

まとめ

行政のおこなう古紙回収では、毎週決まった曜日に回収に来てくれるなど便利な一方、回収前や回収後に情報漏洩がないとは言い切れません。
個人情報の含まれた書類を廃棄した場合、回収前に悪意のある人が持っていくかもしれませんし、情報を悪用される可能性もあります。
リサイクルも大切ですが、自分を含め、家族の安全が一番大切です。

もし個人情報の載っている書類をリサイクルするのなら、行政の回収ではなく、業者を利用するのがおすすめ。機密文書廃棄業者を利用すれば、個人情報などの大切な情報を安全に廃棄することができます。
最近では個人向けに少量から回収してくれる企業も増えていますので、自分の使いやすい業者を見つけてみましょう。

 

2016年から掲げられている国際目標「SDGs（エス・ディー・ジーズ）」をご存知ですか？地球に住む全員や環境を守るための目標で、参加国の中に日本も含まれています。
今回は少し難しく感じる国際目標「SDGs」について、わかりやすく解説！
しっかりと理解して、先進国の一員として達成に向けて少しでもできることをやってみませんか？

SDGsで決められた目標には何がある？

SDGs（エス・ディー・ジーズ）とは、「Sustainable Development Goals」の略です。持続可能な開発目標という意味。
2016年から2030年までの目標で、国連加盟国193か国で参加中です。17個の大きな目標と、それぞれに小さな「やるべきこと」が計169個決められています。

17個の目標だけお伝えすると、

1.貧困をなくそう

2.飢餓をゼロに

3.すべての人に健康と福祉を

4.質の高い教育をみんなに

5.ジェンダー平等を実現しよう

6.安全な水とトイレを世界中に

7.エネルギーをみんなに そしてクリーンに

8.働きがいも経済成長も

9.産業と技術革新の基盤をつくろう

10.人や国の不平等をなくそう

11.住み続けられるまちづくりを

12.つくる責任 つかう責任

13.気候変動に具体的な対策を

14.海の豊かさを守ろう

15.陸の豊かさも守ろう

16.平和と公正をすべての人に

17.パートナーシップで目標を達成しよう

以上の17個です。主に環境問題がピックアップされているのが目立ちますよね。

このうち、「12.つくる責任 つかう責任」の目標の中には、「2030年までに、予防、削減、リサイクル、および再利用（リユース）により廃棄物の排出量を大幅に削減する。」という小さな目標が定められています。
日本ではリサイクルできる紙ゴミの多くが、古紙回収ではなく燃えるゴミとして排出されています。燃えるゴミではリサイクルができないので、せっかくの資源をそのまま捨ててしまっているのです。

少し面倒に感じるかもしれませんが、家庭で出るチラシやパンフレット、ダイレクトメールなどの紙ゴミは積極的にリサイクルの回収に出すことが望まれています。

まとめ

家庭で発生する紙ゴミは、どうしても個人情報が含まれてしまいます。いくらリサイクルが大切とはいっても、個人情報が漏れてしまっては危険です。
安全にリサイクルを実現するために、家庭での紙ゴミは業者に依頼するのが一番。機密文書の廃棄業者なら、情報漏洩のリスクを減らし、さらにリサイクルもできるので環境にも安心です。
みんなが長く地球で暮らせるよう、先進国に住んでいる私たちから積極的に環境を守っていきましょう。

 

書類を廃棄したいと考えたとき、業者選びは必須です。多くの業者があって、どの業者を選べばいいのかわからないですよね。
中でも、書類ゴミの廃棄業者と機密文書廃棄業者は似ているようで違う業者。違いを知らないと、間違った業者を選んでしまうかもしれません。
今回は、両社の違いについてご紹介します。これから廃棄を依頼しようと考えている方は、参考にして適切な業者を選んでくださいね。

書類ごみ廃棄業者と機密文書廃棄業者はどこが違う？

書類ごみ廃棄業者と機密文書廃棄業者は、名前や業務内容が似ているため、違いがわからない方も多いのではないでしょうか。
しかし、実は少し違うので、自分のしたいことと合っている業者を選ぶ必要があります。

まず、書類ごみ廃棄業者は「書類を廃棄すること」がメインの業務。そのため、大量の書類を廃棄することに力を入れています。多くの従業員が目まぐるしく動いているイメージです。
一方の機密文書廃棄業者は、「書類を“安全に”廃棄すること」がメイン。安全に廃棄するための工夫がされているので、企業の機密や個人情報などが含まれている書類でも安心して廃棄することができます。

機密文書廃棄業者では、情報管理の知識を持った少数の従業員で運営。情報の取り扱いが徹底されており、書類に触れるスタッフも最低限なため、情報漏洩のリスクは低いです。

もし、廃棄する書類に機密情報が含まれているのであれば、書類廃棄業者ではなく、機密文書廃棄業者を選ぶのが正解です。

まとめ

廃棄したい書類の中に大切な機密情報や個人情報が含まれている場合には、機密文書廃棄業者を選ぶのがいいでしょう。情報管理も徹底されていますし、大切な情報を扱っているという自覚も持っているので情報漏洩の可能性が低いからです。
また、機密文書廃棄業者で働くスタッフには、情報管理に関する資格を持っている人もおり、安心して任せられるのではないでしょうか？
もし業者選びでお悩みなら、デルエフの利用をご検討ください！

デルエフでは80年以上に渡り、漏洩事故なしで運営する機密文書廃棄業者です。リピート率94％を誇り、サービスの質は高いと自負しています。

迷ったら、まずはお話だけでもお伺いさせていただきます。ぜひお問い合わせください。

 

個人情報や会社の機密情報など、現代では多くの大切な情報にあふれています。適切な管理をおこなっていると思っていても、ある日突然トラブルに巻き込まれることもあるかもしれません。
そこで今回は、とっておくと役に立つ「文書情報管理士」の資格についてご紹介します。

情報管理に関する資格を積極的に取得することで、安全な管理ができるだけでなく、企業にとってもなくてはならない存在になれるかもしれませんよ。
興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

文書情報管理士ってどんな資格？

文書情報管理士とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が主催しています。書類の電子化や個人情報保護などについての知識をもち、文書のエキスパートであることを認める資格です。
級は3つ（2級、1級、上級）に分かれており、上級が一番難易度の高い級になります。約14,000人以上が資格を取得しています。

一般的な資格は一度取得すれば永久的に認められますが、文書情報管理士は有効期間が5年です。これは、時代の流れとともに文書管理のスキルも変わってくるため。常に最新の管理方法を身につけていく必要があるのです。
検定試験は夏と冬の年2回実施され、試験期間中であれば自分の好きな日に受験できます。合否結果もその場でわかるので、忙しい人でも気軽に取得できますよね。

受験料はどの級であっても一律10,800円。団体だと8,640円と少し安くなるので、企業全体または部署で受験するのも、意識を高めるうえで有効ではないでしょうか。

まとめ

これからの時代、機密情報の管理や電子化、個人情報の管理など、情報社会ならではの適切な管理方法が求められています。企業ごとに違う管理方法では、情報漏洩のリスクがある保管をしている企業もあるかもしれません。
そのような時に文書情報管理士の資格を持っていれば、どのような企業であっても適切な保管方法を瞬時に考え、改善していくことができるはず。履歴書にも書ける資格ですので、取得して損はないのではないでしょうか。

文書廃棄業者でも、このような資格を持っている人は大歓迎です。大切な情報を守る意識を持てる人は、きっとどこへ行っても通用するはずですよ。

 

毎年、年度末になると作業に追われる確定申告の手続き。なかでも医療費控除は、お子さんのいる家庭や医療費が多くかかってしまったご家庭では外せないポイントですよね。

今回はそんな医療費控除の申告に、病院で作成してもらった診断書などの“文書料”が含まれるのか、解説します。

控除できる金額は大きければ大きいほど助かりますよね。そうはいっても、間違った申告をしてしまったら“虚偽申告”になるかもしれません。

注意して確定申告をおこなってくださいね。

 

診断書の種類は多い

 

普段診察を受けている時には必要になりませんが、実は診断書にはたくさんの種類があるのです。

・健康診断の代わりに提出する“健康診断用 診断書”

・傷病手当金を受け取るために必要な“傷病手当金意見書”

・伝染病にかかった時に治癒後提出する“出席停止解除証明書”

・交通事故に遭ったことを証明する“交通事故診断書”

・亡くなった時に提出する“死亡診断書”

など、これ以外にも多くの書類があります。

なかには“文書料”だと理解しないままに支払っているものもあるかもしれませんね。

これらの診断書の料金は、医療費控除に使えるのでしょうか？

 

診断書は基本的に医療費控除に含まれない

 

先ほどご紹介したような診断書は、基本的に医療費控除には含まれません。

診断書の中には、発行するのに5,000円近くかかるものもあります。できれば医療費控除の対象に含めたいものですが、診断書にかかる料金は対象外です。

ただし、普段かかっている病院から別の病院へ転院を勧められた際の“紹介状”のみ、医療費控除の対象となります。転院は医療行為の一環として認められるからです。

例えば街の個人診療所で受診した際、治療に必要な設備が整っていないことを理由に、大学病院へ行くように言われることがありますよね。

この時、大学病院を受診するために紹介状の発行は必須です。具体的な症状や街の診療所でどのような診察をおこなったのかがわからなければ、大学病院でも受け入れられないからですね。

 

まとめ

 

学校や保険会社への提出などで必要になる診断書。

金額も安くはないので医療費控除に使いたくなりますが、残念ながら含めることはできません。ただし、病院を転院する際の紹介状については特例で含めることができます。

間違えて計上できない料金を申告してしまわないよう、しっかりと覚えておいてくださいね！

使用済みの診断書を処分する際はゴミ箱に入れてしまわず、安全な廃棄方法を選びましょう。個人情報がたくさん載った重要な書類です。

大切な情報を守って処分するには、機密文書廃棄業者の利用も検討してみてくださいね。

 

ビジネスの場面で使わない日はないビジネス文書。ワードなどの文書作成ソフトを使って体裁を整えることが、ビジネスの基本となりつつありますよね。
そんなビジネス文書を作成するにあたり、文書作成の能力と見栄えの良いデザインが作れることを認定する検定があります。それが「文書デザイン検定」です。
ビジネスでの文書を作成するスキルは、客観的にアピールすることが難しいですよね。文書デザイン検定を取得して、スキルがあることをアピールしてみてはいかがですか？

 

文書デザイン検定の試験内容とは

 

文書デザイン検定は、日本情報処理検定協会が主催する検定試験です。

1級から4級まであり、1級が最上位級になっています。試験時間は20分〜30分と短いので、あまり肩肘張らずに受験できるのではないでしょうか。

受験するのに必要な資格はないので、どなたでも受験することが可能です。

試験時間内に、条件に合う書類を完成し、印刷されたものを減点方式で採点します。100点満点中80点以上で合格です。減点対象となる条件は公式サイトに掲載されているので、受験される方はチェックしておいてくださいね。

試験で必要になるスキルは、

・文字の入力やフォント、配置の変更

・画像の挿入や配置、加工

・表の挿入や加工、図形描画

など、ビジネス文書を作るのに必要な基本的なものばかり。

普段ビジネス文書を作り慣れている方なら、難易度はそれほど高くないと感じるかもしれませんよ。

受験日は7月、10月、12月、2月の年に4回ほど。それ以上開催されることもあるので、公式サイトで確認してください。

受験料は、4級の1,500円から級が上がるごとに500円ずつ上がっていきます。受験料も負担にならない金額なので助かりますね。

受験会場も北海道から沖縄まで各地にあるので、全国どこでも受験することができます。

団体受験も可能なので、オフィス全体で資格取得を目指してみるのもいいのではないでしょうか。

 

まとめ

 

ビジネスでは文書を速く仕上げることも大切ですが、見栄えの良いデザインの文書を作ることも大切になってきます。どんなにビジネス文書の作成スキルが高くても、それを証明するのは難しいもの。

文書デザイン検定を受験することで、客観的に文書作成スキルを認定してもらいましょう。

作成したビジネス文書は、処分するまで責任を持つことを忘れずに！

会社にとって大切な情報が含まれることもあるビジネス文書は、テキトーに処分するのはNGです。機密情報が漏えいしないよう、適切な処分を心がけてくださいね。

おすすめは機密文書廃棄業者の利用です。安全に書類を廃棄できるので、自社内での処理に不安がある際には使ってみてはいかがですか？

 

介護施設に勤めている方や介護従事者として働いている方がよく目にする、介護保険に基づくサービス提供の文書。具体的にどのような書類があるのか、保管期間はいつまでなのか、しっかりと理解していますか？
今回は介護保険に基づくサービス提供の文書について、詳細を解説します。

種類が多く、混乱してしまいがちですが、しっかりと理解して正しい保管をおこなってくださいね。

介護保険に基づくサービス提供の文書とは

介護保険に基づくサービス提供の文書とは、介護保険サービスを提供した時に発生する書類のことで、多くの種類があります。

・サービスの利用契約書

・重要事項説明書

・ケアプラン

・通所介護計画書

・訪問介護計画書

・サービス提供の記録（介護記録、看護記録）

・事故報告書

・苦情処理に関する書類

サービスすべてに共通する書類もあれば、利用者さんが使うサービス形態によって変わってくる文書もあります。

例えば、ケアプランは居宅でのサービスや施設でのサービスの時に使う書類ですよね。一方で、デイサービスを運営する事業所では通所介護計画書が必要ですし、訪問介護を運営する事業所では訪問介護計画書が必要になります。

介護保険文書の保管期間は？

介護保険の文書保存期間は、厚生労働省令で「介護保険サービスが終了してから2年間」と定められています。

・介護計画

・サービス提供記録

・苦情の内容などの記録

ただし「介護保険サービスが終了してから2年間」というのは国の決まりです。地域によってはさらに長い5年を指定している自治体もあります。
この5年という決まりは、介護報酬の受給に必要な書類が5年保存だから。また、介護報酬を返還する手続きにも5年間という期限があります。これらの時期に合わせて「5年間」と定めているのですね。

自治体によって保管期間が違うため、自治体をまたいで勤務している方は間違えて処分しないように注意しましょう。

まとめ

介護施設の書類は種類も多く、どうしても管理が難しくなってしまうものです。しかし、保存期間が定められている書類は、しっかりと守らなければなりません。
どの文書を、どのくらい保管しなければいけないのか、しっかりと把握しておきましょう。

介護関連の書類は廃棄するまで気が抜けません。利用者の方の個人情報がたくさん含まれているので、万が一紛失や情報漏洩したら大問題になってしまいます。

企業の信頼を損ねることにも繋がるので、保管期間を過ぎた書類は適切に廃棄しましょう。

安心して廃棄するには、機密情報廃棄業者を利用するのがおすすめです。安心して任せられる業者を選ぶことで、より安全に書類を廃棄することができますよ。

 

抱えている案件が多い方や、毎日たくさんの仕事を任される人は、タスクが抜けてしまう経験をすることもあるのではないでしょうか。一度や二度なら問題なくても、やり忘れタスクが増え過ぎてしまうと信用を落とすことにつながりかねません。

そこで今回は、タスクが多く管理しきれないという方へ、A4用紙で予定を管理する方法をお伝えします。
手軽にタスクを管理できるうえにやり忘れが減るので、ぜひ取り入れてみてくださいね。

用意するのはA4用紙1枚のみ

タスクが多くなりやすい方は、次から次へと仕事を振られることが原因であることが多いでしょう。次々にやってくるタスクを頭の中で管理していては、どうしても抜け漏れが発生しやすくなります。
そこで用意してほしいのが、A4用紙です。

毎朝出社したタイミングや始業のタイミングで、やるべきことを紙に書き出していきましょう。
書き出す際、順番や優先順位は気にしなくて大丈夫。思いつくままに書き出していくことで、タスクの抜けを減らすことができます。

もし、仕事中に新しいタスクが発生したら、A4用紙に書き足していきましょう。

1つのタスクが終わったら、書き出したタスクの中から優先度の高いタスクを進めていけばOK。それまではタスクを覚えておくことを紙に任せて、目の前の仕事に集中しましょう。
タスクをA4用紙に書き出すことで、頭の中を空っぽにできるのがポイント。
「あの仕事もある。次はあれをしないと。それから……」と考え続けていると、知らずのうちに脳の容量を使っています。すっきりとした状態でないとパフォーマンスも落ちてしまうため、タスクを覚えてもらうのは紙に任せたほうがいいのです。

まとめ

仕事がどんどんと集まってくる人は、周りのスタッフから頼りにされている証拠でもあります。しかし、仕事を受けすぎることで管理ができず、タスクが漏れてしまうのは避けたいですよね。

A4の用紙を使ってタスクを書き出していく方法なら、仕事中に頼まれたタスクも漏らすことなく進めていくことができるはずです。タスク管理は紙に任せて、脳内をすっきりさせた状態で仕事を進めていきましょう。
タスク管理が終わったA4用紙は、そのままゴミ箱に入れるのは避けたほうが無難です。というのも、そのなかには企業に関わる機密やあなたが受け持っている仕事内容が書かれているから。

もし、情報漏洩してしまっては、せっかくの高い信頼を損なうことになります。
自分のメモだからと安心せず、情報漏洩に注意した廃棄方法を選択してください。必要であれば、機密文書処理業者も利用して、適切に処理をおこないましょう。

 

お子さんの学校や保育園から、何かとお便りを受け取りますよね。学級通信や行事の案内、給食の献立や出欠を回答するものまで、毎日のようにプリントを家に持ち帰ってきます。
兄弟が多いご家庭では、その分、持ち帰るプリントも多くなり、管理も大変ですよね。

そこで今回は、お便りを効率よく保管する“ジャバラファイル”をご紹介します。

普段使う機会は多くないかもしれませんが、実は意外と便利なアイテムなんです。
ご家庭でのプリントの管理に困っている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

100円ショップでも売っているジャバラファイルとは

ところで、ジャバラファイルをご存知ですか？
1冊のファイルのなかに複数の仕切りがあり、書類をポンポンと放り込んでいけるタイプのファイルのことです。ビジネスで使う方も多いかもしれませんが、最近では家庭での使い方にも注目が集まっています。

文房具店だけでなく、100円ショップでも販売されているなど、使い勝手のいいファイルです。
1枚ずつ袋に入れていくポケットタイプのファイルや、穴を開けて綴じるタイプのファイルと違って、ジャバラファイルはそのまま書類を入れていけるのが魅力です。

あらかじめ、ジャバラのポケットに入れる書類を決めておけば、あとはどんどん入れていくだけで整理できてしまいます。

例えば、お子さんごとに仕切りを分けたり、提出日順に分けたり、重要度別に分けたりすることも可能です。自分の使いやすいようにカスタマイズできることも、多くの人に指示されている要因の一つかもしれません。

まとめ

お子さんの人数が増えれば増えるほど、自宅に持ち帰るお便りなどの書類の枚数も増えていきます。一人一人、自由な場所に置かれてしまうと管理する保護者の方も大変ですよね。
ジャバラファイルを使うことで、たくさんの書類を見やすく管理し、提出忘れや書類の紛失を防ぎましょう。

お子さんにジャバラファイルに入れてもらうもよし、所定の場所へ出してもらった書類を保護者の方が管理するもよし。ご自身のやりやすい方法で書類の整理をおこなってみてください。
お子さんの持ち帰った書類で不要になったものは、そのままゴミ箱に捨てるのではなく、廃棄業者を使った廃棄が好ましいでしょう。意外と多くの個人情報がわかってしまう学校のお便り。

お子さんとご家族の安全を守るためにも、適切な廃棄をおこないましょう。

 

家計を少しでも楽にするため、コツコツと家計簿をつけていらっしゃる方も多いですよね。毎年かわいいデザインや、スタイリッシュなデザインの家計簿が発売されるなど、家計簿は1年に一度新しくなるのが基本です。

みなさんは前年の家計簿、どうされていますか？

もし、使用済みの家計簿を古紙回収や燃えるゴミで処分している方がいたら要注意！ご家庭の個人情報が悪用される可能性がありますよ。

そこで今回は、家計簿を古紙回収に出すと起きる可能性のあるトラブルや、正しい家計簿の処分方法をお伝えします。

大切なご家族を危険にさらさないよう、正しい処分を心がけてくださいね。

家計簿を古紙回収に出してはいけない理由

それではまず、家計簿を古紙回収に出してはいけない理由についてご説明しましょう。

そもそも家計簿には、

・いくらの給与が入ったのか

・どこで買い物しているのか

・何を買っているのか

といったことを書いていきます。

給与の額が知られても気にしないという方もいるかもしれません。しかし、買い物している場所や何を買っているかを知られることで、トラブルに巻き込まれる可能性があるのです。

買い物している場所は、大きく変動することは少ないでしょう。例えば、今日は最寄駅のスーパー、明日は3つ先の駅のスーパー、明後日は隣の県のスーパーなど、コロコロ変わることはないですよね。

行動範囲が知られてしまうと待ち伏せすることも可能になります。こちらは知らなくても、悪用する相手はあなたの行動を見ている可能性があるのです。

また、何を買っているのかを見ることで、大体の家族構成を知ることができます。買い物場所の情報と組み合わせることで、もしかするとお子さんが被害に遭う可能性もあるのです。

家計簿の正しい処分方法は業者へ依頼すること

このように、何も考えずに古紙回収や燃えるゴミに出すことで、家計簿に書かれた情報を悪用する人がいるかもしれません。

トラブルに巻き込まれないためにも、家計簿の処分は廃棄業者へ依頼するのがいいでしょう。

廃棄業者と聞くと、企業向けのサービスを想像してしまいますが、個人でも利用できるサービスが増えてきています。1年に1回などタイミングを決めておいて、家計簿と同じく情報を悪用されやすい学校からのお便りなどをまとめて回収に出すのもいいですね。

業者を選ぶときには、安心して任せられる業者かどうかを確認しましょう。プライバシーマークの取得や、情報管理に関する資格を持ったスタッフがいるかどうかを確認すると安心です。

まとめ

毎年新しくなる家計簿。ある程度の年数は取っておいたとしても、数年経ったものは処分するのがいいでしょう。

その際、古紙回収や燃えるゴミに出すのはNG！情報を悪用しようとする人に狙われるかもしれません。

家庭で発生した個人情報を含む書類をまとめて、個人情報廃棄業者へ依頼するのがベスト。安心できる業者を選び、依頼してくださいね。

 

個人情報や企業機密の保護、マイナンバーの交付による情報の保護など、情報の取り扱い方法に注目が集まっています。特に企業では、少しでも情報が漏洩してしまえば信用問題に関わるため、厳重な管理が必要です。
そこで注目されているのがプライバシーマーク、通称Pマークの取得です。

今回は、今さら聞けないPマークの概要と取得するメリットについてご紹介します。

企業はPマークを取得したほうがメリットが大きいので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

プライバシーマークは情報管理の意識の高さを証明する

プライバシーマーク（Pマーク）は、個人情報を適切に管理していることを認定する制度です。
勝手に「ちゃんと管理しています！」と言っていいわけではなく、第三者が基準にそって評価することで認定を受けることができます。この認定を受けることで初めて、Pマークを取得していることを公言することが可能。

Pマークを取得するためには、一定の基準を厳しい視点で評価されます。一度取得した後も定期的に再調査が必要になるため、Pマークの取得企業は常に高い水準の管理を保たなければなりません。

このような取得し続けることの難しさから、Pマークを取得している企業は安心度が高いとされています。取引先に大切な企業の情報を渡すのは不安を感じるもの。初めて取引をする際に、Pマーク取得の有無を確認している企業もあるのです。

Pマークを取得していることによるデメリットとしては、

・定期的な監査があり、常に徹底した管理が必要

・個人情報を正しく管理している記録をつけなければいけない

・従業員へ個人情報管理の教育をおこなわなければならない

といったものが挙げられます。

しかし前述の通り、新規取引先からの信頼や顧客からの安心感が得られるなど、Pマークを取得していることのメリットのほうが大きいです。まだ取得していない企業は積極的に取得へ動いたほうがいいでしょう。

まとめ

個人情報の管理についてとても注目されてきています。自分自身の個人情報が守られているのか、そもそも信頼できる企業なのか、個人の顧客も企業の顧客も一番気になるところでしょう。
いくら自社がしっかりと管理をしていても、客観的に証明できなければ顧客は安心できません。プライバシーマークを取得することで、情報管理をしっかりとおこなっていることを証明しましょう。
個人情報は、廃棄するまで徹底的な管理が必要とされています。管理簿をつけただけで安心せず、廃棄まで気を配るようにしてください。

個人情報の廃棄なら、個人情報廃棄業者の利用もおすすめです。デルエフならもちろん、Pマークも取得済み。安心してお任せください！

 

ビジネスの場面でなくても、大切な書類が途中で紛失するのは怖いですよね。きちんと相手に届いたことを確認できる郵送方法を選びたいもの。
そこで今回は、郵送物を追跡するサービスが使える発送方法についてご紹介します。
大切な契約書や手紙など、途中でなくなったら不安のあるものは、追跡機能のある郵送方法で発送してくださいね。

郵便物を追跡するって、どんなサービス？

そもそも、郵便物を追跡するサービスとはどのような方法なのでしょうか。
通常、発送した郵送物がどのような状態にあるのか発送者にはわかりません。届いた相手が連絡をくれれば到着を知ることができますが、そうでなければ到着したかどうかもわからないでしょう。

郵送物がとても大切なものだったら、到着したかどうかわからないのは不安ですよね。万が一、途中で紛失していたり、違う相手に届いていたりしたらどうしようかと、ソワソワしてしまうかもしれません。
そのような不安を解消するためのサービスが、郵送物の追跡サービスです。

配送業者に手渡してから、届け先に到着するまでの間、郵送物がどこにあるのかを具体的に見ることができます。運ばれている途中なのか、郵送先の最寄りの配送センターに届いたのかといったことが、ほぼリアルタイムで見られるので安心です。

郵送物の追跡ができる発送方法は？

便利な郵送物の追跡ができる発送方法は、

・日本郵便

・宅配業者

の2種類があります。

日本郵便では、ゆうパック、クリックポスト、レターパックなどが追跡サービスの対象です。宅配業者は基本的に追跡が可能なものが多いですが、念のため確認しておくと安心ですね。
郵送物の大きさにもよりますが、日本郵便を使うほうが費用を抑えられます。

まとめ

日本では郵送物が途中でなくなってしまうことはほとんどありませんが、今どこにあるのかを知れたら安心ですよね。
日本郵便や宅配業者を利用することで、相手に届くまでの経過を確認することができます。相手に届いたかどうかだけでなく、郵送物が今どこにあるのかを知れるので不安も軽減されるはずですよ。
追跡サービスを利用して発送するような重要な書類は、廃棄する際にも注意しましょう。ゴミ箱に捨ててしまうのは絶対にNGです。情報漏洩は企業の信用を落とすことにつながります。

機密文書廃棄業者を使えば、安心・安全に書類を廃棄することが可能です。自社内での廃棄に不安のある方は、ぜひ利用してみてくださいね。

 

転勤やマイホームの購入など、人生に一度は引っ越しを経験しますよね。新しい場所での生活は楽しみでもありますが、注意するべきこともあります。

それは郵便物の転送です。

居住者本人は元の家を離れても、そのことを業者や知人が知るまでにはタイムラグがあります。その間に旧自宅に郵便物が届いたら、あなたの手元には届かなくなってしまいます。もし大切な書類だったら困ってしまいますよね。

そこで今回ご紹介するのは、郵便物の転送サービスについてです。

引っ越しした際に利用できる郵便物の転送サービスをうまく使って、郵便物をきちんと受け取りましょう。

郵便物の転送サービスってどんなもの？

郵便物の転送サービスとは、引っ越し後に旧住所あてに届いた郵便物を新しい住所に転送してもらえるサービスのこと。郵便局に対し「転居届」という書類を出すことで利用可能です。
郵便局が配達するものだけに限られたサービスではありますが、ハガキや封書だけでなく、ゆうメールやゆうパックにも適用されます。
家族全員で引っ越した場合だけでなく、進学や就職、結婚などで実家を離れた際にも使える便利なサービスです。

申し込み方法は簡単で、インターネットからの手続きや郵便局の窓口、転居届をポストに投函することでも可能。自分のやりやすい方法で手続きをおこないましょう。

郵便物を転送しないと起こるトラブル

郵便物の転送サービスという便利なサービスがあっても、利用しない方もいます。例えば、ダイレクトメールなどの不要な郵便物が多いため、新住所で受け取りたくないというパターン。
確かに、旧住所のままにしておけば、受け取る相手がいないためそのうち郵送が止まることもあるでしょう。しかし、それ以上にリスクがあるので気をつけたほうが無難。

というのも、旧住所の新しい住人が悪意を持って情報を得る相手である可能性もあるからです。
ダイレクトメールとはいえ、あなたの氏名や生年月日、最悪の場合、勤務先や家族構成が掲載されていることもあります。

もし、悪意を持ってその情報を利用しようとしたらどうでしょう。あなただけでなく、家族を巻き込むトラブルに発展するかもしれないのです。

前述の通り、手続きは簡単にできますので、転居の際は必ず転送サービスを利用しましょう。

まとめ

心機一転、新しい場所での生活も大切ですが、旧自宅の後片づけも重要です。特に郵便物は旧住所の新しい住人が開封してしまう可能性もあり、個人情報が漏れる危険があります。
郵便局が運営する「転送サービス」をきちんと利用し、新しい住所へ転送してもらうのが安心です。

何度もいうように、ダイレクトメールにも個人情報はたくさん詰まっています。処分する際もテキトーにゴミ箱に入れるのではなく、情報漏洩しない方法を選択することが大切です。

個人で利用できる「個人情報廃棄業者」もあるので、利用してみるのもいいのではないでしょうか。

 

ポストを開けてびっくり！自分以外の人が宛名に書かれた郵便物が届いている。

マンションに住んでいる方は経験したこともあるかもしれませんね。
そのような自分以外の人宛ての郵便物の適切な対処方法をご存知ですか？

間違った対応をすると違法になることもあるので、注意が必要です！

今回は、そんな他人宛ての郵便物の適切な対応方法をご紹介します。マンションに住んでいる方は頭に入れておき、もしもの時に正しい対応ができるようにしてくださいね。

他人宛ての郵便物の正しい対応とは？

前の居住者や住所間違いなどで届いた、自分以外の人宛ての郵便物。「自分宛てじゃないから」と処分したり、開封して中を確認したりするのは間違いですし、絶対にやめてください。
というのも、他人宛ての郵便物を勝手に捨てるのは郵便法違反。さらに、勝手に開封するのも刑法違反です。自分宛てのものでないからこそ、テキトーに対応するのはNGなのです。
それでは、正しい対応はどのようなものなのでしょうか？

正解は「ふせんを貼ってポストに投函すること」。

「宛先人は住んでおりません」といったように間違って届いたことをふせんに書き、郵便物の表面に貼ります。そして、その郵便物を町中のポストに投函すればOKです。

これにより、再度回収された郵便物は宛先不明扱いとなり、郵便局で対処してくれます。

この時に注意したいのが、ふせんが剥がれそうだからといってセロハンテープやのりなどで貼り付けないこと。他人宛ての郵便物を損傷させてしまうと、そのことも罪になってしまう可能性があるので、ふせんを貼るだけに留めておきましょう。

また、実は郵便物でない郵送物であることもあります。その場合、ポストに入れても対応してもらうことはできません。
郵便物のどこかに連絡先が記載されているはずなので、直接連絡し、宛先人が住んでいないことを伝えましょう。その際、届いた郵便物の対処についても指示されるはずなので、それに従えば問題ありません。

まとめ

他人宛ての郵便物は、自分のものでないことからテキトーに対応してしまいがちです。しかし、捨てたり、開封したりすることは立派な犯罪。余計なことはせず、適切な対応をしましょう。
郵便物であれば、宛先の人が住んでいないことを明記してポストへ投函すれば問題ありません。郵便物でない郵送物の場合には、各業者へ連絡をし、対応を聞きましょう。

郵便物には多くの個人情報が載っていることが多いです。郵便物を廃棄するなら個人情報を漏洩しない方法を選びましょう。個人でも利用できる「個人情報廃棄業者」を使った廃棄がおすすめです。

 

秘匿性の高い内容の記載された機密文書の取り扱いには、十分な注意が必要です。機密文書には大きく分けて3種類あり、セキュリティレベルも異なります。
そこで今回は、極秘文書、秘文書、社外秘文書それぞれの趣旨と扱いのルールをご紹介しましょう。

それぞれの書類の正しい取り扱い方法を理解して、適切な方法で取り扱ってくださいね。

極秘文書とは

「極秘文書」はセキュリティレベルが一番高い機密文書です。

国の場合は、外交や安全保障など国家機密にあたる内容、企業の場合は経営状況に関わる非公開の経理書類、M&Aの計画、独自の研究データ、開発資料などが極秘文書に当たります。

極秘文書が漏洩することで、国や企業に損害及び危険が及びます。組織内で閲覧できる人間も非常に限定され、経営や政権の根幹に関わる数人のみで指定されていることが多いです。

秘文書とは

「秘文書」は極秘文書に比べるとセキュリティレベルは下がりますが、こちらも経営や運営に関わる重要な書類になります。
閲覧できる範囲はやや広くなり、企業でいうと役員や部署の長あたりまで見られるような書類です。個人情報や人事に関わる書類、他社との契約書などが、秘文書に当たります。
送付や手渡しの場合は基本的に親展となり、作成時にも周囲に漏れないよう十分に気を配る必要があります。

社外秘文書とは

「社外秘文書」は社内の人間は車内で基本的に閲覧することができますが、外部の人間に見せたり、社外に持ち出すことを禁止されている書類です。
各種マニュアル、顧客データ、企画書案などがこれに当たります。業務上は必要ですが、秘匿性の高いデータというところです。

仕事で使うからとコピーをとったり、少しくらい社外に持ち出しても大丈夫だろうと考え、事故が多い書類。情報漏洩が起こらないように保管場所を決める、使用の際の許可の取り方を決めるなど、しっかり監視できる体制が必要になります。

まとめ

いくら「これは社外秘だ」「秘文書だ」と定めても、扱う人間が重要性や危険性を理解していないと安易に持ち出す等、事故の危険性が上がります。
外出先でカバンを盗まれ、その中に機密文書が入っていたというニュースは度々耳にしますよね。社員の情報に対するリテラシーを高めることが、機密文書の取り扱いには必要不可欠です。

 

機密文書はその処分方法には細心の注意が必要です。間に入る人間が増えるほど情報漏洩の危険性が高まりますし、業務的な負担も大きくなります。

そこで今回は、機密文書の適切な廃棄方法についてご紹介します。

運用のルールを決めて安全な機密情報の廃棄をおこないましょう。

シュレッダー

期の変わり目や決算前後など、社内のシュレッダーに列ができる、シュレッダーをするために早出や残業する、という光景がよく見られます。

特定の時期でないと廃棄の判断がつかないものもあるかもしれませんが、機密文書を大量にデスクで溜めておくようなことは普段から避けなければなりません。必要のない機密書類は、その都度シュレッダーすることを心がけましょう。

また、シュレッダーする書類の選別が社員に委ねられている場合は、廃棄しなければならない書類を処分していなかったり、外部に持ち出してしまったりということが十分あり得ます。

社外秘よりもセキュリティレベルが高い秘文書を新人や派遣社員、契約社員にシュレッダーを任せることでミスや事故が発生することもあるでしょう。機密書類のシュレッダーをむやみに他人に任せるのも考えものです。

溶解

溶解は、機密書類を入れたボックスをそのまま溶解する廃棄サービスです。各社様々なサービスがありますが、一般的なのは投入すると取り出すことができない形状の段ボール箱をオフィスに設置し、箱に書類がたまると業者が回収に来るというシステムです。

社員にとっては廃棄の手間がなくなりますが、よくよく確認しないで廃棄すべき書類でないものを投入してしまったということはあり得ます。また利用する業者選びにも注意が必要です。

業者が回収に来るのに時間がかかるケースもあり、そういった業者だと今すぐ機密書類を処分したい場合には向いていません。回収後のボックスの廃棄経路、回収のスケジュールに関しては依頼をする際にしっかり確認をしましょう。

粉砕

粉砕は電子データを廃棄する際に主に使用されます。具体的にはハードディスク、CDR、フロッピーディスクなどを粉砕して、データ復旧をできないようにする方法です。

まとめ

機密文書や情報が外部に漏れるのは、ほとんどがリテラシーを欠いた人や悪意のある人を介して発生します。シュレッダーや溶解ボックスを設置するだけでなく、そもそもの書類の管理方法や扱うルールを厳格に定めなければなりません。

さらに、こういった廃棄方法を実施するにあたっての趣旨を共有することで、認識不足による事故を防ぐことができますよ。

 

急に思い立って家や部屋の片付けを始めてしまうこと、ありませんか？

そんな時に困るのが、個人情報や会社、学校などの情報が載った書類の廃棄方法。そのままゴミ箱へ……というのは絶対にダメ！
ゴミ袋に入っている大切な情報を、悪意を持った人に悪用される恐れがあるからです。

そうはいっても、いつまでも処分する機密文書を家に置いておくのは困りますよね。1日も早く片付けて、スッキリしたいものです。

そこで今回は、大切な情報が含まれている書類を即日廃棄する3つの方法についてご紹介します。

・自分で廃棄処理をしてしまう

・廃棄業者へ持ち込む

・ナチュラルローソンへ持っていく

これらの方法なら、急に片付けをしたくなってもすぐに整うはずですよ！

自分で廃棄処理をする

個人情報などの大切な情報を含んだ書類の廃棄で一番手軽なのは、自分で廃棄処理すること。
手動シュレッダーやハサミ、家庭用シュレッダーなどを利用して、数枚ずつ地道に情報を見えない状態にして廃棄する方法です。

廃棄したい書類が数枚程度ならいいですが、何十枚も廃棄する場合にはかなりの手間がかかります。
また、人力での裁断だと大切な情報が読み取れてしまう可能性も……。

情報を守りたくて作業しているのに、実際には意味がないこともある方法です。

廃棄業者へ持ち込む

機密文書の廃棄業者によっては、廃棄物を持ち込めば即日処理をしてくれるところもあります。
業者と聞くと企業しか利用できないように感じられますが、そんなことありません。実は、個人でも利用できるところが増えているのです。

持ち込み可能な業者の中には、受け入れ可能な最低箱数を指定しているところもあります。あらかじめ持ち込みが可能かどうか確認してから持ち込みましょう。

ナチュラルローソンへ持っていく

あまり量がないのであれば、ナチュラルローソンの「個人情報書類回収BOX」を利用するのも便利です。個人情報書類回収BOXは、個人情報の書かれた書類を回収・安全に廃棄するための専用BOX。
レジで声をかける必要も、料金を支払う必要もなく、誰でも利用可能です。

BOXの鍵は廃棄業者しか持っていないため、安心・安全に廃棄することができますよ。

まとめ

「思い立ったら吉日」というように、片付けは思い立った時に進めるのが一番。せっかくきれいにしても、廃棄したい書類が積み上がっていたら残念ですよね。

ご紹介した3つの方法を使って、安全に即日廃棄をしてみてくださいね。

 

病院には、多くの患者さんの個人情報が集まっていますよね。万が一、大切な情報を漏洩してしまうと、病院全体の信頼を損なうことにつながります。
そのため、病院で個人情報に触れるスタッフは細心の注意を払って取り扱わなければいけません。特に注意すべきなのが廃棄するとき。情報漏洩しやすいタイミングでもあるからです。

