よくある質問

機密書類、機密文書の回収、廃棄、処理について、よくあるご質問にお答えします。
ご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

サービス全般について

  • 処理方法を教えてください

    弊社の処理方法についてですが、

    自社処理工場での「シュレッダー処理」を行った後に「溶解処理」させていただいております。

    シュレッダー処理を行う理由として、

    1、溶解処理は数量がまとまらなければ製紙メーカーが対応しない。
    2、製紙メーカーの受入数量に達するまで、機密書類を原本のまま倉庫で保管しなければならない。
    3、製紙メーカーの受入日程や急なメンテナンスにより、機密書類を原本のまま倉庫で保管しなければならない可能性がある。

    等々の理由により、弊社では「シュレッダー処理」を行った後に「溶解処理」させていただいております。

    これは、機密文書の専門処理会社として、安心安全な処理方法を追及した結果であり、大規模な処理設備を有した当社だからご提供できるサービスであると考えております。

    お客様に安心安全で気軽にご利用いただける機密書類の処理サービスを目指し、今後も最適な処理方法の研究開発を行って参ります。

  • 写真は処理可能ですか?

    原則、紙以外は処理できません。

    写真につきましては、リサイクルできないため受け入れ不可となります。

    ただし、写真付き年賀状、グリップ、ホッチキスはそのままお出しいただいても大丈夫です。

  • 禁忌品(お出しいただけないもの)について

    原則、古紙以外はお出しいただけません。

    ただし、クリップやホッチキス、紙製のバインダー等はそのままお出しいただいても結構です。

     

    また、未開封処理をご選択いただいたお客様でも、弊社スタッフが異物の混入があると判断した場合、お客様の同意無しに開封のうえ中身を確認させていただく場合がございます。

    (異物の混入は、熟練のスタッフが異音や重量などで判断します)

     

    万が一、異物の混入が発覚した場合、着払い(送料はお客様負担)でのご返送や、別途費用をご請求させていただく場合がございます。

    その場合でも、ご購入いただいた代金の返却は致しませんのでご了承ください。

     

    機密書類の処理工程で異物が混入しますと、弊社設備の故障につながる恐れがあり、多額の修理費用や稼働停止による損害が発生する可能性がございます。

    また、溶解処理を行う製紙メーカーでも同様の事態が発生する可能性がございます。

    何卒ご理解とご協力をお願いいたします。

  • 個人でも利用可能ですか?

    個人のお客様でもご利用可能です。お気軽にお申し付けください。

  • 1箱だけでも利用できますか?

    もちろんご利用いただけます。お気軽にお申し付けください。ただし、お申込みの合計金額が9,800円以下の場合は、別途送料手数料として650円を頂戴しております。

  • 支払方法は選べますか?

    クレジットカード決済、銀行振込、代金引換からお選びいただけます。
    ただし、スポットプラン・ライトをご注文のお客様は代金引換がご利用いただけません。予めご了承ください。

  • 振込先を教えてください

    銀行振込のお客様は以下の口座までお振込みをお願いいたします。なお、申し訳ありませんが振込手数料はお客様負担にてお願いいたします。

    ジャパンネット銀行 はやぶさ支店
    普通預金 1845905
    カ)デルエフ

スポットプランについて

  • hotmail(フリーメール)で受信できない

    Hotmailなどをご利用のお客様につきまして、弊社から自動送信させていただくご注文確認メールや入庫報告メール、廃棄証明書添付メールなどのご連絡メールが受信ボックスに届かないケースが頻発しております。

    メールをお届けできなかった場合でも、弊社では送信結果を知ることができません。

    そこで、Hotmailをお使いのお客様は、お手数ではございますが他のメールアドレスをお使いいただくか、ご注文前に必ず「差出人セーフリスト」に弊社のドメインをご登録いただきますよう、お願いいたします。
    「差出人セーフリスト」に登録いただくと、弊社からのメールを受信できます。

    また、Hotmail以外のフリーメールの場合でも同様の問題が発生する可能性がございますので、ご利用のフリーメールの管理画面から差出人のセーフリストに「del-f.co.jp」ドメインのご登録をお願いいたします。

    弊社では入庫済み、処理済みに関するお電話、メールでのご対応は致しかねます。
    廃棄証明書の再送信、郵送も対応しておりませんので、あらかじめご了承ください。

    各オペレーションを自動化することで、質も高い機密文書の処理サービスを低価格でご提供しています。
    何卒、ご理解とご協力をお願いいたします。

    差出人セーフリスト登録手順

    ※ご注文前にセーフリストへのご登録を行ってください。
     ご注文後の登録では、各メールが届きません。

    1.Outlook.com画面で、右上の設定ボタンから【オプション】をクリックしてください。




    2.【差出人セーフリストと受信拒否リスト】をクリックしてください。




    3.【差出人セーフリスト】をクリックしてください。




    4.【許可する差出人またはドメイン】に「del-f.co.jp」を入力し【リストに追加】をクリックしてください。




    5.差出人セーフリストに「@del-f.co.jp」が入っているのを確認してください。



  • ダンボールはついていますか?

    スポットプラン・プレミアムとスポットプラン・スタンダードはダンボールを無料でサービスしております。

    スポットプラン・ライトにはダンボールがついていませんので、3辺合計100㎝以内、重量20㎏以内に収まるダンボールをご準備ください。

  • ダンボールのサイズを教えてください

    「幅43cm X 奥行32cm X 高さ30cm」となります。
    A3用紙(A4用紙が横に2枚)がそのまま入る大きさです。
    スポットプラン・ライトにはダンボールはついておりませんのでご注意ください。

  • 未開封処理とは何ですか?

    ダンボールごと、そのままシュレッダー処理をする方法です。

    通常はダンボールの中の書類だけをコンベアに投入し、オートメーションでシュレッダー処理を行っておりますが、未開封処理の場合はダンボールごとコンベアに投入します。

    教育を受けた専門の従業員が処理を行っており、通常の処理でも問題ありませんが、それでも不安というお客様は未開封処理をお選びください。

     

    ※未開封処理をご選択いただいたお客様でも、弊社従業員が異物の混入があると判断した場合、お客様の同意無しに開封のうえ中身を確認させていただく場合がございます。

    (異物の混入は、熟練の従業員が異音や重量などで判断します)

     

    万が一、異物の混入が発覚した場合、着払い(送料はお客様負担)でのご返送や、別途費用をご請求させていただく場合がございます。

    その場合でも、ご購入いただいた代金の返却は致しませんのでご了承ください。

     

    機密書類の処理工程で異物が混入しますと、弊社設備の故障につながる恐れがあり、多額の修理費用や稼働停止による損害が発生する可能性がございます。

    また、溶解処理を行う製紙メーカーでも同様の事態が発生する可能性がございます。

    何卒ご理解とご協力をお願いいたします。

  • 注文後、何日で届きますか?

    12時までにご入金の確認が取れたお客様は当日発送致します。(土曜、日曜、祝日、GW、お盆休み、年末年始を除く)
    商品の到着までに最短翌日~3日ほどかかります。
    スポットプラン・ライトをご注文のお客様は発送後2日~5日ほどで着払伝票がポストに投函されますのでご確認をお願い致します。

  • 領収書は発行できますか?

    領収書の発行につきましては、原則行っておりません。カード利用明細、振込明細、代引伝票を領収書としてご利用ください。どうしても必要というお客様は、ご注文時に領収書が必要であることをお伝えください。商品発送時に同梱させていただきます。

  • ダンボールは自分で用意するのでしょうか?

    スポットプランのダンボールにつきましては、「スポットプラン・ライト」に関しましてはお客様ご自身で段ボールのご用意をお願いしています。

    その際にご準備いただく段ボールサイズの上限は3辺合計100cm以内とさせていただいております。

    「スポットプラン・スタンダード」「スポットプラン・プレミアム」につきましては、専用段ボール付きのプランとなっております。

    各プランのサービス内容につきましては、以下のページをご確認ください。

    スポットプラン(不定期回収プラン)

    引き続き、機密文書、個人情報書類の廃棄、溶解処理サービスをよろしくお願いいたします。

  • 回収していただける時間帯や曜日を教えてください

    運送業界における人手不足問題や政府の推進する「働き方改革」等を受け、日曜日の営業体制を大幅に変更させていただくこととなりました。

    <日曜日における営業体制>
    ・集荷・配達 取り扱い不可
    ・取り扱い店への荷物のお引き取り 取り扱い可
    (荷物が支店・営業所へ前日までに到着している場合)
    ・取り扱い店への荷物のお持ち込み 取り扱い可
    (翌日の発送に限らせていただきます。年末年始などの大型連休は除く)

    なお、一部日曜日に閉鎖する支店・営業所もございます。その場合は荷物のお持ち込み・お引き取りができませんので、予め当該支店・営業所の営業状況をご確認のうえ、お越しくださいますようお願い申しあげます。

     

    また、土曜日の集荷や、集荷の時間帯につきましては、各営業所により対応が異なります。

    詳しくは以下のサイトにて、集荷を希望される場所の郵便番号を入力し、表示された最寄りの営業所までお電話していただき、ご確認をお願いいたします。

    福山通運 営業所検索サイトはこちら

  • 個人事業主(法人)と、個人の判別方法について

    個人事業主(法人)と個人の判別方法について

    ・お届け先情報が屋号(法人名)付でのご注文であること。
    ・お届け先の表札に屋号(法人名)が記載されていること。

    個人事業主、法人のお客様は、お届け先情報に必ず会社名、屋号をつけてご注文ください。

    ご注文後の変更はできません。

    個人名でのご注文の場合、利用期限はお手元に届いてから1ヶ月となりますので、あらかじめご了承ください。

    これからも、誰もが、気軽に、安心してご利用いただける機密書類の破砕、溶解処理を提供して参りたいと考えております。

    皆様のご理解、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

  • 廃棄証明書メールが届かない

    廃棄証明書メールは機密書類の処理が完了した当日19時過ぎに一括送信しています。

    1、お手持ちの着払伝票の控えに記載されているお問合せ番号で配達済みとなっているか?
    2、迷惑メールフォルダに入庫報告メールが入っていないか?
    3、弊社から前日にお送りしている入庫報告メールが届いているか?

    上記のご確認をお願いいたします。

    また、yahooメールなど、一部のフリーメールをご利用の場合や、携帯メールをご利用の場合、弊社からのメールが拒否され届かないことが多くあります。
    弊社からのメール「del-f.co.jp」のドメイン解除をお願いいたします。

    なお、廃棄証明書メールは自動送信サービスのため、個別の処理完了のお問い合わせやメールの再送信には対応ができません。
    あらかじめご了承ください。

  • 有効期限はありますか?

    スポットプランの有効期限につきましては、以下の通りとなります。

    法人・個人事業主のお客様:着払伝票発行から1年以内

    個人のお客様:着払伝票発行から1か月以内

    ※個人事業主と個人の判別方法について

    ・注文者情報が屋号付でのご注文であること。
    ・お届け先の表札に屋号が記載されていること。

    個人事業主、法人のお客様は、必ず会社名、屋号をつけてご注文ください。
    ご注文後の変更は受け付けておりません。
    個人名でのご注文の場合、利用期限は1ヶ月となりますので、ご了承ください。

    ※個人のお客様についてですが、配達時の「不在率」が高いことから、運送会社による個人宅への配達の料金改定(値上げ)が頻繁に行われております。
    個人のお客様には大変ご迷惑をお掛けいたしますが、1か月以内にご利用いただきますようご協力のほどよろしくお願いいたします。

  • 着払伝票が見当たりません

    着払伝票はダンボールを組み立てていただき、上蓋を閉じていただいた上部に貼付してあります。再度ご確認をお願いいたします。(プレミアム、スタンダードの場合のみ)

  • セキュリティラベルはどこに貼ればいいですか?

    flow3セキュリティラベルはダンボールの上蓋が重なる位置にお貼りください。また、貴重品シールは着払伝票の脇に貼ってください。

  • 準備ができましたが、どこに連絡すればいいですか?

    ご準備ができましたら着払伝票に記載の集荷連絡先までお電話をお願いします。
    その際、「100サイズのダンボールが〇箱あるので集荷をお願いします」とお伝えください。

  • 集荷連絡先の電話がなかなか繋がらないのですが…

    ご迷惑をお掛けし申し訳ありません。時間をずらして再度お掛け直しください。
    (特に11:00~13:30はつながりにくい場合がございます)

  • 入庫報告メールが届かない

    入庫報告メールは弊社の機密文書専用処理工場に入庫した当日19時過ぎに一括送信しています。

    1、お手持ちの着払伝票の控えに記載されているお問合せ番号で配達済みとなっているか?
    2、迷惑メールフォルダに入庫報告メールが入っていないか?

    上記のご確認をお願いいたします。

    また、yahooメールなど、一部のフリーメールをご利用の場合や、携帯メールをご利用の場合、弊社からのメールが拒否され届かないことが多くあります。
    弊社からのメール「del-f.co.jp」のドメイン解除をお願いいたします。

    なお、入庫報告メールは自動送信サービスのため、個別の入庫確認のお問い合わせやメールの再送信には対応ができません。
    あらかじめご了承ください。

  • 着払伝票を再発行してもらえますか?

    着払伝票は、お客様ごとにユニークなバーコードを作成、印字し発送させていただいております。
    また、そのバーコードにてお客様情報や出庫、入庫情報を管理しています。
    弊社の管理システム運用上、着払伝票の再発行はお断りをしております。

    万が一着払伝票を紛失されましても再発行はできず、新たにご注文いただくことになりますので、紛失されぬよう大切に保管してください。

    なお、弊社からお送りした着払伝票以外は、管理システム運用上、ご使用いただけませんので予めご了承ください。

オリジナルプランについて

  • どのように申し込めばいいですか?

    お電話、メール、FAXにてお受け致します。その際、回収場所と廃棄数量を教えてください。また、ご都合の悪い日時があれば合わせて教えてください。配車スケジュールを確認の上、改めてご連絡させていただきます。

  • 東京23区以外なのですがライトプランは使えますか?

    数量等によりお受けできる可能性もございます。回収場所と廃棄数量を教えていただければ、回収可能かどうかお調べ致しますので、お気軽にお問い合わせください。

  • ダンボールの指定サイズはありますか?

    3辺合計100㎝以内、重量20㎏以内に収まるようご協力をお願いしております。サイズがオーバーする場合はご相談ください。

  • 支払方法を教えてください

    回収当日に箱数を確認させていただきます。回収、処理が完了しましたら、廃棄証明書と合わせて御請求書を発送させていただきますので、指定口座までお振込をお願い致します。

  • 直接工場に持ち込みたいのですが可能ですか?

    直接工場への持ち込みも可能です。ただし、ある程度の数量がある場合に限り持ち込み可能となっております。目安としましてはトラック1台分(段ボール200箱ほど)となります。

  • すぐに回収して欲しいのですが?

    トラックの配車状況を確認の上、最短の回収日程をご連絡致します。状況によっては当日の回収も可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

レギュラープランについて

  • 専用BOXのサイズを教えてください

    回収BOXのサイズは幅50cm 奥行40cm 高さ90cmです。

  • 専用BOXにはどれくらいの書類が入りますか?

    設計上、A4用紙で最大10,000枚ほど投入が可能です。

個人情報書類回収BOXについて

  • ナチュラルローソンのBOX設置店舗を教えてください

    弊社では、設置店舗についてのご質問を受け付けておりません。

    また、店舗の統廃合により、記載されている住所が変更、または閉店している可能性があります。

    ご利用の際は、事前に店舗にBOXが設置されているか、以下のURLから確認をお願いいたします。

    店舗検索URL : https://www.e-map.ne.jp/p/lawson/

    K-BOX設置店舗一覧
    東陽七丁目店江東区東陽7-1-2
    豊洲三丁目店江東区豊洲3-5-21
    虎ノ門桜田通店港区港区虎ノ門1-21-18
    城山トラストタワー店港区港区虎ノ門4-3-1
    品川インターシティ店港区港区港南2-15-2
    芝浦アイランドケープ店港区港区芝浦4-19-1
    芝大門一丁目店港区港区芝大門1-6-3
    新橋六丁目店港区港区新橋6-20-1
    西麻布店港区港区西麻布2-13-15
    乃木坂店港区港区赤坂9-6-29
    コモディオ汐留店港区港区東新橋2-14-1
    東麻布三丁目店港区港区東麻布3-7-13
    高輪台駅前店港区港区白金台2-26-10
    北青山二丁目店港区港区北青山2-12-5
    渋谷代官山店渋谷区渋谷区猿楽町8-9
    恵比寿南三丁目店渋谷区渋谷区恵比寿南3-1-26
    渋谷一丁目店渋谷区渋谷区渋谷1-11-1
    神宮外苑西店渋谷区渋谷区神宮前3-35-8
    渋谷神泉町店渋谷区渋谷区神泉町10-9
    代々木駅西店渋谷区渋谷区代々木1-39-11
    渋谷道玄坂一丁目店渋谷区渋谷区道玄坂1-18-1
    新宿駅西店新宿区新宿区西新宿1-13-12
    西新宿七丁目店新宿区新宿区西新宿7-20-3
    新宿フロントタワー店新宿区新宿区北新宿2-21-1
    荻窪五丁目店杉並区杉並区荻窪5-21-16
    新高円寺駅前店杉並区杉並区高円寺南2-19-4
    九品仏小前店世田谷区世田谷区奥沢6-11-7
    駒沢五丁目店世田谷区世田谷区駒沢5-21-6
    世田谷弦巻三丁目店世田谷区世田谷区弦巻3-4-11
    上馬三丁目店世田谷区世田谷区上馬3-6-9
    新霞が関ビル店千代田区千代田区霞が関3-3-2
    丸の内マイプラザ店千代田区千代田区丸の内2-1-1
    丸の内ビルディング店千代田区千代田区丸の内2-4-1
    新東京ビル店千代田区千代田区丸の内3-3-1
    大手町ビル店千代田区千代田区大手町1-6-1
    大手町フィナンシャルシティノース店千代田区千代田区大手町1-9-5
    神田鍛冶町二丁目店千代田区千代田区鍛冶町2-3-2
    北千束駅前店大田区大田区北千束2-16-2
    京橋一丁目店中央区中央区京橋1-10-7
    銀座二丁目店中央区中央区銀座2-16-12
    銀座六丁目店中央区中央区銀座6-2-1
    銀座並木通店中央区中央区銀座7-5-10
    新川一丁目店中央区中央区新川1-24-1
    新川二丁目店中央区中央区新川2-22-1
    築地東劇ビル店中央区中央区築地4-1-1
    佃二丁目店中央区中央区佃2-1-3
    東京日本橋一丁目店中央区中央区日本橋1-7-9
    シティコート目黒店品川区品川区上大崎2-10-33
    西五反田二丁目店品川区品川区西五反田2-7-8
    五反田TOC店品川区品川区西五反田7-22-17
    西五反田八丁目店品川区品川区西五反田8-7-11
    東大赤門前店文京区文京区本郷5-26-2
    目白三丁目店豊島区豊島区目白3-4-14
    目黒祐天寺前店目黒区目黒区中目黒5-27
    祐天寺一丁目店目黒区目黒区祐天寺1-1-2

    ※2016年8月31日現在

スタッフブログ

  • 三つ折りってどうやる?書類を郵送する際の正しい折り方を解説

    長形3号と呼ばれる封筒に書類を入れるには、三つ折りにするのが好ましいでしょう。四つ折りのように、小さく折りすぎるのはよくありません。

    三つ折りの方法は、窓つき封筒か、そうでないかによって適切な折り方が変わってきます。

    この記事では適切な三つ折りのやり方について、詳しくご紹介しましょう。

    ビジネスシーンなどで恥をかかないよう、しっかりと覚えておいてくださいね。

    窓つき封筒の場合の三つ折り方法

    宛名が書類に印字されている時には、封筒に穴の空いている「窓つき封筒」を使用します。宛先を封筒に直接書く必要がないので、とても楽な封筒です。

    しかし、窓が空いているからこそ、書類の内容が見えてしまう可能性も考えられます。重要な書類であれば余計に注意が必要です。

    このような窓つき封筒に入れる際の三つ折りは、宛名を表、書類の下を内側に折る「Z折り」がいいでしょう。

    書類を縦に置き、下3分の1を上に向かって折ります。上3分の1は裏に向かって折り返したら完成です。

    書類の重要な部分は内側に折られているため、この折り方であれば窓から内容を見られる可能性は低くなるでしょう。

    ただし、本当に中を見られては困る書類は、中の見えない封筒に入れるか、追跡のできる書留などの方法を使ってくださいね。

    窓なし封筒の場合の三つ折り方法

    窓がない封筒の場合は、封筒から中身が透けないように書類を内側に折りたたみましょう。

    折り方はZ折りと同じく、まず書類の下3分の1を上に向かって折ります。その後、上3分の1を下に重ねるように折ったら完成です。

    書類がすべて内側に折られているため、内容が封筒の外に透ける心配がありません。請求書や納品書など、内容が漏れない方が好ましい書類に、ちょうどいいでしょう。

    三つ折りって難しい!きれいに折る方法とは?

    三つ折りは感覚で折るしかなく、上が長くなったり、短くなったりと難しく感じるかもしれません。

    そんな時には、もう1枚A4用紙を使うときれいに折ることができます。

    まずは折りたい紙の上に、もう1枚の紙を横向きに置きます。折りたい紙を重ねた紙に合わせておりましょう。これで下3分の1を折ることができました。

    次に、折り目を書類の上に合わせるように折りましょう。こうすることで、はみ出しのないキレイな三つ折りが完成します。

    三つ折りにした書類の封筒への入れ方

    三つ折りがきれいにできたら、次は封筒へ入れましょう。封筒への入れ方にも正しい方法があること、ご存知でしたか?

    窓つき封筒の場合は、窓から宛名の部分が見えるように入れます。そうでないと郵送先が見えず、送ることができませんからね。

    時々、何も印字されていない部分が窓から見えていることがありますが、宛先不明で戻ってきてしまいますので注意しましょう。郵送代も2倍かかることになってしまいますよ。

    窓がない封筒を使う場合には分かりづらいですが、正しい方法があります。

    まず、封筒を裏向きに持ちます。差出人名を書く方を手前にしてください。次に、中に入れる書類を持ちます。最後に紙を重ねた部分(書類の上部)が右に来るようにして、封筒に入れましょう。

    これは封筒が縦向きでも、横向きでも同じです。

    これで、正しい方法で書類を封筒に入れることができました。

    折り方を間違えて封筒に入らない!対処法は?

    三つ折りは特に目印があるわけでもなく、どうしても難しいですよね。いくら折り方のコツを知っていても、時にはサイズを間違えて封筒に入らないこともあるかもしれません。

    そのようなときに、正しい位置で折りなおして折り目だらけにしてしまうのはNGです。ぐちゃぐちゃの書類という印象を与えてしまい、受取手の印象が良くありません。

    三つ折りを失敗してしまった場合には、残念ですが書類を作り直すのが最善でしょう。手書きの書類の場合には悔しい気持ちにもなりますが、印象を下げる書類を送るのは意味がありません。

    このような失敗をしないために、先に練習してみるのもいいかもしれませんね。

    まとめ

    長形3号の封筒はビジネスシーンでもよく使われるため、三つ折りにする機会も多いでしょう。何度かやればコツが分かってくるものの、最初はやり方がわからないですよね。

    一番手軽にできるのが、この記事でご紹介したA4用紙を用意して重ねる方法。大きな失敗もなく、封筒にきれいに収まるサイズに折りたたむことができるはずです。

    万が一失敗したときは、新しく書類を作り直すのがベストでしょう。折り目だらけの書類では印象を悪くする可能性も。

    新しく書類を作り直した際には、折り方を間違えた書類の管理を忘れずにおこないましょう。失敗した書類はどうしても管理が雑になってしまうもの。しかし重要な内容が含まれていることに変わりありません。

    廃棄するまで気を抜かず、安全に廃棄してくださいね。

  • 【意外と知らない】機密文書とは?の3つの分類と管理方法を知ろう!

    会社に勤めている人であれば、毎日さまざまな書類に目を通していますよね。日常的に目に通している書類には、個人情報や顧客リストなどの機密にするべき情報が多く記載されています。

    会社で扱う大事な書類には、重要さや内容によっていくつかの種類があることをご存知ですか?関係者以外けっして漏らしてはいけない「機密文書」は、きちんとした管理が必要です。

    雑な管理で大事な情報が漏れてしまっては、会社に大きな損害が出てしまう可能性があります。機密文書の3つの分類について正しく知り、誰でも正しく管理できる方法で保管しましょう。

    機密文書の3つの分類方法

    会社が守るべき機密文書は、社員や顧客の個人情報だけとは限りません。顧客との取引情報や会社の研究データ、極秘のプロジェクトなど、さまざまな情報を外部から守る必要があります。

    たくさんの種類がある重要な書類ですが、主に3つに分類できます。漏洩した場合のリスクや、重要度に応じて「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」に分かれています。

    極秘文書

    会社にとって、もっとも重要な書類のことをさします。極秘文書が漏洩してしまうと、会社にとって重要な事業の継続が難しくなり、最悪の場合は倒産しかねません。会社の存続を揺るがす大きな影響が出るものです。経営に関係する、ほんの一部の社員のみが扱うことができます。

    秘文書

    極秘ほどではないにしろ、その次に機密にするべき情報のことです。社員の中でも、秘文書を扱う関係者にしか閲覧や管理ができません。人事に関することや、社員の個人情報などが秘文書にあたります。

    社外秘文書

    社外秘文書とは、社員であれば誰でも扱うことができるものです。しかし、社外にはけっして公表してはいけません。社員が調べた調査結果や、企画書などが社外秘として管理されています。機密レベルは1番低いですが、他社に漏洩すれば不利益を受ける場合があるので注意が必要です。

    機密文書の管理方法とは

    前章では、機密文書が3つに分類できることをお伝えしました。何気なく普段管理している書類の中にも、意外と機密文書があることに驚いた人も多いのではないでしょうか。漏洩のリスクを少しでも抑えるためには、「どのように管理しているか」がとても大切です。管理方法の中でも、特に意識すべき方法をお伝えしていきます。

    鍵をかけてしまう

    機密文書を収納している棚、もしくは部屋を物理的に隔離し、持ち出しや漏洩を防ぐ方法です。誰でも触れることができる場所に機密文書が保管されていることは、とても危険です。鍵の種類は番号を入力するものから、指紋認証のものまで、さまざまな鍵が存在します。

    ファイル、書類ごとにラベリング表示

    複数の社員で扱うことが多い機密文書は、誰が見ても内容がわかるようなラベリング表示があると、管理しやすくなります。ラベリング表示は、棚ごとの分類とファイルごとの分類のどちらにも効果的な方法です。

    機密保持の意識を高める

    毎日のように機密文書を扱っていると、いつのまにか気が緩み、書類の扱いがおおざっぱになってしまう恐れがあります。機密文書の管理については、社内ルールにも明記したり、社員に呼びかけたりなど、意識をキープできるような呼びかけをしていきましょう。

    こまめな見直しと処分

    機密文書のような重要な書類は、事業を進めていくとどんどん増えていきますよね。しかし、機密文書の種類によっては、一定期間を過ぎると保管期間が終了していきます。保管している書類をこまめに見直し、常に管理しやすい状態にしておきましょう。

    まとめ

    企業の中のほとんどの社員は、極秘文書のような最重要な機密を扱うことはめったにありません。しかし、普段の業務で何気なく目にする書類にも、機密情報は含まれています。機密文書の種類や管理について知っておくことは、とても大事なことです。

    機密文書の情報が漏洩してしまうと、企業に多大な損害を生んでしまいます。しかし、複数の社員で管理する書類には、紛失や情報漏洩のリスクを常に抱えています。少しでもリスクを減らすために、普段から対策をしておくことは可能ですよ。

    常に危機管理の意識を持ち、業務に取り組むことをおすすめします。誰が見てもわかるように、安全に保管しておきましょう。

    もちろん処分する際も適当にするのはNG!最後までしっかりと情報を守る必要があります。シュレッダーでも悪くありませんが、大切な情報は機密文書廃棄業者へ依頼するのが安心ですよ。

  • 提出前にコピーを取るべき?書類をコピーする際の注意点とは

    仕事で書類を誰かに提出するという行為は、ごく当たり前に毎日行われていることです。仕事で扱う書類は、個人のメモのようなものでなければ、たいていの場合複数の人で閲覧します。職場のコピー機は、毎日フル稼働しているのではないでしょうか。

    書類が1枚しかない場合には、「提出する前に自分でも持っておきたいな…」とコピーする場合も多いでしょう。しかし、安易に書類をコピーする前に、書類の複製を作ることにはどのような危険があるのかを意識することをおすすめします。

    情報漏洩の危険性を確認し、どのような対策を取ることができるのかを知っておきましょう。ほんの少しの意識が、会社の機密情報の保持に大きく役立つはずです。

    コピーを取ることで情報漏洩の危険が増す

    会社で扱う書類には、外部に漏れてしまうと会社に不利益が起こるような機密情報が、たくさん含まれています。原本が大事なのはもちろん、コピーであっても同じように扱いには気を付ける必要があります。基本的には、必要以上の複製はしてはいけません。数が増えると、そのぶん情報漏洩の可能性が高まってしまうからです。

    しかし、会議に使う資料など、複数の人が同時に閲覧する場合もありますよね。書類をコピーした場合は、外部に漏れないように意識をしましょう。デスクの上に放置したまま長時間席を外したり、持ち歩いて紛失してしたりすることはもってのほか。外部の人の目につかないように、デスクやかばんの中に保管する習慣をつけることが大切です。

    コピー機からも情報が洩れる可能性あり

    コピー機には、コピー以外の機能を兼ね備えているものも多いです。ネットをつないで使用するスキャナーやファクスも使用できる機械を複合機といいます。この複合機で読み取った情報は、ネット上に流出する危険性があるのです。

    “複数の大学でコピーやスキャナー、ファクスなどの機能を備える複合機で読み取った情報が、インターネット上で誰でも閲覧できる状態になっていたことが7日、分かった。セキュリティー対策が不十分だった可能性があり、メーカーが注意を呼びかけている。”
    「複合機の情報、ネットで閲覧可能に 東大など」日本経済新聞 2013/11/7付
    https://www.nikkei.com/article/DGXNASDG0704O_X01C13A1CC1000/

    コピー機からの情報漏洩は、外部からのアクセスを遮断する設定にすることで防ぐことができます。しかし、コピー機からも情報漏洩の危険性があるということを知っておくことが大切です。

    機密情報のコピーを防ぐ方法

    機密情報が漏洩するきっかけは、外部の人の悪意ある行動だけとは限りません。コピー厳禁とされている書類を、社員が安易にコピーしてしまう可能性もあります。しかし、機密情報がコピーされてしまう前に、会社側が事前にできる対策も存在しますよ。

    ・コピー予防用紙
    コピー予防用紙はコピーを防ぐための特殊な用紙です。コピーすると、原本には変化はありませんが、コピー側は真っ黒になり、読み取りが困難な状態になります。

    ・情報保護ラベル
    隠したい部分の上から貼るシールです。コピーすると、シール部分は黒く印刷され情報が読み取られることがありません。書類の中の一部分だけを隠したい場合に有効です。

    コピーが必要な場合の注意点

    会社の重要な情報が含まれた書類を、むやみにコピーしてはいけません。しかし、すべての仕事を原本1枚で行うことはとても不可能です。業務上しかたなくコピーを用意する機会も多いのではないでしょうか。

    コピーを用意した場合には、原本と同じように扱いには十分注意しましょう。社外に持ちだし、外部の人に見られてしまうことのないように、徹底した管理をしてください。社内に保管する場合にも、鍵のかかったデスクにしまうなど、機密保持の意識を常に持ちましょう。

    また、必要な期間が過ぎたら、速やかに処分することが大切です。廃棄する書類が少量ならシュレッダー、大量なら廃棄業者に依頼するという方法もあります。必要な書類とそうではない書類を一緒に管理していると、把握しきれず業務にも支障でてしまうことも。定期的に見直し、書類を整理することをおすすめします。

    まとめ

    仕事をしていれば、毎日のように使用するコピー機。しかし、会社の書類をコピーすると、さまざまな危険につながることをお伝えしてきました。

    たとえ複製されたコピーでも、記載されている情報は原本と全く同じものです。機密情報が漏洩する可能性は、コピーの数だけ増えてしまいます。業務上必要でない場合は、安易にコピーを取ることはおすすめしません。

    どうしてもコピーが必要な場合には、原本のような気持ちで扱う必要があります。徹底した管理をして、情報漏洩を防ごうという意識がとても大切です。小さな意識を積み重ね、会社の機密情報を守りましょう。

  • シュレッダーと溶解どっちを選ぶ?特徴を正しく知り、選択しよう!