そこで今回は、病院にある個人情報を正しく処分する方法をご紹介します。正しい方法で廃棄することで、大切な情報を守り、病院の信頼を損なわないようにしましょうね。

患者情報をシュレッダーで廃棄処理するのはNG

病院で患者情報を廃棄するのは、以下のような場合ではないでしょうか。

・通院せず一定期間が経った
・亡くなった
・転院された

これらの個人情報が含まれたカルテなどの廃棄する際、多くの病院で個人情報の廃棄にシュレッダーが使われているようです。しかし、病院内でのシュレッダー廃棄は避けたほうがいい！

というのも、シュレッダーで裁断しただけではつなぎ合わせて読み取れてしまう可能性があるから。

病院から出る機密情報は場所が特定されていることから悪用される可能性が高いです。
院内から廃棄に出されたシュレッダーのごみを持ち帰り、復元を試みることも……。実際にこのような方法での情報漏洩事故は発生しているのです。

病院の文書廃棄は機密文書の廃棄業者を利用しよう

少しでも経費を抑えようと病院内で処理したくなりますよね。しかし、院内で処理したことで情報漏洩してしまい、病院のイメージが下がってしまっては本末転倒です。

また、経費削減のつもりが、人件費や電気代などをしっかり計算していくと、逆に専門の機密文書廃棄業者に頼んだほうが安いなんてことも多々あります。

そこでオススメなのが、機密文書専門の廃棄業者を利用して廃棄する方法。

「機密文書」と聞くと、国の重要機密や大企業の機密を想像するかもしれませんが、患者さんの情報や個人情報も立派な機密情報です。カルテなど病院内にある文書は、機密文書に該当します。

情報の取り扱いに不安のない業者を選べば、病院内で廃棄処理をおこなうよりも安全に廃棄することができます。利用料金も高くないので、電気代やメンテナンス費用などのシュレッダーの維持費を考えると、そこまで差はない、もしくは廃棄業者のほうが圧倒的に安いなんでことも…。

まとめ

病院にある患者情報は大切だということがわかっているからこそ、病院内で廃棄処理をおこないたくなることもあるでしょう。しかし、院内でシュレッダー処理をすることで、かえって情報漏洩するリスクを高めている可能性があります。

情報漏洩で病院の信用を損なわないよう、書類の廃棄は廃棄業者を利用しましょう。業者を選べば院内でシュレッダーするよりも安く、安全に廃棄できるはずですよ。

 

個人情報が記載された書類を法人、個人で処分するには溶解がおすすめ。セキュリティ面での安全性、手間の軽減が可能なことが理由です。

そこで今回は、溶解がおすすめの理由を3つご紹介します。

安心・安全に廃棄できるだけでなく、意外なメリットもあるんですよ。

1.情報を一切見られることなく処分できる

溶解で個人情報の廃棄をおこなう場合、書類が入った箱ごと溶解します。処分場で業者が中を開けることはありません。

2.時間を節約できる

個人で書類を廃棄するには、個人情報の書かれた部分を切り取ったり、裁断したりする必要があります。忙しい毎日のなかで廃棄するものに時間をかけるのは、とっても面倒で、もったいない時間の使い方ですよね。

溶解業者に依頼すればそのような面倒な作業は一切ないため、時間を節約することができます。空いた時間を家族で過ごしたり、自分の時間にあてたりすこともできますよ。

3.手間を軽減し安全性を高める

溶解であれば、設置してあるボックスに個人情報の記載された書類を投入していくだけなので、全く手間がかかりません。シュレッダーに書類を投入する作業も不要になります。
誰でも直接ボックスに廃棄するだけという手軽さは、人目に触れる危険性が減るため安全性も高いです。

個人の場合でも同じく、書類を箱に入れていくだけなので手軽です。

溶解ボックス運用の注意点

注意点としては廃棄ボックスの回収タイミングが業者によってまちまちで、2週間に1回、随時などサービス内容が異なる点です。
廃棄すべき個人情報が掲載された機密書類がどの頻度で発生するのか、どの程度の量が出るのかによって業者を選定しましょう。業者が回収に来ず、機密書類がボックスから溢れそうになるのは本末転倒です。

また、楽チンだからという理由で何でもかんでも書類をボックスにというのもよくありません。何を入れて何を入れてはいけないのか、しっかり共有しましょう。

まとめ

溶解は薬品で溶かすわけではなく、基本的には水を使用するシステムなので、溶かした紙をその後リサイクルしやすくエコにもなります。法人だけでなく個人向けの溶解サービスもありますし、個人情報を廃棄する際にはおすすめですよ！

 

個人情報の廃棄をゴミ箱にそのまま……というのは危険な廃棄方法です。

個人情報も立派な機密情報に該当します。個人の自宅から出る書類の廃棄でも、機密文書廃棄業者を利用するのが安心です。

そこで今回は、個人でも安心して利用できる機密文書廃棄業者の選び方をご紹介します。3つのポイントをチェックするだけで、誰でも安心で使いやすい業者を見つけられるはずですよ。

安全に配慮されているかどうか

まず確認しておきたいのが、安全に配慮されているかどうかです。自分の大切な情報を預けるのに、信用ならない業者を選ぶのは避けたいですよね。
個人情報の取り扱いについてどのような取り組みをしているのか、会社としてどう対応しているのかをチェックしておきます。

その業者が個人情報を正しく取り扱っているかどうかを判断するひとつの目安として、プライバシーマーク（Pマーク）を取得しているかどうかをチェックしてみましょう。

Pマークとは、個人情報の取り扱いについて一定の基準を満たしていることを証明するもの。取得にも厳しい審査がありますし、取得後も一定期間ごとに再審査されるので常に適切な取り扱いをしていることの証明になります。Pマークを取得している業者は信頼できるといえるでしょう。

1箱から受け入れてもらえるかどうか

次に、1箱から受け入れてもらえるかどうかも確認しておきましょう。機密文書の廃棄業者は企業が対象のところも少なくなく、廃棄物の受け入れに最低箱数を設けていることもあります。

個人での利用の場合、廃棄するものが段ボール何箱にもなることは少ないはず。最低箱数が設けられていると回収が難しくなることもあるので、1箱から廃棄してもらえるかどうかをチェックしておくと安心です。

利用するのに煩雑な手続きがないかどうか

最後に、利用するのに煩雑な手続きがないかどうかも確認しておきましょう。

廃棄業者によっては、利用前に審査があるところや書類廃棄の現場に立ち合いが必要なところもあります。忙しい生活のなか、処分する書類のために時間をかけたくないですよね。

・宅配の伝票が記入した状態で手元に届く

・回収用の段ボールを送ってくれる

・面倒な手続きがない

など、1つ1つはちょっとした手間だとしても、複数重なるとチリツモになります。
できるだけ手間をかけずに利用できるか、あらかじめ見ておきましょう。

まとめ

安心して利用できる機密文書廃棄業者を選ぶ3つのポイントをご紹介しました。

・安全に配慮されているかどうか

・1箱から受け入れてもらえるかどうか

・利用するのに煩雑な手続きがないかどうか

どれも、安心して個人情報を任せるために確認しておきたいところ。

個人情報を安心して廃棄するためにも、業者選びはしっかりとおこなってくださいね。

 

デルエフに個人情報の廃棄をご依頼いただく際に不安になるのが、どのような流れで書類が廃棄されるのかということではないでしょうか。デルエフはお客さまの手間を最小限に抑えているため、「こんなに簡単でいいの!?」と逆に不安になる方も少なくないようです。

そこで今回は、実際にどのような流れで廃棄まで進むのか、5つのステップをご紹介します。

お客さまがするべきことは少ないですが、しっかりと廃棄しているので安心してご利用くださいね。

デルエフでの機密文書廃棄までの5つの流れ

デルエフでの機密文書廃棄は、以下のような流れで進んでいきます。

（1）プランを決定後、ご注文いただく

（2）デルエフから専用段ボールの送付（該当プランのみ）

（3）書類を詰めていただき、セキュリティシールを貼る

（4）集荷連絡先へ連絡する

（5）廃棄後、廃棄証明書を発行します（該当プランのみ）

（1）プランを決定後、ご注文いただく

まずは、ご利用のプランを決定していただきます。
どのプランを利用するか判断できないという方は、フローチャートがありますのでご利用ください。プラン決定に関して、質問や疑問点がありましたらお気軽にお問合せくださいね。

プランが決まったら、お電話、FAXまたはwebからご注文をお願いいたします。ご注文を確認し、デルエフの担当者よりメール、電話もしくはFAXにて折り返しご連絡いたします。

申し込み内容の詳細が決定後、サービスの提供開始となります。

（2）デルエフから専用段ボールの送付（該当プランのみ）

お申込み内容が決定したら、デルエフより専用段ボール等の送付をおこないます。

送付されるものは以下です。

・伝票貼付済みの段ボール

・セキュリティーシール

・貴重品シール

プランによって送付物の種類が変わりますので、各プランの詳細をご確認ください。

（3）書類を詰めていただき、セキュリティシールを貼る

廃棄したい書類を段ボールに詰めていただきます。プラスチックのファイルやバインダー、CDなどの書類でないものは入れられないので、分けておくとスムーズです。
ホチキス留めされた書類や紙のファイルは同封可能ですので、そのままお入れください。

すべての書類が入れ終わったら、段ボールのふたを閉じ、開け口の部分にセキュリティーシールを貼ってください。貴重品シールは段ボール上部の伝票横に貼ります。

（4）集荷連絡先へ連絡する

段ボールの封まで終わったら、集荷連絡先へ連絡を入れ、集荷依頼をおこなってください。書類の入った段ボールを集荷業者へ渡したら、お客さまの作業はすべて終了です。

（5）廃棄後、廃棄証明書を発行します（該当プランのみ）

デルエフで機密書類を受け取り後、24時間以内に廃棄処理をおこないます。完了後には「廃棄証明書」をお客様へメールにて送付。

廃棄証明書をもって、お客さまの大切な情報の入った書類は廃棄されたことが証明されます。

まとめ

お客さまの手間を最小限に抑えたことで、逆に「こんなに簡単に廃棄できるの……？」と不安になってしまう方が現れるほど簡単なデルエフでの機密文書廃棄。
忙しい方にこそ、ぜひご利用いただければ嬉しいです！

 

デジタル化が進みつつあるとはいえ、まだまだ多くの書類が毎日のように発生しています。その書類の多くは燃えるゴミとして排出されており、リサイクルは徹底されていません。
環境問題が騒がれている現代。少しでも環境を守っていきたいですよね。

そこで今回は、環境を守りつつ、機密書類を安全に廃棄できる3つの方法をご紹介します！

貴重な資源である紙だからこそ、適切な方法で廃棄してリサイクルに貢献しましょう。

方法1.古紙回収に出す

書類をリサイクルすると聞くと、真っ先に思い浮かぶのは古紙回収ですよね。確かに古紙回収を利用することで、リサイクルに貢献することが可能です。

しかし、古紙回収は書類を書類のままの状態で袋や紐で縛り、回収場所へ出すのが一般的。外部の人間に書類の内容を見られる可能性が非常に高い方法です。

これでは会社の大切な情報が漏洩してしまうので、避けた方が良いでしょう。

方法2.シュレッダーしてから古紙回収に出す

書類をそのままの状態で回収に出すのが危険なら、シュレッダーをしてから古紙回収に出すという方法もあります。書類を裁断することによって書類の中身を読み取ることは難しくなるため、一見すると有効な方法です。

しかし実はシュレッダーしてから古紙回収に出しても、危険は潜んでいます。

というのも、一般的なシュレッダーは裁断の目が粗いことが多いから。中身を読み取れてしまう可能性があるのです。またシュレッダーをするためには人手が必要です。廃棄する書類のために、貴重な人材を費やすのはもったいないですよね。

方法3.機密文書廃棄業者に頼む

環境を守りながら書類を安全に廃棄するのなら、機密文書廃棄業者に頼むのが一番です。

廃棄業者と聞くと、ただ書類を廃棄するだけのように感じますが実は違います。きちんと紙をリサイクルできるような取り組みをおこなっているのです。

さらに、業者に頼むことで自社で廃棄処理をおこなう必要がなくなります。捨てるものの処理に人手を割く必要もなく、その分、他の仕事に人手を使うことができますよ。

まとめ

環境問題は深刻であるのに、紙のリサイクルはまだ徹底されていない日本。まずはあなたの周りからリサイクルを始めてみませんか？

そうはいっても大切な情報の詰まった書類の廃棄には、しっかりとした安全対策も必要です。安心に廃棄するには機密文書廃棄業者を利用するのが一番。

安全かつ環境に配慮した廃棄方法で、リサイクルに貢献していきましょう。

 

書類の廃棄業者を探していると、シュレッダー業者と溶解業者が検索に出てきますよね。
どちらの業者が自分に適しているのか、そもそもどう違うのか、よくわからない方が多いのではないでしょうか？希望に合わない業者を選んでしまったら残念ですよね。

そこで今回は、シュレッダー業者と溶解業者の違いと、メリット・デメリットをご紹介します。廃棄業者選びの参考にしてみてくださいね。

シュレッダー業者とは？

まず「シュレッダー業者」についてご紹介しましょう。

シュレッダー業者は、機密文書を業務用の大型シュレッダーで裁断し、リサイクルする業者のことをいいます。
一般的な企業で使われているシュレッダーよりも大型で、細かく裁断できるシュレッダーを使用しているため、自社内でシュレッダー処理をおこなうよりも安全な廃棄方法です。

シュレッダー業者を利用するメリットは、紙製ファイルなどにファイリングされたままでも廃棄に出せること。

特に企業の書類はファイリングされていることが多く、ファイルから書類を外すだけでも大変な労力が必要です。シュレッダー業者であればファイリングされたままの状態で廃棄できるので、時間的コストをかなり節約できます。

一方、シュレッダー業を利用する際のデメリットは、裁断によっては読み取れる可能性があることでしょうか。紙を裁断するだけという処理方法なので悪用者次第では読み取ることも可能です。

しかし実際には、何千枚、何万枚という大量の書類を大型シュレッダーで処理しているため、復元するのはほとんど不可能に近いでしょう。

溶解業者とは？

続いて「溶解業者」について見ていきましょう。

溶解業者とは、紙を繊維になるまでほぐす手法を使う業者のことをいいます。
溶解処理をおこなうには特別な薬品等が必要になるイメージがあるかもしれませんが、薬品は使わず、水と機械の動きだけで紙を繊維にまでほぐします。環境にも優しい方法です。

溶解業者を利用するメリットは、機密情報が絶対に読み取れなくなることです。
溶解処理をおこなった書類は繊維になるため、決して読み取ることはできません。また、繊維を紙の状態に戻すこともできないため、一度処理してしまえば情報が漏れることはないでしょう。

溶解業者を利用する際のデメリットは、金属のついたファイルを回収できないこと。

溶解処理は「紙を繊維にする」という処理方法のため、紙以外を処理することができません。書類に混じって金属が入っていると回収できないので、きちんと取り除く必要があります。

まとめ

シュレッダー業者と溶解業者の違いはわかりましたか？どちらもメリット・デメリットがあるため、利用の目的や希望に合わせて選択しましょう。

迷ったら、デルエフのようなシュレッダー処理後に溶解処理を行っている業者を選んでみてくださいね。

 

副業の解禁が進み、個人事業主として働く人も増えてきましたよね。個人ではありますが、事業をすることに変わりはなく、仕事上の書類などが増えていきます。
個人情報の漏洩は自己責任ということもあるかもしれませんが、事業関係者の情報を漏洩してしまっては問題です。個人事業主として仕事ができなくなるほど、信頼を損ねてしまう可能性もあります。

そこで今回は、個人事業主が書類を廃棄するのに安心なサービスをご紹介しましょう。

適切な廃棄方法で、情報も信頼も守って活動してくださいね。

個人事業主の受け取る書類と避けるべき廃棄方法

個人事業主として働くことによって、個人として受け取る書類以外にも、事業関係の書類が多く発生します。自宅で作業されている方は特に書類が溢れかえって困りますよね。

個人として受け取る書類は、

・公共料金の明細

・ダイレクトメール

・知り合いからの郵便物

など。人によっては月に数回しか受け取らない方も、そこに事業関係の書類が加わると、

・見積書

・納品書

・請求書

・仕事の受注内容（発注書）

・保存しておくべきメールのプリント

といったように機密文書の量が増えてしまいます。

これらの書類を廃棄するには、

・ハサミで切ってから燃えるゴミに捨てる

・家庭用シュレッダーで裁断する

のような手軽にできる方法もありますが、安全の面からいうと不安のある方法です。どちらも復元することができてしまうため、悪意を持った人の手にかかると情報漏洩の危険があります。

個人事業主の書類廃棄は機密廃棄業者がベスト

個人情報や事業関係の機密情報が含まれているからこそ、廃棄業者を利用した廃棄がおすすめです。
廃棄業者ではシュレッダー処理をした後、紙を繊維にまでほぐす溶解処理をおこなっているところがあります。溶解処理をおこなった書類を復元することはほぼ不可能なので、情報が漏洩する心配はありません。

本業と副業で忙しいという方でも、「書類を箱に入れて送るだけ」という手軽さが人気な廃棄方法です。

まとめ

副業の解禁で収入源が増えることは嬉しいことですが、それに付随する書類の管理が面倒に感じてしまうことも出てくるでしょう。個人事業主として働くのなら、書類の管理は避けては通れません。

特に書類の廃棄は情報漏洩の危険もあり、一層の注意が必要です。機密文書の廃棄業者を利用して、適切な廃棄をおこないましょう。

 

機密文書を廃棄する方法はいくつかありますが、デルエフのおすすめは廃棄業者の利用です。デルエフ自身が廃棄業者だからというだけではなく、ご自身で廃棄されるよりも情報漏洩等のリスクを下げられるだけではないメリットがあります。

今回は、機密文書を廃棄する際に廃棄業者を利用するべき3つの理由についてご紹介します。

シュレッダーより低コストで廃棄することができる

シュレッダーを使ってご自身で廃棄するほうが低コストだと思っている方も多いのですが、実はシュレッダーには見えない維持費が意外とかかっています。

・電気代
・メンテナンス費
・ごみ袋
など、一つ一つは小さくても年間では馬鹿にできない費用が必要です。

一方、廃棄業者を利用して処分すれば処分費のみで済んでしまいます。年会費等もかからない業者がほとんどなので、結果的に低コストです。

スタッフの手間が省け、人件費削減に繋がる

機密文書の廃棄にシュレッダーを使う場合、書類を裁断するためにスタッフの手間がかかっています。1〜2枚程度ならシュレッダーの時間も大したことではありませんが、ビジネスの場面では毎日多くの書類が発生。処分にかかる手間や時間的コストも膨大です。

廃棄業者に依頼すれば裁断する時間が必要ありません。廃棄の処理を担当していたスタッフも時間が空いた分、他の作業に取り組むことができ、生産性が上がります。

ホチキス等を外すことなく処分できる

シュレッダーする際に面倒なのが、ホチキス等を外す必要があること。数枚の書類なら我慢もできますが、ホチキス留めされた書類が大量にあったときには絶望的ですよね。

ホチキスをつけたまま裁断できるシュレッダーもありますが、刃こぼれやつまりなど、故障の原因になることがあり、できれば避けたほうがいいでしょう。

廃棄業者ならホチキス等がついたまま、廃棄処理をすることが可能です。一般用とは比べ物にならないほどの大型シュレッダーを使用しているので、ホチキス等がついていても問題ありません。

まとめ

書類の電子化が進みつつあるとはいえ、日本ではまだ紙の書類が一般的です。気がつくとすぐに積み上がってしまう書類の廃棄は、機密文書廃棄業者に依頼して簡単・安全に済ませてしまいましょう。

 

出張型シュレッダー処理サービスには機密文書の処理に必要な時間が短かったり、セキュリティ性が高いといったメリットがありますが、注意点もあります。出張型シュレッダー処理サービスを利用する時は、どんな注意点があるのか知る必要性があるでしょう。

それでは、出張型シュレッダー処理サービスのメリットと注意点についてご説明します。

出張型シュレッダー処理サービスのメリット

出張型シュレッダー処理サービスのメリットは、自社内で機密文書を大量に処理するのと比べてトータルコストが安くなる可能性があります。自社内で機密文書を大量に処理しなければならない場合、機密文書の処理に時間がかかるので社員一人の時間を割いてしまうことだけでなく、電気代やゴミ袋代、ゴミ袋の運搬代など様々な料金がかかります。

しかし、出張型シュレッダー処理サービスであれば機密文書を専門業者に渡すだけでいいので、上記の費用は一切かかりません。

出張型シュレッダー処理サービスの注意点

シュレッダーにかける前に情報が漏洩するリスクがある

出張型シュレッダー処理サービスには様々なメリットがあるとはいえ、そのセキュリティ性は万全ではありません。確かに処理業者に外注する方法よりもセキュリティ性が高いものの、外部に機密文書を持ち出すことに変わりはないからです。

出張型シュレッダー処理サービスを利用すると専門業者の車両が会社の近くまで出張してくれます。しかし、もし屋外の駐車場を利用する場合は車両がある場所まで機密文書を運搬する最中に事故が発生する可能性があります。

風に煽られて飛ばされてしまうといった事故が発生する可能性があるので、運搬中の事故には十分に注意しましょう。

場合によっては機密文書を分別する必要性がある

出張型シュレッダー処理サービスを利用する場合は専門業者のシュレッダーの仕様に合わせなければならないので、事前に金具部分やホチキスの芯、クリップやファイルなどを分別する必要性があります。場合によってはそのまま機密文書を渡しても問題ありませんが、業者側が分別することになるので作業時間が長くなるでしょう。

まとめ

出張型シュレッダー処理サービスは一見すると情報漏洩しないように思えますが、車両まで運搬する際に漏洩するリスクがあります。会社のすぐ近くまで出張してくれるからといって、油断しないようにしっかり機密文書を運ぶのが得策です。

出張型シュレッダー処理サービスには様々なメリットがありますが、注意点もあります。情報漏洩のリスクがほぼ無くなるとはいえ、コストの問題など決して無視できない注意点があるのでサービスを利用する時は注意が必要です。

それでは、出張型シュレッダー処理サービスのメリットと注意点についてご説明しましょう。

出張型シュレッダー処理サービスのメリット

出張型シュレッダー処理サービスのメリットは、何といっても情報漏洩のリスクがほぼ無いことです。出張型シュレッダー処理サービスを利用すると会社の近くまでトラックが出張するので、大型シュレッダーを使って依頼者の目の前で細断処理が行われます。

これにより、外部に持ち出す場合でも最短距離で処理できるので情報漏洩のリスクが最小限に抑えられます。

出張型シュレッダー処理サービスの注意点

出張コストが高くなる可能性がある

出張型シュレッダー処理サービスを利用する時は、出張コストがかかることに注意しましょう。出張型シュレッダー処理サービスを利用する場合、会社の近くまで出張しなければならないので、ガソリン代や整備コスト、出張費用などが合算された料金が請求されます。

これはどのくらいの量の機密文書を処理するかによって変わるため、機密文書の量が少ないほど1箱当たりのコストが高くなると言えるでしょう。特に会社の場所が遠いほど出張コストも高くなってしまうので、処理する機密文書の量が少ない場合は利用しない方が良いかもしれません。

地方への出張は対応できない可能性がある

出張型シュレッダー処理サービスはあくまであらかじめ指定されたエリアを中心に活動しているため、あまりにも会社が離れている地方だと依頼を断られる可能性があるでしょう。もちろんそれだけでなく、対応できる場所だったとしても遠ければ遠いほど追加料金が高くなります。

そこまでして大量に機密文書を処理したいのであれば問題ないかもしれませんが、量が少ない場合はかかる費用に見合わないので、別の方法で処理した方が良いでしょう。

まとめ

出張型シュレッダー処理サービスは確かに機密文書を効率良く処理できる方法ではありますが、出張コストがかかったり会社の場所によっては出張できなかったりと様々な注意点があります。自社でどのくらいの機密文書を処理するのか、その量によってサービスを利用するのか決めるのがおすすめです。

機密文書を処理する場合、社内のシュレッダーか処理業者に外注する方法があります。シュレッダーの場合、外部に持ち出すことがないので安心して処理できますが、機密文書が大量にあると全て処理するのに時間がかかってしまいます。

しかし、処理業者に外注すれば機密文書が大量にあっても問題なく処理できますが、少なからず外部に漏れるリスクがあるので信頼できる処理業者を選ばなければなりません。それでは、信頼できる処理業者を選ぶ時の4つのポイントについてご説明しましょう。

信頼できる処理業者を選ぶ時の4つのポイントとは？

リピート率が高い処理業者

機密文書の処理を処理業者に外注するにあたって、処理業者のリピート率はとても重要な判断材料です。機密文書の処分を外注する際に情報漏洩があってはならないので、その分信頼がおける処理業者を探さなくてはなりません。

そこで重要になるのが、多くの人がまた利用したいと思っている指標となるリピート率です。リピート率が高いということは、それだけ多くの人が情報漏洩の心配がない信頼できる処理業者だと思っていることになります。

信頼できる処理業者を選ぶなら、リピート率の高さを調べましょう。

即日処理をしてくれる業者

処理業者に外注しても一時保管されてしまっては意味がないので、必ず即日機密文書を処理してくれる業者を選ぶのがポイントです。

処理業者のみで処理が完成すること

処理業者の中には業者で処理を引き受け、それを下請け業者に任せる業者が存在します。つまり、機密文書が2回にわたって業者の手に渡るということになります。ただでさえ処理業者に機密文書を渡すだけでもリスクがあるのに、下請け業者に任せるとなるとさらなる漏洩のリスクが発生するでしょう。

したがって、下請け業者に依頼せずに処理業者のみで処理が完成できる業者を探すのがベストです。

しっかり従業員を教育していること

従業員全員が情報漏洩のリスクに関して徹底されているわけではありません。つまり、情報漏洩のリスクやセキュリティなどの教育を徹底している業者は、従業員全員の知識や意識が伴っているので安心して外注できるでしょう。

まとめ

機密文書を外部に持ち出すことで至るところに情報漏洩のリスクが潜んでいますが、信頼できる処理業者であればリスクを最小限に抑えつつ安心して外注できるでしょう。情報漏洩は双方にとって絶対に避けたい問題であり、しっかりとした意識がある業者は重宝されます。

中でも特におすすめできるのは、漏洩事故が一切なく、安心して処理が依頼できるデルエフという処理業者です。安心して機密文書を処理したいなら、是非ともデルエフを利用してみてはいかがでしょうか。

機密文書の情報が漏洩してしまうのには社員による人為的なミスが考えられますが、機密文書の処理を外注する時にも様々な注意点があります。自社でシュレッダーで処理するのとは違い、外注する場合は少なからず情報漏洩のリスクについて検討する必要があるでしょう。

その点を踏まえた上で処理業者に外注する際のポイントは何なのか、今回の記事で解説します。

情報漏洩の約8割が人為的なミス

機密文書の内容が漏洩してしまうのは、約8割が人為的なミスだとされています。もちろん不正アクセスを初めとする外部からの干渉によって情報が漏洩してしまうことがありますが、社員全員の認知が行き届いていないことによる問題が発生しているのです。

任された機密文書の管理ミスやシュレッダーの操作ミス、紛失や置き忘れなど、社員一人一人のミスによって情報が外部に漏洩してしまうケースがほとんどです。しかし、この問題は社員だけでなく、外注する処理業者も全くの無関係ではありません。

処理業者に外注するリスク

処理業者に外注する場合に考えられるリスクとして一番大きいのは、外注先の機密文書に対する扱いです。処理業者は機密文書の扱いにおいて絶対に外部に漏洩してはならないことを熟知していると思われるかもしれませんが、そこで働く社員全員に教育が行き届いているとは限りません。
また、機密文書の処理を外注する依頼主にとって、外注先が大きな会社であれば信用してしまうケースも多いのですが、大きな会社＝従業員が多いことは機密文書を安心安全に処理するうえではマイナスの要素となります。

機密文書を漏洩させないために、一番重要なことは機密文書に触れることのできる人間を最小限に抑えることです。

極端なことを言えば、自分以外が機密文書に触れられない環境をつくれば漏洩事故は起こりません。

大事なことは会社の大小ではなく、処理にかかる工程において、どれだけ自分の機密文書に触れる人間を抑えることができるかと言っても過言ではありません。

実際に起きた処理業者が行っていたこと

実際に処理業者が行っていたケースとして、すぐに機密文書を処理せずに一時保管されていたことです。本来であれば機密文書は即日処理されるべきなのですが、業者によっては即日処理されずに一時保管されるケースがあります。

こうした問題は業者側の都合にも左右されますが、本当に即日溶解処理等をしてくれる業者なのか判断する必要性があるでしょう。もし処理業者に外注するのであれば、即日処理を行ってくれるかどうか、またシュレッダーや溶解処理を行う際に立ち会うことができるのか聞くのが得策です。

まとめ

機密文書の処理を受け付けている処理業者は全て機密文書の内容が漏洩しないように徹底しているように思われるかもしれませんが、必ずしも全ての処理業者がそうとは限りません。安心して機密文書を処理、溶解したいなら、創業83年から機密情報の漏洩が一切ない実績を持つデルエフを利用するのがおすすめです。

機密文書の情報が漏洩してしまうリスクは、社員はもちろん処理業者に外注したことによるものが非常に多いです。特に処理業者に外注する場合、処理業者を厳選しないと情報漏洩するリスクが高まってしまうのが難点です。

そこで今回は、機密文書の処分を外注する場合、情報漏洩のリスクを減らすためのポイントについてご説明しましょう。

機密文書を一時保管しない

機密文書の情報が漏洩されるリスクを減らすには、即日処分してくれる処理業者に依頼するのが望ましいです。処理業者の中には一刻も早く処理してほしいのに一時保管をせざるを得ないケースがあるため、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。

一時保管をせざるを得ないケースとは、直接製紙メーカーに持ち込みをする業者で、トラック1台分以上の機密文書が集まらなければ製紙メーカーへの持ち込みができない（小ロットで受け入れ可能な製紙メーカーが少ないこと、人手不足による配送車両の確保が難しいことなど）ことなどがあります。

情報漏洩のリスクを可能な限り減らすためにも、即日処理してくれる業者を探すのがポイントです。

機密文書の処理工程を見せてくれるかどうか

きちんと機密文書が処理されているか知るためにも、機密文書の処理工程を見せてくれる処理業者に依頼しましょう。機密文書の処理を最初から最後まで見せてくれる処理業者であれば信頼できますし、実際に立ち会うことで機密情報が漏洩していないか目を光らせることもできます。

処理業者を厳選する時は、実際に処理工程を見せてくれるか確認しましょう。

デルエフは機密文書に触れる機会を極限までカットしている

様々な処理業者の中でもデルエフは抜きん出たサービスが目白押しです。特にデルエフではどんなに大量の機密文書があったとしても、機密文書に触れる回数を最小限に抑えつつ素早く処理するためにオートメーション化が実現されています。

処理工程のオートメーション化により、段ボール300箱分の大量の機密文書があっても作業員一人かつ1時間の処理時間で全て処理できてしまうほどです。これにより機密文書の処理にかかる時間を大幅に短縮＆省力化することに成功しているため、他社では実現できないような機密情報の保護を徹底しているのが大きなメリットです。

まとめ

社内で機密文書を処理するなら社外へ情報漏洩するリスクが抑えられますが、処理業者に外注するとなると情報漏洩のリスクが高まってしまいます。この場合、一時保管をせず、即時処理が可能な処理業に依頼するのが望ましいでしょう。

特に様々な処理業者の中でもデルエフは機密文書の処理までの時間が圧倒的に早く、機密情報の保護を徹底しているので安心して依頼できるのがポイントです。

機密文書を安全に処分するなら処理業者に外注するのではなく、社内のシュレッダーで処理するのがベストだと言えます。しかし、社内に設置されたシュレッダーでは効率良く処分できないケースがほとんどです。

もしも大型のシュレッダーがあれば、簡単に処分できるのではないでしょうか。それでは、機密文書を処理するなら普通のシュレッダーでも大丈夫なのかご説明しましょう。

一般的なシュレッダーでも大丈夫だけど……？

結論から言えば、一般的なシュレッダーでも大丈夫とは言えます。シュレッダーさえあれば機密文書を処理することはできるので、一般的な大きさのシュレッダーでも問題はないでしょう。しかし、問題なのは処理速度です。

一枚や二枚程度の量であれば一般的なシュレッダーでも問題ありませんが、機密文書が大量にあるとなると話は全く違ってきます。まず、一度に処理できる量やスピードが限られているので、量が多いほど処理時間が長くなってしまいます。これでは社員一人の効率が悪くなり、業務全体に影響してしまいます。

さらに、シュレッダーの処理能力が低いと処理にかかる時間が長くなり、時としてシュレッダー処理をしない従業員がでてきてしまうものです。
そのリスクをなくすためには、社内ではシュレッダー処理を徹底するよう、都度指示や教育をする必要があり、トータルで考えた場合に自社内シュレッダー処理にかかるコストは莫大なものとなります。

大型シュレッダーなら問題なし

処理速度を上げたいのであれば、大型シュレッダーによる処分がおすすめです。大型シュレッダーは細断機能が格段に違うため、機密文書が大量にあっても難なく処理してくれます。定期的に機密文書を処理しなければならない会社ほど、大型シュレッダーを導入する価値があると言えるでしょう。
しかしここでもトータルコストを検討する必要がでてきます。

機密文書の処分ならデルエフへ

機密文書の処分を外注するなら、国内最大級の大型シュレッダーが導入されているデルエフに依頼するのがおすすめです。デルエフでは国内最大級の大型シュレッダーを導入しているので、大量に機密文書があっても即時処理してくれます。

大切な機密情報を守ることができるだけでなく、機密文書の回収から処理するまでの時間を大幅に短縮できるのが最大のメリットです。安全に機密文書を即時処理してほしいなら、デルエフに依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

機密文書を処理する際のシュレッダーの処理能力は非常に重要だと言えます。機密情報を漏洩させないためには、処理能力の高い大型シュレッダーの設備投資と社員教育をする必要があります。シュレッダーの導入によるイニシャルコスト、従業員が作業時間や教育、電気代などのランニングコストはかかりますが、大型シュレッダーであればかなりの量があってもあっという間に処理してくれるので安心です。機密文書を素早く処理したいなら、大型シュレッダーの導入、または安心できる業者への外注を検討するのがおすすめです。

機密文書を安全に処理するためには、なるべく社内で処理するのがおすすめです。社内で機密文書が処理できれば、外部に処理業者に外注する必要性がなくなります。そこでおすすめなのが、廃棄処理設備です。

廃棄処理設備があればシュレッダーによる処理に時間がかかるといった問題が解消されるため、処分に役立ちます。それでは、機密文書を処分する際に廃棄処理設備を導入するべきかご説明しましょう。

廃棄処理設備を導入するべき？

定期的に発生する機密文書の処分を煩わしく思う会社も存在するでしょう。機密文書が少ないのであればシュレッダーで事足りますが、大量に処分しなければならない場合、一般的な大きさのシュレッダーでは時間がかかりすぎて非効率的です。

しかし、会社専用の廃棄処理設備を導入すれば、シュレッダーの性能に左右されずに機密文書が処理できるメリットがあります。回収した機密文書を自社で廃棄処理できれば、最も安全に情報漏洩のリスクを最小限に処理できます。

廃棄処理設備を導入している会社は非常に少ない

情報漏洩することなく機密文書を処理するには自社で廃棄処理設備を導入して処理するのが最も安全だと言えますが、一番の欠点は導入コストが高いことです。導入コストの高さが懸念されているためか、廃棄処理設備を導入している会社は非常に少ないのが現状です。

廃棄処理設備を導入しているのは最大級の規模を誇る大手企業くらいのものだと言えるでしょう。しかし廃棄処理設備を導入するには、イニシャルコスト、ランニングコストともに想定以上のコストがかかるため、一部の企業を除いては自社で処理設備を導入することは現実的ではありません。

デルエフは専用処理設備を完備している

デルエフでは、機密文書の情報漏洩事故がゼロであり、確実に処理できるように専用の処理設備が完備されています。一般的な会社では導入コストなどの問題によって導入できない廃棄処理設備ですが、デルエフなら専用の処理設備によって確実に機密文書を処理してくれるので安心です。

情報漏洩の事故が一切起きていないのが、専用処理設備の処理能力の高さを証明していると言えるでしょう。

まとめ

最も安全に機密文書を処理したいなら、自社で廃棄処理設備を導入するのがおすすめです。しかし、コストなどの問題で現実的ではありません。その場合、信頼できる処理業者に外注した方が良いでしょう。その点で言えば、専用処理設備があるデルエフは情報漏洩の事故が一切起きていないことから安心して依頼できるのではないでしょうか。

機密文書の処分を処理業者に外注する場合、どれだけ実績や経験があるかは非常に重要です。中にはいいかげんな対応しかしない処理業者が存在しますし、実績や経験が全くない新しい処理業者だと本当にしっかり処理してくれるのか疑問に思うでしょう。

そこで今回は、NGな処理業者についてご説明します。

こんな処理業者はNG

様々な処理業者の中でも、特にNGな処理業者についてご説明します。これから機密文書の処理を外注しようとしているなら、是非とも参考にしてみてください。

外部委託する処理業者

処理業者に機密文書の処分を依頼したのに、機密文書の処分を外部委託してしまう処理業者はNGです。機密文書を処理する時に絶対に心がけておきたいのは、機密情報が外部に漏れないようにすることです。

処理業者に外注するだけでも情報漏洩のリスクがあるのに、処分を業者が行わずに外部委託するのは情報漏洩のリスクをさらに高めることになってしまいます。情報漏洩のリスクを必要以上に高めないためにも、外部委託する処理業者は避けましょう。

プライバシーマークを持たない処理業者

貴方はPのマークを見かけたことはありませんか？このPのマークはプライバシーマークと呼ばれるもので、このマークが付いている業者は個人情報を適切に取り扱う事業者として認められている証明です。プライバシーマークがある処理業者であれば、安心して機密文書を渡すことができるでしょう。

デルエフは豊富な実績とノウハウを持っている

豊富な実績や経験、ノウハウを持っている処理業者を探しているのであれば、デルエフに依頼するのがおすすめです。デルエフは1935年創業の歴史ある処理業者であり、昭和29年から機密文書の処分を請け負っています。非常に長い実績と経験によって培われたノウハウは他の処理業者の追随を許さないもので、廃棄処理を専門に行う業者だからこそ徹底した機密保護と共に素早い処分を実現させています。

プライバシーマークも取得しているため、より安心して処分を依頼できるでしょう。

まとめ

信頼がおける処理業者を探すのは意外と大変なもので、中には外部委託したりプライバシーマークがなかったりする処理業者も存在します。ですが、外部委託をしないのはもちろんプライバシーマークを取得しており、豊富な実績や経験、ノウハウがある処理業者こそ安心して機密文書の処理を任せられるでしょう。

機密文書を処理する時に処理業者に外注する場合、安全に処理してくれるかどうか調べることはもちろん料金体制についても柔軟に対応してくれる処理業者が望ましいでしょう。どれだけ情報漏洩しないかどうか自信を持っているかどうかだけでなく、回収プランや処理プランを複数選べる業者だとなお良いと言えます。