    仕事をしている人にとって、書類の整理は必要不可欠です。こまめに整理していれば良いのですが、気づけばあっという間に大量になっていませんか?書類には、個人情報や機密情報も含まれているので、管理や処理をおろそかにはできません。できることなら、素早く安全に処分したいですよね。

    大量の書類を廃棄する方法には、いくつかの選択肢があります。今回はその選択肢の中でも「シュレッダー」と「溶解処理」についてピックアップし、2つの違いについてお伝えしていきます。

    会社から大量の書類の廃棄を頼まれ頭を抱える前に、シュレッダーと溶解処理について知っておきましょう。2つの特徴について知っておくことで、処分がスムーズに進みますよ。

    シュレッダー

    ここからは、それぞれの特徴を詳しくお伝えしていきます。

    シュレッダー処分とは

    シュレッダー処理とは、専用の機械を使って、書類を細かく裁断する方法です。

    家庭用の小型サイズから、オフィスに置くタイプの大型サイズの機械まで、幅広く存在します。どちらも、個人が自分で書類を機械に入れ、裁断をするものです。

    書類を廃棄する廃棄業者のなかには、シュレッダー処理の方法を取る業者も存在します。シュレッダー業者の処理方法は主に2パターンあります。1つは廃棄業者が書類を回収し、専用の工場でシュレッダー処理を行うもの。もう1つはシュレッダーの機械ごと職場に持ち込み、その場で裁断する方法です。

    シュレッダーのメリット・デメリット

    ・シュレッダーのメリット
    シュレッダーはなんといっても「お手軽さ」が最大のメリット。家庭用やオフィスのシュレッダーなら、思い立ったときにすぐに処分することができます。会社内のどこかに保管しておく必要がないことは、職場にとっても良いことですね。

    また、工場へと回収する業者かどうかにもよりますが、シュレッダーなら目の前で裁断するので、確実に処分できているのか自分で確認できます。書類を処分する目的は情報漏洩を防ぐこと。できるだけ外部の人を介さずに、自分で処分できるシュレッダー処理は、多くの企業で使われている方法です。

    ・シュレッダーのデメリット
    家庭用の機械や、職場にあるような一般的なシュレッダーは、ホチキスやバインダーを取り外さなければなりません。ささいなことのように感じますが、毎日さまざまな書類を扱う職場では、大量の書類の処分に長時間かかってしまいます。

    また、業者に頼む場合では、同じ量の廃棄でも溶解処理よりもシュレッダー処理の方が値段が高いことが多いです。そのため、シュレッダー処理は少量の書類に向いているといえます。

    溶解処理

    続いて、溶解処理についてお伝えしていきます。

    溶解処理とは

    溶解処理とは、回収した書類を、ミキサーのような機械に段ボールごと入れ、バラバラの繊維になるまでほぐす方法のことです。最終的には液状化になるまで状態を変化させます。

    溶解処理を業者に頼みたい場合は、段ボールの中に書類を入れていくだけです。あとは業者が段ボールごと持ちだし、工場に運んでいきます。自社に溶解処理を行う工場を持っている業者もありますが、多くは他社の製紙工場で溶解処理を行うことが多いです。

    溶解処理された書類は、トイレットペーパーや再生紙にリサイクルされています。

    溶解処理のメリット・デメリット

    ・溶解処理のメリット
    シュレッダーは事前にバインダーやファイルから出し、クリップなどを取り除く必要がありますが、溶解処理の場合はその必要がありません。段ボールにそのまま入れていくだけでいいので、そのぶんの時間を有効に使うことができます。

    また、溶解処理後に再生紙としてリサイクルされ、とてもエコです。紙のくずが出ないので、ゴミ袋代はかからず、シュレッダーのような機械を買う経費も抑えられるので、結果的に低コストで機密文書を処理できます。

    ・デメリット
    情報漏洩に対するセキュリティー面が、業者によってばらつきがあるので注意が必要です。どのような管理と対策を取っているのかを、事前に確認しておきましょう。

    自社工場で溶解処理まで行う業者と、最終的な溶解処理を別工場に委託する場合とでは、書類を扱う人数も変わります。多くの人が関わると、情報漏洩の危険がより高まるといえます。

    また、業者によっては少量の書類では受け入れができないことがあります。ある程度書類が溜まるまで保管しなくてはならないので、処分するまでの場所の確保が必要です。大量の書類を処分する場合には、溶解処理が向いているといえます。

    まとめ

    会社には、日々さまざまな書類があふれています。個人情報や機密情報が記載された書類を安全に、なおかつ低コストで処分したいということは、どの会社でも考えられていることです。

    シュレッダー処理と溶解処理には、それぞれの特徴があるということをお伝えしてきました。処理したい書類がどのぐらいの量なのか、ファイルなどに閉じられた状態で保管できるのかなど、条件によって最適な処分方法は変わります。

    コスト面や保管場所なども検討しながら、一番合った方法を選ぶようにしましょう。処分することに消耗していた労力や時間を他の業務に回し、より効率的な職場環境になると良いですね!

  • 機密文書の正しい表記方法を解説!メールや郵送で注意することとは

    提案資料などを作成する際、社外や部外に漏れてはいけない重要な情報を記すことがありますよね。そのような情報が含まれている文書を「機密文書」といいます。

    それでは、機密文書と分かるようにするには、どのように表示するとよいのでしょうか。また、社外に持ち出したり破棄するときには、どのように扱うのが正しいのでしょうか。

    今回は、機密文書の表記方法と、取り扱う際に注意することをまとめてご紹介します。

    機密文書の種類は?

    機密文書と呼ばれるものは、主に以下の3種類に分けられます。

    (1)極秘文書
    (2)秘文書
    (3)社外秘文書

    (1)極秘文書

    文書の情報が漏えいした場合、企業にとって多大な損失が起こりうるとされる、最も秘密保持の重要度が高い文書です。社内でも、閲覧ができるのは経営幹部などごく一部の人に限定されます。コピーや複製にも制限がある場合が多いでしょう。

    (2)秘文書

    極秘文書ほどの重要度ではないもの、極秘に準じた扱いをしなければならない文書です。個人情報・事業戦略・人事関連書類などが秘文書として扱われることが多いでしょう。社内でも限られた関係者しか閲覧できません。

    (3)社外秘文書

    社外に持ち出すことによって、会社に損失があるおそれのある文書です。基本的には社員しか閲覧することができません。

    「部外秘文書」も社外秘と同等レベルの機密文書であり、規模の大きな企業では部署内などに閲覧が限定されます。企画書や顧客リストなどが社外秘・部外秘に定められることが多いです。

    機密文書と分かるようにするための表記方法は?

    機密文書は、ひと目見てその重要度が分かるように表記することが必要です。一般的にはいくつかの表記方法があります。

    企業によっては、機密文書の管理規定が定められている場合もあるようです。文書を作成する前に、自社の規定を確認しておきましょう。

    書類の右上に赤字で明記する

    「極秘」「社外秘」「部外秘」など、重要度のランクを赤字で表記します。フォントサイズは、目につきやすいように大きめがいいでしょう。

    「持出厳禁」「重要書類」なども赤字で表記する場合もあります。

    また、関係者に確認してもらい、押印欄に印を押してもらうとより安心です。

    wordで透かしを入れる

    ドキュメントファイルによっては、背景に薄い赤色などで透かし文字を入れることができるものがあります。

    「社外秘」「機密文書」「持出厳禁」などの文字を背景に入れることによって、文書を見る人へ機密文書の重要性を意識させることができるでしょう。

    文書をデータ管理する場合、ファイル自体にロックをかけてパスワードを設定しておくことも大切です。

    機密文書をメールなどで送るときに注意すること

    基本的には社外に持ち出さないのが機密文書ですが、内容によってはやむを得ずメールや郵送で送付しなければならないこともあるでしょう。その際、気を付けておいたほうがよいことがいくつかあります。

    メールに添付して送付する場合

    機密文書をメールで送る場合は、暗号化することをおすすめします。

    電子メールは、送信してから受信されるまでに、複数のサーバーを介して通信されます。その間、暗号化されていない情報だと、どこかで傍受されてしまう可能性もゼロではありません。

    サーバーの通信設定や、メール暗号化システムを利用しましょう。安全性を高めることが、企業の信頼にもつながります。

    郵送する場合

    郵送する場合は、簡易書留か配達記録郵便を利用しましょう。

    配達状況を確認でき、対面で配達してくれるサービスです。その際、あらかじめ送付する相手先にも受け取りの連絡をしておくとよいでしょう。

    機密文書を破棄するときに注意すること

    機密文書は、長い間保管しておくべきものが多いです。しかし、そうでないものもあります。不要になった文書はその時点で速やかに破棄しましょう。

    機密文書を破棄する際、一般のゴミと一緒に捨ててしまうと、外部に情報が漏れてしまうおそれがあります。適切な方法で処理しなければなりません。

    シュレッダーで細断する

    少量の書類を社内で破棄したい場合は、シュレッダーを使って細断するのが一般的でしょう。オフィス用の電動シュレッダーなどであれば、家庭用よりは細かく細断することができます。しかし、完璧に読み取れないとはいえないので、注意が必要です。

    廃棄物業者に溶解処理を委託する

    大量の機密文書を破棄しなければならない場合、廃棄物業者に処理を委託するのが安心です。

    ダンボール箱に文書をまとめて入れ、箱ごと溶解処理してもらえるサービスもあります。開封することなく破棄することができる業者もあるので、外部の目に触れることが心配な書類は依頼すると良いですね。

    まとめ

    機密文書の取り扱いには、注意すべきことがいくつかあります。

    ・ひと目見て機密文書と判断できるように、赤字での表記や背景に透かし文字を入れる。
    ・メールで送付する際は、暗号化する。郵送の際は、書留などを利用する。
    ・破棄する際は、シュレッダーもしくは廃棄物処理業者に委託する。

    機密文書は、取り扱いを間違えると、会社にとって大きな損失につながることもあります。適切な方法で、作成・管理・破棄することが大切です。

  • 機密文書を英語でいうと?グローバル化で気をつけるべきこととは

    機密文書とは、いったいどのようなものでしょうか。

    多くの人は、外部にもらしてはいけない秘密の文書といったイメージをもつと思います。機密文書の定義は一般的に、重要で秘密にしておきたい情報が記載されている文書であり、機密が外に漏れた場合は大きな損害が起こりえる文書のことをさします。

    英語では「confidential documents」と訳すことが多いようですが、機密文書はその重要度において、いくつかの分類に分けられます。

    どのような分類があるのか、その意味と英語表記について解説していきます。

    機密文書の分類はどのようなものがあるの?

    機密文書は、その重要度によって「極秘」「丸秘」「社外秘」に分けられます。これらの重要度の違いは、情報が漏洩した際の影響度です。

    どれも同じような意味合いに思えますが、どのような違いがあるのか、重要度が高いものから見ていきましょう。

    極秘

    「極秘」は機密文書のなかでも極めて高い秘密性をもちます。万一、外部に情報漏洩した際には損害がきわめて重大なものになる文書のことです。

    そして、非常に限られた人間しか管理できず、絶対に漏らしてはいけません。

    極秘文書のたとえとして、
    ・国であれば、国家機密や軍事機密の最高機密のような国益を損なうおそれのある文書
    ・企業にとっては、利益を著しく低下させたり信頼をなくす文書
    のようなものが挙げられます。

    丸秘・秘文書

    丸秘・秘文書とは、極秘の次に機密度が高い分類です。関係者以外に知られてはいけない情報のため、人の目に触れないように慎重に取り扱う必要があります。

    社外秘

    社外秘とは、企業の内部で作成された文書で、企業の外部には漏らしてはいけない重要な情報にあたります。

    極秘や丸秘文書よりも機密度は低いとされますが、社外に公開されれば企業に損害を与える可能性があるため注意が必要です。

    英語ではなんという?

    ここまで文書の重要度をご紹介しました。続いて、英語での表記について、見ていきましょう。

    極秘

    極秘は「Top secret」といいます。英語でも「Top secret」は、機密文書の中でも一番の重要という意味合いです。

    丸秘

    丸秘は「secret」です。小さな秘密から大きな秘密まで関係なく「秘密」というニュアンスで使われます。

    公表されておらず、内密のものです。日本語では、丸秘の他に、秘密・シークレットといいますが、同じ意味になります。

    社外秘

    社外秘にあたる英語は「confidential」となります。「confidential」は秘密という意味です。

    辞書には「信用のおける・頼りになる」という意味も載っています。つまり、信用のおける人にだけ打ち明ける秘密という意味です。企業内でも限られた関係者のみが知る秘密になります。

    欧米での機密情報の廃棄方法

    ここまでお伝えしたように、機密情報には様々な種類があり、取り扱い方法も重要になってきます。特に機密情報を廃棄する際は、情報漏洩に気を付けなければなりません。

    日本は機密文書の廃棄方法について決まりはありません。処理方法として、文書を溶かす「溶解処理」と、裁断する「シュレッダー処理」の2種類あります。

    溶解処理は、シュレッダーにかける手間を減らすため主流となっています。一方で、シュレッダー処理は、裁断の手間と時間がかかるマイナス面もあります。

    欧米では、機密情報のシュレッダー処理が法律によって決められています。

    万が一、機密情報が漏洩すれば、高額な罰金が課せられるので、廃棄にはとても慎重にならなければなりません。そのため、業者が企業へ出張し、目の前でシュレッダー処理をする方法が主流となっています。

    まとめ

    ひとことで「機密文書」といっても、機密の重要度によって分類されます。情報化社会に生きる私たちだからこそ、機密文書の定義を理解し、しっかりと管理をしなければいけません。情報漏洩には最大限の注意を払い、気をつけることが大切です。

    日本は、個人情報保護法により情報漏洩した場合の罰則は決められていますが、廃棄方法はすべて個人や企業にゆだねられています。日々増え続ける情報を正しく扱うために、日本と欧米の取り扱い方法の違いを積極的に知っておきましょう。

  • 【もう溜めない!】家庭に集まる書類の種類と4つの処分方法とは?

    生活していると毎日のように手にする書類。「あとで片づけたらいいか」と思っているうちに、気がつくと溜まってしまった、なんてことはありませんか?

    書類はいろいろなところで手に入り、たくさんの種類があります。「大量の書類を整理するのは苦手…」という方もいらっしゃいますよね。

    一度溜めてしまうとなかなか手をつけられず、片づけが大掛かりになってしまいます。また、本当に必要な書類が他の物に埋もれてしまうので、失くしてしまう可能性が高まってしまうのです。

    今回は、皆さんの家庭にどのような書類が集まるのかを種類分けしながらお伝えしていきます。また、書類の種類に合わせた処分方法についてもお知らせしていきますね!

    家庭に集まる書類の種類

    それでは、家庭に集まる書類にはどのような種類があるのかリストアップしてみましょう。

    ・チラシ
    ・ダイレクトメール
    ・買い物のレシート
    ・仕事関係の書類
    ・学校関係のプリント
    ・ハガキや手紙
    ・請求書や領収書
    ・さまざまな種類の契約書
    ・クレジットの明細書
    ・電化製品などの取り扱い説明書
    ・給料明細
    ・税金の振込用紙

    他にもまだありますが、例をあげてみるとかなり多いことが分かりますね。皆さんが思っているよりも、こうした書類を手にする機会は多いです。

    上の項目で上げた書類には、大きく2つの仲間分けをすることができます。溜まった書類が色々な種類で混ざってしまっている場合は、次の2つに仕分けるところから始めましょう。

    保管しておくもの

    1つめは、「保管しておくもの」です。携帯電話や保険の契約書、電化製品の取扱説明書などが保管しておくものにあたります。仕事関係の書類なども、保管する場合がありますね。

    処分するものと仕分けた後は、種類ごとにまとめて保管します。クリアファイルや仕切りケースなどを使ってわかりやすい保管方法にしましょう。

    「長期的に保管するもの」と「一時的に保管するもの」を分けておくことがおすすめです。「一時的に保管するもの」は処分を見直すタイミングを決めておき、時期が来たら「処分するもの」として扱います。

    処分するもの

    2つ目は「処分するもの」です。チラシやレシート、領収書やダイレクトメールなどが処分するものにあたります。

    個人情報が記載されていないものは、そのまま「燃えるゴミ」ですぐに処分して問題ありません。しかし、個人情報の書かれているものは、ひと手間加えてから処分する必要があります。

    「保管するもの」と「処分するもの」は、生活スタイルや家庭によって1人1人違っています。「処分するもの」も、気がつくとあっという間に溜まっているのではないでしょうか?