それでは、機密文書の処分を安心して依頼できるポイントや柔軟に対応してくれるポイントについてご説明しましょう。

個人情報保護士が在籍する処理業者

個人情報保護士とはその名の通り個人情報の知識を正しく理解している人で、民間資格を取得することで個人情報保護士になれます。個人情報保護士の資格を取得しているということは全日本情報学習振興協会が個人情報保護法について正しく理解しており、それを有効活用できる人、そして安全確保に長けていると認められた証拠です。

処理業者の中には個人情報保護法について誤解しているケースがあるため、個人情報保護法の正しい知識を持っている人が在籍している処理業者は安心できると言えるでしょう。

もちろん必須となる資格ではありませんが、無いよりも取得しておいた方が安心できるのではないでしょうか。

多くの回収プランや処理プランがある処理業者

機密文書の処分量は会社によって違うので、処分量に応じて柔軟に対応してくれる処理業者が望ましいでしょう。様々な回収プランや処理プランが用意されていれば、その中で最適なプランで機密文書を処分できます。

様々なプランが選べる処理業者ほど、会社にとって最善な方法で機密文書を処理できるでしょう。

多彩なプランが選べるデルエフなら安心して依頼できる

様々な処理業者の中でもデルエフが選ばれ続けているのは、多彩な回収プランや処理プランが用意されており、個人情報保護士の資格を取得している従業員が在籍しているからです。個人情報保護士が機密文書の情報を漏洩させることなくサポートしてくれます。

そして多彩な回収プランや処理プランが選べることから、料金体系はもちろんこちらのニーズに合わせたプランを提供してくれるのがポイントです。

まとめ

顧客の大事な個人情報を漏らさないようにするには、個人情報の扱いについて正しく理解している人がいる処理業者が望ましいでしょう。また、会社によっては機密文書の処分量も違うため、多彩なプランが用意されている処理業者に依頼するのが得策です。

機機密文書と一言で言っても様々な種類があることをご存知でしょうか？機密文書には多くの種類があるので、その文書の重要性が分かればしっかり確実に処分しなければと思うでしょう。それぞれの機密文書は重要性の違いこそあれど、社外に漏れてはいけない情報であることに変わりはないので注意が必要です。

それでは、機密文書の書類や処理方法についてご説明しましょう。

機密文書の種類

機密文書には大きく分けて『極秘文書』『秘文書』『社外秘文書・部外秘文書』の3種類があります。これらの機密文書は重要性こそ違うものの、絶対に社外に情報が漏れ出るようなことがあってはなりません。

それでは、機密文書の種類について解説します。

極秘文書

極秘文書とは機密性が非常に高い機密中の機密文書であり、その書類には社内でもごく一部の限られた人しか見ることができない情報が記載されています。また、その情報が社外に漏れてしまうと会社の信用を失ったり損害を被ったりと実害が発生する恐れがあります。

このことから極秘文書を処理する時は、絶対に社外に漏れ出ないようにしなければなりません。機密文書の中で最も処理するリスクが高いと言えるでしょう。

秘文書

秘文書とは極秘文書ほどではないものの、関係者以外に見られてはいけない情報が記載されている書類です。秘文書の内容が社外に漏れ出てしまい、それがライバル企業の耳に入ってしまうと重要な情報が筒抜けになってしまうため、秘密裏に処理しなければなりません。

社外秘文書・部外秘文書

社外・部外秘文書とは社内だけで共有する情報が記載されている機密文書です。一番重要性は低いように思えますが、社員全員が外部に情報を漏らさないようにしなければならないので、情報漏洩のリスクは高いでしょう。

機密文書の処理方法

機密文書を処理するには、主にシュレッダーで処理する方法と溶解処理する方法の2つの方法があります。

シュレッダーは外注せずに社内のみで機密文書が処理できますが、複数枚を同時に処理できないので大量に機密文書があると処理し終えるのに手間がかかります。

溶解処理は専門業者に外注することで、大量の機密文書があっても一度に全ての処理ができます。しかし、業者に外注する以上、機密文書の情報が漏洩するリスクが完全にないわけではありません。

これらの方法を選ぶ時は、それぞれの方法における情報漏洩のリスクや機密文書の処理効率などを比較した上で決めるのが得策です。

まとめ

機密文書には様々な種類があり、重要性こそ違うものの絶対に社外に情報が漏れ出るようなことがあってはなりません。社外に持ち出さないようにするのはもちろん、処理する方法にも気を使わなければならないでしょう。

機密文書を安全に処理するなら、信頼と実績が厚いデルエフを利用してみてはいかがでしょうか。

機密文書を処分する際は機密情報を漏らすことなく確実に処分したいですが、できる限りコストをかけずに処分したいと考える場合もあるのではないでしょうか？しかし、コストばかりを重視していると機密情報の内容が漏洩する可能性が高まってしまいます。

それでは、機密文書の処分を外注する時、

コストが安い処理業者とは？

機密文書の処分を受け付けているのは、専門業者だけではありません。近年では古紙回収業者が機密文書の処分を受け付けているケースが増加している傾向にあり、専門業者よりもコストが安いのが大きな特徴です。

古紙回収業者が機密文書の処分コストが安いのは、機密文書を処分する前に紙のレベルやタイプに応じて仕分けしているからです。古紙回収業者は利益を出すために紙のレベルやタイプを細かく仕分けしており、古紙を高く売って利益を出しているので処分コストを安く設定しています。

しかし、コストが安いだけで機密情報が漏洩する危険性は専門業者よりも高いのが大きな問題です。紙を仕分けしているということは少なからず機密文書の内容が見られてしまうということでもあるので、いくら機密情報を漏洩しないと言っていても仕分けされてしまっては機密情報が漏洩してしまう危険性があります。

コストが高くても専門業者に外注した方が良い

機密文書の内容が漏洩する危険性を可能な限り抑えるためにも、コストの安さだけを重要視するのはあまりおすすめできません。機密文書が大量にあるほどコストがかかってしまうのでコストを安く抑えたいと思うかもしれませんが、大量に機密文書があるということは処分に時間がかかり、それだけ作業員の目に触れる機会が多くなってしまいます。

そういった危険性を無くすには、機密文書の処分に特化した専門業者に依頼するのがおすすめです。専門業者は仕分けをしない、機密文書が入った段ボール箱を開けないなど、機密文書の内容が外部に漏れないように工夫されています。

専門業者であれば信用できるポイントが多くあるので、専門業者に外注するのがおすすめです。

まとめ

機密情報の漏洩は外注した業者が発端になっていることもあるので、コストがかからないからといって専門業者以外に外注するのはおすすめできません。専門業者であれば機密情報を漏らすことなく効率的に処分してくれるので、専門業者に外注するのがおすすめです。

専門業者などに機密文書の処理を依頼するよりも、社内で処理をした方が良いと思われる人もいるでしょう。しかし、結論から言えば社内で機密文書を処理しても完璧に処理しきるのは不可能です。機密文書の処理はそれほどまでに難しいので、十分な社員教育が求められます。

それでは、なぜ社内で行う機密文書の処理が完璧ではないのかご説明しましょう。

機密文書が漏洩した原因の約7割は社内から

機密文書を社内で処理すれば安全だと思う人もいるかもしれませんが、そんなことは決してありません。実は機密文書の内容が漏洩した原因の約7割は社内に問題があったというデータがあります。つまり、外部で漏洩した問題よりも、社内から機密文書の内容が漏洩したケースがとても多いということです。

社員一人一人の意識が低い

機密文書の内容が漏洩した原因で一番多いのは、社員一人一人の意識が低いことです。いくら機密文書といっても普通の書類と変わらないので、日にちが経過するにつれて早急に処理しなければならないはずの機密文書が放置されてしまったり、普通の書類と一緒に処分してしまったりすることもあるでしょう。

機密情報が漏洩してしまうのは、そうした意識の低さが原因で他者に情報を盗み見されてしまう結果に繋がるからです。

処理基準を統一させにくい

とはいえ、機密文書の処理に関して処理基準を統一させれば済む話だと思う人もいるでしょう。しかし、話はそう簡単ではありません。社員全員に機密文書の処理に関して一律の考えを持たせるのは非常に難しく、一人一人に対して指導するのは手間と時間ばかりかかってしまいます。

機密文書をそのまま放置しておくほど情報漏洩のリスクが高まるため、一刻も早くセキュリティマネジメントについて徹底して指導する環境を作り出すのがおすすめです。社員全員に同じ考えを持たせるのは難しいですが、何もしないようかは良いのでしっかりとした対策が必要です。

まとめ

社内で行う機密文書の処理は決して完璧ではありません。情報漏洩の怖さを知っている人が処理するならまだしも、機密文書の扱いに関して漠然とした考えを持っているだけの社員に任せると譲歩漏洩のリスクが高まるでしょう。

社内には情報漏洩のリスクが至るところにあるので、後で取り返しのつかないことになる前に徹底した情報漏洩の恐ろしさを指導する必要性があります。

 

機密文書を安心して処理するためには、コストや時間がかかる会社での処理よりも機密文書を処理してくれる業者に依頼するのがおすすめです。コストや時間をかけずに大量の機密文書を処理してくれるので、安心して任せられます。

しかし、中には悪質な業者も存在するので、処理業者を見極める必要性があります。それでは、機密文書を処理してくれる業者の見極め方についてご説明しましょう。

専門業者ではない

何よりも気になるのは、機密文書の専門業者かどうかです。きちんと実績がある専門業者であれば処理方法に関してもしっかりしているだろうと判断できますが、一般的な回収業者の場合だと他に処理するものと同じ感覚で機密文書を扱う可能性があります。

特に問題なのは情報漏洩に関する知識です。情報漏洩は絶対に避けたい問題であり、万が一情報漏洩となった時にどうなるのか知っている人でないと安心して任せられないでしょう。きちんと情報漏洩について様々な知識を持っていること、様々な実績がある専門業者に依頼するのがおすすめです。

具体的な漏洩対策などを説明してくれない

機密文書を処理する業者として、スタッフを含め全員が機密情報を漏洩しないという意識を持っていることは非常に重要です。一貫したセキュリティ意識を持っている業者なら安心して処理を任せることができますが、業者の中には情報漏洩に対する危機感が弱く、セキュリティ意識が低い業者が存在します。

特に依頼してはいけないのが、機密文書を処理する時の情報漏洩対策について具体的に説明してくれない業者です。しっかり意識しているなら答えられて当然なので注意しましょう。

どんな方法で処理しているのか説明しない

機密文書の処理を依頼する人にとって、どんな方法で処理されているのか気になるのは当然です。信頼できる専門業者であれば具体的な処理方法を教えてくれるものですが、処理方法を教えてくれない業者は正直言って怪しいとしか言えません。

質問をしても具体的に答えてくれない場合は信用できないので依頼しないようにしましょう。

まとめ

機密文書の処理を請け負っている業者はピンからキリまでいるので、その中から厳選するのは大変です。しかし、上述したようないいかげんな業者は誤って機密情報を漏洩しかねないため、いろいろと質問をするだけでも止めた方が良い業者か判断しやすいです。

機密文書の処理を依頼する業者は気を付けて選びましょう。

 

機密文書の処分を外注する際、業者によってはホチキスやクリップ、バインダーはそのままでいいという場合があります。通常、機密文書を処理する時は事前に金具を取り外しておくのが一般的ですが、わざわざ取り外さなくてもいいので事前処理を行わなくてもいいのはとてもありがたいですよね。

しかし、金具はそのままでも良いのにビニールやプラスチック製のファイルが混ざっていると処分できません。それでは、なぜビニールやプラスチック製のファイルが混ざっていると処分できないのかご説明しましょう。

ビニールやプラスチック製のファイルは溶解しきれない

機密文書の処分を受け付けている処理業者の中には、ホチキスやクリップなどの金具類がそのままでも問題ないとしている場合があります。そういった業者は大変便利ですが、ビニールやプラスチック製のファイルはお断りされているケースがほとんどです。

これは、溶解処理した時に金具類と比べてビニール片やプラスチック片の残骸が残りやすく、作業効率が低下してしまうのが主な理由です。金具類も残骸が残るとはいえ、ほんの少しだけなので問題はありません。

しかし、ビニール片はプラスチック片など素手で破ることができない素材が使用されている場合、機密文書の選別が簡単であってもゴミを輩出するのに時間がかかったり、クズがモーターなどに絡まったりするせいで機械の故障に繋がってしまいます。

したがって、機密文書の処分を外注する際にはビニールやプラスチック製のファイルから取り出しておきましょう。

素手で破れるものならOK

上述したように、紙はもちろんキングファイルなど素手で破れるものや溶解処理できるものであれば問題ありません。紙ファイルやノート、キングファイル、紐留めの書類やクリップなどは溶解処理が可能なので引き受けてくれるケースがほとんどです。

こういったものの場合は紙を留めているプラスチックや金属の留め具がつけてあったとしても問題なく処理してくれます。業者を選別して、どんなものなら処分できるのかチェックしましょう。

まとめ

溶解処理において大切なのは、素手で破れるものを引き渡すということです。基本的に素手で破れないビニールやプラスチック製のファイルなどは対象外になるので、あらかじめ機密文書を取り出しておいた方が良いでしょう。

お互いにスムーズに処理を進めるためにも、外注する業者がどこまで対応しているのかチェックするのが得策です。

外部に依頼するのではなく、社内で機密文書の処理を行う場合だと社員に負担がかかると言われています。基本的に機密文書の処理は上司などから頼まれて行うものですが、社員の仕事をこなす時間を使って処理をさせていることになります。

それでは、なぜ機密文書の処理は社員の負担になるのかご説明しましょう。

経営者にとっては重要でも、社員にとっては面倒な仕事

経営者にとって機密文書の内容が外部に漏れるようなことがあってはならないので、外部に漏れずにしっかりと処理することは重要項目の一つだと考えているでしょう。しかし、処理を頼まれた社員にとっては、ただただ面倒な仕事でしかないと思われている可能性があります。

経営者にとっては重要項目でも、社員にとっては毎日の業務にさらに仕事が追加されただけなので、いくら重要だといってもひたすら同じ作業を繰り返すだけなので時間の無駄にすら感じる作業だと感じてしまうのです。

同じ作業の繰り返しは社員の不満やストレスの原因になる

社員にとって同じ作業の繰り返しは、潜在的な不満やストレスの原因になります。上司などから与えられた仕事なので文句を言うわけにもいかず、やらなければならない仕事だからこそ避けられない仕事として認識されやすいのです。

ひたすらファイルのクリップやホチキスを全て外し、時間と手間をかけてシュレッダーにかけていくだけでも大変な作業です。もちろんシュレッダーにかけている時の音も騒音として周りの社員に迷惑をかけていると思われる可能性がありますし、特に評価されたり成績が上がったりするわけでもないので余計に不満とストレスを感じるでしょう。

作業効率やモチベーションの低下に繋がる

機密文書の処理によって不満やストレスを感じることは、そのまま作業効率やモチベーションの低下に繋がってしまいます。普段の業務に加えて手間と時間がかかる処理も行わなければならず、不満とストレスを溜めることで普段の業務に悪影響を及ぼしてしまう可能性があるでしょう。

こうした社員の不満やストレスは最終的にビジネス効率の低下に繋がるため、注意が必要です。

まとめ

機密文書の処理は重要だと分かっていても、社員にとっては不満やストレスの原因になる可能性があることを知る必要性があります。特に普段の業務に追加されるだけで評価や成績に影響しないのでは、ひたすら同じ業務を続ける社員にとって苦痛でしかありません。

社員だけに一任するのではなく、社員に対する職場環境やビジネス効率を考慮することが重要です。

 

機密文書の処分を外注する場合、信用がおける業者に外注するのは当たり前のことですよね。しかし、機密文書の処分を行う際に文書の仕分けを行う業者が存在しますが、そういった業者はNGとされています。

それでは、機密文書の処分を外注する時、機密文書の仕分けを行う業者はなぜNGなのかご説明しましょう。

なぜ機密文書の仕分けをしてはいけないのか？

機密文書は文字通り機密情報が満遍なく記載されているので、処分する場合でも人の目に触れないように処分するのが望ましいでしょう。しかし、機密文書を自社でシュレッダー処理するにはコストがかかるので、外注して少しでも手間を減らす選択肢が選ばれる可能性があります。

しかし、業者の中には機密文書を紙質に合わせて分別する方法を取るケースがあります。これは情報漏洩の観点ではNGと言える方法で、機密情報が作業員の目に入ってしまう可能性が非常に高いです。いくら機密文書を仕分けルームから持ち出すことは絶対にないと豪語していても、結局作業員の目に入ってしまうようでは意味がありません。

そもそもなぜ機密文書の仕分けを行うのかというと、仕分けを行う業者は古紙を高く売るために選別します。上質紙は高く売れますが、機密文書を仕分けせずにそのまま処分してしまうと本来高く売れるはずの古紙に低質な古紙が混ざってしまうので高く売ることができません。

さらには、機密文書として溶解処理を行った場合、一般古紙として売る金額の1/2以下になってしまいます。

つまり、古紙を高く売るために機密文書を紙のレベルやタイプに合わせて細かく仕分けし、なおかつ一般古紙として販売しなければならないのです。

機密文書の処分に特化した業者に外注しよう

機密情報漏洩の危険性を無くすためにも、紙の仕分けをしない処分に特化した業者に外注するのが得策です。業者のホームページなどを確認してみると、「仕分けルームは監視体制が万全」というような説明が記載されていることがありますが、当然機密情報を徹底して漏洩しないようにしているならおすすめしない業者だと言えます。

また、問屋や古紙回収業を本業としている業者にも注意が必要です。

理想的なのは段ボールの中身を開封せずに箱のまま処分するような業者なので、業者はよく選定するようにしましょう。

まとめ

機密文書の内容はいつどこで漏洩するか分かりません。社内のみで処分しても漏洩する可能性がありますし、処分を外注する場合だと外部に持ち出すのでさらに漏洩する危険性が高まります。機密文書を仕分けする業者も未だに存在するので、事前に業者を選定することが何よりも重要だと言えるでしょう。

機密文書の処理は外部に情報を漏らさないようにするためにしなければならないので、内密に処理する必要性があります。そんな時に機密文書を処理する方法として、オフィスのシュレッダーを活用する方法が挙げられます。

オフィスのシュレッダーであれば、外部に持ち出すことなく社内で処理できるので手間がかかりません。それでは、機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリットとデメリットとは？

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するのは便利というメリットがある一方で、デメリットもあるので注意が必要です。どんなことに注意すればいいのか知ることで、外部に漏れることなく処理できるでしょう。

それでは、機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリット

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理する最大のメリットは、何といってもセキュリティ性に優れていることでしょう。社内にあるシュレッダーで裁断するので、外部に個人情報が漏れる心配はありません。個人情報の漏洩防止に力を入れている企業であれば、機密文書を処理するためのシュレッダーが用意されていてもおかしくありません。

オフィスのシュレッダーなら、外部に持ち出すことなく安全に処理できるでしょう。

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するデメリット

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するデメリットは、機密文書の量が多いほどコストが大きくなってしまうことです。1枚や2枚程度ならすぐに処理できますが、量が多いとまとめて処理できないので全て処理し終えるまで時間がかかってしまいます。

細かく裁断された紙片はリサイクルルートに乗りにくく、何より人件費や電気代、ゴミ袋代など様々なコストがかかってしまうのがデメリットです。

まとめ

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理する上でセキュリティ性には優れているものの、量が多いほどコストが大きくなるので一長一短と言えるでしょう。ただし、さまざまなデメリットがあるのも事実です。
自社の現状と機密文書の種類によって、オフィスでシュレッダーするもの、外部の専門業者に依頼するものを分けてみるのがいいかもしれませんね。

 

機密文書を処理する時は細心の注意を払わなければなりません。そこで機密文書を処理する際に気を付けておきたい4つのポイントがあるので、ポイントを押さえていれば処理方法を厳選しやすくなるでしょう。処理方法によってポイントが大きく左右されるため、処理方法にも気を付ける必要性があります。

それでは、機密文書を処理する際に気を付けておきたい4つのポイントについてご説明しましょう。

様々な処理方法において気を付けておきたい4つのポイント

どんな処理方法でも、4つのポイントには気を付けておくべきでしょう。『セキュリティ性』『リサイクル』『機密文書を処理するまでの労力』『機密文書を処理するまでどのくらいの時間がかかるのか』といった4つのポイントを押さえれば、安全かつ確実に機密文書を処理できるでしょう。

それでは、4つのポイントについてご説明しましょう。

セキュリティ性

機密文書を処理する上で最も重要なのが、セキュリティ性です。機密文書を処理する際に外部に漏れるようなことがあってはならないので、紛失や盗難などの危険性がないかどうかは非常に重要です。もし機密文書の内容が外部に漏れてしまうようであれば、セキュリティ性を疎かにしていているでしょう。

リサイクル

リサイクルは機密文書を処理した後に再生して再び使えるようにすることです。リサイクル性能が高ければ環境にも優しいですし、まだ使えるのにもったいないと思える文書のリサイクルができるのはとても大切なことです。

機密文書を処理するまでの労力

工場や業者、会社というのは作業に手間や労力がかかるほど発生する費用も高くなります。簡単に処理できれば良いですが、労力がどれくらいかかるのかによって様々な違いが出てくるでしょう。

機密文書を処理するまでどのくらいの時間がかかるのか

機密文書を処理するまでにどのくらいの時間がかかるのかによって、機密文書の内容が漏れてしまうリスクが高まります。速やかに処理してくれるなら問題はありませんが、処理に時間がかかるようでは情報が見られているのではないかと安心できません。

まとめ

機密文書を処理する際には、セキュリティ性や処理するまでにかかった時間など、様々な要素が注目されます。時間をかけず速やかに処理してくれた方が安心できますし、何よりセキュリティが整っていれば安心して処理が任せられるでしょう。

 

貴方は溶解処理とはどんな処理方法なのか知っていますか？機密文書の処分を外注する場合、主にシュレッダーか溶解処理の二通りの処理方法がありますが、どちらも業者によって処理の仕方が違います。いいかげんな業者に外注した場合、機密情報が漏洩する危険性があるので注意が必要です。

それでは、機密文書の処分を外注する場合、溶解処理を行う業者の見極め方についてご説明しましょう。

機密文書の溶解処理は専用倉庫で行われるのが理想

溶解処理を行っている業者に機密文書の処分を外注する場合、一番の焦点になるのが専用の倉庫で処理してくれるかどうかです。そもそも溶解処理は製紙メーカーの施設を利用して紙の資源としてリサイクルする方法であり、機密文書を処分しつつリサイクルができるのがポイントです。

機密文書を溶解処理する時は機密情報を漏洩させないために専用の倉庫で処分します。しかし、専用の倉庫がない製紙メーカーや処理業者は、他に処理するものと一緒に機密文書も処理する傾向にあるので機密情報が漏洩してしまう危険性があります。

これでは業者に外注する意味が無くなってしまうため、溶解処理を外注するなら専用の倉庫を持っている業者に依頼しましょう。

実際にどんな処理を行っているのか確かめる

溶解処理を請け負っている業者は様々ですが、中にはいいかげんな処理を行う業者も存在します。製紙メーカーや処理業者はセキュリティのレベルが業者によって大きく違いますし、専用の倉庫を持っているかどうかも違います。

高いセキュリティだと証明できるものとして、情報セキュリティマネジメントシステムの国際資格である「ISO27001」またはプライバシーマークを取得しているかどうか確かめましょう。また、溶解処理を行う時の作業手順も聞くのもおすすめです。

溶解処理の作業手順は業者によって微妙に違いますし、実際にどんな廃棄処理を行っているのかが分かれば機密文書の処理も外注しやすくなります。

まとめ

機密文書の処分を外注する時に溶解処理を依頼するのは得策ではありますが、溶解処理を請け負っている業者にもいいかげんな処理を行う業者が存在します。そういった処理業者に外注しないようにするためには、専用の倉庫を持っていること、高いセキュリティを証明できる国際資格を取得しているなど、様々な確認方法があります。

いずれも信頼できるかどうかを見極めるために重要なことなので、しっかりと確認しましょう。

機密文書の処理に関して洗練されたスキルを持っている専門業者であれば、安心して任せられるでしょう。しかし、どの専門業者も同じ品質で作業を行うわけではありません。きちんと専門業者を見極める必要性があります。

それでは、機密文書処理の専門業者を厳選する時のポイントについてご説明しましょう。

機密文書を専門に行っている会社かどうか

機密文書を処理してもらう上で、専門業者とそうでない業者に依頼するのでは安心感がまるで違います。機密文書の処理を専門としていない業者は機密文書の扱いが雑になっているケースもありますし、サービスの品質にも大きな差があります。

ここは回収業者よりも、専門業者に依頼した方が安心して処理を任せられるでしょう。

セキュリティ意識が高いかどうか

機密文書の内容は外部に漏らしてはいけないのは周知の事実であり、処理を引き受けた業者も例外ではありません。しかし、中にはセキュリティが甘い業者も存在しており、何らかの原因によって機密文書の内容を外部に漏らしてしまう可能性があります。

機密情報の漏洩は死活問題なので、セキュリティ意識が高い専門業者に依頼するのがおすすめです。セキュリティ意識が高い専門業者であれば、機密文書の内容が外部に漏れる心配はないでしょう。より具体的にどんな対策を行っているのか説明してくれる専門業者かどうかを確認することが大切です。

機密文書を処理する時の方法がしっかりしているかどうか

機密文書をどのように処理するのか、依頼する側にとっては気になることです。きちんと適切に処理されているのか心配になる人もいるでしょうし、機密文書の処理を依頼した時にどのように機密文書を処理するのか具体的に説明してくれる専門業者であれば、安心して任せられるでしょう。

作業工程なども見せてもらえれば、機密文書の処理に関する不安はなくなるのではないでしょうか。

まとめ

機密文書の処理を専門業者に依頼する場合、どの専門業者も同じ品質のサービスを提供してくれるわけではないので厳選する必要性があります。機密文書の処理を行う上で絶対にあってはならないのが、万が一にでも機密文書の内容が外部に漏れてしまうことです。

たとえ手違いであっても一度でも外部に漏れてしまった以上は取り返しのつかないことになるので、きちんと信頼できる専門業者を厳選することが何よりも重要です。

 

会社などで機密文書の処理を任された時、貴方はどのように処理しますか？もちろん一般的な書類と違って重要な情報が満遍なく記載されているので、誰かに見られるようなことがあってはなりません。たかが処理するだけの書類だと思って適当に処理してしまうと、後悔することになりかねません。

それでは、機密文書を処理する時の注意点についてご説明しましょう。

機密文書の扱いには要注意！どんなことに注意すればいい？

機密文書を処理するにあたって注意しなければならないことは多くあります。どのみち処理するのだからといって適当に処理してしまうと、罰則の対象になるといったトラブルが起こりかねません。

それでは、機密文書を処理する時の注意点についてご説明しましょう。

処理方法によっては罰則の対象になる

機密文書は個人情報などの重要な情報が記載されている可能性が高いです。企業にとって個人情報は絶対に外部に漏らしてはならない情報なので、個人情報が記載された機密文書を処理する時も外部に情報が漏れないように厳重な注意を払う必要性があります。

もしも機密文書の内容が外部に漏れて個人情報が露呈した場合、法律違反とみなされて30万円以下の罰金または半年以下の懲役が科される可能性があるでしょう。これは個人に科される罰則ですが、個人情報が漏洩した場合は管理していた企業の信頼を失ってしまいます。

それほどまでに個人情報の漏洩は何としても避けなければならないので、処理方法には十分に注意しましょう。

信頼できる業者を吟味する

個人で機密文書を処分するだけでも大変なのに、書類が大量にあると一人で全て処理するのは大変です。そこで効果的な方法として、機密文書を処理してくれる業者に依頼する方法が挙げられます。業者に処分を依頼すれば、効率良く全ての機密文書を処分してくれるでしょう。

しかし、ここで注意したいのは処理を依頼する業者が信用できるかどうかです。機密文書を第三者に渡すということは、業者側が機密文書の内容を見て悪用する可能性があります。これを防ぐためには、処理を依頼する業者のホームページがあるか、専門の電話番号があるか、実在する住所なのか、評判や口コミなどを確認するなど、再三のチェックを重ねるのが大切です。

悪徳業者に情報を悪用されないためにも、業者選びには十分に注意しましょう。

まとめ

重要な情報が記載されている機密文書の処理は、人一倍気を使わなければなりません。自分のミスで個人情報が漏れてしまうと自分自身が罰則を受ける可能性がありますし、企業全体の信用を地に落としてしまう恐れもあります。

それを防ぐためにも、きちんと機密文書を処理すること、そして業者に依頼する場合は信頼できる業者かどうかを見極めましょう。

 

機密文書の処理方法は数多くありますが、いずれの方法もきちんと処理するに越したことはありません。そこで処理する方法として挙げられるのが、全ての機密文書を焼却工場で焼却してしまう方法です。これなら機密文書が大量にあっても、一度にまとめて処理できるので手軽です。

しかし、焼却工場に持っていかなければならないのでメリットがあるだけでなく、デメリットもあります。それでは、機密文書を焼却工場で処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書を焼却工場で処理するメリットとデメリットとは？

機密文書を焼却工場で処理する方法には大きなメリットがあるだけでなく、注意しておきたいデメリットもあります。機密文書を処理する上で不備があってはならないので、デメリットを踏まえた上で処理する必要性があります。

それでは、機密文書を焼却工場で処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書を焼却工場で処理するメリット

機密文書を焼却工場で処理する最大のメリットは、どれだけ大量の機密文書があってもまとめて処理できるので時間がかからないことです。例えばオフィスのシュレッダーで処理する場合だと、一度に複数枚の処理が難しいので機密文書の量が多いほど時間がかかってしまいます。

しかし、焼却工場ならまとめて焼却できるので、時間も手間もかかりません。しかし、現在は環境と安全性に優れた溶解処理を行う業者がほとんどのため、機密文書を焼却処分できる業者はなかなか見つかりません。

機密文書を焼却工場で処理するデメリット

機密文書を焼却工場で処理するメリットはありますが、注意したいデメリットもあります。何より気を付けたいのは、外部に情報が漏れる可能性があることと、リサイクルすることはできないことです。

焼却工場を利用するということは、その工場に機密文書を持っていかなければならないので万が一にでも運送している間に紛失してしまったり盗難の被害に遭ったりする可能性があります。作業中に事故を起こす可能性もありますし、排出から機密文書が完全に処理されたところまで立ち会わなければならないため、忙しい時に処理できない可能性もあるでしょう。

まとめ

現状ではさまざまな観点から溶解処理がお勧めです。
安心、安全を守りながらリサイクルを行うことで、持続可能な社会を作っていきたいですね。

 

機密文書の内容を外部に漏らさずに処理することが非常に大切ですが、大量の機密文書を処理することになったら一度に処理するのは大変ですよね。そんな時に利用できるのが、焼却工場へ搬入して機密文書が入った段ボール箱を回収し、製紙会社へ搬入して溶解してもらう方法です。

焼却工場で焼却してもらう方法と似ていますが、様々なメリットがあります。それでは、機密文書を溶解して処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書を溶解して処理するメリットとデメリットとは？

機密文書を溶解してもらうことにより、跡形もなく焼却できるだけでなく機密情報も守られるのが大きなポイントです。しかし、この方法にはデメリットもあるので注意しなければなりません。

それでは、機密文書を溶解して処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書を溶解して処理するメリット

機密文書を溶解して処理する最大のメリットは、何といっても段ボール箱に機密文書が入ったまま処理できることです。機密文書が入った段ボール箱を焼却工場へ搬入し、焼却工場から製紙会社へ搬入してから溶解する仕組みになっています。

製紙会社は段ボール箱のまま溶解するだけでいいので、一度に大量の機密文書を処理できます。

機密文書を溶解して処理するデメリット

機密文書を溶解して処理するデメリットは、焼却工場、製紙会社と工場と会社を経由しなければ溶解できないので、タイムリーに処理できないのが大きなデメリットです。運送時に紛失したり盗難されてしまったりするリスクもありますし、何より製紙会社の受け入れ体制にも左右されるのでスムーズに処理されないこともあります。

また、再生紙が限定されることもあるので、何でも処理できるわけではないことに注意が必要です。確実に安心できるわけではありませんが、一度に大量に処理したい人にとってはおすすめの方法だと言えるでしょう。

まとめ

機密文書の溶解は様々なメリットがありますが、デメリットもあるので注意が必要です。いつどこで機密文書が外部に漏れるか分かりませんし、工場や会社を信用していても問題が起こる可能性は十分にあります。

機密文書を溶解で処理するなら、きちんと信頼できる工場・会社なのかを判断することが大切です。一度に大量の機密文書を処理できる便利な処理方法ではあるものの、リスクがあることを念頭に置いた上で利用しましょう。

 

機密文書の内容を可能な限り外部に漏らさないためには、会社で処理するのがおすすめです。しかし、会社で処理する場合だと人件費などのコストがかかってしまうため、処理する機密文書が多いほど時間もコストもかかって非効率的になってしまいます。

そこで、機密文書処理の専門業者に依頼することで、様々なメリットがあります。それでは、機密文書処理の専門業者に依頼するメリットについてご説明しましょう。

機密文書処理の専門業者に依頼するメリット

機密文書処理の専門業者に依頼するメリットは大きく分けて3つあります。会社ではなく専門業者に依頼することによって、コストを抑えつつ安心かつ安全に処理してくれるのは大きなメリットです。

それでは、機密文書処理の専門業者に依頼するメリットについてご説明しましょう。

スムーズに処理してくれる

会社で機密文書を処理する場合、量が多いほど時間もコストもかかってしまうので非効率的です。しかし、専門業者であればどんなに量があっても一括で全て引き受けてくれますし、機密レベルに応じて適切に処理してくれるため、時間も手間もかかりません。

スムーズに機密文書を処理してくれるので、多くの企業にとってありがたい業者だと言えるでしょう。

セキュリティ性が高い

専門業者だからこそ機密文書の内容が漏洩することの恐ろしさを分かっているので、高いセキュリティ性があることをアピールする業者もいるほどです。特にかなりの企業が依頼している溶解は、段ボール箱を一切開かずにバラバラにします。

だからこそ個人情報などが外部に漏れ出すことはありませんし、安心して任せられるでしょう。

環境に優しい

専門業者の多くはバラバラになった機密文書を再生紙の原料にするエコを心がけています。もちろん内容が一切確認できないレベルまで裁断されるため、安心して資源として再利用することができるでしょう。

中には溶解証明書やリサイクル証明書を発行する専門業者も存在しており、エコに力を入れていることが分かります。

まとめ

機密文書は会社で処理した方がコストがかからないと思われるかもしれませんが、実際に処理してみると専門業者に依頼した方がかえって安く処理できるでしょう。専門業者は機密文書の処理に精通しており、きちんと情報を外部に漏らさずに処理してくれます。

まさに機密文書の処理に困った企業の救世主になるのではないでしょうか。

 

機密文書の処分を外注する際に、溶解処理によって機密文書を処理する方法が挙げられます。溶解処理には様々なメリットがあり、段ボールに機密文書が入ったままでも処分できるという便利なサービスです。

それでは。機密文書の処分を外注する際に選べる溶解処理のメリットやデメリットについてご説明しましょう。

溶解処理のメリット

溶解処理は本来製紙メーカーが行う処分方法の一つであり、パルパーと呼ばれる溶解釜内で水と混ざりつつ粉砕、液状化させるのが特徴です。溶解処理と聞くと焼却するイメージがあるかもしれませんが、溶解処理の良いところは焼却と違って二酸化炭素が輩出されないことです。

粉砕した紙はそのままリサイクルもできるので、機密文書を処理する方法の中でトップクラスの利便性を持っているのが大きなメリットです。また、機密文書を処理する際にホチキスやクリップなどを取り外さなくてもそのまま廃棄できるので、事前に取り外しておく必要性がありません。

業者によっては廃棄できない条件もありますが、そのまま廃棄できるということは作業員が段ボール箱を開ける必要性がないので機密文書の情報が誰の目にも入ることなく処理できるのが最大のメリットです。

溶解処理のデメリット

溶解処理には様々なメリットがありますが、デメリットもあります。

最大のデメリットは、業者によって機密文書の扱いがまるで違うことです。早急に廃棄するように頼んだのに後回しにされてしまったり、輸送中や運搬中に機密情報が漏洩してしまうような事態になる可能性があったりと安定性に欠ける部分があります。

全ての業者がしっかりと溶解処理を行ってくれるとは限りませんし、リサーチ不足でいいかげんな業者に外注してしまうと、それこそ雑な扱いによって機密文書の情報が外部に漏れ出てしまう危険性は十分にあります。

溶解処理を請け負っている業者に外注するなら、きちんと信頼できるか見極めてからにしましょう。

まとめ

溶解処理は機密文書を処分する方法の一つで、リサイクルもできるなど地球に優しい処分方法だと言えます。機密情報が外部に漏れるようなことがあってはならないので、段ボール箱を開けずに処分できるのは大きなメリットです。

ただ、中にはいいかげんな処分しかしない業者も存在するため、外注する業者が信頼できるのか、機密情報の漏洩対策などもしっかりしているのかなどを確認しましょう。

書類の廃棄ができる業者には、大きく分けて2つの種類があります。1つ目がシュレッダー業者、2つ目が溶解業者です。どちらも似ているようで、実は少し違いがあります。

今回は、実際に利用を考えた時にどちらの業者を選ぶべきなのかお伝えします。ご自身にあった業者を選び、後悔しない廃棄を行いましょう。

シュレッダー業者と溶解業者の違い

シュレッダー業者と溶解業者のどちらを使うべきなのかをお伝えする前に、両社の違いを解説します。

シュレッダー業者は、機密文書を業務用の大型シュレッダーで裁断し、リサイクルする業者のことです。企業で使われている一般的なシュレッダーよりも大型で、裁断の細かいシュレッダーを使用しているため、より細かい裁断ができます。

一方の溶解業者は、紙を繊維になるまでほぐす手法で廃棄処理を行う業者のことです。溶解処理とは、水と機械の動きだけで紙を繊維にほぐす処理方法。繊維になった後は書類に何が書かれていたかを読み取ることは不可能です。環境に優しいだけでなく、情報漏洩の心配のない安全な方法です。

利用シーンごとの業者選択

シュレッダー業者と溶解業者の違いを理解したところで、どちらの業者を選ぶべきなのかを利用シーン別にお伝えしましょう。

・ファイルに綴じた状態で廃棄したい
・契約書や顧客データなどを処分したい
・社内の書類を大量に処分したい

ファイルに綴じた状態で廃棄したい

会計書類の保存期間の満了や、プロジェクトの終了などにより書類が不要になった場合、ファイルに綴じられた書類を取り出して廃棄するのは手間がかかります。

このようなときにオススメなのは、シュレッダー業者です。シュレッダー業者であればファイリングされたまま回収ができる業者が多く、ホチキスなどを外す必要もありません。

契約書や顧客データなどを処分したい

契約が満了になった契約書や、古い顧客データなどを処分する場合、情報漏洩は絶対に避けねばなりません。

このような場合にオススメなのは、溶解業者の利用です。溶解処理をすると紙は繊維になり、内容を読み取ることはできなくなります

溶解業者ではファイリングされたままの回収ができませんが、契約書や顧客データはあまり枚数も多くないので、ファイル等を取り除くのも大変な作業ではないでしょう。

社内の書類を大量に処分したい

保存期限が切れた書類を処分する場合、1年分ともなると段ボール数箱、多ければ数十箱になります。シュレッダーをかけるのは大変ですが、会社の重要な情報も含まれるため情報漏洩には注意したいところ。

このような場合にオススメなのは、シュレッダー・溶解どちらもできる業者の利用です。シュレッダー・溶解どちらの処理もできる業者を利用することで、安全な廃棄と作業負担の軽減の両方のメリットを受けることができます。

まとめ

デルエフでは、シュレッダー処理をしたあとに、溶解処理を行います。絶対に守るべき大切な情報だからこそ、念には念を入れて業者を選びましょう。

 

企業で保管が義務づけられている書類には、とっておくべき保存期間が定められています。「1年経ったから……」と処分しようとしている書類が、実は10年の保存期間が決められているかもしれません。

保管するべき書類を間違えて処分することがないよう、正しい保存期間を知っておきましょう。

人事・労務で保管している書類の保存期間

まずは、人事・労務で保管している主な書類の保存期間です。

・健康保険や厚生年金保険、雇用保険に関する書類：2年間
・労働者名簿や退職書類、労災保険などの書類：3年間
・雇用保険の被保険者に関する書類：4年間

経理で保管している書類の保存期間

次に、経理で保管している書類の保存期間です。

・源泉徴収簿：7年間
・会計帳簿や決算書類：10年間

総務で保管している書類の保存期間

次に、総務で保管している書類の保管期間です。総務で保管している書類は会社情報に関する書類が多いため、永久保存が義務付けられたものばかりです。たとえば、登記や知的所有権などの権利に関する書類は永久保存になります。

株主総会の議事録や取締役会の議事録は10年の保存期間が定められていますが、通常の社内会議は3年の保存期間です。

廃棄する必要なし！永久保存の書類一覧

最後に、廃棄してはいけない永久保存の書類を一覧でお伝えします。

・会社の設立・登記に関する書類
・登記簿関係書類
・特許書類
・控訴関係の書類
・会計監査に関わる文書
・業務監査に関わる文書
・株主総会関係書類
・株主名簿・移管登録簿・その他株式や株主に関する書類
・自社の株式に関する文書
・決算に関する書類
・株式増資関する書類
・固定資産関係書類
・役員・従業員の人事に関する重要文書
・従業員の労務・人事・給与・社会保険関係書類
・労働協約に関する文書

まとめ

部署ごとに決められた保存期間が違います。公的に決められた保存期間だけでなく、企業ごとに詳細な保存期間を定めている場合もあります。自社で決められている保存期間を把握して、適切に取り扱いましょう。

 

氏名や住所、電話番号や家族構成などの個人情報が漏洩してしまうことで、思いもよらない事件に巻き込まれる可能性が高まります。高値で取引されたり、反社会的勢力に悪用されたりすることも……。

注意したほうがいいことは理解していても、一体どのように漏洩するのかよくわかりませんよね。そこで今回は、情報漏洩する原因を2つご紹介します。漏洩する原因を知り、しっかりと対策をしてくださいね。

自分自身のミスで流出させてしまう

インターネットの普及で、個人的にSNSを利用する方が増えました。顔写真や本名を公開している人も増え、これまでよりも個人を特定しやすくなっています。

IDやパスワードを複数のサイトで使い回している方も多いようですが、これはかなり危険。1つのサイトで漏洩してしまうと、他のサイトのパスワードなども芋づる式に特定されてしまうことに……。

忘れにくいからという理由で、生年月日や複数のサイトで同じものを使うのは避けましょう。

企業側から流出してしまう

インターネット通販で買い物をする場合、必ず個人情報を登録します。信頼できる企業サイトであったとしても、外部からのハッキングなどによって個人情報が流出するケースもあります。

また、インターネットだけでなく書類から流出する可能性もあり、信頼できる企業に渡した個人情報が必ずしも守られるとは言い切れません。

個人情報を守るために心がけたい3つのポイント

大手企業であっても個人情報が絶対に漏洩しないとは限りません。個人情報を守るためには、ご自身でも対策をしておく必要があります。対策方法にはいろいろありますが、最低限心がけておきたいのが次の3つです。

・パソコンやスマートフォンのアップデートをする
・知らないアドレスからのメールは、安易に開封しない
・ID・パスワードは推測されやすい文字を避ける

パソコンやスマートフォンのアップデートは時間がかかることも多く、どうしても後回しにしてしまいがちです。しかし、アップデートにより、ウイルスに対しての対抗ソフトやブロックする機能を追加することもあるので、できるだけ早急に対応しましょう。

また、基本中の基本ではありますが、知らないアドレスからのメールや怪しげなメールは開封しないことも有効です。IDやパスワードを複雑にするのも忘れずに行いましょう。

まとめ

個人情報が流出してしまうことにより、身に覚えのない請求が届いたり、情報を悪用されたりする可能性があります。トラブルに巻き込まれないよう、自分でできる対策をしっかりとして情報を守りましょう。

 

「個人情報はしっかりと守るように」と言われることが多いですが、亡くなった人の個人情報はどのように管理すればいいのでしょうか。

実は、故人の個人情報は法律上、守られません。しかし、法律で守られないからといってぞんざいに扱っていいわけではありません。故人の情報から親族の情報が漏洩してしまう可能性があるからです。

今回は、故人の書類の廃棄方法についてご紹介します。

故人の情報から遺族にたどり着けてしまう

故人の情報は個人情報保護法で守られる対象ではありません。しかし、故人の情報から遺族の情報を手に入れることもできるため、大切に取り扱う必要があります。

生存する個人の情報は法律上も守られるべきものです。しかし、すでに情報が漏れてしまっては対処することができません。写真や生前やりとりしていた手紙、保険や会員の情報などを適当に捨てるのはやめましょう。

故人の情報は遺品整理業者より個人情報廃棄業者へ

故人の書類とはいえ、個人情報は詰まっています。適当にごみ袋に入れて捨てたり、情報が読み取れる状態のまま古紙回収に出したりするのはきけんです。ごみ袋から情報を抜き取り、悪用される可能性や、トラブルが遺族に影響する可能性もあるからです。

亡くなった方の書類を廃棄するなら、個人情報廃棄業者の利用がおすすめです。故人の持ち物だからと遺品整理業者を選択する方も少なくありませんが、遺品整理業者は書類の廃棄のプロではありません。

遺品整理業者は「遺品を片付けるプロ」であり、整理中に出てきた書類に関しては可燃ごみとして処理することが多いです。これでは情報が漏れる可能性が大いにあり、意味がありません。

故人の書類廃棄に関しては「文書廃棄のプロ」である文書廃棄業者を選びましょう。

まとめ

この世にいなくなってしまった故人の情報は管理しなくても問題ないような気がしてしまいますが、遺族の情報を守るためにも管理が必要です。故人の情報から辿って、遺族がトラブルに巻き込まれる可能性もあるのです。

遺品整理業者ではなく、個人情報廃棄業者に依頼することで、安全に廃棄を行ってくださいね。

 

個人情報の大切さは広く言われますが、「個人情報」の定義についてきちんと理解していますか？どのような項目が個人情報に含まれるのかを知っていなければ、情報を守るのは不可能ですよね。

今回は、個人情報の定義についてご紹介します。どの情報が個人情報なのかをしっかりと理解しておきましょう。

法律で定められた個人情報とは

個人情報保護法で定められている「個人情報」とは、「生存する個人に関する情報であり、特定の個人を識別できるもの」と定義されています。簡単にいえば、名前や性別、生年月日など、個人を特定することができる情報のことです。

生存する個人なので、亡くなった方や企業の情報は個人情報ではありません。

具体的な個人情報の例

個人情報には以下のようなものが含まれます。

・名前、生年月日、住所や電話番号などの連絡先
・会社での職位や所属部署
・個人名がわかるメールアドレス
・防犯カメラ映像やその他の動画
・本人だとわかる音声データ

例えば「田中」という名前だけで個人を特定することは難しいですが、「〇〇会社総務部の田中さん」であれば特定できてしまうでしょう。一つ一つだけでは個人の特定が難しくても、組み合わせることで特定することができてしまいます。

個人情報の一部を隠せばいいわけではない

個人情報は複数が組み合わさることで個人の特定に繋がります。処分する際は一部を隠せば、情報を守ることができるのでしょうか？

答えはNOです。

個人情報の一部を隠したとしても、複数のゴミから情報を集めることで情報を知ることができます。また、だいたいの家族構成を知ることも可能。情報を悪用する人の手に渡ってしまえば、家族の身に危険が及ぶかもしれません。

個人情報の含まれる書類を廃棄するには、専門の廃棄業者に頼むのが安心です。大げさに感じるかもしれませんが、そのくらい徹底することでご自身と家族の安全を守ることができます。

まとめ

個人情報に該当する情報をしっかりと理解したうえで、適切な方法で廃棄をしましょう。一つ一つの情報では特定されるはずないと感じるかもしれませんが、情報を悪用しようとする人はどんなに小さな情報も見逃しません。大げさに守るくらいでちょうどいいのです。

 

ストレージサービスは、大切な情報を預かる外部のサービスのこと。ひと言で「ストレージサービス」といっても、オンライン上にあるものと、実際の荷物を預かるものの2種類あります。

今回はこの2つの違いと、実際の荷物を預かるストレージサービスについて詳しくご紹介します。ストレージサービスは便利な一方で、きちんと管理することが必要です。

この記事を読んで、無駄な経費を使わないような管理していきましょう。

ストレージサービスとは

近年注目されているストレージサービスには、2つの種類があります。

・オンラインストレージサービス
・トランクルーム代わりのストレージサービス

オンラインストレージサービスは、クラウド上にデータを保管するサービスのことです。パソコン上のデータを減らせるだけでなく、万が一パソコンのデータが破損した時のバックアップ代わりにもなります。

一方のトランクルーム代わりのストレージサービスは、主に紙の書類を保管するサービスのことです。自社に保管スペースがない場合に便利なトランクルームのようなものです。

オンラインストレージサービスはデータを保存するのに対し、リアルなストレージサービスではモノを保管します。今回はリアルなストレージサービスについて掘り下げていきます。

ストレージサービスは管理が重要

自社にスペースがないことが理由で、ストレージサービスを利用している企業も多いでしょう。書類をいくらでも預けられるストレージサービスは、便利な半面、きちんとした管理が必要です。

社外にあるストレージサービス企業の倉庫に預けられるため、荷物が積み上がるところを実際に目にするわけではありません。「整理をしよう」という気持ちも起こりづらく、保存期間が過ぎた書類も残していることもあります。

ストレージサービスの利用には利用料がかかります。本来は処分するべき不要な書類に料金を払うのは、経費の無駄遣いです。

ストレージサービスに預けた書類を適切に管理するためには、保管期限ごとに分けて箱に入れておく方法がおすすめです。預ける時に保管期限を設定できる業者もありますが、そうでない場合にはエクセルなどで保管期限を管理しておきましょう。

まとめ

ストレージサービスに預けた書類の保管期限が到来したら、早急に廃棄しましょう。

保管していた書類には会社の大切な機密情報が詰まっているため、業者を利用するのがオススメです。書類を入れた箱のまま回収してくれる業者を選ぶことで、余計な手間を省くことができますよ。

 

機密文書廃棄業者にはさまざまな種類があります。サービス内容も各々違いますが、一番大きな問題が書類を送る際の箱です。ダンボールをご自身で用意するところもあれば、専用ボックスを使用するところもあります。

今回は、ダンボールを自分で用意する業者と、専用ボックスを使う業者のメリット・デメリットをご紹介します。ご自分の希望に合った業者を選んでくださいね。

自分でダンボールを用意する業者

まずは、自分でダンボールを用意する業者についてです。廃棄する書類を入れるために、自分で用意したダンボールを使う必要があります。

自分でダンボールを用意する業者のメリットは次の2つです。

・いつでも作業できる
・出し入れしやすい

ダンボールを自分で用意するので、計画的に作業を進められるところが魅力です。使用するダンボールも通常のものなので、出し入れが楽なのも嬉しいところでしょう。

一方、自分でダンボールを用意する業者のデメリットは以下の3つです。

・底抜けの可能性がある
・ちょうどいい大きさのダンボールを探すのが手間
・誰でも書類に触れられてしまう

自分で用意するダンボールは、強度が不安なことがあります。ちょうどいい大きさの箱を見つけるのも大変で、手間に感じる人もいるかもしれません。

また、ダンボールは出し入れしやすいメリットと同時に、誰でも書類に触れられるというデメリットも存在します。外部に漏らしたくない機密文書を廃棄する場合には、社内でも注意が必要です。

専用ボックスを用意してくれる業者

次に、専用の箱を用意してくれる業者をご紹介します。

専用ボックスを用意してくれる業者のメリットは、次の3つです。

・自分で箱を用意しなくていい
・専用箱なので強度も安心できる
・他の社員に見られない

専用ボックスの多くは、紙製ではなく箱状になっているものです。底抜けしないのはもちろん、多少の衝撃や濡れにも耐えられます。また、一度入れた書類を取り出せないように鍵がついていたり、廃棄業者しか開けられない仕組みになっていたりする箱が多いです。他の社員に見られることがないので、情報漏洩のリスクはとても低くなります。

専用ボックスを用意してくれる業者のデメリットは、以下の2つでしょう。

・置き場所が限定される
・間違って入れた書類を取り出せない

専用ボックスは頑丈で大きな箱が多く、一度置いたら動かすことが難しいため、置ける場所が限定されるのがデメリット。また、情報漏洩のリスクが低いメリットの反面、間違えて入れた書類を取り出せないこともデメリットです。

まとめ

同じ機密文書廃棄業者でも、箱に関するサービスはまちまちです。今すぐに作業をしたい方はダンボールを自分で用意する業者を、他の社員の目に触れないようにしたい方は専用ボックスを使う業者を選ぶなど、希望に合わせた業者選びを進めてみてくださいね。

 

ゴミを廃棄するときに受け取る「マニフェスト（産業廃棄物管理票）」って、ご存知ですか？あまり耳馴染みのない言葉かもしれませんね。

今回はマニフェストの意味と、保存期間や保管方法についてお伝えします。しっかりと理解し、うっかり廃棄してしまうことがないように注意してくださいね。

マニフェスト（産業廃棄物管理票）とは

マニフェスト（産業廃棄物管理票）とは、産業廃棄物を正しく廃棄しているかの把握を目的に実施されています。

事業所から出るゴミを、誰が、どのように廃棄したかを明確にし、不法投棄を防ぐことを目的として
・廃棄物の名称
・運搬業者名
・処分業者名
・取扱上の注意点
などを記載したマニフェストを交付することが決められているのです。「産業廃棄物管理票」と呼ばれることもあります。

旧厚生省（現・環境省）の行政指導で平成2年にスタートし、現在はマニフェストを電子化する「電子マニフェスト制度」も施行されています。

紙くずの廃棄にマニフェストが必要な業種とは

書類をシュレッダーした紙くずは、業種によって、産業廃棄物扱いだったり、事業系一般廃棄物になったりします。

以下のような紙を扱う業種の場合には「産業廃棄物扱い」なので、マニフェストが必要です。

・建設業
・パルプ・紙・紙加工品の製造業
・新聞業
・出版業
・製本業
・印刷物加工業

一方、上記以外の業種では「事業系一般廃棄物扱い」なので、マニフェストは不要。業種によって要不要がありますので、自社の業種の要・不要を確認しておきましょう。

マニフェスト（産業廃棄物管理票）の保存期間

マニフェストの保存期間は5年です。領収書を兼ねたマニフェストの場合には会計の基準に従う必要があり、7年の保管が義務づけられています。

マニフェストは、自社のゴミを正しく廃棄したことを証明する書類です。紛失すると、不法投棄などを疑われる可能性があるので、きちんと保管しておきましょう。

マニフェスト（産業廃棄物管理票）の廃棄方法

マニフェストは保管期限が過ぎたら処分して構いません。ただし、マニフェストに書かれている情報によって廃棄方法を変えましょう。

会社名や電話番号のような一般に公開している情報しか載っていないのであれば、簡単に破いたりシュレッダーしたりして廃棄すれば問題ありません。しかし、相手企業の担当者名や、外部に漏れたくない情報が含まれている場合には、廃棄業者に依頼するのが良いでしょう。

複数の情報を組み合わせて個人を特定できる場合、それは個人情報の扱いとなり注意が必要です。

例えば上記のように廃棄業者の担当者名が出ていた場合、業者名と担当者名の2つで個人の特定は可能です。一つ一つは小さな情報でも、トラブルを避けるためには細心の注意が必要になります。

まとめ

書類廃棄でマニフェストを受け取る業種は限られていますが、取り扱いには注意が必要です。保存期間をすぎたマニフェストはすぐに廃棄をしましょう。個人が特定されそうな情報を含んでいる場合には業者を利用して廃棄する方法がおすすめです。

 

昨今、個人情報を悪用される事件をよく耳にします。多くの方が理解しているように、個人情報の取り扱いに関しては慎重な取り扱いが必要です。

今回は、個人情報が漏洩した場合に巻き込まれる可能性がある被害についてご紹介します。

情報漏洩の怖さを知り、情報をしっかりと守っていきましょう。

アカウントの乗っ取り被害

アカウントの乗っ取りとは、SNSやスマートフォンのゲームアプリなどで他人にアカウントを使われてしまう被害のことです。

LINEなどのメッセージアプリでは、本人になりすまして他の人へギフト券などを要求し購入させるというトラブルが発生。ゲームアプリの場合も、自分の知らないところでゲーム内で使えるアイテムの購入決済される被害が問題になっています。

これらのきっかけは、ウイルスに感染したメールの開封や、メッセージで送られてきたURLを押してしまうこと。乗っ取りをきっかけに、スマートフォンに登録されている家族や知人の個人情報を読み取られてしまう可能性があり危険です。

クレジットカード情報とパスワードの漏洩被害

アカウントの乗っ取りも怖いですが、クレジットカードの情報やパスワードを狙う犯罪も危険です。

インターネットでの買い物は、クレジットカード情報とパスワードさえ知っていれば簡単に決済できてしまいます。便利な機能ですが、悪用されると身に覚えのない高額な請求が届く可能性も。

クレジットカード情報やパスワードは、安心できるサイトでしか使わないといった対策をして守りましょう。パスワードに関しては、定期的に変更するのも有効です。

まとめ

インターネットでの買い物やゲームアプリでの課金など、便利に楽しめる一方で、悪用されると大きな被害を被る可能性もあります。

・知らないアドレスからのメールをむやみに開かない
・不審なURLは見ない
・パスワードをこまめに変える
・クレジットカードは信頼できるサイトでのみ使う
といった対策で自分の情報を守ってください。

ご自身をきっかけに家族や知人の個人情報を漏らさないよう、注意して利用しましょう。

 

書類の廃棄を業者に依頼すると、廃棄証明書が発行されることがあります。あまり見る機会のない廃棄証明書とは、一体どのような書類なのでしょうか？

今回は、廃棄証明書の発行形態や保管・廃棄の方法を解説します。この記事を参考に、適切な管理を行ってくださいね。

廃棄証明書の発行形態は2種類ある

廃棄証明書とは、廃棄したことを証明する書類です。「預かった廃棄物を正しく廃棄しましたよ」という証明になるので、大切な情報を含んだ廃棄物を出した場合には重要になってくるでしょう。

この廃棄証明書は、機密文書廃棄業者によって発行方法が違います。具体的には次の2つのパターンがあります。

・廃棄証明書を紙で発行する業者
・廃棄証明書を電子メールで発行する業者

どちらが良い悪いはなく、発行形態が違うというだけで大きな違いはありません。

廃棄証明書以外には「溶解証明書」を発行する業者もあります。こちらは「溶解しましたよ」という証明書で、発行形態も紙と電子の2種類です。

廃棄証明書や溶解証明書を紙で発行する場合には、処理が完了後に郵送されてきます。郵送する時間があるので、1〜2週間程度かかるのが一般的です。

廃棄証明書や溶解証明書を電子発行する場合は、メールで送られてきます。中には、専用サイト上にアップロードされた証明書を自分で確認する業者もあります。

電子発行の場合は紙では送られてきません。データを保存しておくか、自分で印刷して書類として保存しておく必要があります。

書類廃棄証明書の保管方法

機密文書の廃棄をするたびに受け取る廃棄証明書ですが、保管期限は5年になります。もし、証明書が領収書を兼ねている場合には、7年の保管が必要です。

廃棄証明書が領収書を兼ねているパターンの場合には、小口現金の資料や請求書といった会計書類と一緒に保管しておきましょう。

領収書は兼ねておらず、廃棄証明書としての役割しかない場合には、書類廃棄証明書専用のファイルを使って保存しておくと便利です。

どちらにしても、保存期間が長いので紛失することがないようにきちんと保管することが求められます。

書類廃棄証明書の保管期間後は廃棄

書類廃棄証明書の保存期間を超えたら処分します。証明書の廃棄には業者の利用がおすすめです。

あまり大切な情報が含まれていないように感じますが、どこから情報が漏れるかわかりません。他の廃棄書類とともに、廃棄証明書も廃棄業者を利用して処分しましょう。

まとめ

廃棄すると毎回発行される廃棄証明書は、放っておくと多くの枚数が溜まってきます。適当に保管していると問題になることもあるため、きちんと管理しておきましょう。

また、廃棄する際にも注意が必要です。デルエフのような機密情報廃棄業者を利用して、小さな情報漏洩もしないように気をつけておきましょう。

 

忙しい会社員は、デスクの片付けにかける時間が惜しいこともしばしば。しかし、デスクの散らかりをそのままにしていてもいいことはありません。むしろ「デスクの整理もできない人」という不名誉な称号を与えられるかもしれません。

そこで今回は、忙しいからこそ効率的に片付けるための3ステップをご紹介します。一気に進める必要はありません。自分のできるタイミングでコツコツと片付けていきましょう。

効率的に片付けるための3ステップ

今回ご紹介する方法は、次の3ステップで完了します。

1.書類を片付ける場所を決める
2.書類の要否を確認する
3.廃棄業者を利用して書類を廃棄する

書類を片付ける場所を決める

最初にやってほしいのは書類を片付ける場所を決めること。これを決めずに闇雲に始めても余計に散らかるだけなので注意しましょう。

まずは、1箇所ずつ作業を進めていきましょう。

まとまった時間が取れるのであれば一度に終わらせてもいいですが、そうでない場合にはコツコツ進めていくのがベスト。今日はここ、次はあちら、というように、空いている時間を活用して少しずつ進めてくださいね。

書類の要否を確認する

片付ける場所を決めたら、実際に作業を行います。書類の山を目の前にどう対処するべきか悩むかもしれませんが、やることは簡単。いる・いらないを判断していくだけです。

特に、電子データが存在しているのに紙でも持っている場合には要注意。紙での保存が義務づけられている書類であれば別ですが、そうでなければ2種類で保存する意味がありません。

取っておく必要のない書類は廃棄してしまいましょう。

廃棄業者を利用して書類を廃棄する

書類の整理が終わったら、取っておく書類はきちんとファイリングします。

せっかく整理した書類をそのまま保管していると、また同じように書類が積み上がります。分類できた時がファイリングのチャンス。きちんとまとめておきましょう。

取っておく必要のない書類に関しては、早急に廃棄します。

自社でシュレッダー処理をしてもいいのですが、おすすめはデルエフのような廃棄業者の利用です。大量の書類をシュレッダーするのは時間がかかります。忙しいからこそコツコツ片付けたのに意味がありません。

信頼できる機密文書の廃棄業者に依頼して、安全・簡単に書類の廃棄がいいでしょう。

まとめ

「デスクを片付ける」というと、どうしても一気に片付けることが必要な気がしてしまいますが、コツコツ片付けても結果は同じです。毎日のように「今日も片付かなかった……」と落ち込むくらいなら、少しずつ進めていくことでキレイなデスクを手に入れることができますよ。

また、廃棄する際にも手軽に処分できる方法を選択しましょう。忙しいなかシュレッダーで数枚ずつ処分する必要はありません。デルエフのような機密文書の廃棄実績のある信頼できる業者を選択し、効率的に廃棄しましょう！

 

気がつくと書類が山積みになるデスク。必要な書類が行方不明になるのは日常茶飯事、見つけたと思ったら取る際にバランスが崩れて雪崩が発生……。こんなデスクにもう飽き飽きしていませんか？

今回はデスク周りの書類を増やさない2つのコツをご紹介します。たった2つのコツさえ身につければ、山積みデスクを卒業することも夢ではありません。

「なんとかしたい！」と思っている方こそ、この記事を参考に実践してみてください。

書類を増やさないためにできること

当たり前のことではありますが、デスクのきれいを維持するポイントは「書類を増やさないこと」です。しかし、仕事を進めるなかでどうしても書類は発生してしまうもの。そこで意識したいのが次の2つです。

・迷ったら捨てる
・メールなどの電子データは印刷しない

迷ったら捨てる

デスクに書類が積み上がる一番の原因は、いらない書類を取っておくこと。中には捨てられない書類もありますが、明らかに不要な書類を取っている方も多いのが現実です。

手元に届いた時に取っておくべきかを迷ったら、その書類は捨てるようにしましょう。大事な書類を捨ててしまうのではと心配になる方もいるかもしれませんが、本当に大切な書類は取っておくべきかを悩みません。

たとえば、契約関係の書類を手渡された時、「取っておくべきか？」と悩むでしょうか？本当に必要な書類は悩むことなく判断できるはず。悩んだら捨てるように意識していきましょう。

メールなどの電子データは印刷しない

中堅以降の方によくみられるのが、電子データを印刷して手元に置いておくこと。電子データがあるのに書類で保存するのは意味がありません。データでいつでも確認できるからです。

もちろん印刷したほうが見やすい気持ちもわかりますし、届いたデータを印刷して確認したい方もいるかもしれませんが、デスクのきれいを保つためには電子データは印刷しないように心がけましょう。

どうしても印刷して確認したい場合には、確認が終わったらすぐに処分するように徹底してください。

まとめ

書類が山積みになり、今にも崩れてしまいそうなデスクよりも、すっきりと整っているデスクのほうがデキる感が出るものです。せっかく頑張って働いていらっしゃるのですから、デスクの状態で評価を下げてしまうことがないように気をつけましょう。

不要になった書類はゴミ箱へ捨てるのではなく、シュレッダーや廃棄業者を利用して処分するようにしてください。もし、会社の機密に関わる情報が記載されていた場合、情報漏洩させてしまっては大問題です。

自分の手元にある書類は、廃棄するまで責任を持って扱ってくださいね。

 

大量の書類廃棄を業者に依頼する際、経理担当者が避けては通れないのが廃棄代の会計処理です。頻繁に出るわけではない書類の廃棄処理の料金は、その勘定科目を使うのが正解なのでしょうか。

今回はおすすめの勘定科目を3つご紹介します。どれを使っても間違いではありませんので、自社の会計処理に合わせて選択してくださいね。

書類廃棄の時に使える3つの勘定科目

ここでご紹介する科目は、
・雑費
・消耗品費
・支払手数料
の3つです。企業によってどの勘定科目を採用するのかは、基本的に自由になります。

勘定科目【雑費】

雑費とは、他のどの科目にも当てはまらず、それほど金額が大きくない費用の時に使用する勘定科目です。金額が少額で、普段は発生しない費用であった場合には使用しても問題ありません。

ただし、年に複数回に渡って廃棄業者を利用したり、書類廃棄に定期的に費用がかかってしまったり、費用が高額になってしまうような場合には、他の勘定科目を使うことをおすすめします。

勘定科目【消耗品費】

消耗品費とは、金額が10万円未満で、使用できる期間が１年未満のものを購入した時にかかる費用を仕訳する際に使う勘定科目です。文房具、蛍光灯やケーブルなどは、消耗品費を用いて仕訳しますよね。

ゴミ袋やゴミ処理券を消耗品費で仕訳しているのであれば、書類廃棄にかかる費用を一緒に計上しても問題ないでしょう。一度決めた会計処理の仕方は、原則、変えることができないので、よく考慮したうえで、使用する勘定科目を決めることが望ましいです。

勘定科目【支払手数料】

支払手数料には、銀行の振込手数料、仲介業者への手数料、証明書発行にかかる手数料など、その他さまざまな手数料を支払った時に使用する勘定科目です。

紙の溶解業者が定期的に収集にくる場合、毎月月額で費用がかかってくるような時には、こちらの支払手数料などの勘定科目を使って仕訳をしてもいいでしょう。

まとめ

多くの勘定科目を管理する経理担当者は、廃棄業者への費用をどの科目を使うべきかで悩んでしまいますよね。今回ご紹介した3つの科目はどれを使っても間違いではありません。自社の利用頻度や金額を元に、使用する勘定科目を決定しましょう。

どうしても使用する科目が決められない場合には、補助科目を使って管理する方法もおすすめです。勘定科目だけではわからなかった内訳が見える化されるので、経営分析にも役立つかもしれませんよ。

経理で管理している書類の多くは保管期間が決められています。保存期間をすぎた書類は、デルエフのような機密文書廃棄業者を利用して、安全に、一気に処分してしまいましょう。オフィスも倉庫もスッキリでき、新たな気持ちで新しい会計年度を迎えられるはずですよ。

 

毎日多くの書類が行き来する企業では、機密文書であることが一瞬で伝わる必要があります。いくら口頭で伝えたとしても、後から見て機密文書だということがわからなければ、雑な扱いをされてしまう可能性もあり危険です。

そこで今回は、パッと見て機密文書であることが伝わる書類の表記方法についてお伝えします。どの方法も難しいことではないので、さっそく今日から始めてみてくださいね！

機密文書と分かるようにする表記方法2選

冒頭でもお伝えしたとおり、機密文書はひと目見て重要度が分かるように表記することが重要です。いくつかの表記方法がありますが、今回はすぐにでも始められる方法を2つご紹介します。

・書類の右上に赤字で明記する
・Wordの機能を使って透かしを入れる

ただし、企業によっては機密文書の管理規定が定められている場合もあります。文書を作成する前に自社の規定を確認し、体裁を揃えるようにしておきましょう。

書類の右上に赤字で明記する

一つ目の方法が、書類の右上に赤字で明記する方法です。「極秘」「社外秘」「部外秘」など、重要度のランクを赤字で表記しましょう。フォントサイズは目につきやすいように大きめがおすすめです。

「持出厳禁」「重要書類」などの情報を赤字で表記する場合もありますが、併記して問題ありませんよ。関係者に確認してもらい、押印欄に印を押してもらうとより安心ですね。

Wordの機能を使って透かしを入れる

ドキュメントファイルによっては、背景に薄い赤色などで透かし文字を入れることができるものがあります。多くの企業で使っているマイクロソフトのWordでも透かしを入れる機能があります。

「社外秘」「機密文書」「持出厳禁」などの文字を背景に入れることによって、文書を見る人へ機密文書の重要性を意識させることができるでしょう。

このような重要な内容を含んだ文書をデータ管理する場合には、ファイル自体にロックをかけてパスワードを設定しておくことも大切です。

まとめ

多くの書類をさばく会社員は、パッとみて書類の種類を判別できると手間が省けます。一つ一つの書類の内容を確認していたら、目的の書類を見つけるまでに時間がかかってしまいますよね。

特に機密情報を含んだ大切な書類は、取り扱いにも注意が必要になります。企業の根幹に関わる情報をデスクの上に無造作に置かれていては問題です。

ご紹介した2つの方法を参考に、一瞬で重要書類であることがわかるような表記を目指してみてください。

また、不要な書類がデスクの上に積み重なっている状況は「いい状態」とはいえません。定期的に要・不要を判別し、必要な書類はファイリング、不要な書類は機密文書廃棄業者を利用した廃棄方法できれいなデスクを保っていきましょう。

 

グローバルな時代になり、諸外国の取引先や支店とやりとりする機会も増えてきました。文書の重要さを伝えたくても、英語でどのように表現するのかを知らなければ叶いません。

そこで今回は、機密文書を英語でどのように表現するのかをお伝えします。表現方法を知り、適切な表現で相手に伝えられるようにしておきましょう。

機密文書の3つの重要度を英語で表現する

ここからは機密文書の重要度ごとに英語の表現をお伝えします。ご紹介する重要度は次の3つです。

・極秘
・丸秘
・社外秘

極秘は「Top secret」といいます。英語でも「Top secret」は、機密文書の中でも一番の重要という意味合いです。

丸秘は「secret」です。小さな秘密から大きな秘密まで関係なく「秘密」というニュアンスで使われます。公になっていない内密のもの。日本語でいう、秘密やシークレットと同じ意味になります。

社外秘にあたる英語は「confidential」となります。「confidential」は秘密という意味です。辞書には「信用のおける・頼りになる」という意味も載っています。つまり、信用のおける人にだけ打ち明ける秘密という意味です。企業内でも限られた関係者のみが知る秘密になります。

欧米での機密情報の廃棄方法

日本では機密文書の廃棄方法について決まりはありません。処理方法として、文書を溶かす「溶解処理」と、裁断する「シュレッダー処理」の2種類あります。

溶解処理は、シュレッダーにかける手間を減らすため主流となっています。一方で、シュレッダー処理は、裁断の手間と時間がかかるマイナス面もあります。

一方で欧米では、機密情報のシュレッダー処理が法律によって決められています。

万が一、機密情報が漏洩すれば、高額な罰金が課せられるので、廃棄にはとても慎重にならなければなりません。そのため、業者が企業へ出張し、目の前でシュレッダー処理をする方法が主流となっています。

まとめ

同じ機密文書の廃棄でも、日本と欧米では廃棄方法にも違いがあります。こちらで当たり前と思っていることが海外では違うこともあるため、きちんと情報のすり合わせをしておきましょう。

日本では機密文書に決められた廃棄方法はありませんが、欧米と同じく業者を利用した廃棄がおすすめです。その際はシュレッダー処理だけでなく、溶解処理も行える業者を選ぶと情報漏洩のリスクを下げることができます。業者選びの参考にしてみてくださいね。

 

会社の重要な情報が詰まった文書を廃棄するのであれば、機密文書廃棄業者の利用をおすすめしています。利用したほうがいいことはわかっていても、大切な情報だからこそ、どの業者を選べばいいのかわからずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

今回は安心して任せられる「良い廃棄業者」の見極め方をお伝えします。

良い廃棄業者を見極める4つのポイント

機密文書の廃棄業者を選ぶに注目したいポイントは、次の4つです。

・セキュリティに関する資格を取得している
・情報漏洩保険に加入している
・機密処理完了証明書を発行してくれる
・自社工場で一貫した処理を行える

機密文書には外部に絶対にもれてはいけない重要な情報が書かれています。安全性が高く、安心して任せられる処理業者に頼みましょう。

セキュリティに関する資格を取得している

まず、セキュリティに関する資格を取得している業者を選ぶと安心です。たとえばプライバシーマーク（Pマーク）や、個人情報保護士といった資格を取得しているかを確認しておきましょう。

セキュリティに関する資格を取得しているということは、客観的に安全性を認められているということ。自分で「わたしは安全ですよ！」と言っている人よりも、周りが「あの人は安心できる」とい言っているほうが信頼できますよね。

情報漏洩保険に加入している

機密文書の廃棄を専門業者に頼んだことで情報漏洩が起きてしまったら、自社が多大な損害を被ることになります。万が一の事態に備えて保険に加入している業者を選びましょう。

情報漏洩保険では、情報漏洩の恐れがある場合や漏洩が発生した場合に費用を補償してくれます。情報漏洩がないことが一番ですが、念のために備えておくと安心です。

機密処理完了証明書を発行してくれる

機密情報の廃棄を業者に頼んだ後、本当に廃棄されているかを直接確認することはできません。持ち込みや回収された書類がどうなったのかは、実際に見ることはできないからです。

廃棄業者のなかには、機密文書を廃棄処理した後に「機密処理完了証明書」を発行してくれる業者があります。このようなサービスがある廃棄業者は信頼が持てますね。

自社工場で一貫した処理を行える

自社工場で機密文書の処理が行える会社は安心です。一貫した処理をする業者だと、社員の機密情報漏洩に対する意識が高いため漏洩リスクも低くなります。

まとめ

今回は、信頼できる機密文書廃棄業者を選ぶ際のポイントをお伝えしました。ご紹介した4つのポイントを参考に、自社に合った業者を選んでみてくださいね。

デルエフなら創業83年にわたり漏洩事故ゼロの実績があります。94%のリピート率を誇っており、多くのお客様から好評を得ています。もし業者選びでお悩みの方がいらっしゃいましたら、お気軽にご相談ください！

 

営業先や取引先に対して、自社の機密データを持ち出すこともあるでしょう。その際、一般の書類と同じような扱いをしていてはいけません。書かれている情報が機密であるからこそ、厳重な管理が必要になるのです。

今回は大切な情報を持ち出す際に気をつけるべきことをご紹介します。

機密文書を社外に持ち出すなら

契約書や提案書、見積書といった重要書類を取引先企業へ渡しに行くとき、もし紛失してしまったら大問題です。危機管理意識をしっかり持つことももちろんですが、機密文書の内容が外部に漏れないように対策することも重要になります。

今回は、
・データで持ち出す場合
・紙で持ち出す場合
の2パターンで注意するポイントをお伝えします。気をつけてくださいね。

データで持ち出す場合

まず、機密情報をデータで持ち出す場合、USBメモリなどにデータを移して持ち運ぶことになります。USBメモリは小さいものが多いため紛失のリスクも高いです。

万が一落としても問題ないように、ロック機能がついているものを選ぶといいでしょう。USB本体にロック機能がついているものが販売されていますので、導入を検討してみてください。

もし、ロック機能がないUSBメモリを使用する場合には、ソフトウェアでメモリ本体にロック機能を持たせることもできます。また、データ自体にロックをかけておく方法も有効です。ファイルを開くときにパスワードが必要な仕様にしておけば、USBを手に入れた人に中を見られずに済みます。その際にはパスワード管理にも注意してくださいね。

紙で持ち出す場合

次に、紙面に印刷された機密文書を持ち運ぶときは、鍵付きのアタッシュケースで持ち運ぶのが望ましいでしょう。丈夫なアタッシュケースであればセキュリティ対策だけでなく、雨天時でも書類が濡れてしまうのを防ぐことができます。

普段あまりアタッシュケースを持ち歩く習慣のない方は、電車内での置き忘れや鍵の管理には十分注意が必要です。

まとめ

会社の機密情報を社外に持ち出す際には、普段以上に注意する必要があります。万が一、紛失や盗難に遭ったら、自分の責任が問われるだけでなく、会社の信用問題にも繋がりかねません。

ご紹介した方法で書類を持ち運び、万が一に備えておきましょう。

このような大切な機密情報は、不要になったからといってゴミ箱に捨てるわけにはいきません。機密文書廃棄業者を利用するなどして、適切に廃棄を行ってくださいね。

 

社外の人に機密文書の受け渡しをする際は、基本的に日時を約束してから出向くものです。しかし、先方の都合で担当者が不在だった場合、持参した書類はどのようにするのがいいのでしょうか？