    処分するものをこまめに捨てておくと、他の書類も保管しやすくなりますね。

    書類の処分方法

    書類は、主に「燃えるゴミ」として捨てます。

    しかしすべての書類を「燃えるゴミ」としてそのまま処分してしまうことは、とても危険なのでやめましょう。家庭に集まる書類からは、「個人情報」が簡単に他人に知られてしまうからです。

    家庭の書類ごみから漏れる個人情報

    ・氏名
    ・住所
    ・電話番号
    ・家族構成
    ・職業
    ・子どもの成績
    ・年収
    ・購入した商品

    漏れてしまう個人情報の種類は、上げればキリがないほどです。一度個人情報が漏れてしまうと、どのようなことに悪用されるのか分かりません。大事な家族の個人情報は、自分たちで守りたいですよね。

    それでは、個人情報の記載された書類の処分はどのようにしたら良いのでしょうか?

    個人情報の記載された書類の処分方法

    個人情報が書かれている書類を処分するときには、4つの方法があります。

    <油性ペンで塗りつぶす>
    氏名や住所など、隠したい情報をペンで塗りつぶす方法です。塗りつぶした後は「燃えるゴミ」として処分します。簡単で時間もかかりませんが、契約書など隠したい部分が多い書類には不向きです。

    <はさみで切る>
    個人情報が記載されている書類をはさみで細かく切るという方法です。バラバラになって、ごみがかさばらずに済みます。しかし、雑な切り方になると個人情報が見えてしまう可能性があるので注意が必要ですね。

    <シュレッダーで裁断する>
    細かく切ることが出来るので、簡単には個人情報を見られることがありません。電動のシュレッダーを選べば、短時間で大量の書類を処分することができます。個人情報が一部分のみなら、はさみタイプもありますよ。

    <廃品業者に依頼する>
    処分したい書類の数が多いなら廃品業者に頼むことも選択肢の一つです。自分で処分しなくても、代わりに業者の方が捨ててくれるのでとても便利ですよね。ただし、廃品業者を選ぶ際は信頼できる業者なのか、きちんと確認してから依頼しましょう。個人情報の取り扱いについてしっかり事前に契約ができる業者が良いでしょう。

    まとめ

    書類の種類や処分方法について、お分かりいただけだでしょうか?

    書類は日々たくさん集まるので、きちんと処分することがつい面倒に感じてしまいます。後回しにして、あとで大変なことになる前に毎日少しずつでも整理できると良いですね。

    個人情報の記載された書類についても、「まあいいか」とそのまま捨てることは危険です。どこで悪用する人が皆さんの個人情報を狙っているかわかりませんよ。自分や大事な家族に何か被害が出る前に、自分で自分の身を守りましょう。

    処分するやり方はいくつかあるので、書類の種類や量に合わせて処分方法を選べます。

    皆さんの心がけと、ちょっとした手間で家族の個人情報が守られますよ。ぜひ、気をつけてみてくださいね。

  • 機密文書を燃やす焼却処理ってどうなの?メリット・デメリットをご紹介!

    ひと昔前までは、機密文書を燃やす焼却処理が中心でした。
    しかし、今では機密文書を適正に廃棄してくれる専門の廃棄業者が増えてきています。

    機密文書とは一体何なのか?焼却処理のメリット・デメリットを紹介していくので、機密文書を廃棄する時の参考にしてみてください。

    機密文書とは?漏洩してしまうとどうなる?

    機密文書には主な3つの分類があり、それぞれ取り扱いや管理の仕方は異なります。万が一機密文書の情報漏洩をしてしまった場合は、どうなってしまうのでしょうか?

    極秘文書

    最も取り扱いに注意しなければならないのが極秘文書です。極秘文書は限られた人物しか見ることができません。

    漏洩してしまうと、企業に甚大な損害を与え、大幅に利益を損なってしまうような内容が記載されています。保管や管理に最大の注意を払う必要がある文書です。

    秘文書

    極秘文書の次に注意する必要がある秘文書。関係者以外に知らせることは禁じられているような内容が含まれています。

    企業の戦略、方針、人事にまつわる情報が記載された文書などが秘文書に当たります。

    社外秘文書

    名前の通り、社外に出してはならない文書を指します。重要度のレベルは最も低い文書になりますが、機密文書なので管理には少なからず注意が必要です。

    機密文書の情報漏洩は恐ろしい!

    機密文書の取り扱いや重要度は、記載されている内容によって異なります。

    万が一、極秘文書の情報漏洩があった場合には、企業の存続に関わる大きな損害を与えてしまうことがあります。

    秘文書や社外秘文書の情報漏洩は、社員の懲戒解などの重い処罰が下されることもあるでしょう。

    機密文書が記載されている書類の廃棄には、「情報漏洩のリスクを含んでいる」ということを理解しなければならないのです。

    機密文書を焼却するメリット

    機密文書の廃棄には、十分に注意しなければならないということをお分りいただけたでしょうか?次に、機密文書を燃やす焼却処分のメリットをご紹介していきます。

    焼却工場で跡形もなく燃やす!

    焼却工場とは、市町村にある清掃工場のことを指します。焼却工場へ搬入することで、機密文書を完全に跡形もなく燃やすことができます。大量の書類、ダンボールに詰められた書類であっても、専用の巨大な焼却炉で燃やすので安心して廃棄することができるでしょう。

    年末の大掃除の時期に特におすすめ!

    年末は新たな新年を迎えるための大掃除の時期です。年末を機会に、大掃除を行なっている企業は多いはず。

    焼却場がある清掃工場では、さまざまな廃棄物の処理を取り扱っているので、機密文書を燃やすついでに他の粗大ごみ等を一緒に処理してもらうことが可能です。

    運搬にかかる人件費や時間等を削減でき、一度に多くの廃棄物が処理できるのも企業にとっては嬉しいポイントでしょう。

    機密文書を焼却するデメリット

    次に、機密文書を燃やすことで発生してくるデメリットをお伝えします。

    機密文書を燃やすことで二酸化炭素が発生し、オゾン層が破壊され、地球温暖化の現象が進んでいく可能性があるのがデメリットです。

    また、文書を完全に燃やすということから、リサイクルは不可能。焼却後、灰となった機密文書は、最終的には埋立処分場にて地中に埋められます。

    焼却処理は、資源を再利用することができず、環境問題をさらに悪化させてしまう問題を抱えているのです。

    専門の機密文書廃棄業者がおすすめ!

    機密文書の廃棄を専門とした業者があるのをご存知ですか?焼却処理で発生してくるデメリットを解決してくれるポイントご紹介します。

    万が一の保証付き!

    機密文書専門の廃棄業者には、万が一情報漏洩してしまった時のために、保険に加入している業者があります。

    情報漏洩時には損害賠償が保証されるプランもあることから、安心して任せることができるのではないでしょうか。

    セキュリティの面でも、市町村の焼却工場とは違い徹底されているのも魅力のひとつです。

    完了証明書が送付!

    焼却工場では、書類を燃やすまで見届けなければ、いつ焼却処理が完了したのかが分かりません。

    長期に渡り機密文書が焼却処分がされずにいると、盗難や紛失のリスクが高まってくるので、企業にとっては不安な要素と言えるでしょう。

    その点、専門の廃棄業者に依頼すれば、廃棄が完了したという証明書が送付されてきます。顧客にとって安心できる、嬉しいサービスです。

    可能な限りリサイクル!

    廃棄業者では、機密文書を溶解してトイレットペーパーや再生紙等に、可能な限りリサイクルをしています。機密文書を燃やす過程で発生してくる二酸化炭素問題も、溶解処理を行うことで解決することができます。

    今や環境問題への取り組みを積極的に行う企業は、信頼度が高く、プラスの評価を受けている時代です。企業が人々に支持されるよう、環境問題にも注目していきましょう。

    まとめ

    機密文書は、情報漏洩に伴う危険性を多く含んだ書類です。焼却工場で燃やすことで、完全に廃棄することができます。

    しかし、焼却における盗難・紛失のリスク、環境問題の悪化が気がかり。

    専門の廃棄業者に依頼すれば、適正なセキュリティの上で機密文書を廃棄してくれるでしょう。万が一の保険や完了証明書も企業にとって嬉しいポイントですね。環境保護に力を入れることで、企業の評価も上昇することでしょう。

    機密文書の廃棄に悩まれた時には、安心できる専門の廃棄業者に依頼してみてはいかがでしょうか?

  • 機密文書は溶かすのが最良の破棄方法!簡単・安全でエコな溶解処理

    クレジットカードの明細や年賀はがき、お店の書類や職場の機密情報の載った文書は、どのような処理方法が一番適切なのかとお悩みではないですか?

    以前は焼却したり、シュレッダーを使用したりするケースが多くありました。最近では簡単で経済的、環境にもやさしいという理由で、溶かして破棄する溶解処理業者に依頼する方が増えています。

    この記事では機密文書を処理する方法の比較、そして溶解処理がおすすめの理由を詳しくご紹介。

    ぜひ最後まで読んで、機密文書を簡単にそして安全に処理するための参考にしてください。

    機密文書を処理する3つの方法

    まず文書を破棄する3つの方法と、それぞれのメリットとデメリットを簡単にご紹介します。

    シュレッダーで裁断する方法

    文書を細かく裁断するシュレッダーは、個人で機械を使う方法と、業者に依頼する方法があります。

    個人でシュレッダー処理する場合のメリットは、枚数が少なければ自分で簡単に処理でき、その場で裁断されるのが確認できるため安心な点です。

    デメリットは電気代がかかる点。そしてホチキスやクリップを取り除き、バインダーから外す必要がある点です。手間がかかり、量が多いときは時間がかかってしまいます。

    またシュレッダー処理は、完全にセキュリティーが安全とは言えず、テープなどで修復される可能性も。

    業者に依頼する場合のメリットは、文書がたまった時に回収に来てくれるので便利、量が多くても問題がない点でしょう。デメリットは、廃棄を人に任せることになるため、少し不安を感じる点です。

    破砕機(はさいき)は、ちぎる方法

    破砕する方法は業者に依頼し、機械で文書を小さく破って処理する方法です。

    メリットは、書類がたまれば回収に来てくれるので手軽なところ。また、破砕後に紙以外の混入物を分別してくれる場合が多いので、ホチキスやクリップを外す手間がかからない点と言えます。

    デメリットは破かれた書類は手でちぎったくらいのサイズや切手の大きさくらいの場合もあり、機密情報が漏れてしまう可能性がある点です。

    溶解処理は溶かす方法

    溶解処理とは業者に依頼し、段ボールに入れた文書を箱ごと機械で完全に溶かす方法です。

    メリットはホチキス、クリップ、取り外しが面倒なバインダーもそのままで大丈夫な点や、業者が回収してくれるので簡単な点です。

    またセキュリティー面でも箱を開けることなく溶解するので、文書が人の目に触れることがありません。紙は完全に溶けてしまうので、情報が読み取られる心配もなしです。

    デメリットはビニールやプラスチックのファイル、クリアファイルやラミネート類は、溶解のときに溶けずに残ってしまうので、選別しないといけない点。しかしホチキスやクリップ、とじ紐はOKというだけでも、かなり時間が節約できます。

    では次に、3つの機密文書の処理方法の中で注目をされている、溶解する方法を具体的にご紹介します。

    文書を自分で溶かすのは難しい

    ここで、文書を溶かすくらいであれば自分でもできるのでは?と考える方もいるかもしれません。しかし実は、紙を自分で溶かして破棄することは難しいんです。

    なぜなら紙には添加剤が含まれている上にコーティングも施されているので、水につけてもなかなか溶けないからです。

    紙を水につけてふやかしてからミキサーにかける方法もありますが、厚手の紙や添加物が多く含まれる紙ではミキサーの刃が悪くなってしまうことがあるので、おすすめはできません。

    また紙を溶かす薬品は簡単に手に入るものではなく、化学的な専門知識も必要なので避けましょう。

    安心で確実なのは溶解業者に依頼する方法ですので、その方法をみていきましょう。

    機密文書を業者で溶解処理する方法

    安全で簡単に機密文書を破棄できる溶解処理は、一般的に次のようなステップです。

    (1)段ボールに機密文書を入れる
    (2)業者が回収してくれる
    (3)厳格なセキュリティーの中、処理工場へ運搬される
    (4)箱ごと溶解するパルパーという溶解釜に段ボールごと入れる
    (5)水と大きな刃を使って溶かす
    (6)溶解処理済みの証明書が発行される
    (7)溶けた紙は再利用される

    あなたが行うのは段ボールに機密書類を入れて業者に連絡するだけ!簡単ですよね。

    価格も段ボール1つでいくらという設定が多く、明瞭会計で安心です。

    機密文書は溶解処理するのがおすすめの3つの理由

    それでは溶解処理がどうして機密文書の処理方法としておすすめなのか、理由をご紹介します。

    電気代や手間がかからない

    自宅や会社にシュレッダーを設置している場合、ランニングコストとして電気代がかかります。

    毎日使うと経済的でない上に、ホチキスやクリップを取り除いたり、バインダーから書類を外す手間で時間も無駄になってしまいます。

    その点溶解処理はランニングコストがかからず、箱ごとの価格設定なので分かりやすく経済的。

    またプラスチックやビニール以外のものは一般的に外す必要はないので、時間を無駄にすることがありません。

    セキュリティーが守られる

    シュレッダーや破砕機では内容を読み取られたり再生されてしまう可能性があり、セキュリティーが完全ではありません。これでは意味がないですよね。

    その点溶解する方法では、段ボールごと機械に入れてドロドロに溶かしてしまうので、セキュリティー面も安心です。文書の運搬や荷下ろしのときも、カメラでの監視などで万全を期しています。

    環境にやさしい

    溶解処理された紙は繊維を傷つけないため、再利用が可能です。再生紙、トイレットペーパー、雑誌、製品のパッケージや段ボールなどにリサイクルされます。

    しかも処理において薬品は使わず、水と大きい刃だけで溶かすので大変エコな方法です。水は通常リサイクルされ、大気中に余計な二酸化炭素を排出することもありません。

    機密文書の破棄は溶かす方法が安心で確実

    この記事では大切な機密文書を処理する方法を3つご紹介し、その中でもおすすめの溶かす方法についてご説明しました。

    セキュリティー面も安心、環境にもやさしく、簡単に処理できる溶解業者に依頼する方法をぜひ検討されてはいかがでしょうか?

    その際は一箱当たりの価格や回収時、運搬時のセキュリティの高さを比較するとより経済的で信頼できる業者が見つかるでしょう。

  • 大量の機密文書はどうやって処分する?完全な処理方法を大公開!

    機密文書を廃棄するとき、どのような方法で処理をするのがよいのでしょうか。

    個人で廃棄する場合は量が少ないので、シュレッダー処理や個人情報保護スタンプを使用する場合が多いかもしれません。しかし会社で大量の機密文書を廃棄する場合、そのような方法に頼っていては時間と労力の無駄となってしまいますよね。

    そこで今回は、大量の機密文書をファイルごと安全に廃棄するには、どのようなことに注意したらいいのかをご紹介します。

    機密文書はどうやって処分できる?