大切な情報であることから、正しい対応が求められます。間違った対応で情報漏洩してしまうことのないように気をつけましょう。

担当者が不在なら、預けるか再訪問する

基本的には、重要な書類は直接手渡しするものです。書類の間違いがないかを双方で確認するでしょう。

しかし、手違いや急な予定変更で担当者が不在となってしまうこともあるかもしれません。そのような場合の対処法を2つご紹介しましょう。

・代理の社員に預かってもらう
・書類は持ち帰り、日時を改めて訪問する

代理の社員に預かってもらう

一つ目の方法が、代理の社員に預かってもらうことです。相手が不在なことを把握している先方の社員であれば、書類を預かってくれるでしょう。受付係がいる場合にはその人でも構いません。

預ける際には、代理の方に「重要な機密文書であること」と、「確実に担当者に受け渡してもらうこと」をきちんと伝えておくことが大切です。きちんと伝えておかないと、重要書類であることを知らずに開封してしまったり、雑な管理をされてしまったりする可能性もあります。

また、担当者に連絡がつき次第、代理の方に預けたことを伝えておきましょう。渡した社員が担当者へ報告・渡すことを忘れることも考えられます。もしそうなった場合、あなたの信用が下がるだけでなく、最悪の場合、機密文書を雑に扱ったとして会社から処分されるかもしれません。

代理の社員に渡す際には、その後のフォローもしっかりとおこないましょう。

書類を持ち帰り、日時を改めて訪問する

担当者不在の場合は代理人に書類を預ける方法があるとお伝えしましたが、機密文書の重要度によっては本人への手渡しがやはり安全です。渡した・渡さないといったトラブルや、渡した後の紛失問題を避けることができます。

提案書や見積書のような文書についての説明や確認の押印が必要な場合などもあるでしょう。

このような書類は預けずに一度持ち帰り、再度アポイントメントを取り直して訪問するのがベターです。担当者に説明が必要なのであれば、書類を預けてしまうよりも実際に顔を付き合わせて話をしたほうが正確に情報が伝わります。

代理人に渡せなかったり、重要度の高い書類や説明が必要な書類であったりする場合には、預けずに持ち帰り、再度日程を調整しましょう。

まとめ

せっかく出向いたのに担当者が不在であると、書類を預けておきたい気持ちが強くなるかもしれません。しかし、大切な機密書類だからこそ雑な扱いはNGです。自身の信用問題だけでなく、情報漏洩にも繋がる可能性があります。

ご紹介した2種類の方法を、状況に応じて使い分けていきましょう。

不要になった機密文書の廃棄なら、デルエフのような専門の処理業者の利用がおすすめです。大切な情報だからこそ、廃棄するまで気は抜けません。そのままゴミ箱に捨てるといった情報漏洩の危険がある廃棄方法は避けましょう。

 

書類の廃棄方法の一つに焼却処分があります。現在では少なくなりましたが、一時期の日本では多くの場所で焼却炉がありました。高齢の方の中には「紙は焼却するもの」と考えていらっしゃる方もいるほど。

今回は、焼却処分をするメリット・デメリットをご紹介します。

結論を先にお伝えすると、書類の廃棄には機密文書廃棄業者の利用がおすすめです。焼却処分のデメリットであるセキュリティの面もカバーすることができるので、安心して任せることができますよ。

機密文書を焼却処分するメリット

機密文書を焼却処分するメリットは、焼却工場で跡形もなく燃やせること。

焼却工場とは、市町村にある清掃工場のことです。焼却工場へ搬入することで、機密文書を完全に跡形もなく燃やすことができます。大量の書類やダンボールに詰められた書類であっても、専用の巨大な焼却炉で燃やすのでまとめて廃棄することができるでしょう。

焼却場がある清掃工場では、さまざまな廃棄物の処理を取り扱っているので、機密文書を燃やすついでに他の粗大ごみ等を一緒に処理してもらうことが可能です。運搬にかかる人件費や時間等を削減できるだけでなく、一度に多くの廃棄物が処理できるのも企業にとっては嬉しいポイントでしょう。

機密文書を焼却するデメリット

次に、機密文書を燃やすことで発生してくるデメリットです。デメリットは機密文書を燃やすことで二酸化炭素が発生し、オゾン層が破壊され、地球温暖化の現象が進んでいく可能性があること。

また、文書を完全に燃やすということから、リサイクルは不可能。焼却後、灰となった機密文書は、最終的には埋立処分場にて地中に埋められます。焼却処理は資源を再利用することができず、環境問題をさらに悪化させてしまう問題を抱えているのです。

まとめ

焼却処分は大量の書類を一気に廃棄でき、書類以外の不用品も一緒に廃棄できるメリットがありますが、一方で環境破壊のおそれがある廃棄方法です。また、焼却処分をする業者は機密文書の取り扱いに慣れていないこともあるため、情報漏洩の面で不安があります。

大量の書類であっても、機密情報を含んだ書類であれば機密文書廃棄業者を利用した廃棄をお勧めします。業者によっては大量廃棄も可能なので、問い合わせてみるといいでしょう。

 

機密文書を処分する際に忘れてはいけないのが、機密文書を留めていたホチキスやクリップなどの存在です。機密文書のみを処分するだけなら問題ありませんが、ホチキスやクリップなどの金具は取り外しておいた方がいいのか気になるところです。

特に処分を外注する場合の事前処理をした方が良いのでしょうか。それでは、機密文書を処分する時はクリップやホチキスなどを外しておくべきなのかご説明しましょう。

処分に一手間かかるので外していた方が良い

結論から言えば、機密文書の処分に一手間かかるのでどんな場合でもホチキスやクリップ、バインダーなどの紙以外のものは全て取り外しておいた方が良いでしょう。社内で処分する時も金具を取り外さずにそのまま処分しようとしても、金具が引っかかって上手く処分できないばかりかシュレッダーが故障する原因になってしまいます。

また、機密文書の処分を外注した時、ホチキスやクリップなどの金具を取り外していない状態だとそれらを取り外す一手間がかかって完全に処分するまでに時間がかかります。また、業者によってはお断りされてしまう可能性もあるでしょう。

そういった手間を無くすためにも、機密文書を処分する時はホチキスやクリップなどの金具を全て取り外してから処分するのが得策です。また、業者の中にはホチキスやクリップなどの金具が取り外されていない状態でも処分を受け付けている場合があります。

金具を取り外すのが面倒なのであれば、そういった業者を探すのがおすすめです。

デルエフの回収専用容器なら金具を取り外さなくても大丈夫！

デルエフで提供されている回収専用容器は、最大20キロの機密文書が入る回収専用段ボールと最大25キロまで入るデルエフオリジナルの回収専用ボックスの2種類があります。これらの回収専用容器はホチキスやクリップ、バインダーをそのまま入れられるので、取り外す作業が必要ありません。

ただ、危険物やビニール、プラスチック製のファイルは対応していないので事前に取り外しておきましょう。

まとめ

機密文書の処分は基本的にホチキスやクリップなどの金具を取り外してから行うのが基本です。ただ、いちいち取り外しているとそれだけで手間がかかってしまうので、手っ取り早く処分したいのであれば金具を取り外さなくても回収してくれる業者に外注するのがおすすめです。

機密文書の処分方法はシュレッダーや溶解処理といった方法が挙げられますが、シュレッダーは大変効率が良い方法だという人もいるのではないでしょうか？確かにシュレッダーなら外注しなくても社内で処分できますし、外注する際の費用もかかりません。

しかし、シュレッダーによる処分はあまり効率が良くないという見方もあります。それでは、機密文書をシュレッダーで処分するのはNGなのかご説明しましょう。

特にNGではないが、コストがかかる

シュレッダーによる機密文書の処分はNGではありません。むしろ社内のみで処理できますし、外注する場合でも出張型シュレッダー処理サービスなどシュレッダーでの処分を専門とする業者も存在します。ただし、社内で処分する場合でも外注する場合でも、コストが大きくかかってしまうのが大きな問題です。

社内で処分する場合だと通常業務に加えて処理作業まで重なるので、社員一人といえど業務全体としてみれば社員一人分だけ業務が遅れてしまいます。また、出張型シュレッダー処理サービスでも、お客様の目の前で処理することから全ての機密文書がきちんと処分されるまでずっと立ち会わなければなりません。

つまり、自分で処分する必要性がなくても機密文書を処分する間は業務を始めることができないのです。機密文書が多いほど処分する時間もかかるため、場合によっては1日や2日も業務が再開できなかった事態になりかねません。

ただ、自社で処分するより業者に依頼した方が安全性が高いという見方もあります。

シュレッダーで処分するなら業者に任せた方が良い

自社でシュレッダーを利用するよりも、業者に任せた方が機密情報が漏洩する危険性はグッと低くなります。というのも、業者に立ち会う必要性がありますが、自社で処分したものをそのまま捨てる方が危険です。

もしそのまま捨てた場合、機密情報が入った袋がそのまま放置されていることになるので誰もが機密情報を見れてしまう状況になってしまいます。したがって、そのまま捨てるのは大変危険なので、業者に処分を依頼するのがおすすめです。

まとめ

決してシュレッダーによる処分がNGというわけではありません。しかし、絶対に機密情報が目に入らないようにシュレッダーで処理するのはほぼ不可能だと言えます。絶対に機密情報を漏洩させたくないなら溶解処分を行うか、信頼できる業者にシュレッダーで処分してもらうか検討する必要性があるでしょう。

機密文書に記載されている機密情報は適正に処分しなければなりません。しかし、それが当たり前のように感じている場合でも、今一度、適正処理の必要性について再確認する必要があるのではないでしょうか？

適正な処分の必要性を再確認することで、これまで以上に機密情報の重要性について心構えができます。それでは、機密文書を適正に処分すべき理由についてご説明しましょう。

機密情報の扱いは法律で決められている

機密文書に記載されているのは、会社の全てがかかっている情報だと言っても過言ではないでしょう。機密保全の必要性が極めて高く、社内外に決して漏らすことができない情報が記載されているのが機密文書であり、その処分を行う際はどうやっても復元できない状態にまで徹底的に処分しなければなりません。

これは個人情報保護法やマイナンバー法にも記載されており、機密情報に関しては復元できない手段や破棄を行うことが義務付けられています。もしもこれを怠ったことで機密情報が社内外に漏洩してしまうと法律違反に該当するだけでなく、会社の信用を失って倒産に追い込まれることも珍しくありません。

もしも機密情報が漏洩した場合、企業はどんなリスクを負う？

もしも機密情報が漏洩してしまった場合、様々なリスクを負うことになります。

ライバル企業に絶対に知られていけない顧客リストや製造法を初めとする営業秘密が漏洩してしまった場合、秘密にしていた製造法など企業を支えていた技術が明るみに出るのでこれまで積み上げてきたノウハウの価値が地に落ち、競合力も下がります。

当然個人情報が流出してしまえば、誰かが個人情報を悪用して被害者が続出する可能性がありますし、被害者への損害賠償が発生するでしょう。どこまで情報漏洩したのか調査及び報告、情報漏洩の謝罪など様々なコストがかかります。

企業の信用問題に発展するのはもちろん、社内の全体的なモチベーションの低下、他企業に自社の優秀な人材が流れてしまうこともあります。これほどまでに甚大な被害が出る恐れがあると分かれば、一層徹底した機密文書の処分が必要であることが分かるでしょう。

まとめ

機密文書の情報は、小さなミスや管理の甘さによって漏洩するものです。特に従業員一人一人の機密情報の重要性を徹底させないと、いつどこで機密情報が漏洩するか分かりません。今一度機密文書の情報が漏洩するとどんな被害が出るのか、社内全体で再確認する必要性があるのではないでしょうか。

機密文書の処分を外注する場合、外注先の業者が採用している従業員数が多い方がテキパキ処理してくれそうだと思う人もいるのではないでしょうか？しかし、業者側が守るべき機密文書の適切な処分方法を守っていても、従業員の目に入る可能性は否定できません。

それでは、機密文書の処分を外注する場合、従業員数が多い方がいいのかご説明しましょう。

処分に関わる従業員数が多いと、それだけリスクが高くなる

従業員数が多い業者はそれだけしっかりとした作業によって、スムーズに機密文書を処分してくれると言えます。しかし、機密文書を預かってから完全に処分するまでの工程で関わる従業員数が多い場合、それだけ機密情報が従業員の目に入りやすくなってしまいます。

現場で多くの従業員が行き交い、様々な業者が行き来しているようだと機密情報が漏れてしまう可能性は十分にあり得るでしょう。したがって機密文書を外注する場合、処分に関わる従業員数はどれくらいなのか聞く必要性があります。

どの業者も従業員全員にしっかりとしたセキュリティ教育を行っているとは限らないので、処分に関わる従業員数が少ないに越したことはありません。

デルエフなら最小限の従業員数で高品質・低価格を実現！

デルエフではオートメーション化を採用したことにより、機密文書の処分に関わる従業員数を最小限に抑えることに成功しています。デルエフで出される見積もりは他の業者と比べても低価格となっていますが、これは従業員数を減らしたことによって人件費の削減に成功しているのがポイントです。

機密文書を処分したい企業はなるべく機密情報が目に入らないようにしたいと考えているので、セキュリティレベルが高い業者に外注したいでしょう。その点で言えばデルエフは人件費の削減によって低価格で引き受けてくれるだけでなく、一人、もしくは多くても二人と最低限の従業員で処分作業を行うため、高いセキュリティレベルを実現させています。

機密文書を安全に処分したいなら、是非ともデルエフに外注してみてはいかがでしょうか。

まとめ

機密文書の情報漏洩防止を徹底するのであれば、処分に関わる従業員数が少ない業者に外注するのがおすすめです。従業員数が少ないということはそれだけ機密情報が人の目に触れる機会が少なくなりますし、人件費も可能な限り削れるので低価格も実現できます。

処分に関わる従業員数が少ないかどうか事前にチェックしましょう。

個人情報を含む機密文書が必要なくなったのであれば、速やかに復元できない状態にまで削除及び破棄を行う必要性があります。とはいえ、今すぐ処分する時間がないケースもあるでしょう。そんな時には機密文書を処分する時のポイントがあります。

それでは、機密文書を処分する時のポイントについてご説明しましょう。

機密文書は必要なくなった時点で処分しなければならないわけではない

機密文書を処分する時のポイントは、最善のタイミングで処分することです。不必要になった機密文書はできる限り速やかに処分する必要性がありますが、あくまで『できる限り速やかに』処分しなければならないというだけであって処分するタイミングは自分で決められます。

書類の種類ごとに決められている法定の保存期間を過ぎた後にできる限り速やかに処分すればいいのですが、あまり先延ばしにするのは得策ではないので早めに処分しましょう。

また、保存期間中はいつどこで機密情報が漏洩するか分からないので、心配ならすぐに処分した方が良いでしょう。

機密文書を処分した場合、その時の記録をとる

機密文書を処分した時に忘れてはならないのが、機密文書を処分したという記録です。処分日や処分するファイルの種類、処分責任者などを記録しておかないと、機密文書を処分した証明にならないので忘れずに記録しましょう。

また、この時に記録した書類も個人情報などが記載されているので機密文書扱いになります。したがって、この書類は厳重に保管する必要性があります。なお、機密文書の処分を外注した場合、処分業者に廃棄証明書を提出してもらわなければなりません。

また、証明書を受け取っただけで終わるのではなく、この目できちんと機密文書が処分されたか確認することも忘れないようにしましょう。

まとめ

機密文書の機密情報は何においても絶対に社内外に漏洩してはいけないものであり、徹底して厳重に保管するべきです。ただ、自社内で処分するよりも業者に外注した方が安全に処分できるので、廃棄証明書を提出してもらってからしっかり処分されているか確認しましょう。

また、機密文書を処分した記録をまとめた書類も機密文書扱いになるため、廃棄したり無くしたりしないように厳重に保管する必要性があります。機密文書の管理や処分方法がしっかりしてこそ、会社を守ることができるのではないでしょうか。

機密文書を処分する場合、業者に外注するコストを考慮するなら自社内のシュレッダーで処分するのがおすすめです。機密文書が大量にある場合は業者に外注した方が良いですが、少量しかない場合はシュレッダーで処分した方がメリットが大きいです。

それでは、少量の機密文書をシュレッダーで処分するメリットや注意点についてご説明しましょう。

少量の機密文書をシュレッダーで処分するメリット

機密文書が少量であれば、業者に外注するよりも自社内のシュレッダーで処分した方が良いでしょう。もちろん大量にある場合は話が別ですが、少量なら特に問題はありません。

それでは、少量の機密文書をシュレッダーで処分するメリットについてご説明しましょう。

自分の手で細断処理されている安心感がある

機密文書には文字通り外部に漏らしてはいけない機密情報が記載されているため、業者に外注する場合だと本当に処分されているのか気になる人も多いでしょう。しかし、シュレッダーであれば自分の手でしっかりとシュレッダーに入れて細断処理するので、機密文書が間違いなく処分できている安心感が得られます。

確実に処分できていることが分かれば、機密情報が漏洩される心配もないでしょう。

時間とコストが削減できる

シュレッダーで大量の機密文書を処分する場合だと時間もコストもかかってしまいますが、少量であれば特に問題はありません。少量なら空いた時間にでも手軽に処分できるので、一人一人の時間を奪うようなこともありません。

時間もそこまでかかりませんし、コストもほぼないことから確実かつスムーズに処分できるでしょう。

少量の機密文書をシュレッダーで処分する時の注意点

少量の機密文書をシュレッダーで処分する場合、少なからず騒音が発生すること、袋を交換する時に紙粉が発生するといった注意点があります。シュレッダーは意外にも騒音を発生させるものなので、電話の近くに電話がある場合は相手の声が聞き取りにくくなる可能性があるでしょう。

また、紙粉が発生すると床を掃除しなければならなくなったり、紙粉を吸い込むことによる影響も考えられます。

まとめ

機密文書が少量しかないのであれば、自社内で処分した方が時間もコストもかからないのでおすすめです。ただ、細断中は騒音が発生するので他の社員たちの迷惑になる可能性があります。自社内のシュレッダーを使う時は、周りに断っておく必要性があるかもしれません。

機密文書の処分を請け負っている業者は多く存在しますが、機密文書を処分するだけならどんな業者でもできることをご存知でしょうか？機密文書以外の処分を請け負っている業者と専門業者では大きく違うため、情報漏洩を防ぎたいなら専門業者に依頼した方が良いでしょう。

それでは、機密文書の処分を専門業者に依頼した方が良い理由についてご説明しましょう。

機密文書の処分は特別な許可が必要ない

一歩間違えれば会社を倒産させてしまう情報漏洩ですが、業者側は機密文書を処分するのに特別な許可は必要ありません。そもそも機密文書は古紙に分類されるので、リサイクルする方法が確立されています。

産業廃棄物にならない機密文書はリサイクルとして処分できる廃棄物扱いになるため、産業廃棄物処理業の許可を得る必要性もありません。つまり、どんな業者でも機密文書の処理を請け負うことができるのです。

このことからいいかげんな処理を行う業者が存在するため、十分注意した方が良いでしょう。

箱ごと溶解できるのは一部の業者だけ

箱ごと溶解してくれる業者は、実は一部の業者だけです。箱に入ってる機密文書が紙だけならどんな業者でも処分できますが、バインダーやファイルが入っている場合は話が違います。バインダーやファイルは禁忌品と呼ばれており、多くの業者はこれらが入ったまま溶解処理を行うことはできません。

バインダーやファイルが入ったまま溶解処理を行うと、溶解処理を行うための設備であるパルパーが故障し、製造ラインをストップしなければならなくなります。そのため、多くの業者は箱を振るなどしてバインダーやファイルが入っている可能性が高い場合には開封しチェックしていることが多いです。

そうなるとせっかく機密文書の情報が漏洩しないように依頼しているのに、情報漏洩のきっかけを作ることになってしまいます。したがって溶解処理を依頼するのであれば、本当にバインダーやファイルが入っていても未開封で処理してくれるのか聞く必要性があります。

まとめ

機密文書の処分を業者に依頼する場合、ついでに処分を請け負っている業者ではなく専門業者に依頼するのがおすすめです。専門業者であれば機密文書の処分に特化しているので、ついでに処分を請け負う業者よりも格段に情報漏洩の危険性がありません。

卓越した処理技術や設備投資、従業員一人一人に行き届いた教育など、安心して処分が依頼できる業者が見つかるでしょう。

機密文書を社内で処分する場合、約7割が社内から機密情報が漏洩しているというデータがあるので十分に気を付けなければなりません。これは社員一人一人が機密文書に対する意識をしっかりとさせれば問題ないとも言えます。

しっかりと意識させるように工夫すれば、処分する際に機密情報が社内から漏洩することは無くなるといえるのではないでしょうか。それでは、社員が機密文書を処分する際に機密情報を漏洩させないようにする方法についてご説明しましょう。

機密文書だとハッキリわかるようにする

社員一人一人の意識が低いのは、機密文書だと言われて渡されてもパッと見て他の一般的な書類と比較しても遜色がないからです。一目で機密文書だと分からないようでは、処分しなければいけないと分かっていても後回しにして一般的な書類と紛れてしまったり、雑な扱いをして失くしてしまったりしてしまうでしょう。

そうならないためにも、機密文書の右上に赤字で一般書類とは違うことを表記するのがおすすめです。例えば極秘、社外秘、部外秘など機密文書の極秘レベルに合わせて表記するようにすると一目で機密文書だと分かるでしょう。

赤い字は目を惹きやすく、文字が大きいほど目に付きやすいので面倒ではありますが欠かさず表記することで機密情報の漏洩率が一気に下がる可能性があります。

機密文書の扱いについて講習会などを開く

機密文書の重要性について社員全体で共有するためには、全員参加型の講習会を開いて教えるのも一つの手です。社員一人一人の認識を改め、これから処分を命じられた時にすぐ処分できるように意識を高めることができれば情報漏洩の可能性はグンと低くなるでしょう。

企業によって規定が異なる場合でも、講習会の中で規定を共有できれば混乱することもなくなります。定期的に機密文書の扱いについて講習会を開くことで、社員一人一人の意識を高めることが可能です。

まとめ

社内で機密文書を処分する場合、社員一人一人の意識が低いことで機密情報が漏洩することだけはなんとしても避けたいところです。そこで社員が機密文書をただちに処分し、機密情報を漏洩させないためにも様々な工夫が必要になります。

機密文書にあらかじめ極秘、社外秘、部外秘などの文字を赤字で分かりやすく表記したり全員参加型の講習会を開いたりと社員一人一人の意識を高める方法は多くあります。機密情報を漏洩させないように、しっかり対策しましょう。

機密文書の処分を外注しない場合、自社内のシュレッダーを利用して処分する必要性があります。もちろん外注しないのでその分のコストが発生しないというメリットがありますが、代わりに機密文書の量が多いほどコストがかかるというデメリットがあるでしょう。

しかし、一般的なシュレッダーではなく大型のシュレッダーを導入すればそのデメリットはなくなると言えます。それでは、大型シュレッダーを導入するメリットをご説明しましょう。

大型シュレッダーは格段に高い処理能力を持っている

大型シュレッダーの最大のメリットは、なんといっても格段に高い処理能力を持っていることです。一般的なシュレッダーでも機密文書を処分することは容易にできますが、それは機密文書の量が少ない場合に限った話です。

機密文書が大量にある場合、一般的なシュレッダーだと一度に処分できる量が限られているので全てを処分しきるのに時間がかかってしまいます。しかし、大型シュレッダーならそんな心配は必要ありません。大型シュレッダーなら処理能力が格段に高いため、機密文書が大量にあったとしても問題なく処理しきることができます。

従業員の時間をいたずらに使うこともなく、業務に支障を出すことがないのも大きなポイントです。

国内最大級の大型シュレッダーを所有しているデルエフなら安心！

様々な処分業者の中でも国内最大級の大型シュレッダーを所有しているのが、デルエフです。国内最大級ということでデルエフに外注すれば、どんなに大量に機密文書があったとしても圧倒的な処理能力によってあっという間に機密情報を抹消してくれます。

さらに処理工程のオートメーション化により、機密文書の回収から抹消までの時間を大幅にカットしているのもポイントです。処理工程に関われる作業人数を極限まで減らしていることから、機密情報の漏洩リスクを極限まで抑えることができます。

創業83年から長年機密文書の処分に携わっていますが、未だに情報漏洩の事故は一回も起こっていません。このことから、安心して処分が依頼できるでしょう。

まとめ

機密文書をシュレッダーで処分するのであれば、大型シュレッダーの導入を検討するのがおすすめです。量が少ないなら一般的なシュレッダーでも問題ありませんが、頻繁に機密文書を処分する企業であれば処理効率が格段に良い大型シュレッダーを導入しておくと、効率良く処分できるでしょう。

機密文書の処分を外注するにあたり、機密情報を漏洩させないようにきちんと処理作業が行われているかどうか確認することはとても重要です。とはいえ、ただ立ち会うだけでは意味がないとされています。立ち会うだけならどんな業者でもできるので、別の目線から見極める必要性があります。

それでは、機密文書の処分を隔離して行う必要性や、なぜ単なる立ち会いに意味がないのかご説明しましょう。

機密文書の処分は他のリサイクル施設より隔離された場所で行うべし

もしも他のサービスと兼用して機密文書の処分を行っていた場合、他に処分した一般古紙等と機密文書が混ざってしまう可能性が高くなります。機密文書が他の一般古紙に紛れてしまうと、その先の処分工程で機密性を担保することができなくなるため、機密文書の処分を行う施設は他のリサイクル施設より隔離された場所で行われているかどうかを確認する必要性があるでしょう。

また、処分作業に関われる作業員数も確認しましょう。機密文書を扱う作業員の人数が少ないほど情報漏洩のリスクが減るため、できる限り少ない人数で処分作業を行っているかどうかも大切です。

処理作業の立ち会いは本当に意味はない？

機密文書がきちんと処分されているか立ち会うことは確かに重要ですが、立ち会いそのものはどんな業者でも可能です。ただし、立ち会いは会社の質を自分の目で確かめられるので有効的ではあるものの、処分作業の面ではあまり当てにできません。

何故なら、立ち会う時だけ体裁を整えている可能性があるからです。優良な業者であれば体裁を整える必要性はないかもしれませんが、いいかげんな業者に依頼した場合、処理する時だけ良いように見せられてしまうでしょう。

ただ、処分施設がどんなものなのか、一度見学すしておくことで、先ほどご説明したように会社の質を肌で感じて評価するという点では効果的です。

まとめ

機密文書の処分を行うにあたり、隔離された場所で処分されているか確認することは重要です。絶対に漏らしてはならないリスクを抱えている以上、できる限り少ない人数で機密文書のみを処分してくれる状況でないと安心できないでしょう。

安心して機密文書の処分を任せるためにも、事前に隔離された施設で処分しているか確認しましょう。また、処分に立ち会いたいのであれば業者としての質を確かめる目的で行うのがおすすめです。

機密文書を処分する時は基本的にシュレッダーか溶解処理かのどちらかになりますが、機密文書が大量にある場合はシュレッダーよりも溶解処理で処分するのがおすすめです。溶解処理は細断処理よりも確実に機密情報を抹消してくれるので、検討する価値は十分にあります。

それでは、機密文書の処分はなぜ溶解処理がおすすめ、注意点はあるのかご説明しましょう。

一度に大量に処分できる

機密文書が大量にある場合、シュレッダーだと時間やコストがかかりすぎて逆に非効率的になります。しかし、溶解処理ならそんな心配は必要ありません。溶解処理は機密文書をまとめてドロドロに溶かして処分するため、どんなに大量にあろうと処分に支障がありません。

自社内のシュレッダーで処分するよりも、溶解処理で処分した方がより素早くまとめて処分できるので煩わしい作業をすることもありません。特に便利なのは段ボール箱ごと処分してくれたり、本来こちらでやらなければならないバインダーやホッチキスなどもそのままで処分できる場合もあるので非常に便利です。

業者に委託しなければならない

溶解処理を自社内でやりたくても、溶解処理を行うための専用設備が必要なので業者に委託しなければなりません。業者に外注しなければ溶解処理ができないため、業者に外注する際に機密情報が漏洩する可能性があります。

一言で溶解処理と言っても業者によってセキュリティレベルや信頼性、従業員の教育が行き届いているかどうかなど様々な部分が異なるため、業者をしっかり選別していかないと機密情報が外部に漏洩する可能性があります。

どちらにしても自社内で大量の機密文書を処分するのは大変ですが、シュレッダーで処理するよりも圧倒的に手間がかかりません。処分コストも上手く抑えられますし、何よりリサイクルに強いのも良いポイントです。

大量の機密文書を処分したいなら、是非とも溶解処理を検討してみてはいかがでしょうか？

まとめ

機密文書を処分するだけならシュレッダーでももちろん構いませんが、大量にある場合はそうはいきません。処分コストもかかりますし、何より時間がかかって仕方がありません。しかし、溶解処理であれば大量にあってもお構いなしなので、処分コストを抑えたい人やなるべく環境に優しいことをしている人など、多くの人が溶解処理の利便性の高さを知ることが大切です。
機密文書が大量にあって困る人などは、是非とも溶解処理を検討してみてはいかがでしょうか。

機密文書の処分に特別な許可は必要ないので、実質的にどんないいかげんな業者でも機密文書の処分ができてしまう現状です。そんな中で上手く業者を見極めることができなければ、大事な機密情報が漏洩されてしまうかもしれません。

それでは、機密文書の処分を請け負う業者に見極め方についてご説明しましょう。

会社の規模や株式の公開などの情報を調べる

機密文書の処分を請け負う上で、その業者の規模や株式が公開されているかどうかなどは信用度がうかがい知れる重要なポイントです。業者の規模が大きいということはそれだけ今までに多くの企業の機密文書を安全に処分してきたということでもありますし、企業グループがあればなおより多くの処分を請け負ってきったと判断できます。

処分業者にとってもそれだけ多くの処分の際には情報を漏洩させないように神経を張り巡らせているはずですし、処分のノウハウも確立されているでしょう。会社の規模が大きく、社歴や株式も公開されているとなれば業者としての信用を無くすような真似はできないと、しっかりと処分してくれるので信用しやすいです。

質問する

きっちりと機密文書を処分してくれるのは当たり前ですが、その当たり前のことができていない業者が存在するのも事実です。そこで効果的な判断材料になるのが、質問を重ねることです。まず、「どのような企業から依頼を受けて機密文書を処分しているのか？」と質問しましょう。

そこで相手は企業の名前をいって安心して依頼してくださいと言うかもしれませんが、それはNGです。何故なら、本当に機密情報を漏洩させない業者であれば大切な顧客企業の名前を出すことはありません。

信用してもらおうとして顧客企業の名前を出すということは、つまり「その企業は機密文書の処分を依頼したんだ」と確実な情報を与えてしまっているのと同じです。これでは完全なセキュリティレベルを誇っているとは言えないでしょう。

まとめ

優良な業者を見極めるためには、依頼する時の話し合いや調査から始まっていると言えます。本当に機密文書の情報を漏洩させたくないのであれば業者を見極めるのは非常に大切なことですし、簡単に情報を漏らすような業者は信用できません。

会社の規模が大きいことはもちろん、質問した際に簡単に顧客企業の名前を喋るような業者ではいくら実績や経験があっても情報漏洩の危険性があると思った方が良いでしょう。

機密文書の処分を外注する場合、料金の安さを重要視する人も多いのではないでしょうか？しかし、大事な機密情報を漏洩させないようにするためには、料金の安さだけを追求するのはNGだと言えます。何故なら、料金とセキュリティレベルは大きな関係があるからです。

それでは、機密文書の処分を外注する際、なぜ料金の安さだけを重要視してはいけないのかご説明しましょう。

料金の安さだけを求めるなら、自分で工場に持ち込むのがおすすめ

業者に外注した方が効率的ですが、業者に依頼すると料金が高くつくというイメージを持っている人もいるのではないでしょうか。なるべく料金を安く抑えたいのであれば、業者に外注するのではなく自分で清掃工場に持ち込んで焼却してもらうのがおすすめです。

一般的に清掃工場に持ち込んで焼却してもらう場合、1キロあたりの値段は大体15円前後で請け負っています。一般的な処理業者の場合、1キロあたりの値段は30円前後から180円前後と大きく差が開いていると言えども自分で持ち込んだ方が安いと言えるでしょう。

とはいえ、機密文書を自分で清掃工場に持ち込まなければならず、ダンプやパッカー車などの専用の車両を有していない場合には作業員が２名以上必要であったりと、かなりの手間と労力をかける必要性があることに注意が必要です。

価格が高いのはコストがかかるから

上述したように処理業者に処分を外注する場合だと料金が高い傾向にありますが、それは高いセキュリティレベルと高いリサイクル率を維持するために処理施設や作業人員のコストがかかるためです。コストがかかる分だけ処理費用にもコストがかかるため、料金が高くなっても仕方がないということになります。

つまり、機密文書の処分を外注する時は料金の安さだけを重要視していると質の悪い処理が行われてしまう可能性があるでしょう。したがって、外注する場合は、料金ではなくセキュリティレベルや信用性、安全性などを重要視するのがおすすめです。

まとめ

機密文書の処分を外注するのであれば、料金の安さだけを重要視するのはおすすめできません。料金の安さは必ずしも質が悪いという指針ではありませんが、料金が高いということは高い処理レベルを維持するために必要なコストだと言えます。

料金の安さだけを重要視するのではなく、その他に信用できるかどうか、安心して処分を任せられるのかどうかを入念にチェックしてから外注しましょう。料金が安ければ良いというわけではないので、料金以外の調査が大切です。

機密文書を処分する方法は様々ですが、焼却処分によって機密文書を処分する方法があります。ただ、シュレッダーなど他の処分方法と何が違うのか分からない人もいるのではないでしょうか。焼却処分における特徴や注意点などが分かれば、業者に依頼しやすくなります。

それでは、機密文書を焼却処分する特徴や注意点についてご説明しましょう。

機密文書における焼却処分の特徴とは？

機密文書における焼却処分の特徴とは、何といっても機密文書を余すことなく全て焼却してしまうことです。現在焼却処分を請け負っている外注業者は少ないものの、専門の焼却工場を所有している業者であれば焼却処分を請け負ってくれるでしょう。

情報漏洩しないように対策している業者であれば搬入する時も安心できますし、跡形もなく燃やし尽くしてくれるのでそこから情報が漏れる心配がありません。一度に大量の機密文書を処分したい時も、まとめて焼却してくれるので手間がかからないのも大きな特徴です。

機密文書を焼却処分する注意点とは？

機密文書の焼却処分を行う上で注意するべきなのは、環境問題です。そもそも焼却処分を請け負う業者が少なくなっているのは、環境に優しくリサイクルができる溶解処理という処分方法が主流になったからです。

溶解処理は機密文書をドロドロに溶かした上で、残った資源をリサイクルできるという強みがあります。しかし、焼却処分にはそれがありません。完全に機密文書を焼却して跡形もなく燃やし尽くすのは企業側にとって大きなメリットだと言えますが、業者側はリサイクルができません。

また、焼却工場で燃やすにあたり、二酸化炭素やダイオキシンなどが発生する可能性があるので環境問題に繋がるのも大きな問題です。しかも焼却した機密文書は全て灰になるため、最終的に埋め立て処分場で地中に埋めるしかなくなります。

これは地球温暖化を加速させる要因となってしまうので、十分な注意が必要です。

まとめ

機密文書の処分方法はシュレッダーや溶解処理といった方法がありますが、全てを燃やし尽くして跡形も無くす焼却処分を行うのも一つの方法です。やはり搬入の際に従業員に機密文書を見られてしまう可能性は少なからずありますが、まとめて焼却処理を行うので段ボール箱ごと焼却すれば情報漏洩しにくいと言えるでしょう。

ただ、リサイクルができず、環境に優しいとは言えないので利用する際は十分な注意が必要です。

機密文書の処分を外注する際のコストをかけたくないのであれば、自社内のシュレッダーを利用して処分するのがおすすめです。しかし、社員に命じて機密文書の処分を任せた場合、機密情報が漏洩する可能性が高まると言えます。

そこには、社員一人一人の意識の低さなどが原因として挙げられます。それでは、機密文書を社内で処分しない方が良い理由をご説明しましょう。

機密情報が漏洩する原因の約7割は社内からで、意識の低さが要因

機密情報が漏洩する原因において、約7割が社内から発生したものだというデータがあります。基本的に処分業者に外注した方がリスクが高いとされているものの、かといって社内で処分すると機密情報が漏れやすいということになります。

なぜ約7割も社内から機密情報が漏れ出てしまうのか、その要因は社員一人一人の機密情報に対する保護の意識が低いためだとされているからです。機密文書は分かりやすく一般的な書類と分類されているわけではないので、処分する際に一般的な書類と同じ感覚で処分している社員がほとんどだということです。

しかもただちに処分しなければならないわけではないので、デスクに乱雑に放置されていたり、一般的な書類に紛れて他の社員の目に入ってしまう機会が格段に増えてしまうでしょう。こういったことから、社員一人一人の意識が低い社内で機密文書を処分するのは止めた方が良いという結論になるのです。

デルエフなら機密情報が漏洩する心配はない！

創業83年以来、一度も機密情報が漏洩したことがないデルエフであれば社内で機密文書を処分するよりも圧倒的に安全に処分できます。デルエフでは機密情報の保護において徹底した処理工程を確立させているので、必要最低限の作業員、必要最小限の処理時間で素早く確実に機密文書を抹消してくれます。

社内で処分するよりもコストがかかると思いきや、様々なプランに加えて業界最安値にも挑戦しているので最も効率良く機密文書が処分できるでしょう。

まとめ

自社内で機密文書を処理すればいいじゃないかと思いきや、社員一人一人の認識が甘いせいで機密情報が漏洩してしまっては意味がありません。これなら社内で処分するより、コストをかけてでも信頼できる処分業者に外注した方が安心して機密情報を抹消できるでしょう。

社内での処分にこだわらず、処分業者への外注も検討してみてはいかがでしょうか。

機密文書の処分を請け負っている業者の中でも、特に評判が高いのがデルエフという業者です。シュレッダーと溶解処理の二段構えによって確実に、そして機密情報を漏洩させない確かな技術を有しています。特に創業から80年以上続いているにも関わらず、漏洩事故は一度も起きていません。

情報漏洩が一度も起こっていないのには、デルエフ独自の徹底した管理や技術などに隠されています。それでは、なぜ情報漏洩が一度も起きていないのかご説明しましょう。

専用の廃棄処理工場を所有している

処分業者の中でも、専用の廃棄処理工場を所有している処分業者は少ないです。それだけ土地を確保しなければなりませんし、設備投資も行わなければならないので多くの業者は専用工場を導入する余裕がないと言えるでしょう。

専用工場を所有していない業者の多くはその場で処分するのではなく、他の業者に委託している場合があります。しかし、ただでさえ外に持ち込むだけでも情報漏洩の可能性があるのに、それを他の業者に委託するとなると、さらに情報漏洩の危険性が高まるでしょう。

ですが、デルエフでは専用工場を所有しているので、他の企業に委託することなくその場で処理が完結します。処分工程も最小人数の従業員によってオートメーション化されているため、機密文書が人の手に触れる機会が非常に少なくなっているのもポイントです。

専用工場を所有しているだけでも安心感はまるで違うでしょう。

情報漏洩しないように機密文書の管理を徹底している

デルエフでは機密文書の内容が漏洩しないように、機密文書の管理を徹底しています。個人情報保護士の資格を持ったスタッフが在籍しており、プライバシーマークを取得していることから個人情報の扱いに関する知識は並々ならぬものがあります。

さらに処理工程のオートメーション化によって機密文書の処理に関わる作業員を可能な限り少なくしていることから、セキュリティレベルも非常に高いのも大きなポイントです。これによって同時に人件費を抑えることにも成功しているので、提供しているプランの値段も軒並み安くなっています。

まとめ

デルエフは様々な企業から依頼されるほどの確かな実績と経験を持っており、情報漏洩を避けたい企業にとって心強い味方だと言えるでしょう。情報漏洩に関する徹底ぶりは細部までこだわっているので、安心して処分を任せられる業者を探しているなら、是非ともデルエフを利用してみてはいかがでしょうか。

機密文書の機密情報を漏洩させないようにするためには、トータルコストの面で見ても信頼できる業者に外注するのがおすすめです。しかし、『法人じゃないと利用できない』『個人の依頼には対応していない』というような認識を持っている人もいるのではないでしょうか？

たしかに、実際には個人からの依頼を受け付けている業者はほとんどありません。個人で機密情報を安心して抹消したい人は限られた業者に依頼することになります。そんな状況の中、個人向けサービスをいち早く開始、展開した豊富な実績と経験を誇るデルエフの特徴についてご説明しましょう。

デルエフは個人でも気軽に利用できる！

デルエフは創業以来80年以上経っている中で、一度も漏洩事故を起こしていません。このことからデルエフに処分を依頼したい人がいるかもしれませんが、個人でも利用できるのか気になりますよね。結論から言えば、デルエフは個人からの依頼も問題なく受け付けています。

特にデルエフでは個人で利用するお客様でも利用しやすいように格安プラン、『スポットプラン・ライト』が用意されていますよ。スポットプラン・ライトは3辺の合計が100cm以下の段ボール箱を処分してくれるプランで、1箱980円で受け付けてくれます。

最低箱数も設定されていないので、機密文書が大量にあるかと思ったら以外にも1箱分しかなかったというような場合でも安心して利用できるでしょう。

安心安全の信頼できる業者だからこそ選ばれている！

デルエフが創業から80年以上も続いているのは、他の業者も舌を巻くほどの安心感があることでしょう。プライバシーマークを取得しており、なおかつこれまで情報漏洩事故を起こしたことが一度もありません。個人情報保護士の資格を持ったスタッフも在籍しており、国内最大級の大型シュレッダーも導入されています。

シュレッダーで細断した後はさらに溶解処理でドロドロに溶かすため、細断と妖怪の二段構えで完全抹消するので機密情報が漏洩することはないと言えるでしょう。もし信頼できる業者を探しているのであれば、是非ともデルエフに依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

デルエフは様々な処分業者の中でも、特に信頼できる業者だと言えるでしょう。法人だけでなく格安で個人が利用できるプランも用意されているなど、幅広い顧客を呼び寄せる豊富な実績と経験は非常に信頼できるものがあります。

機密文書の処分に困った時は、デルエフに依頼するのがおすすめですよ。

機密文書の処分方法には、『シュレッダー』『溶解処理』の2つの方法があります。それぞれ様々な特徴があり、メリットやデメリットも違います。それぞれの違いを理解して、機密文書を適切に処分するならどの方法がいいのか決める必要性があります。

それでは、上述した2つの処分方法についてご説明しましょう。

シュレッダー

機密文書を処分する方法の中で最もオーソドックスなのが、シュレッダーによる処分です。シュレッダーなら1枚あたりにかかる時間をかけずに細断してくれるだけでなく、企業内でも導入されていたり家庭内にも導入しやすかったりするのが特徴です。

ただ、大型シュレッダーでもない限り一般的なシュレッダーでは大量の機密文書を処分するのに時間がかかってしまうので、大量にある場合はおすすめできません。本当に処分していいものなのか判断できない機密文書が出てくる可能性がありますし、シュレッダーで処分する場合は溜め込む前に処分するように心がけましょう。

溶解処理

溶解処理とは機密文書が入った段ボール箱ごとドロドロに溶かして処分する方法です。これは大量に機密文書があっても一度にまとめて溶解処理ができるので、手間と時間がかからないのがポイントです。シュレッダーによる処理を含め、溶解処理も主流の処分方法になっていることからよく吟味して業者に依頼する必要性があります。

特に処分する必要性がない機密文書まで一緒に処分してしまうといったトラブルが起こる可能性もあるので、本当に処分してもいいものなのか確認することが大切です。

まとめ

シュレッダーや溶解処理で機密文書を処分する方法は少ないようでいて、確実性が高い方法でもあります。特にシュレッダーや溶解処理はほとんどの業者が請け負っている処分方法であり、どの業者を利用すればいいのか分からない人もいるでしょう。

そんな時は、創業以来一度も機密情報を漏洩させたことがない実績と豊富な経験を持つデルエフに依頼するのがおすすめですよ。

機密文書に記載されている機密情報を、いかに漏洩させずに確実に処分できるかが廃棄の際の重要なポイントです。機密文書を処分する方法は多くありますが、それぞれの方法によって機密情報が漏洩するリスクが変わるので、十分に注意する必要性があります。

また、手間や時間がかかっては効率が悪いので、簡単に処分できるかどうかも大切です。それでは、いかに機密文書を簡単かつ確実に情報漏洩させずに処分する方法をご説明しましょう。

自分で処分する、または誰かに処分してもらう

機密文書を簡単かつ確実に情報漏洩させずに処分するなら、自分で処分するのがおすすめです。自分で処分する方法なら誰にも見られずに処分できるので、情報漏洩する心配はありません。ハサミやシュレッダーなどを使って処分すれば安心ですし、費用もかからないのでお得です。

しかし、機密文書が大量にあるほど手間と時間がかかってしまいます。しかも個人で細断に使用するものは、業者のように細断できないので細かくしようとするほど手間と時間がかかるだけでなく、誰かに読み取られる可能性があるでしょう。

それなら誰かに処分を任せる方法がありますが、こちらもあまりおすすめできません。何故なら、誰かに任せるということは機密情報を第三者に見せることと同義なので、情報漏洩のリスクが高くなります。情報を漏洩させないように念を押したとしても、それが確実なものではないので誰かに処分を頼むのは止めた方が良いでしょう。

機密文書の処分専門業者に依頼する

簡単かつ確実に情報漏洩させずに機密文書を処分するなら、機密文書の処分専門業者に依頼する方法もあります。業者によって様々な質の違いがありますが、実績や経験、プライバシーマークを所有している、作業中の様子を見せてくれるなど、信頼できるかどうかのポイントを押さえることで機密情報を漏洩させずに簡単で確実に処分できます。

そもそも処分専門業者は機密情報を漏洩することがどんなことに繋がるか分かっているので、安心して依頼できるでしょう。

まとめ

機密情報を漏洩させずに簡単・確実に機密文書を処分するのであれば自分で処分するのもいいですが、手間と時間がかかることを考えると処分専門業者に依頼するのがおすすめです。業者であれば処分を全て任せられますし、信頼できる業者であれば情報漏洩させずに確実に処分できるでしょう。

大量の機密文書を処分するのがめんどくさいと思う人もいるのではないでしょうか？確かに機密文書が大量にあるとシュレッダーで処分するのに手間と時間がかかりすぎてしまいますし、トータルコストも高くなります。

つい面倒だからといってゴミ箱にそのまま捨ててしまうケースがありますが、それは機密情報を外部に漏洩させてしまう決定的な原因になりかねません。それでは、機密文書を間違えてゴミ箱に捨ててしまうとどうなるのかご説明しましょう。

最悪、機密情報が漏洩してしまう

最も考えられる最悪の事態と言えるのが、外部に機密情報が漏洩してしまうことです。機密情報は企業を支えている最重要の情報であり、それが外部に漏洩してしまうということは企業秘密をバラまいていることに他なりません。

それがライバル企業に知られてしまうと、早急に対策されて競り負けてしまうでしょう。それ以前に個人情報も漏洩してしまった場合、企業のイメージダウンに繋がるだけでなく信用問題に発展してしまい、信用を失って企業が倒産に追い込まれたり株価が大幅に下がったり売り上げが激減したりと様々な影響を受けることになります。

たかがゴミ箱に捨てただけと思われるかもしれませんが、社員一人の判断がやがて企業を揺るがす大惨事に繋がる可能性があるので、勝手な判断でゴミ箱に処分しないようにしましょう。

機密情報を漏洩しないようにするためにできることとは？

機密情報が漏洩することで起こり得る最悪の事態が分かったところで、それを未然に防ぐためにできることは多くあります。まず最初にできるのは、廃棄方法の詳細を取り決めることと社員一人一人の意識を高めることです。

ゴミ箱に捨ててしまうというのは、頑なに業者に依頼したくないからといって自社内で処分するように取り決めていることが原因の一つだと言えます。少量なら自社内で処分するのがおすすめですが、あまりにも大量にある場合は信頼できる業者に依頼しましょう。

また、機密情報が漏洩するとどんなことになるのか講習会などを開いて社員一人一人の意識を高めることも大切です。

まとめ

機密文書をゴミ箱に捨てるというのは企業として絶対にあってはならないことだと言えます。どんなに気を付けていても情報漏洩の可能性がある以上、油断していると企業が倒産に追い込まれる可能性があるので、きちんと対策を行って情報漏洩を防ぎましょう。

機密文書を処分するのでかき集めた結果、想像していたよりも量が少なかったケースは少なくありません。その場合、処分業者に外注してもいいものなのか判断に迷う人も少なくないでしょう。量が少ないのであれば自分で処分しても構いませんし、業者によっては対応してもらえない場合もあります。

確実に処分してもらう場合、量が少ない時はどうすればいいのでしょうか。それでは、機密文書の量が少ない場合はどうすればいいのかご説明しましょう。

自分で処分するか、量が少なくても対応してもらえる業者に依頼する

機密文書の量が意外に少なかった場合、自分で処分するのも良いでしょう。大量にある場合は手間と時間がかかりますが、少量であればシュレッダーで処分してもそこまで面倒ではありません。複数枚ずつでも少しの時間で処分できますし、業者に依頼するよりも費用がかからないのでお得です。

ただ、自分で処分しても機密情報が漏洩してしまうのが心配なのであれば、業者に外注するのもおすすめです。業者の中には機密文書の量が少なくても対応してくれる業者が存在するため、そちらに依頼することで確実かつ情報漏洩することなく処分できるでしょう。

ただ、業者によっては最低箱数が決められている可能性があるので、段ボール1箱程度で引き受けてくれないことに注意しましょう。

デルエフなら格安で引き受けてくれる！

機密文書の量が少ないなら、デルエフが提供するプランの一つである『スポットプラン・ライト』を利用するのがおすすめです。

スポットプラン・ライトは最低箱数が設定されておらず、1箱980円という安さで機密文書の回収及び処分を行ってくれるのが特徴です。荷受当日に入庫報告メールを送信してくれますし、到着してから24時間以内にしっかりと機密文書を処分してくれます。

初めてプランを利用する場合でも複雑な手続きを行うことがないので、スムーズに利用できるのもポイントです。国内最大級のシュレッダーを所有しているため、安心して処分が依頼できますよ。

まとめ

機密文書の量によっては自分で処分するよりも外注した方がお得だと言えますが、量が少ない場合は自分で処分した方が良い場合もあります。ただ、情報漏洩させずに確実に処分したいなら、少量でも対応してくれる業者を探す必要性があるでしょう。

特にデルエフなら格安で1箱からでも処分を引き受けてくれるプランがあるので、是非とも利用してみてはいかがでしょうか。

機密文書は個人・法人問わず存在するので、実質的に常日頃から機密文書を適切に処分しなければならないと言えるのではないでしょうか。しかし、今現在ではパソコンやスマホなどが普及しており、機密情報に関する認識が甘くなってきていると言えます。

このことからデータ上の情報漏洩が増えてきている中、未だに紙面の情報漏洩が根強く起きている事実があります。そこでおすすめなのが、機密情報を完全抹消できる溶解処理です。それでは、溶解処理がおすすめできる理由についてご説明しましょう。

ゴミ箱に捨てるのはもちろん、シュレッダーで処分するのも心配

機密情報を確実に漏洩させないためには、ゴミ箱に捨てるだけでは絶対防ぐことはできません。それならシュレッダーで処分すればいいのではないかと思うかもしれませんが、個人で導入できるシュレッダーは細断しても目が粗いので機密情報を読み取られる可能性があります。

企業でシュレッダーを導入しても、大型シュレッダーでない限り大量に機密文書を処分しようとするとトータルコストや手間、時間がかかりすぎてしまうのでおすすめできません。細断しても完全抹消したとはいえませんし、何よりコストがかかってしまうのでは意味がありません。

溶解処理ならコストを抑えつつ完全抹消ができる！

できるだけコストをかけたくないけど、大量の機密文書を完全に抹消したい。そんなことを考えている人は、是非とも溶解処理業者に外注してみてはいかがでしょうか。溶解処理は段ボール箱ごと機密文書をドロドロに溶かして完全抹消するので、機密情報が漏洩される心配がありません。

溶解処理であればシュレッダーよりも機密情報が漏洩されるリスクがグッと低いですし、時間も圧倒的に節約できます。より安心してスムーズに機密文書を処分したいのであれば、機密情報を完全抹消する溶解処理業者に依頼するのがおすすめです。

まとめ

溶解処理は自社でシュレッダーで処分するよりも情報漏洩しにくく、より安心して処分できる方法だと言えるでしょう。もちろん絶対に情報漏洩しないというわけではありませんが、実績や経験があってプライバシーマークを取得していると言った業者なら信用できるので、業者をよく吟味することが大切です。

手間も時間もかけずに手軽に機密情報を抹消するなら、溶解処理を行っている業者に依頼してみてはいかがでしょうか。

機密文書なんてたかが紙なんだからそこらへんに適当に捨てても問題ないだろう……そう思っていませんか？もちろんその考えは絶対にいけません。機密情報はどこで漏洩するか分かりませんし、会社に限らず自宅で捨てた書類からでも機密情報が読み取られてしまうことも少なからずあります。

適当な方法で処分するということは、誰かに機密情報を読み取られてもいいという自覚を持つことが重要です。それでは、適当に処分するとどうなるのかをご説明しましょう。

適当に処分すると情報漏洩のリスクが一気に高まる！

機密文書を処分しなければならなくなった場合、面倒だからといって適当に処分するのはNGです。たとえばゴミ箱にそのまま捨てたり他のゴミと一緒にゴミ袋の中に混ぜたりして適当に処分する人もいますが、それでは簡単に機密情報が読み取られてしまいます。

会社規模の機密情報は誰かに知られてしまうとそれだけで問題になるだけでなく、それがきっかけで会社の信用を失い、倒産する危険性すらあります。自分の個人情報が記載されているものでさえ立派な機密文書扱いになるため、適切な方法で処分しないと個人情報が悪用されて大変な目に遭うこともあるでしょう。

ゴミ箱にそのまま捨てるなんてもっての他なので、機密文書を処分する場合は自社内でしっかり細断するか、機密文書の処分専門業者に依頼するのがおすすめです。

機密文書の処分ならデルエフにお任せ！

機密文書を安全に処分するなら、創業以来一度も情報漏洩させていない実績と経験を持つデルエフに依頼しましょう。デルエフは安心して依頼できる指標としてプライバシーマークを取得しており、個人情報の取扱いについて安全性を確保しています。

また、処理工程のオートメーション化によって処分に関わる作業員を最少人数にしていて、利用するのに複雑な手続きは一切ありません。誰でも安心して徹底した管理の元、しっかりと機密文書を処分してくれますよ。

まとめ

機密文書の認識が甘いせいか、少なからず個人情報が漏洩してしまうケースは珍しくありません。大企業でも一人の社員の認識の甘さによって個人情報が大量に漏洩してしまう事態もあるので、適当に処分するのはNGです。

一見するとただの紙であっても、それが漏洩させてはいけない機密情報だという自覚を持って処分するのがベストです。情報漏洩させずに確実に処分するためにも、信頼できる業者に処分を依頼しましょう。

不要になった機密文書をそのままにしておくと外部に漏洩する危険性があるので、できれば即日廃棄した方が良いでしょう。しかし、即日廃棄すると言っても方法によっては気を付けておきたいこともあります。自分や顧客の個人情報を外部に漏洩させないためにも、どんなことに注意すればいいのか知る必要性があります。

それでは、機密文書を即日廃棄する際の注意点についてご説明しましょう。

ハサミやシュレッダーで廃棄する

最も手っ取り早いのは、ハサミやシュレッダーなどで処分する方法です。ハサミやシュレッダーであれば機密情報となる部分を読み取れない状態になるまで処理できるので、その場で処分したい時に有効的な処分方法だと言えるでしょう。

ただし、一番注意しておきたいのは、手間と時間がかかってしまうことです。シュレッダーの場合だと複数枚ずつ処分するので大量に機密文書がある場合に全て処分するまで時間がかかってしまいます。騒音で周りの社員に迷惑がかかる可能性もありますし、電気代などもかかるでしょう。

また、ハサミで処分する場合、機密文書が大量にあるほど手間と時間がかかります。全ての機密情報を読み取れない状態になるまで細断するとなると工夫が必要ですし、適当に細断すると外部から読み取られてしまう可能性があります。

ハサミやシュレッダーは確かに手っ取り早い方法ではありますが、手間と時間がかかることに注意しましょう。

処分業者に依頼する

機密文書の処分を外注する場合、連絡した当日にお伺いする業者を探す必要性があります。当日にすぐに集荷してくれる業者は存在するのでそちらに依頼するのが得策ですが、業者によっては受け入れ可能な箱数などの条件を設定していることがあるので注意しましょう。

機密文書の量によっては対応してもらえない場合もありますし、持ち込みに対応していない場合もあります。

まとめ

機密文書を可能な限り即日廃棄したい企業も多くあるのではないでしょうか？ハサミやシュレッダーで細断した方がその場で処理できて手っ取り早いですが、それだと手間と時間がかかってしまいます。業者に依頼しない分費用をかけずに即日廃棄できるとはいえ、機密文書が大量にある場合は業者に依頼するのがおすすめです。

即日集荷対応してくれる業者であれば、機密文書が大量にあっても安心でしょう。

機密文書を処分する時は自社内で処分した方が費用がかからないと思われるかもしれませんが、そんなことはありません。機密文書が大量にあるほどトータルコストや手間・時間がかかってしまうので、業者に処分を外注した方がトータルコストも手間も時間もかかりません。

自分で処分するとかえって費用が高くついてしまうのであれば、処分業者に依頼するのがおすすめですよ。それでは、機密文書を自分で処分するよりも業者に外注した方が良い理由についてご説明しましょう。

自分で処分する場合だと、トータルコストが高くなる

たとえば自社内で機密文書を処分する場合、機密文書の量が少ないのであれば業者に外注するよりも自社内で処分した方がトータルコストも安くなります。しかし、量がたくさんあるほど自社内で処分するとトータルコストが高くなってしまいます。

自社内で処分する際にかかるのは、電気代やメンテナンス費用、ゴミ袋代とトータルで見るとかなりバカにできない費用です。常にシュレッダーを稼働させることになるので電気代が常にかかりますし、もし故障するようなことがあればメンテナンス費用がかかります。

大量の機密文書を処分した場合、今度は細断した残骸をゴミ袋に詰め込むことになるのでゴミ袋代もかかるでしょう。このことから、自社内で大量に処分するとトータルコストがかかってしまうため、業者に外注した方がお得なのです。

業者に外注すればかかるのは処分費のみ！

業者に外注する場合、必要になるのは処分費のみです。しかも大量に機密文書があっても一気に処分してくれますし、手間も時間もかかりません。人件費がかからないので自社内の生産性も上がりますし、いちいちホチキスを外さなくても業者ならまとめてホチキスごと処分してくれるので非常に便利です。

トータルコストの面で考えれば、業者に外注した方が圧倒的にお得だと言えるでしょう。

まとめ

機密文書の処分にかかるトータルコストというのはバカにできるものではなく、機密文書が大量にあるほど自社内での生産性が下がると言えるでしょう。しかし、業者に外注すれば大量に機密文書があってもまとめて渡せるだけでなく、社員の時間が取られることもないので生産性の向上に繋がりますよ。

処分費のみの料金だけで済むのであれば、業者への外注を検討してみてはいかがでしょうか。

世の中には様々な種類のシュレッダーがありますが、機密文書の処分専門業者であるデルエフの処理能力はずば抜けて高いと言えます。一般的なシュレッダーにはない優れた処理能力により、あっという間に機密文書を処分してくれるので非常に利便性が高いです。

しかし、そこまでシュレッダーの性能にこだわらなくてもいいのではないかと思う人もいるかもしれません。それでは、一般的なシュレッダーとデルエフで使われているシュレッダーでは何が違うのかご説明しましょう。

処理能力などが違う

一般的なシュレッダーは誰でも購入できるものがあるため、それを導入すれば自宅や社内で手軽に機密文書が処分できます。しかし、問題になるのは処理能力です。一般的なシュレッダーは標準的な処理能力なので、機密文書をまとめて処分しようとすると時間がかかってしまいます。

大量にあればあるほど処理に時間がかかり、その分電気代やゴミ袋代、メンテナンス費用なども発生するでしょう。手間と時間をかけたくないのであれば処分しても良い機密文書が出るたびに処分するのが望ましいですが、つい溜め込んでしまうこともあります。

大量の機密文書の扱いに困ったら、是非とも利用したいのが機密文書の処分専門業者であるデルエフです。

国内最大級の大型シュレッダーで即時処理！

創業から80年以上経つ機密文書の処分専門業者であるデルエフでは国内最大級の大型シュレッダーを導入しているので、どんなに機密文書が大量にあっても即時処理してくれます。大型シュレッダーは一般的なシュレッダーの処理能力とは比べ物にならない性能を誇っており、大量の機密文書を一気に処理できることから、回収から処分までの時間を大幅に短縮できるのが大きなポイントです。

機密文書の処理時間を大幅に短縮することで、機密文書の情報に触れる時間も大幅に短縮されます。これが情報漏洩を防ぐ対策にもなっているので、一度も情報漏洩の事故を起こしていない一つの根拠になっています。

まとめ

一般的なシュレッダーとデルエフの大型シュレッダーでは処理能力に歴然の差があります。デルエフに依頼することで余計な費用が発生せず、どんなに機密文書があっても即時処理してくれるので、情報を漏洩させずに早く機密文書を処理したいなら是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

機密文書の処分を業者に任せたとしても、情報漏洩の危険性が無くなったわけではありません。処理業者には様々な種類があり、セキュリティを徹底して強化している業者や従業員の教育が行き届いていない業者も存在します。

業者なら機密情報がどれだけ大切なのか理解しているはずなのに、なぜ情報が漏洩されてしまうのか疑問に思う人もいるのではないでしょうか？それでは、機密文書の情報が業者から漏洩してしまう原因についてご説明しましょう。

従業員が機密文書の内容を長く見れる状況にある

機密文書の内容が業者から漏れてしまうのには様々な原因がありますが、元々機密文書の内容を見れる状況にあるのがそもそもの原因だと言えるでしょう。機密文書を回収してから処分するまでの時間が長いほど従業員の目に入る可能性が高くなりますし、そこから機密情報が漏洩してしまう可能性も十分考えられます。

いくら従業員自身が情報漏洩しないように徹底していると思っていても、一度目に入ってきた情報は記憶に残り続けます。そこから自分が意図していない状況下でポロっと機密情報を漏らしてしまうことは万が一にもあるため、十分に気を付けなければなりません。

デルエフは処理工程をオートメーション化させている！

機密文書の処分専門業者であるデルエフは、創業から80年以上機密文書の処分に携わっているのに一度も情報を漏洩させていない確固たる実績を誇っています。回収した機密文書に触れる時間を極限までカットしているのが最大の特徴であり、処理工程をオートメーション化させているのが情報漏洩対策の一つです。

デルエフでは段ボール300箱あったとしても、処理工程のオートメーション化によってたった従業員1人、しかも1時間程度で処理が完了してしまいます。本来であれば複数人で手分けしないと処分するのが面倒な量ですが、それを一人で処理できるほどの体制が整っているのが大きなポイントです。

まとめ

情報漏洩は企業や個人などにとって非常に危険な問題です。機密情報がこれからの命運を分けている以上、不要になったとしても機密情報を漏洩させるわけにはいきません。ここは自分で処分するよりも、デルエフに依頼して安全に機密文書を処分するのがおすすめです。

情報漏洩の事故が一度も起きていないというだけでも安心感が違うので、情報漏洩を恐れる人は是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

機密文書を処分する方法は複数ありますが、中でも一般的なのが専門業者に依頼する方法とシュレッダーによる処分です。専門業者に依頼することで料金がかかるものの、手間と時間をかけることなくまとめて機密文書が処分できます。

シュレッダーは業者に依頼しなくても自分で処分できます。一見するとシュレッダーで処分した方がお得だと思うかもしれませんが、必ずしもシュレッダーで処分するのが最適解とは限りません。それでは、専門業者とシュレッダーではどちらが安く処分できるのかご説明しましょう。

シュレッダーは手軽だけど……？

シュレッダーは一度導入すれば何回でも機密文書を処分できる便利な機器です。費用対効果を考える場合、より多くの機密文書を処分することで元が取れると思っている人が多いかもしれませんが、その考えは甘いと言えます。

まず、1枚や2枚では当然元は取れません。元を取るためには機密文書を大量に処分しなければなりませんが、ここで問題になるのが全ての機密文書を処分するのに必要な時間です。一般的なシュレッダーの性能だと1枚ずつしか処分できなかったり、一度に処分できる枚数が限られているのがほとんどです。

それだと社内などで機密文書を大量に処分しなければならなくなった場合、時間がかかるばかりか電気代、ゴミ袋代、メンテナンス費用など様々な費用が発生します。これでは元を取るのにかえって非効率となってしまう可能性があるでしょう。

したがって、機密文書を処分する場合は専門業者に依頼した方が安上がりになります。

専門業者に依頼すれば、費用を安く抑えられる！

シュレッダーだと使用するたびに費用が発生すると言っても過言ではありませんが、専門業者であればプランによって格安で処分してくれる上にセキュリティ面も徹底されているので安全に機密文書を処分してくれます。

電気代もゴミ袋代もメンテナンス費用もかからないとなれば、専門業者の方がトータルコスト的に費用を安く抑えることができるでしょう。

まとめ

シュレッダーは確かに便利ではありますが、元を取ろうとするほど余分な費用が発生する可能性が高いと言えます。専門業者なら余分な費用は発生しませんし、時間も手間もかけずに大量の機密文書を処分してくれます。

情報漏洩を防ぎつつ費用を抑えたいのであれば、是非とも専門業者に処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

自宅にある書類の中でも、個人情報が記載されている書類は数多くあります。どれも重要な書類ではありますが、不必要になった時にどんな方法で処分すればいいのか、大量にある場合はどうすればいいのか迷う人もいるのではないでしょうか？

大量にある場合は一枚一枚処分すると非常に時間がかかってしまい、非効率的です。もしも大量に機密文書があった場合、どうすればいいのでしょうか。それでは、自宅にある個人情報が記載された機密文書を処分するにはどうすればいいのかご説明しましょう。

個人情報が記載されている書類は、自宅にあるものだけでもたくさんある！

自宅にある、個人情報が記載されている書類と言えば何を思い浮かべるでしょうか？公共料金や履歴書、企業からの合否通知、ダイレクトメール、郵便物、給料明細など、実に多くの書類があります。これらは自宅で管理することになりますが、不要になった時のことを考えると早めに処分しておきたいですよね。

しかし、不要になったからといってそのままゴミ箱に捨てるのはおすすめしません。たった一枚の書類でも名前や住所など個人情報が記載されているので、適当に処分してしまえばそれだけ個人情報が流出する恐れがあります。

ですが、それらの機密文書と言えるものは何かと処分を後回しにしてしまう可能性が高いです。後でまとめて処分しようと思っても、大量にあるので一度に処分するのに手間と時間がかかってしまいます。そんな時は、個人でも利用できる処分業者に依頼するのがおすすめです。

デルエフなら機密文書が大量にあっても問題なし！

機密文書処分の専門業者であるデルエフであれば、機密文書がどんなに大量にあっても問題なく処分できます。細断と溶解の二段構えにより、大量の機密文書もまとめて処分できるのが大きなメリットです。

創業より80年以上情報漏洩の事故を起こしておらず、個人情報の取り扱いに関する指標となるプライバシーマークも取得しており、まさに情報漏洩を徹底して防いでいる仕組みが出来上がっています。手間と時間がかかるほど大量の書類を処分したいなら、デルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

自宅にあるだけでもかなりの種類の書類があります。個人情報が記載されている以上、それらを適当に処分すると情報漏洩の危険性があるでしょう。大事な個人情報を漏洩させないためにも、デルエフに処分を依頼するのがおすすめですよ。

貴方は廃棄証明書という書類を知っていますか？廃棄証明書は機密文書を処分した時に欠かせない書類で、大切に保管しておきたい書類でもあります。廃棄証明書には保管期限が設けられていますが、期間を過ぎたら処分しなければなりません。

機密文書を処分して発行された証明書をまた処分するとなると、少々面倒に感じてしまうかもしれません。しかし、大事な書類であることに変わりはないのでしっかり処分する必要性があります。それでは、廃棄証明書についてご説明しましょう。

廃棄証明書は機密文書を処分した証明書

廃棄証明書とは機密文書を処分した証明書で、どの業者がどんな機密文書を何日に処分したのかを明確に証明する重要な書類です。多くの処分業者が発行してくれますが、中には発行してくれない業者もいるので廃棄証明書が欲しい人は業者の選定に十分注意しましょう。

廃棄証明書は紙で発行されるタイプと電子メールで発行されるタイプがあります。廃棄証明書以外にも溶解証明書というのも発行されるもので、こちらは溶解処理を行った際に発行されます。ただ、廃棄証明書も溶解処理も紙で発行する場合、基本的に1週間以上の日数がかかるので注意が必要です。

電子メールで発行される場合、基本的に数日かかります。

廃棄証明書や溶解証明書には保管期限が5年と決められていて、領収書として発行した場合は7年間保管しなければなりません。なお、保管期限が過ぎた証明書は機密文書と比べても重要性は大差ないので、なるべく早く処分した方が良いでしょう。

デルエフはプランによって即日証明書を発行してくれる

機密文書の処分専門業者であるデルエフでも、廃棄証明書を発行してくれます。ただし、スポットプラン・ライトを初めとする一部のプランにしか対応していないので、各プランの詳細を確認して決めるのがおすすめです。

いずれ保管期限が過ぎた証明書は廃棄しなければならないため、その処分も合わせてデルエフに依頼するのも良いでしょう。早めに処分するに越したことはないので、是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

廃棄証明書は機密文書を廃棄した証明になるので、万が一の時のために発行してもらって保管するのが一般的です。ただ、保管期限が過ぎた廃棄証明書は機密文書と同じ扱いとして、早めに処分した方が良いでしょう。

デルエフであれば確実に最短時間で処分してくれるので、情報漏洩が心配な人におすすめです。

機密文書の処分を請け負っている業者は数多くありますが、中でも特におすすめなのがデルエフという機密文書の処分専門業者です。デルエフには様々な特徴があり、他の業者をも凌駕するメリットがあります。長年の実績と経験によって確実に機密文書を処分してくれるので、是非ともデルエフに処分を依頼するのがおすすめです。

それでは、なぜデルエフがおすすめなのかご説明しましょう。

創業以来、一度も情報漏洩トラブルを起こしていない

デルエフの最大の特徴は、何といっても創業して80年以上経っているにもかかわらず一度も情報漏洩トラブルを起こしていないということです。業者に機密文書の処分を依頼する上で心配になるのが、機密情報を漏洩しないかどうかです。

業者に依頼して機密情報が漏洩したというトラブルがあるように、できれば情報漏洩しない業者に依頼するのが望ましいでしょう。その点で言えば、デルエフは今まで長年機密文書を処分し続けているのに情報漏洩トラブルを起こしたことは一度もありません。

これがデルエフが創業以来ずっと機密文書の処分を依頼される理由であり、安心できるポイントとなっています。

プライバシーマークを取得しており、リピート率が94％も！

機密文書を確実に処分することに関してデルエフの右に出るものはないでしょう。豊富な実績と積み重ねてきた経験によって裏付けられたリピート率94％という数字は、これまでの徹底した機密情報漏洩に対する徹底ぶりがもたらしたものだと言えるでしょう。

さらに安心できるポイントとして、個人情報を正しく守れる証明であるプライバシーマークを取得しています。国内最大級の大型シュレッダーと溶解処理の二段構えによって確実に機密文書を処分してくれるとなれば、これほど安心できる専門業者はないでしょう。

即日対応できるかどうかは配車状況によって変わりますが、それでも最短日程で機密文書を回収してくれますし、処理工程のオートメーション化で機密文書の処分に関わる従業員はたったの一人、そして段ボールが300箱あったとしても1時間程度で全て処分できるほど効率が良いです。

まとめ

デルエフは数ある処分業者の中でも、ずば抜けて信頼されている業者です。現在もなお試行錯誤を続けており、徹底した処分能力によってもっと早く、もっと安全に処分できないかを模索しています。もし安全して依頼できる業者を探しているなら、是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

機密文書の処分専門業者であるデルエフでは、様々なプランが提供されています。どのプランも最安値に挑戦し続けており、徹底した情報漏洩対策を行っている上で納得の料金で機密文書を処分してくれるので、非常にコストパフォーマンスに優れていると言えるでしょう。

ただし、プランによって内容が違うので、状況に合わせてプランを選ぶ必要性があります。それでは、デルエフで提供されているプランについてご説明しましょう。

スポットプラン・ライト

スポットプラン・ライトは様々なプランの中で2番目も安く、それでもなお最安値に挑戦し続けている画期的なプランです。こちらは回収費用及び処理費用込みで1箱980円という驚きの安さとなっています。

対応可能エリアはまだ限定されていますが、現在でも対応可能エリアを拡大中であり、関東地方、中部地方、近畿地方のみに対応しています。1箱からでも機密文書の回収及び処分に対応しており、段ボールに伝票を貼って出すだけなので手間や時間が一切かかりません。

レギュラープラン

レギュラープランは定期回収プランであり、月に1回デルエフのスタッフが定期的に機密文書を回収して処分するシステムになっています。こちらも回収費用及び処分費用込みで月額3980円です。

東京23区限定のプランではありますが、東京近郊であれば回収してくれる可能性があるので相談だけでもする価値があります。専任の担当者が回収及び処分を行い、ファイルやバインダーから出さなくてもそのまま処分できます。

オリジナルプラン・ライト

こちらは全てのプランの中で最も安い料金で、東京23区で21箱以上処分したい人限定のプランとなっています。その料金はなんと1箱480円という破格の料金です。さらに機密文書を回収してから荷受した後、24時間以内に確実に処分してくれます。

回収日の当日になっていきなり段ボール箱が増えたとしても問題なく対応してくれるので、ギリギリまで機密文書が出てきても漏れなく処分してくれますよ・

まとめ

デルエフでは様々な顧客が満足できるように複数のプランを用意しており、最安値で機密文書が処分できるので安心安全かつお財布にも優しい画期的なプランばかりです。プランの内容によって様々な違いがあるので、自社や自分の状況に合わせてお得なプランを利用するのがおすすめです。

今すぐ機密文書を安く処分したいなら、是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

大量に出た機密文書をその日のうちに処分したいという人もいるのではないでしょうか？機密文書は不要になったとしても、そのまま放置していると不特定多数の誰かに盗み見られて大事な機密情報を流出させてしまうかもしれません。

それを防ぐためには、機密文書を回収してその日のうちに処分してくれる業者に依頼するのがおすすめです。中でも即日処分に対応しているデルエフに依頼するのはいかがでしょうか？それでは、即日処分についてご説明しましょう。

即日処分してくれる業者を探そう！

即日処分に対応している業者であれば、その日のうちに機密文書を処分してくれるので機密情報が漏洩するリスクが低くなります。とはいえ、どの業者も確実に即日処分に対応してくれるわけではありません。これは機密文書を処分するのに時間がかかるのではなく、回収しに行くために日数がかかるのが理由です。

自社や自宅の近くに専門業者があれば即日処分に対応しているのかもしれませんが、遠くにあるほど回収しに行くための時間が長くなるので場合によっては即日処分できない可能性があることに注意しましょう。

デルエフは即日処理に対応している！

機密文書の処分専門業者であるデルエフは、即日処理にも対応しています。もちろん配車状況にもよるので確実に即日処理に対応しているわけではありませんが、最短で回収に行ける日程を教えてくれるので確実に最短で機密文書を処分してくれます。

しかも回収から処分するまでにかかる時間も最短で済むように処理工程をオートメーション化させているので、従業員が機密文書に触れる時間も最短です。たとえ回収に来るまでに多少の時間がかかったとしても、その分処分までにかかる時間の短さでカバーしているので、デルエフなら安心して機密文書の処分が任せられます。

一刻も早く処分してもらいたいなら、是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

即日処分してくれるかどうかは重要な問題であり、それが機密情報の漏洩に繋がる可能性を高めているといっても過言ではありません。回収までに時間がかかる場合があるので、なるべくなら自社や自宅から近い処分業者を利用するのが得策です。

デルエフなら最短日程で回収してくれますし、即日処分はもちろん回収してから処分するまでの時間も短いので機密情報が漏洩しにくいです。是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

履歴書など就活中に様々な書類を書いたことがある人なら分かるかもしれませんが、合格しても不合格だったとしてもいずれは処分しなければなりません。しかし、そのままゴミ箱に捨てて処分してしまった経験がある人もいるのではないでしょうか？

合格でも不合格でも、重要な個人情報が記載されている書類は全て機密文書だと思って慎重に処分する必要性があります。それでは、履歴書を初めとする機密文書の処分はどうすればいいのかご説明しましょう。

重要書類には個人情報がいっぱい！

履歴書や応募先からの合否通知など、就活中は確実に個人情報を扱うため、機密文書としてしっかり処分しなければなりません。氏名や電話番号、住所や年齢、学歴や顔写真、家族構成や資格、学歴、自己PRの文章など個人情報が非常に多く記載されています。

もしもこれを適当に処分してしまった場合、万が一でも誰かに見られて流出してしまう危険性があります。書き方を間違えた履歴書や起業からの合否通知、個人情報が記載されている明細書など、必要ないからといってそのままゴミ箱に捨てるのは絶対にいけません。

個人情報を悪用されないためにも、確実に処分することが重要です。

履歴書などの機密文書を処分するなら、是非ともデルエフへ！

履歴書や合否通知などの機密文書を処分するなら、是非ともデルエフに処分を依頼するのがおすすめです。デルエフは創業から80年以上経っているだけでも豊富な実績や経験があることが分かりますが、何よりも目を瞠るのは創業から一切情報漏洩といった事故が起きていないことです。

これはつまり、デルエフであれば徹底したセキュリティの元、作業員が最小限の作業工程を行うだけで確実に機密文書を処分してくれると言えます。このことから個人情報が満載の履歴書や企業からの合否通知なども例外なく徹底して処分してくれるので、自分の個人情報が悪用される心配がありません。

もしも機密文書の扱いに困っているのであれば、是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

就活中や自宅に届いた明細書など、個人情報が記載されている書類はそこら中にあります。それを面倒だからといって適当に処分してしまうと、誰かに個人情報を悪用してくださいと言っているようなものです。それを防ぐためにも、確実に機密文書を処分してくれるデルエフに依頼するのがおすすめです。