    機密文書の廃棄方法はいくつか種類があります。処分方法によってメリットもデメリットもあるので、それぞれみていきましょう。

    シュレッダー処理

    シュレッダーを使ったことがある人は多いですよね。

    その場ですぐに処分できて安心というメリットがあります。一方で、バインダーから書類を出し、ホッチキスやクリップを外して処理するという手間がかかることも。

    そのため大量の枚数がある場合は、時間も手間もかかるため向きません。

    溶解処理

    溶解処理は、水と機械を使って紙を繊維にほぐす手法です。書類が大量で、クリップやホッチキスがついているものや、紙製バインダーに入っているものでも、溶解処理できます。

    溶解した書類は判別不能の状態になるので、情報漏洩の心配は少なくなるはずです。さらに、溶解したものはリサイクルされるので、環境にも優しい処理方法になります。

    大量の機密文書を処分したい企業にとって、メリットがある処理方法ですよね。

    処理を頼む際は、機密情報を専門に廃棄する業者を選ぶようにしてください。

    良い廃棄業者かどうか見極めよう

    機密文書の廃棄業者を選ぶとき、どのような業者を選ぶのがよいのでしょう。

    機密文書は、単なる文書ではなく、外部に絶対にもれてはいけない重要な情報が書かれています。
    そのため第一に、安全性がもとめられ、機密文書の専門処理業者に頼むことがベストです。

    それでは、機密文書の処理専門業者は、一般的な古紙回収業とは何が違うのでしょうか。

    セキュリティに関する資格を取得している

    プライバシーに関する資格を取得している業者を選ぶと安心です。たとえばプライバシーマークや、個人情報保護士といった資格を取得しているか、確認しておきましょう。信頼のおける良い業者と考えられます。

    情報漏洩保険に加入している

    機密文書の廃棄を専門業者に頼んで、万が一、情報漏洩が起きてしまったら多大な損害を被ります。そのため、万が一の事態に備えて保険に加入している業者を選びましょう。

    情報漏洩保険では、情報漏洩のおそれや、漏洩が発生した場合に費用を補償してくれます。

    機密処理完了証明書を発行してくれる

    機密情報の廃棄を業者に頼んだ後、本当に廃棄されているか直接確認することはできません。

    しかし、機密文書を廃棄処理した後、機密処理完了証明書を発行してくれる業者があります。さらには、証明写真付きの証明書を発行してくれる業者もあるので、こういったサービスがある廃棄業者は信頼が持てるでしょう。

    自社工場で一貫した処理を行える

    自社工場で一貫し回収から溶解まで行える会社は安心です。一貫した処理をする業者だと、社員の機密情報漏洩に対する意識が高いため漏洩リスクも低くなります。

    まとめ

    情報化社会に生きる私たちは、日々大量の情報を目にしています。情報漏洩は絶対にあってはなりません。限りなくゼロに近づけるよう、努力をしていく必要があります。

    そのためにどのような業者を選ぶのか、業務内容も知っておくべきです。ただ廃棄業者に頼むだけでは、万が一のことが起きても取り返しのつかないことになります。

    また、廃棄をするだけでなく、環境への影響も知っておく必要があります。廃棄をすることによって、環境にどのような影響がでるのかを最大限に配慮して、リサイクルし続ける環境を整えることも大切です。

    自分たちの利益だけを考えるのではなく、広い目線で物事を見据え、取捨選択をすることが大切になってきます。

  • ポスト投函や人に預けるのはアリ?機密文書の受け渡しで注意すること

    機密文書と呼ばれる書類には、企業にとっての大切な情報が詰まっています。

    基本的には社外に持ち出さないとされている機密文書でも、取引先企業に持って行かなければならない状況もありますよね。

    そんなとき、どんなことに注意を払えばいいのでしょうか。また、もし受け渡し予定の取引先企業で担当者が不在だったり、やむをえず担当者に直接手渡しできない状況の場合、どうするのが適切なのでしょうか?

    今回はそんな冷や汗が出そうな状況での、適切な対処法をご紹介します。

    機密文書を社外に持ち出すときに気を付けること

    契約書や提案書を取引先企業に受け渡しに行くとき、その途中でもし紛失してしまったら取り返しのつかないことになります。

    危機管理意識をしっかり持つことも大事ですが、万が一のために、紛失しても機密文書の内容が外部に漏れないよう、対策しておきましょう。

    データで持ち出す場合

    紙面に出力せず、文書ファイルなどで持ち運ぶ場合、USBメモリなどにデータを移すことになります。

    パスワードロックの機能が付いたUSBメモリも販売されていますので、利用すると便利です。パスワードロック機能のないUSBメモリでも、ソフトウェアでメモリ本体に同じくロック機能を持たせることもできますよ。

    データ自体にロックをかけて、ファイルを開くときにパスワードが必要な仕様にしておくのも重要です。その際のパスワード管理にも注意しましょう。

    紙面で持ち出す場合

    紙面に印刷された機密文書を持ち運ぶときは、鍵付きのアタッシュケースで持ち運ぶのが望ましいです。

    丈夫なアタッシュケースであれば、セキュリティ対策はもちろん、雨天時に屋外で持ち歩かなくてはならないときでも、雨風で書類が汚れてしまうのを防ぐ役割も果たしてくれます。

    普段あまりアタッシュケースを持ち歩かない人は、電車内での置き忘れや鍵の管理には十分注意しましょう。

    担当者が不在の場合

    基本的には、重要な書類は直接手渡し、双方で確認しながら打ち合わせをするものです。

    しかし取引先に着いたら、事前にアポイントメントを取っていたはずなのに、行き違いで担当者不在ということもあるかもしれません。そんなときの対応も頭に入れておくと安心ですね。

    代理の社員に預かってもらう

    大きな会社であれば、担当者以外の社員に代理で預かってもらうことも可能かもしれません。

    その際、代理の方には、預ける文書が重要な機密文書であることの説明と、確実に担当者に受け渡してもらえるように依頼をしましょう。

    また、担当者に連絡がつき次第、代理の方に預けた旨を報告することも忘れてはいけません。

    持ち帰って再度訪問する

    機密文書の重要度によっては、やはり担当者に直接手渡ししたほうがよい場合もあります。図面や提案書など、その文書についての説明が必要なときや、確認の押印が必要な場合などです。

    そのようなときは、預けずに一度持ち帰り、再度アポイントメントを取り直して訪問するのがよいでしょう。

    取引先企業が休業の場合

    取引先に到着したら、担当者だけではなく、企業自体が休業で誰もいないということもあるかもしれません。もしくは、中小企業や自営業で社員数が少なく、訪問しても誰もいない、という状況も考えられます。

    そのような場合はどう対応するのがよいのでしょうか。

    ポストに投函してもいいの?

    原則として、ポストに投函するのはやめておいたほうがいいでしょう。

    機密文書などの重要な書類は、基本的には直接受け渡しをするのがマナーです。重要な書類をポストに投函してそのまま帰ると、企業やあなたの信頼を失いかねません。

    特例として、その場で担当者と電話などで連絡が取れ、ポスト投函の了承を得た場合のみ、投函させてもらいましょう。

    持ち帰って、再度訪問もしくは郵送する

    不在で、なおかつその場では連絡も取れない、という場合はいったん持ち帰りましょう。持ち帰った上で、再度アポイントメントを取り訪問するのがベストです。

    また、取引先企業が遠方の場合は、担当者に確認の上、郵送するという方法もあります。

    郵送するときは、配送を追跡できて、郵便物が受け取られたことが分かる郵送方法が好ましいです。書留や特定記録郵便などを利用するといいでしょう。

    まとめ

    機密文書を社外で受け渡す場合は、起こりうる様々な状況を考慮して対策を考えておきましょう。

    ・機密文書を社外に持ち出す際は、万が一に備えてセキュリティ対策を万全にする
    ・担当者が不在で代理の社員に預ける場合、確実に受け渡してもらえるように連絡する
    ・取引先企業が休業の場合、基本的にはポストには投函せずいったん持ち帰る

    まずは事前にアポイントメントを取り、確実に直接受け渡しができるように連絡しておくのがベストです。

    重要な業務だからこそ、想定外の状況に備えておくとより安心ですね。備えあれば憂いなしの精神で、万が一の状況も頭に入れておくことも、社会人としてとても大切なことです。

  • 機密文書の流出は会社の危機に直結!漏洩経路や会社の被害と3つの対策

    あなたの企業の機密文書が流出する可能性について、きちんと把握していますか?

    機密文書の流出は、企業の存続にもかかわるといっても過言ではありません。なぜなら、会社独自の技術や販売戦略がライバル会社に模倣され、企業の業績に大きな影響が出るからです。

    また個人情報の流出で社会からの信用を一気に失い、深刻な場合は訴訟問題へと発展するケースもあります。

    しかし機密文書の流出は後を絶ちません。この記事では流出の経路、機密が流出したときの被害、そして安全確実に機密を保つための方法をご紹介します。

    最後まで読んで、機密文書をしっかり管理できるように役立ててください。

    機密文書の流出経路トップは現職従業員のミス

    企業での機密の媒体は多様化が進んでいますが、大きく3つに分けられます。

    ・紙の書類
    ・パソコンやサーバーのデータ
    ・社員が身に付けた知識

    デジタルデータの流出が増加していますが、いまだ紙媒体の流出が多数を占めています。

    そして具体的な機密には、以下のような内容が挙げられるでしょう。

    ・顧客の個人情報
    ・名刺や取引先の情報
    ・企業独自の技術
    ・販売戦略やアイデア
    ・企画書
    ・見積書

    個人情報から企業の最高機密まで多岐にわたります。

    これらの機密文書は、担当者が気をつけても情報の漏洩が後を絶ちません。営業秘密の流出経路は従業員のミスが多く、漏洩先競合他社が多いようです。

    具体的な流出ルートは以下が挙げられます。

    ・メールの誤送信
    ・作業ミスや設定ミスなどインターネットを介した事故
    ・名簿の持ち出しなど内部不正行為による事故
    ・口頭での漏洩
    ・書類の盗難
    ・紛失

    ちょっとしたミスや誤りが、大きな被害につながることを自覚しましょう。機密書類の処分方法も、慎重に選ばなくてはなりません。

    機密文書が流出することで企業が受ける3つの重大被害

    次に、機密文書が流出した際に受ける被害を、大きく分けて3つご紹介します。

    企業の信頼を失う

    もっとも大きな被害は会社の社会的信用や企業イメージの大きな低下、失墜でしょう。それだけではなく個人情報が漏洩すれば訴訟問題へと発展することもあり、ダメージを回復するには大変な努力が必要です。

    また社内での士気やモチベーションの低下、優秀な人材の流出など生産性にも悪い影響を与え、会社の存続に大きな被害を与えます。

    金銭的な被害

    機密文書の流出で失うものは会社の信用だけではありません。経営に直結する金銭的な被害も多大です。

    個人情報の流出の場合は、
    ・被害者への謝罪費用
    ・漏洩原因の調査費用
    ・クレーム処理での人件費
    ・行政処分や裁判になったときの費用
    なども大きな代償になります。

    また、中には流出機会を利用した悪質な詐欺もあります。公的機関の関係者であるかのように装い、個人情報の削除を持ちかけて、金銭をだまし取ろうとするケースが増えているので要注意です。

    市場での競争力の低下

    3つ目の被害は、
    ・企業で長年多くの資金をかけて培ってきた会社独自で開発した技術やノウハウ
    ・今後花開かせようとしている計画途中の販売のアイデア
    ・戦略や顧客のリスト
    このようなものが流失してしまうと、市場での競争力が著しく低下し、業績の悪化を招く点です。

    特に競合企業や海外から組織的にシステムが攻撃されたり、社員や元社員によっての極秘資料の持ち出し、口頭での漏洩から最高機密が漏れてライバル企業に盗まれるという、悪意ある流出被害もあります。

    機密文書が流出しないようにする3つの施策

    企業が決して流出させてはいけない、顧客の個人情報や企業秘密。どのようにすれば、より高いセキュリティを保てるのでしょうか?ここでは3つに分けて方法をご紹介しますので、ぜひ実践してください。

    物質的な施策

    最初は物理的な施策です。社内でどのような内容が機密文書に該当するのか、そして機密度と処理の方法を定めましょう。

    需要度や種類によって、極秘、丸秘、社外秘などに分けて管理を徹底することが重要です。

    紙の文書の場合は必ず鍵かかるキャビネットで保管し、書類などをそのままゴミ箱に捨てずに機密文書を処分する専門の業者に依頼しましょう。

    業者を選ぶ際は価格だけではなく、セキュリティレベルの高さ、運搬や処理の方法を比較することが大切です。近年では箱ごとすべて溶かしてしまう溶解業者を利用する企業が増えています。

    パソコンにはパスワードをかける、セキュリティソフトを入れるといった基本的なことや、コピー機に個人のIDを設定する、指紋認証を取り入れる、個人情報の流出原因のトップであるメールの誤送信を防ぐシステムを導入するといった施策も効果的です。

    従業員の教育

    物理的な施策の後は、企業の機密を流出させない重要性を従業員全体で共有することです。

    企業秘密や個人情報が漏れると、どのような被害があるのかという認識を社員が持つだけではなく、各従業員と書面で守秘義務契約や誓約書を交わすことが重要になります。

    また個人情報や企業の機密にアクセスできる従業員を決め、誰でもアクセスできないルールを徹底するのがリスクを最小限に抑えるために効果的です。

    その他、漏洩の大きな原因となる個人のパソコンの持ち込み、USBや紙の書類による社内機密の持ち出しを、全面的に禁止することもセキュリティ向上に役立つでしょう。

    第三者との取り決め

    3つ目の施策は取引先や下請け企業、出入り業者との取り決めです。

    取引する企業とは漏洩などに関する法的措置の規定を契約書に必ず記載した上で、機密保持契約を締結しましょう。

    また企業秘密を手渡すときはその旨をはっきり伝え、文書の取り扱いに最善の注意を払うことが大切です。

    そしてオフィスを訪れる人の入れる区域を制限するのも重要で、機密文書の回収会社、他の業者が来訪する際は必ず従業員が立ち会うようにしましょう。

    企業の存続に大きく関わる機密文書の流出

    ちょっとしたメールの誤操作、うっかりした文書の紛失などから、思いもしなかった多大な被害が企業に及ぶところが、機密文書流出の怖いところです。

    社内での個人情報や企業機密のセキュリティの実態を調査し、物質的な施策、社員の教育や取引先との誓約、また漏洩が発覚した際の対応についてしっかりシステム化していきましょう。

    そして機密文書が万一漏れた場合は、素早く対処し原因の究明にあたり、再発防止にフィードバックすることが、よりすぐれたセキュリティシステムにしていくために大切です。

    今後は、個人情報や企業機密の取り扱いをどうするかが企業の発展、市場での競争力の向上につながるといっても過言ではありません。ぜひこの記事を、あなたの企業のセキュリティ向上の参考にしてください。

  • 機密文書をごみ箱に捨ててしまった!知っておくべき危険性と対策

    近年、情報漏洩という言葉がよく聞かれるようになってきました。パソコン内の電子データに対する情報漏洩には敏感で、対策を取っている企業も多いですよね。

    企業や個人問わずパソコンを持っていれば、ウイルスセキュリティソフトを入れている人も多いのではないでしょうか。

    一方で、紙の文書の対策は薄い傾向にあります。

    機密文書だと思わずにうっかりゴミ箱へ、シュレッダーの手間が面倒でゴミ箱へいれてしまった経験を持つ人もいるかもしれません。

    企業では、保管期限の切れた大量の書類の廃棄を任された場合、シュレッダーで数枚ずつ廃棄したり、ファイルから書類を外して処分することはとても面倒になります。かといって、そのままゴミ箱へ捨てるのでは情報漏洩につながりかねません。

    万が一、情報漏洩した場合はどのような危険性があるか、ご紹介しましょう。

    情報漏洩した場合の危険性

    情報漏洩は不注意や不手際によるもの、または不正行為によって漏洩が発生することがあります。悪意がなくても、大切な書類を紛失することは重大な行為です。

    情報漏洩した際、社会的にどのような危険性があるのか、頭の中に入れておかなければなりません。

    企業のイメージダウン

    情報漏洩がおこれば、その企業への信頼性が低下し、イメージダウンにつながります。

    企業は莫大な補償金を払わなければならず、従業員の待遇が悪くなるかもしれません。一度でも信頼をなくしてしまえば信頼回復を図るのはとても難しいこと。

    対応の方法を間違えれば、最悪、倒産しかねない事態になってしまいます。

    法律による刑事罰や民事訴訟

    個人情報保護法とは、個人情報の漏洩または実質的な被害が発生していなくても、情報を正しく扱わなかった義務違反に対する法律のこと。

    実際に漏洩してなくても、扱わなかったことに対して懲役または罰金が課されるほど、個人情報は重要な情報になるのです。

    機密文書の取り扱いを明確化しよう

    ・うっかり機密文書を捨ててしまった
    ・知らずに裏紙として再利用していた
    など、悪意を持って漏洩させるということを防ぐため、機密文書の危険性を理解するとともに、漏洩を防ぐ手段を明確化しなければいけません。

    書類の廃棄方法を決める

    文書からの情報漏洩は少なくありません。そのため、文書の廃棄方法を会社全体で決めて共有すれば、情報漏洩が大幅に減少することができます。

    機密文書の廃棄方法はシュレッダーを使用することが多いと思いますが、より完全に廃棄するには溶解処理が適しています。

    溶解処理とは、機械の動きを利用して紙を繊維にまでほぐす処理のことです。繊維になると髪の状態ではなくなるため、書かれていたことの情報を得ることは不可能になります。

    溶解処理の場合、回収ボックスごと溶解して再生不可の状態にしてくれることが多いです。

    専用の回収ボックスを設ければ、ゴミ箱の代わりになり、機密情報をうっかり捨ててしまうことが少なくなります。

    従業員への教育を徹底する

    廃棄方法を決めるだけでは、対策は不十分でしょう。会社で働くすべての人に、個人情報の取り扱いについての重要さや、廃棄方法を周知徹底することが大切です。

    企業には正社員や契約社員、パート社員という様々な雇用形態の人々や部署が存在します。機密情報の取り扱いについて、それぞれが違った認識を持っているかもしれません。

    90%の人々が廃棄方法を守ってもいても、残りの10%の人が守っていなければ意味がありませんよね。

    会社内で機密文書の研修をおこなったり、従業員ひとりひとりに守秘義務の契約を結んだりすることで、意識を変えることができるかもしれません。

    従業員へ教育をし、機密情報に対しての理解を深めることで、情報漏洩は確実に防ぐことができます。

    まとめ

    機密文書が流出することは、企業の信頼や信用を失うことになります。たかが文書1枚だったとしても、その文書が漏洩することにより、企業全体を揺さぶる問題に発展しかねません。

    しかし、一人ひとりが機密文書へ高い意識をもって行動すれば、いくらでも防ぐことが可能です。機密文書の漏洩を防ぐ手段の対策を講じ、さらに認識を変えることが必要になってきます。

    情報漏洩を起こすのも、防ぐのも、最後は人の手によっておこるのです。

    最大限、情報の扱い方や処理の仕方を学び、最小限のリスクにしなければいけませんね。

  • 家庭の書類の保管期間でもう悩まない!3つの期間の違いを知って簡単整理

    家庭で公共料金の明細や学校のプリントなどの書類がどんどん増え、どれを保管して何を破棄すればいいのかわからない!と困っていませんか?