機密文書に必ずと言って良いほど記載されている個人情報ですが、個人情報の取り扱いが適切に行湧得ている証であるプライバシーマークの存在が何かと重要になりつつあります。しかし、プライバシーマークを取得していなくても運営している業者は多くあるので、なぜプライバシーマークを取得している業者の方がいいのか疑問に思う人もいるのではないでしょうか？

それでは、機密文書を安全に処分する指標となるプライバシーマークを取得するメリットについてご説明しましょう。

プライバシーマークを取得するメリット

プライバシーマークを取得するメリットは、何といっても様々な個人情報が適切に扱えているという証明になることです。個人情報の漏洩を何としても防ぐのが企業の課題となっている中、依頼者にとって個人情報を流出してほしくないと思うのが自然です。

そんな中でプライバシーマークを取得していない業者の場合、もしかしたらこの業者は個人情報を流出するのではないかという不安に繋がります。しかし、プライバシーマークを取得しているということは一般社団法人日本情報経済社会推進協会が執り行う審査に合格し、個人情報の扱いが適切に行えているということで、安心して依頼できると判断されるようになります。

プライバシーマークを取得した業者には公式ホームページなどに『P』のマークがついているので、プライバシーマークを取得しているかどうかが分かりやすいです。個人情報を漏洩してほしくないなら、プライバシーマークを取得しているかどうかチェックしましょう。

機密文書を処分するなら、プライバシーマークを取得しているデルエフにお任せ！

大事阿機密文書の内容を漏洩させないためには、プライバシーマークを取得しているデルエフにお任せするのがおすすめです。デルエフは機密文書の処分専門業者であり、プライバシーマークを取得しているので個人情報の取扱いに長けています。

その証拠に、創業以来一度も情報漏洩事故を起こしていない確固たる実績を持っています。デルエフなら、どこよりも安心して機密文書の処分を任せられるでしょう。

まとめ

たかがPマークだと思いきや、プライバシーマークを取得しているかどうかは大事なポイントの一つになっています。個人情報が確実に守れるか判断するには、Pのマークの有無で変わることもあるほどです。確実で安全に機密文書を処分したいなら、プライバシーマークを取得しているかチェックしましょう。

『会社で取り扱う機密文書はどうやって保管するの？』

『期限が来た後の処分方法はどうすればいいの？』

こんなお悩みありませんか？

会社の機密文書は他社に漏れると、自社の利益を損なってしまうような重要な書類です。

もし、あなたが漏洩してしまったらと考えると非常に怖いですよね。

そこで、今回の記事では機密書類廃棄専門業者であるデルエフが機密文書保管について詳しく解説していきます。

この記事を読むと、機密文書漏洩リスクを確実に下げることができるので是非最後までご覧ください。

機密文書が漏洩するリスクについて

機密文書が漏洩するリスクは以下の通りです。

● 企業の信頼性低下
● 金銭的損失
● 市場での競争力低下

これらがもっともメジャーなリスクとしてあげられます。

こういった事象が起きてしまうと、中小企業などの比較的体力が少ないと考えられる会社では最悪倒産につながってしまいかねません。

そこで、まずこの項目では機密文書についての一般的なルールについて解説していきます。

機密文書を分類分けする基準と分類名称について

機密書類の分類は以下の順番で機密性が高くなっていきます。

1. 社外秘
2. 秘
3. 極秘

社外秘については、従業員であれば閲覧することは比較的容易ですが社外に持ち出すことは原則禁止です。

また、秘、極秘については、従業員の中でも閲覧レベルが設定されていることがほとんどで、流出すれば莫大な損失を被ることとなります。

機密文書の分類と名称付は情報流出によって会社が被る損失を基準として分類分けを行っていることがほとんどです。

どのレベルに属するかを判断することは、各社の判断によります。

機密文書の保管期限について

機密文書の保管期限は書類によって異なってきます。

各種法律などによって期限が決められているものも存在しますが、大まかな保存期限は以下の通りです。

● 人事関係の書類2年〜3年
● 経理関係の書類7年〜10年
● 総務関係の書類10年〜

より保管期限について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧下さい。

機密文書を保管する注意点は？

さて、ここまでで機密文書に関する一般的なルールについて解説してきました。

流出リスクを低減するためには、一般的な知識とともに、保管についても考えて行かなくてはなりません。

そこで、この項目では機密文書を保管する際の注意点について解説していきます。

保管場所を限定する

機密文書は保管場所を限定することが大切です。

書類部屋があることがベストですが、規模的に書類部屋を作れなければ管理責任者のもっとも近くに固めて保管するとよいでしょう。

保管場所への出入りを限定する

機密文書保管場所への出入りは人を限定したり、上長もしくは責任者の許可制にしてください。

誰でも入れる箇所に保管することは流出の危険性を高めるだけでなく、万が一流出自己が起こった際の責任問題があやふやになってしまいます。

データ化してネットにつながっていないパソコンに保管する

機密書類の量が増えてきた場合に、もう一つ考えられる保管場所はPCです。

機密書類をデータ化し、PCに保管すれば容量が続く限り膨大な書類を保管することも可能です。

ただし、ネット回線につながっているとハッキングの危険性もあるため、スタンドアローンにできるPCを用意しておくと良いでしょう。

機密文書を保管するポイントは？/h2>

階層別にラベリングする

機密文書の整理も、その他の書類と同様に保管ファイルなどにラベリングを施してください。

ラベリングを行うことで、外側から見た際に階層がどの位置にあるのか一目で見える化できます。

これは閲覧する際や、場所を移動させたいときなどに時間短縮にも繋がるポイントですよ。

目に見えやすい注意書きを書くこと

続いて、ラベリングとは他に、目にファイル外側に注意書きを施すのも有効です。

注意書きとは、先ほどご紹介した社外秘や秘、極秘といった階層を記すことを指します。

また別途社内規定で、これらの書類取り扱いについて規定を設けておくことも重要です。

ファイリングして整頓する

そして最後に、書類整理に関する基本事項となりますが、ファイリングは確実に行って下さい。

電子媒体への保管の場合にはフォルダ分けが該当します。

ファイリングの重要性は整理整頓意外にも、機密書類が一般書類と混じり合うリスクをなくすことにつながるため確実に実行したいポイントです。

機密文書の保管期限が到来したら

前述した機密文書の保管について確実に実行しながら、保管期限が来た書類は確実に処理を行うようにしてください。

保管義務期間が終了し、年数が経っているとはいえ、機密文書は基本的に社外や一部の従業員の目にしか触れられてはいけないものです。

過去の文書であっても、会社への損害が出ることは多々あるので、廃棄方法を考えることも流出リスクを下げる上では有効ですよ。

そこで、最後に機密文書の廃棄方法を詳しく解説していきます。

機密文書廃棄を行う

繰り返しになりますが、機密文書の廃棄は確実に実行するようにしてください。

理由としては、先ほどもお伝えしましたが年数が経っても機密文書に記載されるデータは会社に損失を与えかねないためです。

安全に処理するためには、シュレッダー等の復元可能な処理方法に頼るのではなく専門業者に依頼することが一番の近道です。

自社で行わず業者に依頼する

機密文書廃棄に関して、焼却やシュレッダーでの廃棄を自社で行っている場合もありますが、流出事故を0にすることはできません。

自社での廃棄にはコストカットができるメリットもありますが、こういったリスクも存在することに注意してくださいね。

一番確実な方法としては、専門業者に依頼し確実に処理してもらうことです。

実績があり、処理過程も安心できる業者選びもポイントの一つです。

廃棄業者の情報を調べる

機密文書の廃棄を自社で行わずに、業者に依頼する場合にはコスト面と実績面を必ず比較するようにしてください。

弊社サイトをご覧頂くと分かりますが、機密文書処理にも様々なプランが用意されています。

あなたの会社にあった廃棄の方法を多数掲載しており、オーダーメイドの廃棄も実行できますよ。

まとめ

今回の記事では、機密文書保管に関する注意点や管理方法について解説してきました。

機密文書の管理とともに廃棄方法も考えなければ、流出事故の可能性は高まってしまいます。

もし、廃棄方法にお困りであればお気軽にご相談ください。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

皆さんは業者が情報漏洩事故を一回も起こしていないことがどれだけ凄いことか分かりますか？情報漏洩させないのが当たり前なのですが、中には情報漏洩をしてしまった業者も存在します。たった一件だけでも、それは依頼者にとって大損害を被る原因になりかねません。

機密文書を預かってもらう以上、情報漏洩事故を一回も起こしていない業者に依頼するのがおすすめです。それでは、情報漏洩事故を一回も起こしていないことがどれだけ凄いのか解説しましょう。

情報漏洩してしまう機会はいくらでもある？

依頼者は情報漏洩させないことを祈りつつ業者に機密文書を渡しますが、実はこのタイミングから処分するまで情報漏洩してしまう危険性が常に付きまとっています。業者に渡す時や処理場に運んでいる最中、処分している時など、どこにでも情報漏洩してしまう可能性があるのです。

特に処分している最中は最も作業員の目に入ってしまう可能性が高くなるため、自分では絶対に情報漏洩しないと思っていてもふとした時にポロっと情報を漏らしてしまう可能性もあります。これは機密文書の処分を行う際にいかに目に入りやすい状況かどうかが情報漏洩の分かれ目になると言えるでしょう。

どこにでも情報漏洩する可能性があることを考えると、今まで情報漏洩事故を一回も起こしてない業者は徹底した対策を行っているので安心して依頼できます。

情報漏洩事故を一回も起こしていないデルエフに依頼すれば安心！

情報漏洩事故を一回も起こしてない業者を探しているなら、創業80年以上も事故を起こしていないデルエフに依頼するのがおすすめです。デルエフは創業以来一度も情報漏洩事故を起こしていません。何故なら、処理工程のオートメーション化によって機密文書に関わる時間と作業員の人数を可能な限り最小限に抑えているからです。

機密文書の処理に関わるのは作業員たった一人で、一度の処理で1時間しか時間をかけていません。これによって徹底した機密保護を実現させています。

まとめ

機密情報の漏洩事故を起こさないのは当たり前ですが、どのタイミングでも情報漏洩してしまうタイミングはあります。そんな中で情報漏洩を起こさないというのは難しく、機密保護を徹底する対策が求められるでしょう。

様々な業者の中でもデルエフは創業以来ずっと情報漏洩事故を起こしていないので、安心して機密文書を預けられますよ。

『機密文書は一般廃棄物か産業廃棄物どちらなの？』

『業種によって何か違いはあるの？』

こんな疑問をお持ちではないですか？

機密文書はデータ化されているもの以外は全て、紙くずとして分類されるゴミとなります。

でも、事業上出てしまったゴミは一般廃棄物なのか産業廃棄物なのかを特定して処理する必要があり、処理方法を間違えてしまうと懲役もしくは罰金刑に処せられてしまいます。

そこで、この記事では機密文書廃棄の専門会社であるデルエフが、機密文書はゴミ処理を行う上でどういった扱いになるのかを解説していきます。

この記事を読むと、機密文書の廃棄方法の最適解が分かるので是非最後までご覧下さい。

機密文書の廃棄物分類について

機密文書の廃棄物分類としては、紙くずとして扱われています。

更に大枠で廃棄物の分類は以下の2通りにカテゴライズされますよ。

1. 産業廃棄物
2. 一般廃棄物

各カテゴリーのルールを定める細かい法律も存在しますが、まずは機密文書がどちらに属するのかを確認していきましょう。

産業廃棄物とは

産業廃棄物は、法律で定められた燃え殻や廃油、その他の人体に悪影響を及ぼす恐れのあるものを指します。

産業廃棄物は廃棄物を出す会社自身で廃棄しなければならず、産業廃棄物処理基準に従った処理が求められます。

一般廃棄物とは

一般廃棄物は上記の産業廃棄物に該当しない事業場からでる廃棄物全般を指し、その中でも特に人体に有害なものについては、特定一般廃棄物と呼ばれます。

ただ、特定一般廃棄物以外は、市町村のルールに従って捨てればよいだけなので特別なコストがかかるということもあまりありません。

紙が産業廃棄物となる業種は？

機密文書を廃棄する場合には紙くずとされており、紙くずは一般廃棄物となります。

そのため、シュレッダーにかけたり、破いたりして一般のゴミと同じように捨ててしまえばコストはかかりません。

でも、建設業に関わる紙パルプや、印刷業・製本業を営む会社に関わる紙くずは産業廃棄物としての扱いを受ける点に注意して下さい。

自社で機密文書を廃棄する手順について

さて、ここまでで特定の事業を営む会社以外であれば、紙くずは産業廃棄物として扱われないことがわかりました。

そのため、機密文書は基本的に一般廃棄物として廃棄することができます。

そこで、この項目では機密文書の廃棄を自社で行う場合にはどういったことができるのかを解説していきます。

シュレッダーにかける

まず多くの会社で実行されているのが、機密文書をシュレッダーにかけることです。

シュレッダーを使用することで、書類が裁断され復元をしない限りは外に漏れるということはありません。

焼却処理する

シュレッダーよりも確実に復元不可能にできるのが、焼却処理です。

機密文書を焼いてしまうことで、燃え残ったり、燃やす前の書類が盗まれない限りは二度と情報が世にでることはありません。

ただし、リスクもあります

しかしながら、上記2点にはリスクも存在します。

自社で比較的安価に行うことができる機密文書の処理方法ですが、流出リスクを0にすることはできません。

シュレッダーにかけゴミに出したとしても、復元されてしまえば情報が流出してしまいます。

競争が激しい業界こそ、こういったリスクは限りなく0にした方がよいでしょう。

機密文書を廃棄するもっともおすすめ方法について

さて、機密文書を廃棄する際にノーリスクで廃棄する確実な方法とは何があるのでしょうか。

それは機密文書廃棄を専門に取り扱う業者に依頼することです。

では、どういった基準で選べばいいのか、そしてどんな業者を選べばいいのか最後に解説していきます。

手間のかからない業者を選ぼう

まず第一に機密文書の廃棄はコストがかかるだけで、売上には直結しない業務です。

だからこそ、手間を全くかけることなくワンストップで処理してくれる業者に依頼するといいですよ。

任せておけば何もせずに処理が完了する業者を選択するようにしてくださいね。

実績を持った業者を選ぶべき理由とは？

また、漏洩事故が一回もない業者を選ぶことも重要です。

お金をかけて依頼をする以上、実績がなかったり、新興の機密文書処理専門業者はなるべく避けるようにしてください。

これらの業者を見積もりの安さだけで選んでしまうと、情報流出にそのままつながってしまい余計な損失が膨らむだけになってしまいます。

一つの解答はデルエフを選ぶこと

機密文書廃棄業者について、一つの解答があるとすれば弊社デルエフです。

創業開始から83年が経っていてもなお、漏洩事故は一度もありません。

厳格な管理体制の元、重要情報の廃棄を行っていきます。

まとめ

今回の記事では、機密文書が一般廃棄物なのか、産業廃棄物なのかについて解説してきました。

機密文書は紙くずに分類され、ほとんどの事業所では一般廃棄物とみなされます。

ただし、一般廃棄物と同じ処理方法を行ってしまうと、情報漏洩の危険性もありましたね。

機密文書は一般廃棄物であっても必ず、専門業者を通した廃棄してください。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

機密文書の内容が外部に漏れるようなことがあってはならない以上、何としても安心して依頼できる業者をご贔屓にしたいものですよね。そこで参考にしたいのが、業者のリピート率です。リピート率が高いほど多くの人が同じ業者に依頼しているということなので、それだけ信用できる業者だと判断できます。

リピート率が高い業者には様々な特徴があるため、リピート率が高い業者に絞って探すのがおすすめです。それでは、リピート率が高い業者の特徴についてご説明しましょう。

リピート率が高い業者の特徴とは？

リピート率が高い業者の特徴として挙げられるのが、何よりも情報漏洩事故を起こしていないかどうかです。もちろん運営を始めたばかりの業者は別の問題が浮上しますが、何十年と運営しているのに情報漏洩事故を起こしていないということは、それだけ情報漏洩事故を起こさないノウハウを培っていると判断できます。

また、料金プランの安さや対応力も大切です。r機密文書が大量にあっても格安で処分してくれたり、機密文書の内容など様々な依頼に対して柔軟に対応してくれる業者は、リピート率が高くなりやすいでしょう。

それだけリピート率が高いと口コミや評判などを調べるのも判断材料の一つになるので、是非ともチェックしてみましょう。

リピート率が高い業者を探しているならデルエフがおすすめ！

リピート率が高い業者を探しているなら、リピート率94％を達成しているデルエフがおすすめです。デルエフは創業してから一度も情報漏洩事故を起こしておらず、徹底した機密保護によって素早く確実な処分を行っています。

料金プランは最安値に挑戦し続けているほどリーズナブルなもので、あれだけ大量にあった機密文書がまとめて処分できるとは思えないほどの安さです。これなら安心して機密文書をまとめて処分できるのではないでしょうか。

まとめ

機密文書を処分してくれる業者を選定する時、リピート率の高さは重要な目安になります。リピート率が高いということはそれだけ依頼者にとってありがたい業者だと言えますし、安心して任せられるでしょう。その中でもデルエフはリピート率94％を誇る優良処分業者です。

デルエフは情報漏洩事故を起こしていないので、それだけでも安心して依頼できるでしょう。リピート率の高さで判断するなら、デルエフに依頼するのがおすすめです。

『大事な機密文書をバレずに捨てたい…』

『会社の機密文書をそのまま捨てたら情報が漏れてしまうのかな？』

こんなご要望、お悩みはありませんか？

昨今、情報流出によって多大な損害を受けられる方が多くいらっしゃいます。

もし、あなた自身が捨てた機密文書から情報が流出してしまうと考えると不安ですよね。

そこで、今回の記事では機密文書を個人で捨てるのはありなのかについて、機密文書廃棄専門業者であるデルエフが詳しく解説していきます。

この記事を読むと、機密文書廃棄を依頼するならどの業者がおすすめなのかも分かるので是非最後までご覧下さい。

機密文書とは何か

まず、機密文書とは何が該当するのでしょうか。

一般的に機密文書とはビジネス用語であり、会社関係者以外に漏れてしまうと自社の損失につながってしまう文書全般を指します。

会社では極秘扱いにされていたり、特定の関係者しか閲覧できないようになっているものです。

ただ、事業所が小さいとこういった扱いをされていることは少なく、仕事の一環として任されることもありますよ。

情報が漏洩するパターンは何がある？

機密文書に書かれている情報が漏洩するパターンはいくつかあります。

例えば、ゴミを漁られてしまうなどは典型例ですね。

また、郵便受けなどから抜き取らてしまったりなども一つのリスク要因として数えられます。

特にごみ捨てには注意をして、機密文書はシュレッダーにかけるなどを行った方が良いですよ。

個人で機密文書を廃棄することはリスクが高い

あなた自身で会社やあなたの情報が載っている機密文書を処理することは非常にリスクが高いです。

なぜなら、上記にあげた情報漏えいパターンを全て個人で防ぐことは難しいからなんですね。

何気なく捨てた書類が実は機密書類で、たまたまゴミが漁られたりしたら目も当てられません。

こういったリスクを考えると、自分自身で処理することは回避した方が賢明ですよ。

最悪の場合関係会社から訴えられる場合も

そして、一番怖いのが会社の機密書類を漏洩すると、関係会社にとっても不利益になることが多く、訴えられることもあるということです。

あなたに過失がなければ、会社が負担してくれますが、過失があれば巨額の賠償金となる可能性もありますよ。

人生を棒に振ることは避けたいところです。

会社で機密文書の廃棄を一任されたら

では、会社で機密文書の廃棄を一任された場合にはどういった行動をとればいいのでしょうか。

結論としては、量を確認して専門業者に依頼することがベストです。

これについてここでは解説していきます。

まずどれくらいの量があるのかを確認

まず見積もりをしてもらうためにも、どのくらいの量があるかを確認してください。

正確な量が分かれば、電話口やHPでも料金が分かる場合が多く業務短縮につながります。

次に予算を確認する

量が確認できた次に行うのは、機密文書廃棄に使用できる予算がどれくらいあるかということです。

あなたのポケットマネーではなく、所属する会社に確認することを強くおすすめします。

見積もりをとる

そして、最後に見積もりをとって予算感と合致しているかを確認してください。

できれば相見積りをし、予算感と安全性に優れたところを選択したいところです。

機密文書の廃棄を行っている業者は？

機密文文書廃棄には業者を使った方がいいということは分かったけど、どんな業者があるのか気になるところですよね。

そこで、この項目ではいくつかの業者をピックアップしてみました！

ヤマト運輸

ヤマト運輸も実は機密文書リサイクルというサービス方法で機密文書処理を行っています。

集荷してもらうだけで、手間はかかりませんが最安値が1,890円と少し割高なところがネックですね。

佐川急便

佐川急便はヤマト運輸と同じように宅配と機密文書廃棄のサービスを横展開しています。

最安値はヤマト運輸よりも安く、1,309円となっています。

ただし、プラン選択が2種類しかないため特殊な用途に使用することができず一般的な書類を廃棄するだけに使用できるといったところです。

デルエフ

そして最後は、弊社デルエフです。

スポットプランであれば、関東、中部、近畿限定ですが最安値980円から承っています。

より詳細には次の項目で解説しますね。

【ケース別】デルエフの機密文書廃棄プランについて

さて、最後の項目ではケース別に弊社デルエフの機密文書廃棄プランについて解説していきます。

この項目を読むことであなたにあったプランがきっと見つかるので是非最後までご覧ください。

スポット

スポットプランは不定期に機密文書廃棄を依頼される方向けのサービスです。

小さな事業所であれば、ダンボールの量もそこまで多くないためこちらで不定期に発注するといいでしょう。

最安値は先ほども述べた通り980円となっています。

オリジナル

次にオリジナルプランです。

過去の機密文書を含め、一度に大量の廃棄を依頼したい企業向けとなります。

創業年数がある程度経ち、今まで廃棄したことがなければ一考の価値ありの内容です。

1箱あたりの値段を安くすることができ、スポットプランよりもより安価にサービスを提供できます。

レギュラー

そして最後に、定期回収プランであるレギュラーです。

レギュラープランは東京都23区内限定となりますが、月額3,980円で月1回の回収を行うプランとなっています。

バインダーごと捨てることも可能なので、日々の業務を効率化したい方は要検討のプランです。

まとめ

今回の記事では、機密文書を個人で廃棄することはありかどうかについて解説してきました。

実際のところ、個人での廃棄は様々なリスクが付きまとうので止めたほうが賢明です、

もし、機密文書廃棄業者をお探しであれば弊社デルエフまでご一報ください！

機密文書の処分を請け負っている専門業者は数多くありますが、その中でも上場企業から直々に機密文書の処分が依頼される業者は少ないでしょう。上場企業は今を走る有名な企業だからこそ、より一層機密文書の扱いには十分に気を付けなければなりません。

上場企業が安心して機密文書の処分を任せてくれる業者とは、一体どんな特徴があるのでしょうか。それでは、上場企業が機密文書の処分を依頼するポイントについてご説明しましょう。

上場企業が機密文書の処分に慎重になる理由とは？

機密文書の内容が外部に漏れて何も良いことがないのはどの企業も同じですが、特に上場企業は機密文書の扱いに慎重になっていると言えるでしょう。上場企業が扱う機密文書は他の企業に比べて一発倒産もあり得るほどの重要性が高い内容だと考えていいです。

必ずしもすぐに倒産するわけではありませんが、その内容は絶対に漏らしてはいけないことに変わりはありません。だからこそ、上場企業の機密文書を徹底して処分してくれる業者の存在が必要不可欠になります。

デルエフは上場企業からも処分を任せられる優良業者！

上場企業からの機密文書の処分を依頼されることもある業者といえば、デルエフが挙げられます。デルエフはリピート率94％を誇り、何より創業83年から一度も情報漏洩に関するトラブルを起こしていないことが上場企業からの評判を高めています。

デルエフでは絶対的な機密保護を実現させており、処分中の処理工程をオートメーション化することによって、作業員が機密文書に触れる時間を最小限に抑えています。作業員が一回の処分に関わる時間はたったの1時間だけですし、一人しか処分に携わらないので限りなく情報漏洩を引き起こす心配がありません。

これなら上場企業もデルエフの徹底した機密保護を信頼して依頼できると言えるでしょう。

まとめ

様々な機密情報を取り扱う上場企業にとって、機密文書の処分は慎重にならざるを得ません。一つのミスが会社の経営を不安定にさせてしまうので、徹底した機密保護を行っている業者を探すのは非常に重要です。

そんな中でも特に人気が高いのが、専門業者としてのノウハウが詰め込まれているデルエフです。デルエフは今まで情報漏洩事故を起こしたことがなく、第三者認証を取得しているなど個人情報の漏洩対策が徹底されています。

だからこそ上場企業からも人気が高いのがデルエフの強みだと言えるでしょう。

『機密文書廃棄の相場ってどれくらい？』

『会社業務で見積もりを取らなくてはいけなくなってしまって…』

こんなお悩みはありませんか。

機密文書廃棄という重要な仕事を任され、色々な業者を見て回っていても比較検討をするのが中々難しいですよね。

そこで、今回の記事では、機密文書廃棄の相場が一体いくらくらいになるのかを専門業者デルエフが詳細に解説していきます。

この記事を読むと機密文書廃棄の相場感が分かるので是非最後までご覧ください。

機密文書廃棄の方法は？

機密文書を廃棄する方法は大枠で2つに分かれます。

● 個人で処理する方法
● 業者に依頼して廃棄する方法

この二つに関してコスト面について解説していきます。

個人で機密文書を廃棄する場合

個人で機密文書を廃棄する場合は基本的にコストがかかりません。

例えば、シュレッダーにかけて容易に復元できないようにしたり、燃やすことで灰にする方法などが取ることができます。

多少の労力はかかりますが、ほぼ無料で廃棄することができますね。

ただし、コストをかけないことによって流出リスクが高まるのでその点には注意してください。

業者に依頼して廃棄する場合

業者に依頼する場合には、無料廃棄を行っているところも存在しますがコストがかかります。

スポットで小口廃棄は大体1,200円程度が相場になりますよ。

大口取引になると、スポットよりも一単位あたりの料金が安く変わるプランを用意している業者もあります。

ちなみにデルエフでは、大口取引は諸条件ありますが、かなり割安設定になっています。

機密文書廃棄の方法を間違えると大惨事になる

機密文書は社員以外に見られてしまうと、関係会社などに不利益が生じてしまう可能性が高いです。

そのため、廃棄方法を間違えてしまうと損害賠償請求などに発展する可能性もあります。

そこで、この項目ではどういった危険があるのかについて解説し、具体的な対策方法を解説していきます。

社外秘や極秘資料漏洩は非常に危険

社外秘や極秘資料は機密書類の中でも外に出してはいけないレベルが非常に高い資料です。

こういった書類を廃棄しなければならなくなった場合には、自社や個人での廃棄はしてはいけません。

もし仮に情報漏洩があったら、繰り返しになりますが他社からの損害賠償請求や、倒産の可能性も見えてしまうからです。

業務として依頼された場合には必ず専門業者を挟むこと

では、機密書類を廃棄する際にはどういった選択を取ればいいのでしょうか。

まず第一に専門の廃棄業者を挟むようにしたいところです。

たとえ、シュレッダー処理をしたとしても復元されてしまっては元も子もありません。

こういった事態が起きることは稀ですが、起きる確率を0にするためにも専門業者への依頼を考えたいところです。

どんな書類が機密文書になるのか

さて、処分する際に気をつけたい書類というのはどういったものになるのでしょうか。

機密文書に分類されるのは以下の書類となります。

● 顧客名簿
● 履歴書
● 契約書

その他にもたくさんの種類がありますが、基本的な考えとして氏名や住所が載っている文書が機密文書として分類されますよ。

機密文書廃棄の相場はどう決まる？

さて、では機密文書廃棄の相場はどのように決まってくるのでしょうか。

この項目で解説していきます。

相場は基本的に量によって決まる

機密文書相場は基本的に量で決まることが多いです。

スポットで小口回収であれば割高になりますが、グロスでの費用は少なく済みます。

一方大口の回収であれば、1単位あたりの回収費用は少なくなりますが、グロスの費用がスポットよりも高くなりますよ。

回収期間はプランが設定されている場合が多い

また、不定期回収とは違い定期回収も各業者は揃えているところが多いです。

回収期間は細かくプランが分かれ月1回回収から月2回の回収などを依頼することができます。

回収回数が増えるほど、料金も高くなりますが月1回回収よりも割安になっていきます。

機密文書廃棄の相場は？

最後の項目では、代表的な機密文書廃棄業者の値段について調査結果を発表していきます。

あなたにあった回収業者がきっと見つかるので是非最後までご覧ください。

抹消仕事人

抹消仕事人は機密文書のシュレッダー処理に特化した業者です。

スポットでの回収は少々割高になっており、税別で2500円となっています。

また、定期回収は最安値が6,000円となっています。

ヤマト運輸

ヤマト運輸は宅急便でも有名ですが、同時に機密文書処理も行っています。

スポットでの最安値は1,600円となっています。

定期回収というプランはありますが、定期的に巡回してもらい1ヶ月あたりの管理費が2,000円、回収が発生した場合には1回あたり10,000円となっています。

デルエフ

弊社デルエフは機密文書廃棄を専門に行っている業者です。

スポット回収の最安値は980円となっています。

また、定期回収プランも承っており、月額3,980円で行わせて頂いております。

【まとめ】機密文書廃棄ならデルエフにおまかせ！

今回の記事では、機密文書廃棄の相場について解説してきました。

機密文書廃棄をするのであれば、個人で行わず必ず専門業者を入れた方がいいですよ。

その中でも、恐縮ですが弊社デルエフは群を抜いた料金の安さです。

機密文書廃棄をお考えであれば、一度お問い合わせ頂けると幸いです。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

機密文書を廃棄する時は、シュレッダーと合わせて溶解処理で処分するのがおすすめです。溶解処理とは機密文書をドロドロに溶かして処分する方法であり、シュレッダーと比較すると情報漏洩に強い強みがあります。溶解処理を請け負っている業者は数多くありますが、信頼できる分専門業者に依頼するのがおすすめです。

溶解処理には様々な特徴があるので、これを機に溶解処理で機密文書を廃棄してみてはいかがでしょうか。それでは、溶解処理の特徴についてご説明しましょう。

ドロドロに溶かすので機密情報が一瞬で無くなる

溶解処理の最たる特徴は、ドロドロに溶かすことによって外部に漏らしてはいけない機密情報を一瞬で無くしてくれることです。機密情報は何があっても絶対に外部に漏らしてはいけません。外部に漏らしてしまったら最後と言ってもいいくらい重要なものですが、完全に処分するとなると処分方法が限られてきます。

そこでおすすめできるのが、溶解処理です。溶解処理はシュレッダーと違って処分しても万が一情報が読み取られる心配がないので、処分後に機密情報の漏洩が起こらないのが大きなポイントです。つまり、大事な機密情報を扱う企業こそ溶解処理で処分するのが安心できる方法だと言えるでしょう。

機密情報が漏洩しないか心配なら、溶解処理を請け負っている専門業者に依頼するのがおすすめです。ただし、溶解処理は社内や自宅ではできないので、溶解処理に固執する必要性はありません。社内や自宅で確実にシュレッダーで廃棄できるなら、シュレッダー処理も視野に入れておきましょう。

デルエフはシュレッダーと溶解処理の二段構え！

機密文書の処分専門業者であるデルエフでは、シュレッダーと溶解処理による二段構えによって徹底して機密文書を廃棄しています。溶解処理を行うだけでも確実に処理できますが、事前に国内最大級の大型シュレッダーで細断してから溶解処理を行っています。

これが創業80年以上経っているのに、一度も機密情報が漏洩する事故を起こしていない徹底ぶりが人気の秘訣だと言えるでしょう。最短時間で回収し、最短時間で処分してくれるので徹底して処分したいならデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

溶解処理はシュレッダーよりも早く機密文書を廃棄する画期的な方法です。ドロドロに溶かしてしまえば絶対に復元することはできませんし、何より安全に機密情報を守れるのは大きなメリットです。重要な機密情報を扱う企業ほど、溶解処理で処分してもらった方が安全です。

絶対に機密情報を漏洩させたくないなら、是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

『機密文書を無料で安全に処理してくれるところはあるのかな？』

『無料と聞くとなんだか怪しく感じてしまう…』

こんな疑問はありませんか？

実際のところ機密文書廃棄を無料で行ってくれるところは存在します。

でも、タダほど怖いという言葉があるように、無料の裏には様々な企業の意図が隠れているんですね。

そこで、今回の記事では機密文書廃棄の無料サービスは実際のところどうなのかについて、専門業者であるデルエフが詳しく解説していきます。

この記事を読むと、なぜ無料で機密情報廃棄を依頼してはいけないのかについて詳しく分かるので是非最後までご覧下さい。

機密文書廃棄は無料で存在するのか

繰り返しになりますが、機密文書廃棄を無料で行ってくれる業者は存在します。

機密文書の処理過程は、企業や個人の情報を確実に漏洩させないために行わないといけないので、普通のごみ処理とは異なり手間がかかってしまうのも事実です。

では、なぜ業者は無料で行おうとするのか、その意図についてここでは詳しく解説していきます。

弊社デルエフの処理過程が気になる方はこちらをどうぞ！

基本的にごみ処理にはお金がかかります

機密文書廃棄に限らず、家庭ごみの処理にも基本的にお金は掛かってきます。

可燃ごみやプラスチックは無料で回収されているではないか、という声も聞こえてきそうですが、処理費用の出処が税金のため目に見えていないだけです。

このように、機密文書廃棄のみならず世にあるゴミを人の手で処理しようとするとお金がかかるのにも関わらず、なぜ業者は無料で行おうとしているのでしょうか。

無料で行うということの裏には別の意図があります

業者が機密文書処理を無料で行う裏には、その無料という言葉を通して様々な利益を達成する目的が隠れています。

一番怖いのは、無料廃棄を謳っておきながら、機密文書の情報を他所の企業に売り渡すという違法行為を行うことです。

情報によっては非常に高額で売却することもでき、無料回収を行ってもあまりある利益を手に入れることができるということですね。

無料で行う方法なら焼却が個人でも行える方法です

無料という言葉に惑わされず、あなたが無料で安全に機密文書廃棄を行うのであれば焼却が一番有効です。

ただ、焼却であっても燃え残りなどで情報漏洩してしまう可能性があるので、多少お金は掛かってもしっかりと専門業者に依頼した方がより安全ですよ。

もし機密文書廃棄無料があったら？

では、あなたが廃棄したい機密文書が無料で回収されることができるとなった場合にはどうしたらいいのでしょうか。

実際、廃棄となると売上には直結せずコストが増すだけなので、出来る限り安く済ませたいというのが本音ですよね。

そこで、この項目では機密文書廃棄が無料の業者に出会った場合の考え方について解説していきます。

必ず近寄らないようにしてください

無料回収業者には、絶対に近寄らないようにして下さい。

回収業者に関しては、必ず正規料金を請求してもらうようにするとよいでしょう。

正規の業者であれば、情報漏洩の心配もなく安心して取引ができますよ。

機密情報が漏れるとどういったことが起きるのか

機密情報は元々ビジネス用語で、従業員以外が目を通すと自社及び関係会社に不利益が生じる書類を指します。

これらの情報が、無料廃棄業者によって流出してしまったら一体どういったことがおきるのでしょうか。

機密情報の種類は？

機密情報の種類は多数ありますが、会社関係で言うと以下の通りです。

● 履歴書
● 決算関係書類
● 人事関係の書類

これらの書類は基本的に厳重に管理されており、流出の可能性は少ないですが、従業員以外が見たら自社・他社に不利益が出る書類は全て機密書類扱いのため、注意が必要です。

また、個人的な機密書類というと以下が当てはまります。

● 預金通帳
● 住民票
● クレジットカード明細書

特に個人については、金銭的被害も発生しがちなので注意しておきましょう。

個人の場合

あなた自身の機密情報が流出してしまうと住所を特定されてしまったり、金銭的な被害に遭ってしまう可能性もあります。

特に女性の場合は、住所が特定されてしまうと転居を余儀なくされてしまう可能性もあるのでむやみに無料廃棄を頼ってはいけません。

会社の場合

無料回収業者に依頼を行い機密文書が流出してしまうと、対外関係が悪くなるだけでなく、自社の存続にも関わってきますよ。

対外の会社に不利益が発生した場合には、損害賠償請求の対象となってしまうため、機密情報の処理に関してコストカットの対象とはせずに安全面を最大限考慮してくださいね。

【まとめ】機密情報廃棄を無料で行う業者は必ず避けること

今回の記事では、機密情報を無料で廃棄する業者を避けるべき理由について解説してきました。

無料の裏には、廃棄にかかるコストを抜いても多くのあまりある利益を狙える魂胆が企業側にあるため、隠された意図に気を付けて業者を選定してください。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

機密文書の処分を外注するなら、第三者認証を取得している業者に依頼するのがおすすめです。第三者認証とは主にプライバシーマークを取得していることと、個人情報保護士の資格を取得した人のことで、この第三者認証を取得している業者は、より信頼性が高まると言えるでしょう。

機密文書には外部に漏らしてはいけない情報が記載されている以上、第三者認証を取得している業者の方が信頼できます。それでは、第三者認証を取得していることのメリットについてご説明しましょう。

第三者認証を取得しているメリットとは？

機密文書の処分を外注する場合にチェックしたいのが、プライバシーマークや個人情報保護士の資格を取得している人がいるかどうかです。プライバシーマークは一般社団法人日本情報経済社会推進協会が執り行っている審査に合格した業者だけが『P』のマークを表記することが許されます。

そして個人情報保護士は全日本情報学習振興協会が執り行う個人情報保護士の試験において、個人情報保護法の趣旨を正しく理解し、個人情報が漏洩しないように安全確保のエキスパートとして認定された人が取得できる資格です。

この2つのうち、一つでも取得していれば個人情報について正しい知見と適切な取り扱いができる業者として信頼できますが、2つとも取得している業者の方がさらに信頼できると言えるでしょう。

第三者認証を取得している業者を探しているならデルエフがおすすめ！

第三者認証を取得している業者を探しているなら、プライバシーマークも個人情報保護士の資格を取得している人が在籍しているデルエフがおすすめです。デルエフの公式ホームページにはプライバシーマークを取得している証明であるPのマークが表記されており、個人情報保護士の資格を取得しているマークも表記されています。

この2つを取得しているということは安心かつ安全で確実に機密文書を処分してくれるということであり、絶対的な機密保護を実現していると言えます。

まとめ

第三者認証を取得している業者はそれ相応の条件を満たしているということなので、安心して機密文書の処分を任せられる大きな判断材料になります。プライバシーマークや個人情報保護士が在籍している業者はそれだけ機密文書の処分を確実に、そして外部に機密情報を漏らさないということです。

安心して機密文書の処分を依頼したいなら、第三者認証を取得しているかチェックしましょう。

機密文書の処分に関して、デルエフの右に出る者はいないと言っても過言ではありません。創業83年から現在に至るまで様々な機密文書を処分していますが、その徹底ぶりは大手企業など上場企業からも大好評です。