    家の中の書類は会社の文書とは異なり、法律で保管期間が定められていません。そのため保管すべき期間が分かりにくく、気づいたらどこに何があるのかわからなくなった、というケースがよくあります。

    この記事では家庭の書類の保管期間を3つに分けてご紹介し、簡単にできる書類整理のステップとタイミングについてもご説明します。

    どうぞ最後まで読んで、必要な書類がストレスなく見つかる保管方法の参考にしてください。

    家庭の書類を重要度で3つの保管期間に分別

    最初に、家の中で増えてしまう書類を保管期間の長い順に3つに分けてご紹介します。

    最も重要な書類(10年~永久保存)

    以下の書類は長期間保管すべきものです。

    ・不動産売買の契約書、リフォームの契約書、家賃の領収書
    ・年金証書、保険証書、パスポート
    ・給与明細
    ・銀行の契約書
    ・クレジットカードの契約書
    ・携帯、インターネットプロバイダーの契約書類
    ・家電の保証書と領収書のセット

    主に契約書、証書関連の書類です。

    土地や建物の権利・契約に関する書類、リフォームの契約書や書類は永久に保管しましょう。なぜなら違法工事や欠陥工事といった民法でいう不法行為に対応するために、これらの書類が必要だからです。

    そして家や土地を売却するときや相続のときも、書類があればも当時の価格やリフォームにかけた費用が明確にわかるので大変役立ちます。また家賃支払いの証明書類も、契約期間内は保管しておきましょう。

    年金や健康保険に関する書類の保管期間は2年が目安です。しかし年金制度や保険制度は時代によって変更されることがあるので、将来あなたが年金をもらえるまでは保管するのが安心です。

    住民票を抜いて海外に住んでいた場合は、カラ期間など年金の受給にかかわる計算に必要なケースがあるので、失効したパスポートも捨てずに保管しておきましょう。

    給与明細は源泉徴収票とともに長期保管しておくと年金、保険料、所得税や住民税の確認に便利です。また転職することになったときもこれらの情報が役立ちます。

    一定期間保管する書類(1年~10年)

    次にご紹介する書類は1年から10年ほど、一定期間保管するべき書類です。

    ・公共料金(水道、ガス、電気)の領収書
    ・クレジットカードの明細書、通信販売の利用明細書
    ・医療費の領収書
    ・家電の取扱書
    ・学校、塾関連の書類(通信簿、お知らせ、プリント類)
    ・健康診断の結果

    どれくらい保管するべきか一番迷う書類なので、しっかり期間を把握しておきましょう。

    水道料金の領収書は5年間の保管が目安です。なぜなら水道料金が不当に高い、水道管のトラブルなどの理由で各地方自治体の水道局に異議申し立てを行うときに必要となるからです。

    ガス、電気、通信販売については民間の会社に支払うため、領収書は2年を目安に保管しましょう。その理由は、法律的に売掛金の消滅時効が2年のため、支払ってない、多く支払ったという金銭トラブルに備えるには2年が適当だからです。

    クレジットカードの明細も通販と同じ理由で2年間保管するのがよいでしょう。しかし分割払いやリボ払いを利用の方は金額や金利、支払い回数に誤りがないか確認するために5年ほど保管するのがおすすめです。

    医療費は1年で10万円を超える場合、確定申告で医療費控除を受けられます。そのため病院や薬局でもらう領収書やレシートは保管しておきましょう。

    医療費控除の申告期間は5年なので、5年間の保管が目安です。その際、病院で発行される領収書は原本が必要なので注意が必要です。

    お子さんの学校や塾の書類は見る頻度が高いものをクリアファイルに入れて、手が届くところに保管すると便利です。

    保管する必要がない書類(すぐ処分~1週間)

    これらの書類はできるだけすぐに破棄して、ためないようにしましょう。

    ・スーパーのレシート
    ・チラシ
    ・ダイレクトメール
    ・キャッシュカードの明細

    日常的にたくさん出る書類なので、まめな処分が必要です。

    スーパーのレシートは家計簿に内容を記載したりスキャンしてアプリで管理したら、返品や交換のために保管期間を1週間と決めて破棄しましょう。

    郵便受けに入っているチラシやダイレクトメールは、イベントの日時など必要な情報だけメモに書き出して毎日処分しましょう。

    キャッシュカードの明細はついお財布にためがちですが、クレジットカードの明細とは異なり入出金が確認できれば保存する必要はありません。

    家庭の書類を簡単に整理できる5つのステップ

    では次に家の中で増える書類を簡単に整理するための5つの手順をご紹介します。

    (1)家中の書類を一ヵ所に集める
    (2)保管すべき重要度の高いものから種類を分ける
    (3)種類に分けた中で、保管期間が過ぎた書類を処分する
    (4)残った書類をファイリングする
    (5)置き場所を決める

    ファイリングではポケット式のクリアファイルが活躍します。見やすく書類が汚れない半面、何度も取り出す書類の保管には向いていないので、長期保存の書類を一つずつ入れるのにぴったりです。

    また公共料金、クレジットカード明細などを1ヵ月単位でまとめて入れ、1年で1冊使って保管する方法にも向いています。

    書類の置き場所は、家族みんなが分かる場所を一つ決めるか、不動産や銀行関係はお父さんの書斎、公共料金やクレジットカード明細はお母さんが使うキッチンの棚、といったようによく使う人の便利なところにするのもよい方法です。

    家庭の書類の整理・処理のタイミング

    一度整理ができたら、その後はメンテナンスだけで大丈夫です。書類を整理、処理するタイミングについて目安をご紹介します。

    最初はカレンダーに印をつけて忘れないように行ってみましょう。

    毎日郵便受けに入っているチラシ、ダイレクトメールやお知らせは必要な情報を書き出す、スマホでスキャンや写真に撮って毎日処分。
    週に1度買い物のレシート、キャッシュカードの明細は1週間に1回まとめて処分。
    月に1度クレジットカードの明細、公共料金の領収書は月末にポケット式のクリアファイルに入っているか確認。
    年に1度1年に1度ファイリングしている内容を確認し、保管期間が過ぎていれば破棄。
    確定申告前確定申告前に必要な書類をファイルから集めて1つにまとめる。

    あくまでも目安ですが、定期的に整理することで書類が膨大にたまることを避けられます。

    家庭の書類の保管期間を知って片づけ上手に

    家庭の書類は企業のように保管期間が法律で決められていません。しかし大切な書類をなくさず、不必要なものを増やさないために、保管期間の目安とその理由を知っておくことは大変有意義です。

    この記事でご紹介した書類の保管期間の3つの違い、書類の整理方法やタイミングもぜひ参考にして、不要な書類を処分しスッキリ整理するために役立ててください。

    そして個人情報などが記載された文書を処理するときはゴミ箱にそのまま捨てるのでなく、シュレッダーを使って裁断したり、溶解業者に依頼して段ボールごと溶かして処理する方法が安心・安全です。

  • 【廃棄業者の選び方】安全に書類を廃棄する業者を選ぶポイントとは?

    大量の書類廃棄を頼みたい気持ちはあっても、本当に安全に廃棄できるのかどうか不安ですよね。大切な情報が詰まった書類の廃棄。安心できる廃棄業者で頼みたいでしょう。

    この記事では、安心して任せられる廃棄業者の選び方をご紹介します。

    見極めるポイントを理解し、安心・安全な業者に依頼しましょう。

    選ぶポイント1<業者の信頼性・セキュリティー面>

    廃棄業者を選ぶ際の一番のポイントは、業者が信頼できるかどうかでしょう。廃棄業者のセキュリティー面が安全かどうかは、業者選びで重視するべきポイントです。

    たとえば、以下のようなポイントを見るといいですね。

    ・プライバシーマーク(Pマーク)を取得しているか
    ・これまでの実績が開示されているかどうか
    ・自社工場を完備しているか

    プライバシーマーク(Pマーク)を取得しているか

    プライバシーマーク(Pマーク)は、個人情報を適正に管理していることを証明する資格のこと。

    取得の際には細かく確認され、厳しくチェックされます。資格を取得した後も定期的に監査があり、正しく運用されているか常に見られることに。

    プライバシーマークを取得している廃棄業者は、適正な情報管理をしているという証になります。安心してもいいでしょう。

    これまでの実績が開示されているかどうか

    企業のホームページやパンフレットなどで、これまでの実績が開示されている企業は信頼できるといえます。

    特に、「◯年漏洩事故なし」や「お客様満足度◯%」などの記載は、本当に成果がなければ書かないもの。反対に、何も書かれていない場合には少し不安があります。

    自社工場を完備しているか

    廃棄業者の中には、自社で回収・運搬はするものの、廃棄処理自体は外部の業者に委託していることもあります。

    サイトなどをしっかりと確認し、自社工場で廃棄処理ができる業者を選ぶといいでしょう。

    選ぶポイント2<迅速な対応>

    安心できる企業が見つかったら、次は対応のよさを確認しておきます。

    ・定期的に回収に来てくれる
    ・少量からでも廃棄してくれるか
    ・回収から処理までのスピードを確認

    定期的に回収に来てくれる

    企業で利用する場合、定期的に回収してくれる方がありがたいでしょう。毎日たくさんの書類が集まるため、すぐに書類が溜まってしまいます。

    廃棄業者のなかには、毎月決まった日や数か月ごとに定期回収してくれるところがあります。ある程度まとまった量の廃棄が見込まれているのであれば、定期的に回収できる業者を選ぶといいですね。

    少量からでも廃棄してくれるか

    もし個人で利用する場合には、企業ほど大量には廃棄する書類が発生しないでしょう。

    そのような時にも対応してもらえるよう、少量からでも回収・廃棄してくれる業者かどうかを確認しておくと安心です。

    廃棄業者のなかには“最低◯箱から”というような最低箱数が決まっていることもあります。実際に依頼をしてから「回収できない!」とあわてないように、事前に確認しておきましょう。

    回収から処理までのスピードを確認

    次に、回収してから廃棄されるまでの速さを確認しておきましょう。

    もし回収してから1週間たってから廃棄処理をおこなう場合、保管されている1週間で何かあっては意味がありません。保管期間に盗難等により情報漏洩する可能性もあるのです。

    一番望ましいのは、回収して1日以内に廃棄が完了すること。

    依頼する業者がどのくらいで廃棄完了するのか、きちんとチェックしておきましょうね。

    選ぶポイント3<金額の安さ>

    最後に、料金が手頃かどうかもポイントになります。

    すぐに溜まってしまう書類の廃棄コストは、安い方がいいでしょう。自社でシュレッダー処理をするよりも、廃棄業者で溶解処理をした方がエコで低価格です。

    きちんとした業者であれば、情報漏洩の可能性も低く、安心して廃棄することができます。

    まとめ

    書類の廃棄を業者に頼みたくても、初めての利用であれば本当に信頼できる業者なのか分からず、不安も大きいですよね。

    今回は、安心できる廃棄業者を見極めるポイントをお伝えしました。

    希望の条件に合う業者の中から、より安心できる廃棄業者を選びましょう。

  • 職場のデスクで書類を溜めない!書類の整理整頓のやり方とは?

    毎日職場に着くと、デスクの上の乱れぐあいにめまいがする……ということはありませんか?気をつけているつもりなのに、気がつくと物が散乱してしまうデスク。

    特に困るのが積み重なった書類でしょう。

    この記事では、職場のデスクに書類を溜め込まない方法をお伝えします。スッキリとしたデスクをキープして、仕事の効率アップをめざしましょう。

    デスクが汚いと仕事効率がダウン?書類が溜まるデメリット

    職場のデスクが汚れていると、仕事の効率が下がってしまう原因になります。目の前がごちゃごちゃとしていると、集中力が低下するという説もよく聞かれますよね。

    特にデスクの上に溜まりがちなのが書類です。ビジネスの場面では毎日たくさんの書類が手元に届きます。それを積み重ねていくと、どうにも手がつけられない状況になることもあるでしょう。

    書類が溜まることによるデメリットは、いくつかあります。

    <紛失する可能性がある>

    まず1つ目は、書類を紛失する可能性があるということです。

    冒頭でもお話ししたように、たくさんの書類が積み重なっていくことで、デスク上に書類の山ができあがります。そうなると、1枚1枚を意識することはできず、結果的に書類を紛失してしまう可能性も。

    ダイレクトメールなどの書類であれば問題ないかもしれませんが、重要な書類をなくしてしまったら大問題です。取引先との契約書や請求書、個人情報の含まれている書類は厳しく管理する必要があります。

    <探す時間がかかる>

    2つ目のデメリットは、書類を探すのに時間がかかるということ。

    ビジネスシーンでは時間を大切にする必要があります。取引先との商談中に、急に必要になった書類が見つけられなかったらどうなるでしょうか?

    商談は一時休止、後日改めて会う必要が出てくるかもしれません。商談がストップしている間に、他社との契約が進んでしまう可能性もあります。

    探す時間をかけずに済むよう、きちんと整理しておくことが大切です。

    <作業スペースが限られる>

    3つ目のデメリットは、作業スペースが限られることでしょう。

    会社員のデスクは、1人分の大きさしかありません。パソコンを置いたらデスクの半分以上は埋まってしまいます。

    そこでさらに書類を積み重ねてしまうと、デスクの作業スペースがさらに狭まることに。大きく書類を広げて確認したいときや、書類を手書きしたいときに作業しづらくなってしまいます。

    作業効率がものすごく悪くなってしまいますね。

    書類を溜めない整理整頓の方法とは?

    書類を溜め込むとデメリットが多いことを解説してきました。それでは、溜め込まないためにはどうすればいいのでしょうか?