一体、他の処分業者とは何が違うのでしょうか。それでは、デルエフが上場企業から大好評な理由をご説明しましょう。

創業以来一度も機密情報を漏洩したことがない

機密文書の処分専門業者は絶対に機密情報を漏洩させるようなことがあってはいけません。もちろん漏洩事故を起こさないのは当たり前ではありますが、それでも1度事故を起こしただけで信用は地に落ちると言っても過言ではありません。

しかし、デルエフは創業83年以来、現在に至るまで一度も情報漏洩事故を起こしたことがありません。漏洩事故を起こしたことがない専門業者は他にもありますが、デルエフは他の業者と比べてその徹底ぶりが段違いなのです。

まず、機密文書に触れる時間を極限までカットするために処理工程をオートメーション化しているのが最大の特徴です。絶対的な機密保護を実現するために、作業員一人でダンボール300箱分の機密文書を1時間以内で処分するのを可能にしています。

回収から廃棄処分までの時間を極限まで削減しているため、情報漏洩に繋がるリスクを最小限に抑えています。

満足して利用できるように徹底している

デルエフでは全てのお客様に満足していただけるように、スポットプラン、オリジナルプラン、レギュラープラン、スペシャルプランの4つのプランを用意しています。個人向けから大手企業向けまで満遍なく満足できるようになっているのがポイントです。

また、個人情報を適切に取り扱っていることが認められた証であるプライバシーマークを取得しており、さらに個人情報に関する知識を徹底するために個人情報保護士の資格を取得したスタッフも在籍しています。

ここまで徹底しているからこそ、情報漏洩事故を起こさずに機密文書を処分しているのだと言えるでしょう。

まとめ

機密文書をここまで徹底して処分している専門業者はあまりいないのではないでしょうか。創業以来一度も漏洩事故を起こしたことがなく、作業員が回収から処分までたったの1時間しかかかりません。どんなに大量に機密文書があっても瞬く間に処分してしまいます。

この安心感はデルエフならではのものなので、興味がある人は是非とも利用してみてはいかがでしょうか。

機密文書を処分するなら、創業以来一度も情報漏洩事故を起こしていないデルエフがおすすめです。デルエフでは様々な機密文書を処分する専門業者で、様々なプランを選ぶことができます。もしもダンボール21箱以上あるなら、是非ともオリジナルプランを利用してみてください。

1箱から格安で機密文書を一度に処分してくれるので、溜まった機密文書を一気に処分したい個人や法人向けのプランだと言えます。それでは、オリジナルプランについてご説明しましょう。

オリジナルプランとは？

オリジナルプランとは21箱以上も処分する機密文書がある人におすすめのプランです。こちらはライト・スタンダード・プレミアムのグレードがあるので、どれか好きなプランを選びましょう。いずれのプランにも処理費用や証明書発行費用が含まれており、特に一番価格が抑えられているのは1箱150円のスタンダードプランです。

中でもオリジナルプランのライトは東京23区限定のプランとなっています。代わりに処理費用や証明書発行費用はもちろん回収費用も料金に含まれており、1箱480円から処理が依頼できます。

最高水準の機密書類の廃棄処理を依頼したいならプレミアムのプランがおすすめですが、機密文書が大量にあるので可能な限り価格を抑えたいのであればスタンダードプランがおすすめです。

オリジナルプランの比較表

オリジナルプランをグレードごとにまとめてみたので、それぞれの違いを把握するのがおすすめです。

	ライト	スタンダード	プレミアム
料金・箱	480円	150円※	450円※
回収費用	無料	なし	なし
処理費用	無料	無料	無料
ダンボール	なし	なし	なし
廃棄証明書(メール)	無料	無料	無料
未開封処理	なし	なし	無料
損害賠償保険上限額	1億円	1億円	3億円

いずれのプランにも回収費用が含まれていないので、事前にデルエフに相談するのがおすすめです。

※1箱15㎏換算。古紙相場の変動により処理料金が変動します。最新の処理費用については直接お問い合わせください。

まとめ

機密文書を定期的に処分するのを忘れてしまい、ダンボール箱は21箱以上になる場合はオリジナルプランを選択するのがおすすめです。特にプレミアムのプランにおける最高水準の処分を行ってくれるのは大変魅力的で、価格を抑えたいならスタンダードプランもあるので手軽に依頼しやすいでしょう。

東京23区に住んでいるなら、ライトのプランを選択するのもおすすめです。このように一度に大量の機密文書を難なく処分してくれるので、是非ともデルエフに依頼してみましょう。

『機密文書って結局何を指すの？』

『機密文書が漏洩する可能性ってあるの？』

こんな疑問をお持ちではないですか。

機密文書はその重要度に応じてレベル別に分けられています。

どの段階であっても機密文書の流出はあってはならないことです。

もし、流出してしまったらどうなってしまうのでしょうか。

そこで、この記事では機密文書処理の専門業者であるデルエフが機密文書について詳しく解説していきます。

この記事を読むと、機密文書が流出した場合についても詳しく分かるので是非最後までご覧ください。

企業の機密文書には何があるの？

企業の機密文書というと、人事書類や決算書類など多岐に渡ります。

これら一つ一つの文書には秘や極秘、社外秘といった段階に分けられているのはご存知でしょうか。

ここではなぜこのように分かれているのかについて解説していきます。

段階別に文書の名称が変わる

繰り返しになりますが機密文書は基本的に3種類に分けられます。

これは段階別に分けられているもので、レベル別で言うと極秘文書が一番機密性が高いです。

こちらは社内の人間でも限られた人間しか閲覧することが許されません。

段階が決まる基準は損失が会社に与える損失度合いによる

では、どういう風にレベル分けされているかというと、その文書が流出したことによって会社に与える損失度合いによって分けられています。

例えば極秘文書が流出した場合には、関係各社に多大な影響を与え、自社の存続に関わる文書という具合です。

機密文書に属するものは基本的に流出させてはいけないですし、流出が起きるような事態も避けなくてはいけません。

企業から機密文書が流出するとどうなる？

さて、実際に企業から機密文書が流出するとどうなるのでしょうか。

ここでは起こりうる事態について解説していきます。

関係各社の損失につながる

まず、どのレベルの機密文書でさえ流出してしまえば、関係各社に対して大なり小なり影響を与えてしまいます。

繰り返しになりますが極秘文書が流出してしまうと、自社の存続に関わることになります。

訴訟問題につながる

機密文書の流出によって、自社に降りかかるのは訴訟問題です。

例えば、各社に対して損失を与えた場合には損害賠償請求が来ることになりますよ。

機密文書流出により、他の会社の営業活動を妨害した場合には莫大な請求額に昇る可能性が非常に高いため、漏洩は必ず避けなくてはなりません。

企業から機密文書が流出した事例について

さて、では企業から機密文書が流出する事例にはどういったものがあるのでしょうか。

ここでは、その事例について詳しく解説していきます。

管理ミスや紛失等による漏洩

まず一番に多いのが管理ミスや紛失です。

この両方は密接に関連しており、管理がずさんであれば、それに伴って紛失につながることが多いです。

気づいたときには結局のところどこに行ったかが分からない場合が多いです。

窃盗や不正な持ち出し

次に多いのが、企業情報を盗みだされることや不正な持ち出しによる漏洩です。

こちらは防ぎようがありませんが、正当な許可なく保管室などに入れるようになっていることも原因になります。

企業からの流出を避けるには

事例のところでお話しましたが、機密文書の流出は気をつけていても起こることです。

では、どのようにして防いでいくのかこの項目ではお話していきます。

管理の徹底を行う

まず行わなければならないのが管理の徹底です。

具体例をあげると保管室に許可なく入れないようにするや、入退室の管理を行うなどがあげられます。

まず入り口の管理を徹底するようにしてくださいね。

不要な機密文書は処理を行う

すぐに使用する機密文書は保管する必要がありますが、保管期限が過ぎたものは順次処理を行っていく必要があります。

保管期限は各書類に法令で定められているため、そちらを参考にして随時処理を行っていきましょう。

ただし、シュレッダーにかけるだけでなく文字情報を見えなくする必要がありますよ。

大量の廃棄物が出るなら廃棄業者に依頼する

機密文書の処理に関して大量の廃棄物が出る場合には、焼却処理だけでは間に合いません。

そのため、必ず廃棄業者を通して処理をするようにしてください。

漏洩は会社に対して多大な損失を与えてしまいます。

その業者の中ではデルエフが最安料金で最高のサービスを提供しています。

もし、処理業者をお探しであればこちらからどうぞ。

まとめ

今回の記事では機密文書についてを解説してきました。

実際のところ機密文書漏洩があれば、自社だけの問題では済みません。

管理を徹底し、処理の段階でも漏洩がないように業者を通した処理を依頼するようにしてくださいね。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

『機密文書はどんな情報が書かれているの？』

『機密文書に個人情報は含まれるの？』

こんな疑問をお持ちではありませんか？

機密文書にはどういった情報が書かれているかどうか気になるところですよね。

実は機密文書には個人情報が書かれているものも含まれているとご存知ですか。

そこで、今回の記事では、機密文書廃棄専門家のデルエフが機密文書と個人情報の関係性について解説していきます。

この記事を読むと個人情報の取り扱い方について分かるので是非最後までご覧ください。

機密文書と個人情報の違いは？

機密文書については、会社の経理情報であったり決算の情報であったりなど様々な種類の情報が書かれています。

また、個人情報とは文字通りその個人の属性に関する情報を指します。

では、一体この両者に関してはどんな関係性があるのでしょうか。

この項目で詳しく解説していきます。

機密文書の中に個人情報が含まれる

結論から言うと、法人個人問わず個人情報が書かれた文書類は機密文書に属します。

例えば、会社関係で言うと人事考査の書類であったり、履歴書などが機密文書に属しますよ。

また、個人的なところで言うと、クレジットカード明細書などお金に関するものから住民票など個人の住所が特定されるものまで幅広くありますよ。

会社関係はイメージが付きやすいですが、個人の生活に関するところで言ってもたくさんの書類があることが分かりますね。

機密文書と個人情報の管理を徹底すること

機密文書は社外の人や他人に知られることで、自社やあなたに対して多大な損失を与えるものを指しています。

損失が出るということは、様々な人がその情報を狙っているということです。

そのため機密文書と個人情報の管理と処理を徹底するようにしてください。

この項目では機密文書や処理方法について解説していきます。

人事書類はファイリングし管理する

まず会社に関する個人情報の一つである人事書類はファイリングして管理するようにしましょう。

ファイリング時には必ずラベリングを施し誰もが閲覧できないように厳重に管理を行ってください。

会社から個人情報が流出してしまったとなると、従業員からの信用問題に関わってしまいます。

個人情報関係の管理方法

さて、では個人に関する情報はどのように処理や管理をすればいいのでしょうか。

ここで簡単に解説していきます。

不必要なものはシュレッダーにかける

まず徹底して欲しいことは、不必要なものはシュレッダーにかけるようにしてください。

不必要なものであっても過去の履歴から、その人がどのような生活を送ったかが分かってしまいますよ。

必要物は目に見えない場所に置く

次に必要物は目に見えないところに配置するようにしてください。

保険関係の書類やクレジットカードを無造作に置いているご家庭もあるようですが非常に危険です。

基本的にこういった書類は必要なとき以外には人目に触れないタンスの奥などに配置するようにしてくださいね。

機密文書の廃棄方法は？

さて、最後の項目では機密文書の廃棄方法を解説していきます。

ここでも個人と会社両方の視点から解説していきます。

会社なら廃棄業者一択

会社の個人情報関係の書類の廃棄は、廃棄業者に一任しましょう。

シュレッダーにかけて廃棄するだけでは不十分ですよ。

繰り返しになりますが、廃棄時に流出してしまうと従業員からの信用を失ってしまう可能性があります。

関係各社への信用問題に発展する可能性はあまりありませんが、大切な社員の心が離れることは避けたいところです。

もし、すぐにでも廃棄したい人事書類がある場合には弊社HPを一度ご覧ください。

個人ならシュレッダーなどもおすすめ

個人であればシュレッダーにかけて廃棄してもあまり問題にはならないでしょう。

ただし、高額所得者の方などは個人情報が外に漏れないように細心の注意を払う必要がありますよ。

例えば個人の携帯番号などが漏れ出てしまうと、不動産関係の会社や先物関係の会社などから営業電話がかかってくる可能性もあります。

一度情報が出回ってしまうと、住居を変えたり、携帯番号を変えたりなど様々な不都合が起こってしまいますよ。

もし、流出を完全になくしたい場合には焼却処理や弊社の個人プランを検討するといいですよ。

まとめ

今回の記事では、機密文書と個人情報の関係性について解説してきました。

個人情報は色々なところから流出するものです。

完全に流出を止めるためには焼却処理や廃棄業者に一任することを検討してください。

一回でも個人情報が出回ってしまうと完全に消去することは至難の技です。

それよりも、情報が流出する前に未然に防ぐということを意識して行動するようにしましょう。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

『機密文書と分かるように書くためにはどうしたらいいの？』

『機密文書書き方のテンプレートはあるの？』

こんな疑問をお持ちではないでしょうか。

機密文書と分かるように記載するとなると書き方のテンプレートは中々分かりづらいものがありますよね。

もし、間違って作成してしまったらどうしようと不安に思う気持ちも分かります。

そこで、機密文書廃棄の専門業者であるデルエフが機密文書の書き方について詳しく解説していきます。

この記事を読むと機密文書の郵送方法も分かるので是非最後までご覧ください。

機密文書とは？

まず大前提となる機密文書の定義とは何になるのでしょうか。

機密文書とは、会社や個人にとって秘匿しなければいけない文書です。

もし仮に流出してしまったら、関係各社に不利益が生じてしまう文書全般を指します。

何気ない文書でも会社によっては機密文書になる可能性があるということですね。

機密文書の書き方ポイント3選！

さて、機密文書の書き方にはどんなポイントがあるのでしょうか。

ここでは、ポイントを3つに絞って解説していきます。

機密文書の表記を入れること

まず必ず行わなければならないのが、機密文書の表記を入れることです。

機密文書のレベルは、社外秘、秘、極秘の3種類に分かれるため、作成する際には必ず上司の確認をとるようにしましょう。

このレベルの基準は社外に漏れ出した場合に自社や関係各所に与える損害によります。

表記を入れることで文書自体の重要性が分かるので必ず入れるようにしましょうね。

透かしを入れて悪用を防ぐこと

ワードで作成する場合には透かしを入れる機能を使いましょう。

透かしを入れることで、複製する場合に原本かどうかを一目わかるようにします。

更に言うと、コピーをした場合にのみ印刷者の情報を透かしに入れる方法もあります。

こうすることで、不正流出元を追跡することができ、流出が起きた場合にどこが流出もとを特定して責任の所在を特定することもできます。

表紙をつける

一目で機密文書と分かるようにするためには、表紙をつけることもポイントです。

表紙をつけておくことで、中身がすぐに分からなくするという効果もあります。

社内で表紙をつけるルールがあれば、機密文書に表紙がない時点で複製物であるということが分かるようになります。

機密文書の廃棄方法は？

さて、では作成した機密文書を廃棄するときにはどういった対応をすればいいのでしょうか。

そこでこの項目では廃棄の際に注意すべき点をまとめていきます。

少量ならシュレッダーでの裁断

機密文書が少量であれば、シュレッダーでの裁断を行い一般のゴミと混ぜて出してしまってもいいでしょう。

ただし、極秘文書など絶対に社外に漏らしてはいけない文書の場合にはたとえ少量であっても専門業者を通しましょう。

より確実に処理したいのなら燃やすこと

しかしながら、一般廃棄物として処理することに不安がある場合にあ焼却処理もコストを下げて行えることです。

焼却してしまえば、復元する術もないため確実に文字情報を消すことができますよ。

大量の場合は業者に依頼すること

廃棄するべき機密文書が多い場合には、業者に依頼することを検討してください。

シュレッダーにかける時間や機密文書と分からないように捨てるという手間によってコストがかさんでしまうことも防ぐことができます。

弊社HPを見て頂ければ、地域によって対応できないところもありますが980円から対応することもできますよ。

機密文書を送る際の表記は？

さて、機密文書を送る際にはどのようにすればいいのでしょうか。

郵便での郵送とデータでの送付の両者について解説していきます。

郵便なら書留を使用する

郵便であれば書留を使用するといいです。

書留であれば、配送状況を追跡することも可能です。

基本的に郵便局に任せれば紛失という可能性はありませんが万が一に備え多少の料金が掛かっても書留を使用するようにしてください。

メールであれば暗号化やパスワードを施して送る

電子情報で機密文書を送る際には暗号化を施すと確実です。

ただし、相手側に電子証明がない場合には有効ではないので、パスワードを施すことも視野に入れてください。

エクセルやワードにもパスワードをつけることが可能なので、できるだけ多重に施すことで漏洩の危険は確実に下がります。

まとめ

今回の記事では、機密文書の書き方について解説してきました。

機密文書は書き方に注意することで複製を事前に防ぐことが可能となります。

その後の処理方法や郵送方法も細心の注意を払うことで漏洩・流出の危険性を低減していきましょう。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

機密文書の廃棄処分を検討しているなら、機密文書の処分専門業者であるデルエフに依頼するのがおすすめです。デルエフはプライバシーマークを取得しており、個人情報保護士の失火宇を取得しているスタッフも在籍しているなど、機密情報の扱いは非常に徹底されています。

デルエフでは4つのプランが用意されており、中でもレギュラープランはいちいち自分で機密文書を処分するのが面倒だという人におすすめです。それでは、レギュラープランについてご説明しましょう。

レギュラープランとは？

レギュラープランとは通常プランとは違い、機密文書を定期的に回収して処分する定期回収プランです。このプランは毎日機密文書を処分するのが面倒な人や、処分に時間がかかる人などにおすすめです。特に頻繁に機密文書の処分を迫られるような会社などが利用するプランとして最適解となり得ると言えます。

回収費用や処理費用込みで月額3980円と定期的に機密文書が出てくる人にとってお得なプランとなっています。ただし、東京23区限定のプランなので注意しましょう。

回収に来るのはデルエフ専任のスタッフで、ファイルやバインダーごと回収してくれることから、いちいち機密文書を取り出す手間が省けるのも大きな特徴です。

レギュラープランのチェックポイント

レギュラープランを利用する際にチェックしておきたいのは、以下の項目です。

	専用BOXプラン	オプション
月額費用(月1回収)	3980円	なし
月額費用(月2回収)	5980円	なし
BOXレンタル費用	1000円	なし
追加回収費用	なし	1箱980円
処理費用	無料	無料
廃棄証明書	無料	無料
損害賠償責任	あり	あり
損害賠償保険上限額	3億円	1億円

 

オプションが利用できるのは専用のBOXをレンタルしている人だけで、通常の回収とは別に一度に大量に出た機密文書を回収してくれます。こちらは定期的に回収する際に一緒に回収してくれるので、機密文書を段ボールに梱包した上でスタッフに渡して完了です。

まとめ

デルエフで選択できるプランの一つであるレギュラープランは、頻繁に機密文書を処理しなければならない人にとってとても有用なプランだと言えます。月1か月2で定期的に専任のスタッフが機密文書を回収してくれるので、自分で機密文書を廃棄処分する必要性が無くなります。

機密文書を処分している暇がない、そもそもシュレッダーが故障しているなど早々に機密文書を処分したい人は、是非とも利用してみてはいかがでしょうか。

『機密文書の溶解処理って何？』

『溶解処理は確実な廃棄方法なの？』

こんな疑問をお持ちではありませんか？

機密文書の処理方法には2種類あり、裁断処理と溶解処理がそれに該当します。

結論から言うと溶解処理の方が文字情報をしっかりと消すことができるんですね。

でも、実際のところ溶解処理はどのように行うのか疑問になってしまいますよね。

そこでこの記事では、機密文書の溶解処理まで一貫して行っているデルエフが溶解処理について詳しく解説していきます。

この記事を読むと、シュレッダーで廃棄することが危険な理由についても分かるので是非最後までご覧ください。

機密文書の溶解処理とは

機密文書の溶解処理とは、ミキサーのようなものに紙を入れ紙の繊維になるまで解きほぐすことを指します。

溶解処理という言葉から溶かすことをイメージしがちですが、溶かすというよりも最小単位に分解するということです。

シュレッダーにかける場合よりも細かくするので確実に文字情報が消える処理方法です。

処理後には再生紙としてリサイクルされる点も要注目です。

機密文書の廃棄はシュレッダーでいい？

機密文書の溶解処理は確実な処理方法であることを説明しました。

では、シュレッダーにかける裁断処理はどうなのでしょうか。

実はシュレッダーにかけるだけだと、機密文書の廃棄には不十分なんですね。

そこで、この項目ではシュレッダーにかける危険性について解説しながら、その他の焼却方法についても言及していきます。

シュレッダーの危険性について

機密文書をシュレッダーにかけるだけの処理は大変危険です。

なぜなら、いくら細かく分解したところで、シュレッダーでは復元されてしまう可能性があるからです。

専門業者が持つシュレッダーはかなり細かく裁断処理を行うことができますが、それでも万が一の場合はあります。

こういった状態を回避するためには、溶解処理まで行っている業者を探す必要がありますよ。

溶解処理までワンストップで行っている業者をお探しならこちらからどうぞ。

焼却処理はかなり確実

裁断処理や溶解処理の他にもう一点焼却処理というものがあります。

焼却処理とは、機密文書を燃やしてしまうことです。

燃やしてしまえば、燃えカスが残らないかぎり復元は不可能になりますよ。

廃棄処分業者でも注意した方がいい業者とは

以上のことから、廃棄処分業者を選ぶ際には廃棄方法に注意をしなければなりません。

例えば、裁断処理のみを行い溶解処理は行わない業者だと危険であると評価できますよね。

会社の機密文書を処理する場合には万が一があってはいけません。

細心の注意を払って業者を選定するようにしてくださいね。

機密文書の管理サービスもある！

機密文書の処理のみに目を向けがちですが、管理を行ってくれる業者も存在します。

機密文書は処理のときのみではなく、職場で管理されているときにも漏洩の危険性があるので、危険を避けたい場合には管理業者に一任するのも手ですよ。

機密文書を廃棄できる業者とその詳細

さて、この項目では機密文書を廃棄できる業者について解説していきます。

機密文書廃棄ができる業者はたくさんありますが、その中でも信頼性が高い業者のみを紹介していきますよ。

ヤマト運輸

ヤマト運輸の機密文書処理は様々なオプションがつけられます。

そのオプションの中には先ほど紹介した機密文書の保管についても含まれ、会社で厳重に保管できない場合にはこちらのサービスを使うとよいでしょう。

その分提供される処理料は割高になっているのも特徴の一つですよ。

佐川急便

佐川急便でも機密文書の処理が行われています。

ただし、こちらは法人専用であり、A4タイプ対応かA3タイプ対応かの2種類だけなんですね。

同じ系列であるヤマト運輸と比べるとオプションに差がありますが処理のみを簡単に済ませたいという方は佐川急便を使ってもいいでしょう。

デルエフ

最後に紹介するのは弊社のサービスです。

弊社の機密文書処理は法人個人問わず利用できます。

裁断処理の後に溶解処理までワンストップで行うことができ、料金も最安値980円となっています。

どこの業者を使おうか迷われている方がいれば一考の余地ありです。

まとめ

今回の記事では、溶解処理についてを解説しながら、裁断処理、つまりシュレッダー処理のみを行うことの危険性についても言及してきました。

溶解処理を行わない場合の確実な処理方法としては焼却処理がありましたね。

また、溶解処理を行っている業者を弊社独自の視点で解説してきました。

近くの業者が料金面で不満がある場合には是非弊社HPを訪れて見てください。

自信を持って提供できるサービスが低価格で実現されています。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

機密文書の処分を外注しようと考えているなら、是非ともデルエフに依頼してみてはいかがでしょうか。信頼と安心の豊富な実績や経験と共に、創業以来一度も機密情報を漏洩させていません。そんなデルエフには様々なプランが用意されています。

中でも手軽に利用できるのが、スポットプランです。このプランにはいくつかのグレードがあるので、好きなプランから選ぶことができます。それでは、デルエフのスポットプラン・ライトについてご説明しましょう。

スポットプラン・ライトとは？

スポットプランとは1箱～20箱未満の際に利用できるプランのことで、ライト・スタンダード・プレミアムのグレードがあります。

プレミアムのプランは1箱2000円と最も高いものの、最高水準の機密保持を約束してくれる安心のプランです。

スタンダードのプランは1箱1380円と価格を抑えた内容になっています。

そしてライトのプランは関東・中部・近畿地方に限定した内容で、1箱980円とかなり安めの価格になっています。

もちろん値段の違いはありますが、値段の違いによって機密情報が漏洩しやすいということは一切ないので安心して廃棄処分が依頼できますよ。

スポットライトプランの比較表

デルエフで選択できるスポットライトプランを比較したものは、以下の通りです。

	ライト	スタンダード	プレミアム
料金・箱	980円	1380円	2000円
回収費用	無料	無料	無料
処理費用	無料	無料	無料
ダンボール	なし	無料	無料
ダンボールのサイズ	なし	W43×D32×H30cm	W43×D32×H30cm
入庫報告（メール）	無料	無料	無料
廃棄証明書(メール)	なし	無料	無料
未開封処理	なし	なし	無料
損害賠償責任	なし	あり	あり
損害賠償保険上限額	なし	1億円	3億円
対象者	法人・個人事業主・個人(関東・中部・近畿地方限定)	法人・個人事業主	法人・個人事業主

以上が3つのプランの内訳となります。もっとも安く廃棄処分したいならスポットプラン・ライトがおすすめですが、個人で依頼する場合は関東・中部・近畿地方在住の人に限定されるので注意しましょう。

まとめ

デルエフのスポットプラン・ライトは処分する段ボールの数が少ない時に利用したいプランです。グレードが上がるほど最高水準の処分を行ってくれますし、一番安いグレードのライトは980円という安さながら個人のお客様も利用できるなど、機密文書の処理に困っている人におすすめです。

興味がある人は、是非ともデルエフで依頼してみてはいかがでしょうか。

『個人情報が書かれた紙を安全に処理したい…』

『シュレッダーにかけるだけでは不安だな…』

こんなお悩みはありませんか？

クレジットカード明細書などお金に関する個人情報が書かれた個人の機密文書を処理するのは手間ですよね。

もし、漏洩したらと考えると不安で書類が溜まっていく一方になってしまいます。

そこで、今回の記事では機密文書処理のエキスパートであるデルエフが安全に機密文書を処理するための方法である溶解処理について解説していきます。

この記事を読むと、あなたの重要書類を簡単・安全に処理する方法が分かるので是非最後までご覧ください。

機密文書の溶解処理は個人でもできる？

機密文書を安全に処理するためには溶解処理が行われることが大前提です。

溶解処理というと、専門用語のようで中々馴染みがないものですよね。

そこでこの項目では、裁断処理と溶解処理がどのようなものかを簡単に解説し、個人でもできるのか結論を述べていきます。

裁断処理とは

裁断処理とは簡単に言うと、ご家庭にあるシュレッダーにかけることとあまり変わりません。

私達のような専門業者が使っているシュレッダーは大型のもので家庭用よりも大型になり、細かく書類を粉砕することができます。

ただし、溶解処理とは異なり文字情報を完全になくすことができないのがデメリットです。

溶解処理とは

一方溶解処理とは何を指すのかというと、紙の繊維がバラバラになるまでほぐす作業のことを指します。

弊社では、こちらのページに具体的な作業手順を載せており気になる方はご覧ください。

シュレッダーにかけた後、梱包したままミキサーにかけ紙をバラバラにするので完全に文字情報は消えてしまいます。

個人でもできる処理方法は？

一番確実な処理方法としては、溶解処理まで行ってくれることですよね。

でも、ここまで確実に文字情報を消すことは個人でもできるのでしょうか。

その一つの方法として焼却があります。

焼却を行ってしまえば、紙が燃えて文字情報が消えるので確実に処理できます。

ただ、燃やす前に漏洩してしまう可能性もあるので、その点には細心の注意を払ってください。

機密文書の溶解処理を行っている業者は？

さて、裁断処理だけでなく溶解処理を行っている業者はどれだけあるのでしょうか。

この項目では代表的な3社の金額面やサービス面を比較しつつご紹介していきます。

もし、気になる業者がいたらチェックしてみてくださいね。

①日本パープル

日本パープルは東京と大阪に拠点を持つ機密文書処理専門業者です。

個人が使用する場合には、レターパックでの郵送が必要になり依頼をする場合には問い合わせが必要になってきます。

そのため正確な値段は不明になっていますよ。

もしこちらに依頼する場合には、他の業者と相見積もりをとって依頼するようにした方がいいでしょう。

②ヤマト運輸

何度か紹介させて頂いている業者としてヤマト運輸があります。

こちらの業者は全国の宅急便網を使って回収を行ってくれるので、郵送などの負担にはなりません。

個人が使う利用料金としては、税抜きで1,890円となっているため価格もお手頃です。

また、多種多様なオプションに対応している点も特徴ですよ。

③デルエフ

弊社デルエフも機密文書処理においては裁断処理からの溶解処理までをワンストップでおこなっています。

地域は限定されてしまいますが、個人が利用する最安値として980円を提示させて頂いています。

最安値料金でありながらも、溶解処理まで全て含んだ価格となっているので、気になる方はこちらからどうぞ。

個人でも機密文書の溶解処理を行った方が良い理由は？

個人でも機密文書の溶解処理を行った方が良い理由は2点あります。

● 万が一を防げること
● リサイクルに活用されること

上記2点についてここでは詳しく解説していきます。

万が一を防げる

機密文書処理の専門業者には裁断処理のみを行う業者もあります。

確かに裁断処理だけでもほとんどの機密文書が漏洩せずに廃棄されます。

ただし、万が一漏れがあった場合の予防線として溶解処理を使用すれば万全になりますよ。

リサイクルに活用される

また、溶解処理を使用すれば基本的にその廃棄物は再生紙として活用されます。

裁断処理だけであれば、リサイクルに使用されることはないので地球環境を考えるのであればできるだけ溶解処理を使った方がいいですね。

まとめ

今回の記事では、機密文書の溶解処理について解説してきました。

溶解処理は裁断処理よりも強力な廃棄方法で、機密文書の文字情報は全て消えてなくなります。

これは個人でも使用できるサービスなので、上記でご紹介した廃棄業者を見比べて頂き相見積もりを撮って頂ければ幸いです。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。

様々な機密文書の専門業者の中でもおすすめなのが、情報漏洩事故を一度も起こしたことがないデルエフです。デルエフでは徹底したセキュリティは元より、従業員が機密文書に触れる時間や作業工程を可能な限り削減しているので情報漏洩に結び付く原因を徹底して排除しています。

そんなデルエフでは様々なプランが用意されているので、どのくらい機密文書を処理するのかによって決めるのがおすすめです。

デルエフで選べるプラン

デルエフではスポットプラン、オリジナルプラン、レギュラープランと様々なプランがあります。

スポットプラン・ライトは法人から個人事業主、個人のお客様まで利用できるプランで、東京、近畿、中部地方限定で1箱980円から依頼できます。1箱～20箱未満の機密文書を処分したい人におすすめです。

オリジナルプランはスタンダードで1箱150円～（1箱15㎏換算）とかなり安い価格で、21箱以上の機密文書をまとめて処分したい人におすすめです。
※古紙相場の変動により料金が変動します。詳しくはお問合せください。

レギュラープランは定期的に自社の機密文書を回収してくれるプランで、専任のスタッフが月1～2で機密文書を回収してくれます。頻繁に機密文書が出てくる企業におすすめです。

その他にも、スペシャルプランというのがあります。

スペシャルプランとは？

スペシャルプランは不定期回収プランで、日本全国で1万ケース以上の導入実績を誇っています。こちらはより頑丈は金属製の容器に機密文書を保管してからデルエフの自社工場でしっかりと処分します。

特に段ボールでの回収は何かと不安が残るという人もいるので、より頑丈な容器であれば万が一のことがあっても安心感が大きく違うのがポイントです。非常に重要な情報が記載されている大手企業向けのプランでもあるため、徹底した情報漏洩を実現するために生まれたプランだと言えるでしょう。

より安全かつ確実に機密文書を処分したいなら、スペシャルプランを利用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

デルエフでは多くのお客様が満足して利用できるように、スポットプラン、オリジナルプラン、レギュラープラン、スペシャルプランと4つのプランを用意しています。いずれも徹底した情報漏洩防止を行うことに変わりはなく、価格も非常に良心的です。

特にスペシャルプランは万が一の事故のことを考え、段ボールでは何かと不安な企業などにおすすめのプランです。頑丈な容器に入れて自社工場まで運んでくれるのであれば、これほど安心できる方法はないでしょう。

機密文書にはランクがあるとされているのをご存知でしょうか？機密文書と一口にいっても、その内容は非常に多岐にわたります。顧客の個人情報から自社が再起を図るのに必須の情報が記載されているなど、機密文書の中でも重要度が違います。

それでは、機密文書のランクについてご説明しましょう。

機密文書のランクは4つ

機密文書のランクは、主に『V』『A』『P』『S』の4つに分かれています。

Vはバイタル情報資産というもので、企業が保有する情報資産の中でも最上級の機密情報が記載されています。これはもしも地震や火災などの災害によって何らかのリスクを負った場合、事業継続や再起を図る際に必要不可欠な機密文書です。

もしもこれが漏洩してしまった場合、自社にとって取り返しがつかないことになりかねません。

Aはアーカイバル情報資産というもので、企業の歴史に関わる重要な機密文書です。その機密文書には起業の歴史や創業者の理念、工場などの建設に大きく関わるものであり、もし情報漏洩しようものなら悪用されて倒産する事態にもなりかねないでしょう。

Pは個人情報資産というもので、取引先や業務委託先、保有個人データが記載されています。ほとんどの企業が慎重かつ情報漏洩しないように取り扱わなければならない機密中の機密文書であり、ひとたび情報漏洩してしまえば会社の倒産は免れないかもしれません。

Sはセキュリティレベルのことで、上述したそれぞれの機密文書を重要度でランク付けしたものです。極秘、秘、社外秘とランク付けされます。

このように機密文書には複数の種類があり、それぞれ絶対に情報漏洩を起こすことがあってはなりません。普段は処分しないような機密文書でも、ふとした時に安全に処分できる方法を見つけておいた方が良いでしょう。

デルエフなら大手企業からのリピートも多いので信用できる

機密文書の処分専門業者であるデルエフは、一度も漏洩事故を起こしておらず、大手企業からの評価も高いことから安心して処分を任せられると言えるでしょう。特に情報漏洩防止に関して徹底しており、処理工程のオートメーション化によってより早く、よりスムーズな処分が可能です。

まとめ

機密文書の種類によってかなりの違いがあるため、同じ機密文書だからといってぞんざいに扱ってはいけません。きちんと処分しなければ会社を倒産させてしまうことになりますし、どのような理由があっても情報漏洩させないように処分専門業者に依頼しましょう。

『セコムって機密文書廃棄を行っているの？』
『警備会社の廃棄料金って分かる？』
こんな疑問をお持ちではないでしょうか。
セキュリティ面を担当してくれている警備会社に機密文書廃棄をお願いできると、業者を見つける手間も省けそうです。
でも、実際に行ってくれる会社があるかどうか気になるところですよね。
そこで、機密文書廃棄の専門業者であるデルエフが、セコムが機密文書廃棄を行ってくれるのか調査した結果をここでは解説していきます。
この記事を読むと、セコムのサービス内容が分かるので是非最後までご覧ください。

【結論】セコムでは機密文書廃棄サービスはない

結論として、セコムでは機密文書廃棄サービスはありません。
自社のセキュリティを任せている警備会社に、そのまま依頼できると安全性も高そうです。
ただし、繰り返しになりますが、警備会社大手のセコムでは機密文書廃棄のサービスはなく、書類の電子化サービスに留まっています。
では、書類の電子化サービスとはどのようなものなのかここでは解説していきます。

セコムでは書類の電子化サービスがある

繰り返しになりますが、セコムでは書類の電子化サービスを提供しています。
厳密には子会社が提供しているサービスであり、セコムが提供する複合的なサービスの一環として提供していますよ。

セコムの電子化サービスとは

さて、セコムの電子化サービスではどのようなセキュリティ面の強化が測られているか確認していきましょう。
文書の電子化によって、以下のことができるようになります。
1. 作成日のタイムスタンプが自動的に押される
2. 取引先に電子署名を依頼できるようになる
3. メールが送付されたことを証明できるようになる

2020年度のコロナ状況下で電子署名を他社にお願いできるところは本当に便利ですね。
ただ、本当にセコムに依頼するかは経営判断が求められるところです。

セコムの文書の電子化は本当にメリットがある？

セコムに文書の電子化を任せるメリットはあるのでしょうか。
文書の電子化において、グーグルドライブを使用してタイムスタンプを押すことを自動化することは簡単です。
また、電子署名に関しても、EサインPDFを利用すれば制限はありますが、無料で行うことができますよ。
トータルワンストップに拘らなければ、意外と無料でできることも多いです。

セコムでは機密文書廃棄はないがALSOKなら！

セコムでは機密文書廃棄を行っていませんでしたが、他の警備会社ではどうでしょうか。
同じく警備会社大手のALSOKであれば、機密文書廃棄サービスを提供しています。
実際にどのようなサービスが展開されているのか確認していきましょう。

ALSOKの機密文書廃棄サービスについて

ALSOKの機密文書廃棄サービスはかなり厳重に管理されています。
まず、警備員が機密文書回収を行い、専用の箱に収納します。
そこから最終処分までをALSOKが提供することによって、情報漏洩を阻止していますよ。

メリット

機密文書廃棄を行う上で、情報漏洩が起きやすい運搬を警備員が担当することによって、安全性がかなり高いです。
また、集荷を行ってくれるため、こちらから送付する手間を取らないことがメリットとしてあげられますよ。

デメリット

ただし、デメリットとしては料金が不透明なところです。
見積もりを取らなければならず、明確な料金体系が存在していないため心理的なハードルが高くなってしまいます。
加えて、集荷を行うということは人件費がかかっており、その分通常の機密文書廃棄よりも料金が割高になる可能性が高いですよ。

セコムなどの警備会社による機密文書廃棄は割高な可能性大！

繰り返しになりますが、警備会社がその安全性を売りにした機密文書廃棄は、人件費がかかることから割高になる可能性が高いです。
機密文書廃棄は業務の上で売上が確保できないコスト部分になるため、できるだけ抑えたいという気持ちもありますよね。
そこで、どこに依頼すると割安になるのかここでご紹介していきます。

コストカットを目指すならデルエフにおまかせ！

コストカットを達成したいのであれば、デルエフにご依頼下さい。
デルエフでは、機密文書の量によって様々な料金プランをご用意しており、最安980円から承ることが可能です。
数量が少ない場合で、該当地域にいらっしゃる方であれば、個人情報回収BOXも用意していますよ。
こちらは無料で提供しているものなので、是非参考にしてみて下さい。

まとめ

今回の記事では、警備会社最大手であるセコムが機密文書廃棄サービスを行っているのかについて解説してきました。
実際には、文書電子化サービスだけを行っており、廃棄サービスを行っていませんでしたね。
でも、ALSOKであれば廃棄サービスを提供してくれています。
ただ、明確な料金体系は用意されていないため、もしあなたがコストカットを意識するのであれば、デルエフにご依頼下さい。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。