    この章では、3つの方法をお伝えしましょう。

    ・クリアファイルに入れ、立てて収納する
    ・済んだものは整理してファイリングする
    ・いらないものはすぐ処分

    クリアファイルに入れ、立てて収納する

    まずは、書類を紙のまま積み重ねることをやめましょう。紙のままだと、どんどん積み重ねてしまい、結果的に高く積み上がってしまうのです。

    書類を受け取ったらクリアファイルに入れることから、やってみましょう。

    そして、クリアファイルに入れたら寝かせるのではなく、ボックスなどに立てて収納するようにします。こうすることによって、積み重なる心配がなくなり、デスクの上をすっきりとさせることができます。

    済んだものは整理してファイリングする

    クリアファイルに入れ、立てて収納していくと、ボックスがいっぱいになってしまう日がくるでしょう。それを放置していくと、ボックスの上にクリアファイルが積み重なってしまいます。

    そこで意識してほしいのが、済んだものは整理してファイリングするということ。

    いつまでもクリアファイルに保存しておくのは、後々探しにくくなり、使い勝手がよくありません。すでに終了した案件や使わなくなったものは、定期的に整理し、ファイリングしていきましょう。

    いらないものはすぐ処分

    デスクの上の書類を整えるために一番有効なのは、いらないものはすぐに処分することでしょう。積み重ねないためには、書類の数を減らすのが一番有効なのです。

    すでに積み重なっている書類を廃棄する際に、適当にごみ箱に入れるのは避けた方が無難です。自分では忘れているだけで、個人情報や会社の機密情報が含まれた書類が存在しているかもしれません。

    1枚1枚確認する時間がもったいないため、積み重ねた書類はシュレッダーで廃棄するのが安心でしょう。

    まとめ

    デスクの上が乱れていると、集中力の低下をまねくだけでなく、仕事の効率が下がってしまいます。

    書類が積み重なってしまう原因は、書類を紙のまま重ねてしまうことです。

    書類を受け取ったら、まずはクリアファイルに入れて保管をします。その上でボックスに立てて収納すれば、書類がデスクを占領することはないでしょう。

    しかし一番有効なのは、いらないものはすぐに処分すること。重要な情報が漏洩しないよう、処分する際にはきちんとした管理が大切です。

  • いらない個人情報が入っている書類はどのように処分されますか?

    あなたの大切な個人情報の詰まった書類。

    デルエフでの廃棄をお申込みいただいたあとに、どのような流れで処分されるのか、気になりますよね。

    そこで今回は、デルエフでの機密書類の処理方法についてご紹介します。

    デルエフでの機密文書の処分工程は4ステップ。

    簡単に思われるかもしれませんが、少ない工程のなかにもお客様に安心していただくための取り組みがたくさん!

    80年以上にわたって漏洩事故ゼロで運営する、安全に対する取り組みもご紹介します。


    *個人情報が入っている書類の処理方法

    お客様からお預かりした機密文書は、次の4ステップで処分・リサイクルされます。

    1、廃棄処理をおこなう書類を回収
    2、廃棄書類をシュレッダーにかける
    3、裁断した書類を圧縮梱包
    4、製紙メーカーで溶解し、リサイクル

    それぞれの工程を詳しくご紹介していきましょう。


    **1、廃棄処理をおこなう書類を回収

    まず、お客様からお預かりした機密書類をデルエフの専用工場へ運びます。

    搬入口にて重量を計量してから搬入し、入庫処理をおこないます。

    個人のお客様や、廃棄書類が少量の場合で運送業者をご利用のお客様も、同じように搬入し、入庫処理。

    入庫処理が完了すると、お客様へ「入庫報告メール」が送信されます。

    このメールが到着後、24時間以内には廃棄処理されていますので、ご安心くださいね。


    **2、廃棄書類をシュレッダーにかける

    入庫処理が完了した廃棄書類は、デルエフ所有の大型シュレッダーで細かく裁断されます。

    裁断方法は2つ。

    ・専用箱から書類を出して処理する方法
    ・箱のまま処理する方法

    裁断方法はプランによって違いますが、どちらも国内最大級のシュレッダーを使用して裁断。

    お客様の大切な機密情報の安全を守っています。


    **3、裁断した書類を圧縮梱包

    シュレッダーでの裁断を終えた機密書類は、自動で圧縮梱包されます。

    デルエフでは、情報漏洩のリスクを下げるために積極的にオートメーション化しているんです。

    その理由は、機密文書にかかわる人員を最小限に抑えることで、情報漏洩のリスクを低くすることができると考えているから。

    圧縮梱包された機密書類は、その後、製紙メーカーへ搬出し、デルエフ内での処理は終了です。


    **4、製紙メーカーで溶解し、リサイクル

    デルエフで裁断された機密書類は、製紙メーカーでさらに溶解処理をおこない、リサイクルされます。

    ・コピー用紙
    ・トイレットペーパー
    ・段ボール
    ・クリアファイル
    ・ノート

    など、皆さまからお預かりした廃棄書類は、最終的にさまざまな製品に生まれ変わります。


    *デルエフの安全の秘密

    デルエフは、80年以上にわたり漏洩トラブルがありません。

    この実績を生み出したのは、徹底した安全への取り組みの成果だと自負しています。

    安心・安全のためにいろいろな取り組みをおこなっていますが、そのなかから今回は3つの秘密をご紹介しましょう!


    **自社工場を完備

    デルエフでは機密文書の廃棄処理を、自社の工場でおこなっています。

    「機密文書廃棄サービス」をおこなっている業者のなかには、廃棄処理を外部に委託し、運搬だけを担当している業者もあるんです。

    しかしそれでは、お客様からお預かりした機密文書がきちんと廃棄処理されているか不安ですよね。

    お客様も、信頼して依頼したはずが、実際の廃棄処理を別の業者がおこなっているとなると、業者選びが困難になってしまいます。

    お客様の大切な情報を含んだ機密文書の廃棄を、

    ・安心してご依頼いただくために
    ・安全に廃棄するために

    デルエフは外部に委託せずに処理する方法をとっています。


    **大型のシュレッダーを所有

    「自社内工場で処理をしている」と聞くと心配になるのが、廃棄処理をおこなう機器の性能ですよね。

    デルエフは、そんなお客様にも安心していただける大型のシュレッダーを所有しています。

    このシュレッダーは国内最大級の大きさ。

    お客様の機密情報をしっかりと裁断し、機密情報を守ります。


    **オートメーション化で人員を最小限に

    デルエフは、機密文書にかかわる人員が少ないほど、セキュリティーレベルは上がると考えています。

    そこで、最小限の人数で機密情報の抹消処理をおこなえるよう、オートメーション化に取り組みました。

    現在では1~2名ほどの従業員で、機密書類の抹消作業をおこなっています。

    抹消処理にかかわる人員の人数を抑えることで、漏洩リスクを下げるだけではなく、作業コストを抑えることにも繋がります。

    その結果、低価格で高品質なサービスを提供することが可能になります。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    個人情報の入った書類を処分する際、処分方法が心配で業者に頼めないという方も少なくないのではないでしょうか。

    今回は、お客様の安心を大切に、大切な機密情報を安全に処理するデルエフの取り組みをご紹介しました。

    簡単に思える4ステップですが、工程のなかにはデルエフの安全に対する思いがたくさん詰まっています。

    漏洩事故ゼロのデルエフに安心してお任せください!

  • 個人の機密文書廃棄には「溶解」がオススメな3つの理由

    郵便で届いたDMや書類に書かれた個人情報、そのままごみ箱に入れていませんか?

    その処分方法では大切な個人情報が漏洩し、最悪の場合、悪用される可能性があります。

    かといって、捨てるものに時間をかけていられないですよね。時間のない現代人は、個人情報を捨てるためだけにいちいち時間をとっていられません。

    そこでオススメなのが、溶解処理のできる廃棄業者を利用すること。紙を繊維になるまで水でほぐすので、情報が読み取られることはありません。作業を業者任せにできるので、忙しい方にもオススメです。

    今回は、個人情報を安全に廃棄できる「溶解」についてご紹介します。

    この記事を参考に、個人情報を守る廃棄方法を選択してくださいね。

    個人情報は大切にするべき情報

    近年はパソコンやスマホが普及し、情報に関して軽く考える人が増えています。

    たとえば、スマホなどで情報を消したければ、削除ボタンひとつでクリアできますよね。もし都合の悪い情報があったとしても、削除すればデータは消えてなくなります。

    しかし紙で残っている個人情報は、そう簡単にはいきません。

    個人情報の書かれた書類をごみ箱に入れただけでは、全削除にはならず、情報が読み取ることが可能です。実際に、ごみ箱から個人情報が盗まれた事件も発生しています。

    IT機器に慣れ親しんだ世代だからこそ、紙の情報も簡単に全削除できると安心してしまいがち。しかし実際には情報は削除できておらず、漏洩してしまうリスクが高まります。

    では、個人情報を安全に廃棄するにはどうすれば良いのでしょうか?

    個人情報の廃棄はシュレッダーだけではまだ不安

    「ごみ箱に入れるだけだと情報漏洩が不安なら、シュレッダーにかければいい」

    そう考える人もいるかもしれませんが、それだけではまだ不安が残ります。というのも、個人で使えるシュレッターは目が粗く、裁断しても内容が読み取れてしまうから。

    ごみ箱からシュレッダーされた書類を抽出し、つなぎ合わせれば詳細を読み取ることができてしまいます。せっかく時間をかけシュレッダーするというひと手間をかけたのに、結局、情報が洩れる可能性があるのです。

    個人の機密文書こそ「溶解」しよう

    そこで、個人情報の廃棄にオススメなのが「溶解」処理のできる業者を利用した廃棄方法。

    溶解というのは、紙を繊維になるまで水でほぐす手法のことです。溶解処理された紙は繊維になってしまうので、完全に読み取れなくなります。

    個人情報は、この溶解処理で廃棄するのがおすすめな理由を3つご紹介しましょう。

    ・シュレッダーよりも漏洩リスクが低いから
    ・ごみ箱から情報を抜かれる心配もないから
    ・時間が節約できるから

     

    シュレッダーよりも漏洩リスクが低いから

    溶解廃棄がおすすめな1つ目の理由は、シュレッダーよりも漏洩リスクが低いからです。

    先ほどもお話ししたように、シュレッダー処理だけでは、つなぎ合わせれば内容が読み取れる可能性があります。

    しかし溶解処理をすれば、紙は繊維にまでほぐされ、もはや紙の姿は残りません。したがって、紙に書かれていた内容も読み取ることは不可能です。

    情報漏洩のリスクは限りなくゼロといっても過言ではないでしょう。

     

    ごみ箱から情報を抜かれる心配もないから

    個人情報を溶解処理で廃棄することをオススメする2つめの理由は、ごみ箱から情報を抜かれる心配がないから。

    溶解処理をおこなうには、専門の廃棄業者へ依頼することになります。したがって自宅のごみ袋に個人情報を捨てることはありません。

    万が一、悪意を持って個人情報を抜き取ろうとする人がいたとしても、ごみ箱から個人情報を抜かれる心配がなくなります。

     

    時間が節約できるから

    個人情報は溶解廃棄がオススメの理由3つ目は、時間が節約できるからです。

    個人情報を含んだ書類を自分で処分する場合、
    ・該当箇所を手で破る
    ・該当箇所をはさみで切る
    ・書類自体をシュレッダーにかける
    といった手間がかかります。

    仕事から帰って疲れている身体で、個人情報の書かれたDMや手紙を廃棄するのは、かなりの負担ですよね。

    溶解業者に依頼することで、それらの手間は一切なくなります。日々の書類を箱に詰め、あとは送るだけで安全な廃棄が完了です。

    忙しい現代人だからこそ、時間が節約できるのはありがたいですよね。

    まとめ

    毎日たくさん入ってくる個人情報の含まれた書類。IT機器の普及により、紙の情報も簡単に削除できると思いがちですが、実際は違います。

    きちんとした廃棄方法で処分しないと、大切な情報が抜き取られ、悪用される危険性もあるのです。

    個人情報の廃棄には、溶解処理のできる業者の利用がおすすめ。紙を繊維にまでほぐす処理のため、情報を読み取られることはありません。廃棄処理を業者任せにできるので、時間の節約にもなりますよ。

  • 【必見!】個人でも安心して利用できる機密文書廃棄業者の選び方

    気がつくと家の中に溜まっている個人情報の含まれる書類。

    全部まとめて個人情報廃棄業者へ依頼するのがオススメです!

    個人情報を黒塗りしたり、切ったり、破いたり。処分する書類に手間暇かけてはいられませんよね。

    そこで今回は機密文書廃棄業者の選び方をご紹介します。見るべきポイントは3つ。

    ・1箱から受け入れてもらえるかどうか
    ・利用するのに煩雑な手続きがないかどうか
    ・安全に配慮されているかどうか

    これらのポイントを参考に、より良い業者を探してみましょう。

    またデルエフなら低価格で高品質な廃棄プランをご提供しています。そちらもぜひ、確認してみてくださいね。

    個人で機密文書を廃棄するなら業者が安心

    毎日たくさん入ってくる個人情報。

    ・公共料金のお知らせ
    ・ダイレクトメール
    ・給与明細
    ・お子さんのおたより
    ・郵便物

    1日1日は少量でも、少しの期間溜め込んでしまうだけで、家の中は大切な情報の詰まった書類でいっぱいになってしまいます。

    そのようなとき、たくさんの書類を処分するなら廃棄業者の利用がおすすめです。

    個人情報廃棄業者と聞くと、企業向けの業者を思い浮かべるかもしれません。しかし個人向けのサービスをおこなっている業者も増えてきているのです。

    溜まってしまった個人情報の廃棄に業者を利用したい方へ、書類廃棄業者を選ぶときの3つのポイントをご紹介します!

    機密文書廃棄業者を選ぶ3つのポイント

    個人情報の廃棄を業者へ依頼したい場合、個人情報廃棄業者を選ぶポイントは3つです。

    ・1箱から受け入れてもらえるかどうか
    ・利用するのに煩雑な手続きがないかどうか
    ・安全に配慮されているかどうか

     

    1箱から受け入れてもらえるかどうか

    まずポイントになるのが、1箱から受け入れてもらえるかどうかということ。

    数年分溜まった書類を廃棄する場合には、複数箱必要になるかもしれません。しかし、実際に箱に詰めてみたら意外と廃棄書類は少ないもの。

    業者によっては「最低箱数」が決められている場合があるので、少ない箱数でも受け入れ可能か確認しましょう。

     

    利用するのに煩雑な手続きがないかどうか

    2つ目のポイントが、利用するのに煩雑な手続きがないかどうかということ。

    個人情報廃棄業者によっては、利用前に審査があるところや書類廃棄の現場に立ち合いが必要なところもあります。

    忙しい現代人。処分する書類のために時間をかけたくないですよね。

    ・宅配の伝票が記入した状態で手元に届く
    ・回収用の段ボールを送ってくれる
    ・面倒な手続きがない
    など、ちょっとした手間でもチリツモです。

    できるだけ手間をかけずに利用できるか、あらかじめチェックしておきましょう。

     

    安全に配慮されているかどうか

    3つめのポイントは、安全に配慮されているかどうかです。

    大切な個人情報の廃棄を頼むのですから、業者が信用できなければ意味がありません。個人情報の取り扱いについてどのような取り組みをしているのか、会社としてどう対応しているのかをチェックしておきます。

    ひとつの目安として、プライバシーマーク(Pマーク)を取得しているかどうかは注目です。Pマークとは、個人情報の取り扱いについて一定の基準を満たしていることを証明するもの。

    取得にも厳しい審査がありますし、取得後も一定期間ごとに再審査されるので、Pマークを取得している業者は信頼できるといえます。

    デルエフは個人のお客様もご利用いただけます!

    デルエフなら個人のお客様の利用も、よろこんでお受けしています。

    デルエフのおすすめポイントは、次の3つです。

    ・業界最安値980円のプラン
    ・個人情報の管理は徹底している
    ・段ボールの準備も可能

     

    業界最安値980円のプラン

    デルエフの目玉プランといえば、1箱980円のスポットプラン・ライトです。

    業界最安値に挑戦しているこちらのプランは、最低箱数の指定はなく1箱からでも利用可能。あまり廃棄書類がないという個人のお客さまに人気のプランです。

    業界最安値とはいえ、品質は保証します。安かろう、悪かろうではありません!

    みなさんに安心してご利用いただけるよう、安くても高品質のサービスをご提供しています。

     

    個人情報の管理は徹底している

    デルエフでは個人情報の管理を徹底しています。Pマークの取得だけでなく、個人情報保護士の資格を持ったスタッフを配備。

    創業80年以上にわたって機密文書の廃棄にかかわるデルエフは、お客さまの大切な情報を守ることを一番に考えています。その結果、情報漏洩事故は当然ゼロ。お客さまのリピート率は94%を達成しています。

     

    段ボールの準備も可能

    個人のお客さまのご利用が多い「スポットプラン・ライト」では、書類を入れる段ボールをお客様ご自身で用意していただいています。3辺の合計が100cm以内の箱であれば、どのようなものでも問題ありません。

    近くで段ボールを配布しているところがなかったり、購入する場所もないなど段ボールの用意が難しい方には、段ボールをお送りすることもできます。

    廃棄する書類を入れて返送する際に使う着払伝票は、住所等が印字済みのものをお送りしますので、記入の手間はかかりませんよ。

    まとめ

    企業向けが多いイメージのある個人情報の廃棄業者ですが、個人向けのサービスをおこなっている業者も増えてきています。

    業者を選ぶ際のポイントは以下の3つ。

    ・1箱から受け入れてもらえるかどうか
    ・利用するのに煩雑な手続きがないかどうか
    ・安全に配慮されているかどうか

    デルエフなら定価価格・高品質のサービスをご提供しています。

    個人情報の書かれた書類の面倒な廃棄処理は、業者に任せてみてはいかがでしょうか?

  • 個人情報が入っている書類を回収してくれるコンビニってありますか?あるとしたらどこにありますか?

    大切な個人情報が含まれる書類。
    そのまま捨てるのは抵抗があるけれど、業者に頼むほどの量ではないということ、ありますよね。

    扱いに困る個人情報の記載された書類を、コンビニで安心・安全に廃棄することができるサービスがあるのをご存知ですか?

    その名も「個人情報書類回収BOX」、通称「K-BOX」です!

    2015年9月現在、58店舗のナチュラルローソン店舗内に設置。多くのお客様にご利用いただいています。

    個人情報の入った書類の処分にお困りの方は、ぜひご利用ください。


    *個人情報書類回収BOXとは

    個人情報書類回収BOX(K-BOX)とは、ナチュラルローソンとデルエフが手を組み運営しているサービス。

    日々家庭で発生する個人情報記載書類の廃棄を、安心・安全に配慮しつつ、リサイクル処理をおこないます。

    雑誌や新聞などは古紙回収に出され、リサイクルされることが多い日本。

    しかし個人情報の含まれる書類は、ご自宅で裁断後、可燃ごみに出されることが多く、リサイクルされることは少ないです。

    そこでデルエフはナチュラルローソンと協力し、個人情報の含まれる書類をリサイクルできる個人情報書類回収BOXの運用を開始。

    ナチュラルローソンのレジ付近に設置することで、手軽に廃棄処理することを可能にし、もちろんセキュリティーにも配慮しています。

    2015年9月現在、都内58店舗のナチュラルローソンに設置しています。


    *個人情報書類回収BOXを利用したリサイクルの流れ

    個人情報書類回収BOX(K-BOX)に入れられた書類の、リサイクルの流れについてご紹介します。

    ①お客様が個人情報の含まれる書類を、個人情報書類回収BOX設置のナチュラルローソンにお持ち込みいただきます。

    ②レジ付近に個人情報書類回収BOXが設置されていますので、中に書類を投入してください。
     その際、特に手続等は不要です。
     近くにポストが設置されている場合があります。投入口を間違えないようにご注意ください。

    ③定期回収日にデルエフの担当スタッフが、K-BOXの廃棄書類を回収に行きます。

    ④回収された廃棄書類は、デルエフセンターまで搬送。

    ⑤国内最大級の大型シュレッダーにかけ、情報を抹消します。

    ⑥個人情報が抹消された書類は、製紙メーカーに移動。再生原料としてリサイクルされます。

    *個人情報書類回収BOXに入れられるもの

    個人情報書類回収BOX(K-BOX)に入れられものは、個人情報の記載された書類であればなんでもOKです。

    ・ご家庭に届くダイレクトメール(DM)
    ・毎月持ち帰る給与明細
    ・お子さんの学校等で配られる個人情報の含まれる書類
    ・月々の水道光熱費の明細
    ・クレジットカードの利用明細

    などなど、コンビニで支払った公共料金等の領収書や、ご家庭からお持ちいただいた書類まで、個人情報が含まれていればご利用いただけます。


    *個人情報書類回収BOXに入れられないもの

    以下に挙げるものは、個人情報書類回収BOXに入れられませんので、ご注意ください。

    ・個人情報の含まれていない書類
    ・企業から出る書類
    ・新聞、雑誌、書籍、チラシ
    ・紙以外のもの


    **個人情報の含まれていない書類

    個人情報書類回収BOXは、個人情報の記載されている書類をリサイクルする専用BOXです。
    そのため、個人情報含まれていない書類は回収できません。
    ご自身で古紙回収へお出しください。


    **企業から出る書類

    個人情報書類回収BOXで回収できるのは、一般家庭から出る個人情報書類です。
    企業のお客様は、デルエフの有料プランをご利用ください。

    詳しくはこちら→http://del-f.co.jp/%E6%A9%9F%E5%AF%86%E6%96%87%E6%9B%B8%E3%81%AE%E5%9B%9E%E5%8F%8E%E3%83%BB%E5%87%A6%E7%90%86%E3%83%97%E3%83%A9%E3%83%B3%E4%B8%80%E8%A6%A7/


    **新聞、雑誌、書籍、チラシ

    個人情報の含まれていない書類はお受けできません。
    古紙回収に出していただきますよう、お願いいたします。


    **紙以外のもの

    個人情報書類回収BOXでは、紙以外のものを回収できません。
    以下のものが含まれないよう、ご確認をお願いいたします。

    ・クリップ
    ・輪ゴム
    ・とじひも
    ・窓つき封筒
    ・クリアファイルやバインダー

    廃棄書類に紙以外のものが含まれている場合は、取り除いてからK-BOXに入れてくださいね。

    その他の回収不能品を確認したい方は、こちらをご覧ください。
    →http://natural.lawson.co.jp/campaign/2011/08/box.html


    *まとめ

    個人情報の含まれる書類は多いにもかかわらず、廃棄時にリサイクルに出される頻度は高くありません。

    個人情報書類回収BOXなら、お近くのナチュラルローソンに持ち込んでいただくだけで、手軽に廃棄・リサイクルすることができます。

    ご自宅で裁断する手間もなく、安全に廃棄できる「個人情報書類回収BOX」を、ぜひご利用ください!

  • 機密文書処分のサービスは、例えば1箱とかの少量でも対応してもらえますか?

    処分する機密文書が大量にあると思い、実際に作業してみたら1箱に収まるくらいしかなかった……

    このような場合もデルエフにお任せください!

    最低箱数もなく、1箱から回収・廃棄をお受けしています。


    *少量の機密文書の廃棄にオススメのプラン

    処分したい機密文書が段ボール1箱程度しかない場合におすすめのプランが、「スポットプラン・ライト」。

    冒頭でもお話しした通り、最低箱数もなく、1箱980円で回収・処理ができるプランです。

    低価格だからといって、サービス内容に不足があるわけではありません。

    安心してご利用いただくために、以下のようなサービスをご提供しています。

    ・廃棄書類を発送する際に使用する配達伝票は、記載済みのものをデルエフがご用意
    ・荷受当日に「入庫報告メール」を送信
    ・到着後24時間以内に廃棄処理を完了
    ・自社工場にて廃棄処理をおこなう。使用するシュレッダーは国内最大級!
    ・初めてご利用のお客様でも、複雑な登録手続きはありません。

    大手企業さまにもご利用いただくことの多いデルエフの「機密文書処分サービス」。

    1箱から回収していますので、ぜひご検討ください!


    *「スポットプラン・ライト」利用の流れ

    実際に「スポットプラン・ライト」をお申込みいただいた場合の流れをご説明します。


    **ステップ1:お申込み

    まず、ご希望のお支払い方法によって、注文ページが分かれております。

    スポットプランでお選びいただけるのは、「銀行振込」または「クレジットカード決済」の2種類のお支払い方法です。

    それぞれ専用ページがありますので、ご希望のお支払方法を選び、お申込みを進めていただきます。

    必要項目を埋めていただき、お申込みを確定したあとは、お客様で用意していただいた箱に廃棄文書を詰めてお待ちください。


    **ステップ2:着払伝票の到着

    2~5日程度で、発送時に使用する着払伝票をデルエフよりお送りします。

    送り先情報や差出人情報などの必要事項は記載済みですので、あとは用意していただいた段ボールに貼って発送していただくだけ。

    なお、着払伝票はポストへのお届けになりますので、ご確認をお願いいたします。


    **ステップ3:集荷~発送

    発送の準備ができましたら、集荷業者への集荷依頼をしていただきます。

    回収日時を決めていただき、当日引き取りにきた業者へお渡しいただけば、お客様での作業は終了です。


    **ステップ4:デルエフ専用工場へ入庫

    運送業者よりデルエフの廃棄処理工場へ入庫されると、当日中に「入庫報告メール」を送信します。

    「届いたかな……どうかな……」と心配されるお客様に安心していただくためのサービスです。


    **ステップ5:廃棄処理

    到着した廃棄書類は、デルエフの専用工場内にてシュレッダー処理されます。

    デルエフのシュレッダーは国内最大級!高い処理能力でお客様の大切な情報を守ります。

    以上が、お申込みから廃棄までの流れになります。

    お申込み前にご不明点等ありましたら、お気軽にデルエフカスタマーセンターまでお問い合わせください。

    電話またはメールにてお伺いしております。


    *「スポットプラン・ライト」ご利用時の注意点

    「スポットプラン・ライト」をご利用いただく際は、以下の点にご注意ください。


    **段ボールについて

    処分する書類を入れていただく段ボールは、お客様ご自身で用意していただいております。

    3辺の合計が100cm以内の箱に廃棄書類を詰めてお送りください。

    段ボールが必要なお客様は、「スポットプラン・スタンダード」または「スポットプラン・プレミアム」をご利用ください。


    **同梱不可のものについて

    回収する段ボールに同梱できるものは、原則として古紙のみです。

    ただし、クリップやホッチキス、紙製のバインダーはそのまま回収することができます。

    ビニールやプラスチック製のクリアホルダ等は回収できませんので、取り除いだ状態でお詰めください。


    **廃棄証明書について

    「スポットプラン・ライト」では、廃棄証明書の発行をおこなっておりません。

    「入庫報告メール」を送信後、24時間以内に廃棄しておりますのでご安心ください。

    廃棄証明書が必要なお客様は、「スポットプラン・スタンダード」または「スポットプラン・プレミアム」をご利用ください。


    **着払伝票の送料・手数料について

    ご依頼金額が9,800円以下の場合は、デルエフからお客様にお送りする着払伝票の送料・手数料として、650円を別途頂戴しております。

    あらかじめご了承ください。


    *1箱にも満たない書類を手軽に廃棄する方法

    もし処分したい機密文書が1箱にも満たない場合は、「個人情報書類回収BOX」、通称「K-BOX」のご利用もオススメです。

    個人情報書類回収BOXは、東京都内のナチュラルローソンに設置している回収BOXのこと。

    ご家庭に入ってくる個人情報等の含まれる書類を、手軽に廃棄できるようにと始めたサービスです。

    集められた書類はデルエフが回収し、「スポットプラン」と同様に高い技術で廃棄処理をおこないます。

    「コンビニに設置されているから、多くの人の目に触れてしまうのでは……」と心配されている方、ご安心ください!

    K-BOXは、外からはもちろん見えない形状になっていますし、一度入れたら出せない仕様になっています。

    漏洩トラブルも起こったことがありませんので、安心してご利用ください。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    機密情報の含まれる書類がたくさんあるように思えても、意外と段ボールに収まることがありますよね。

    そんなときでもデルエフなら対応可能です!
    少量の機密文書の処分にお困りのお客様は、ぜひご検討ください!

  • シュレッダー処理が時間かかる?安全に書類を捨てられる書類廃棄処分サービス

    会社の機密情報などが記載された書類の、安全な処分方法にはどのようなものがあるのでしょうか?

    今回はハンディーシュレッダーから、おすすめのシュレッダーサービスまで、安全に書類を廃棄する方法をご紹介していきます。

    大量に出る書類の処分に悩んでいる方は必見です!


    *自分でやるから安全!ハンディーシュレッダー

    書類がきちんと処分されているかどうか不安にならない一番の方法は、自分の手で裁断することですよね。

    手動で裁断するハンディーシュレッダーなら、紙を入れるのも自分、裁断するのも自分なので、処分されていないのではと不安にならずに済みます。

    また、裁断されたものが見えるというのも、安心できるポイントではないでしょうか。

    ただしハンディーシュレッダーには、不便なポイントがいくつかあります。


    **不便ポイント1:裁断面が粗い

    ハンディーシュレッダーを使用しての裁断は、書類を線状に粗く裁断するため、書類の内容が読み取れてしまう危険があります。

    裁断する方向によっては、1文すべて読み取れてしまうことも……。

    せっかく時間をかけて手動で裁断しても、大切な情報が読み取れてしまっては安全とは言えませんよね。


    **不便ポイント2:1枚ずつしか対応できない

    また、処分する書類がある程度ある場合には、ハンドシュレッダーでは対応しきれません。
    個人での使用や会社でのちょっとした書類など、件数が多くない場合には有効ですが、書類の件数が多い場合には、1枚1枚手動で裁断するのは大変です。

    処分する書類の裁断に時間をかけていても、仕方ないですよね。


    *細かく裁断して漏洩を防ぐ業務用シュレッダー

    業務用シュレッダーを使えば、ハンディーシュレッダーより細かく裁断してくれるので安全度は高いです。1文すべて読み取れるなんてことにはなりません。

    また、1枚ずつしか裁断できないハンディーシュレッダーと違い、複数枚まとめて裁断することができるので、時間の節約にも繋がります。

    ただし、業務用シュレッダーには多くの手間がかかるのが残念なところ。


    **不便ポイント1:定期的に費用がかかる

    まずオフィスに業務用シュレッダーを設置する必要があります。業務用ですので購入代金は安くなく、リースしている会社も多いです。

    購入すればあとは費用もかからずに使えるかというと、そうではありません。

    その後もメンテナンスが必要で、定期的に油をさしたり、刃が摩耗していないかの確認をしたりと、定期的に維持費用がかかってきます。


    **不便ポイント2:紙くずを処分する手間がかかる

    業務用シュレッダーを使用している場合、避けて通れないのが溜まった紙くずを処分する手間です。

    業務用シュレッダーには、裁断した紙くずを溜めておくための箱のようなものが、機器の内部に設置されています。

    ハンディーシュレッダーと違って一度使うごとに紙くずを処分する必要はありませんが、それでも1日に一度、使用頻度の高い会社では2~3回、溜まった紙くずの処分が必要になってきます。

    機器にもよりますが、溜まった紙くずの重さがそれなりにあると、持ち運ぶのも大変ですし、片づける際に紙くずが散らばることもあるので、非常に手間です。


    **不便ポイント3:大量の書類の処分には時間がかかる

    裁断する件数が多くない場合には問題ないのですが、大量の書類を処分する必要が出たときには、業務用シュレッダーでも時間がかかります。

    たとえば、法律で定められている期間を過ぎた証憑書類などの廃棄をする場合、1年分以上の書類を箱単位で処分します。

    書類を保管する際には、後から確認したり取り出す可能性を考えたりして、きちんとファイリングやクリップ留めされた状態で箱詰めされています。

    これらの書類をシュレッダーで裁断しようと思った場合、以下のような作業が必要です。

    ・箱から書類を出す
    ・ファイルや綴じひもから、綴じられている書類だけを取り出す
    ・クリップ留めされているものは、クリップを取り外す
    ・ホッチキス留めされている書類から針を抜く

    1年分という膨大な書類のひとつひとつに、このような作業が必要になります。保管されている書類は1種類ではないので、かなりの作業量になることが予想できますよね。


    *安全に書類を捨てるには、業者に依頼がオススメ!

    たくさんの書類を安全に処分するには、シュレッダーサービスをおこなっている業者に依頼するのがオススメです。

    書類を箱に入れたままでシュレッダーしてくれますし、ファイルに入れたまま、クリップやホチキス留めされたままでも大丈夫。わざわざ取り外す手間がかかりません。

    デメリットを挙げるとすると、シュレッダーするために社外に機密情報を出すことになるところでしょうか。

    ただしこのデメリットは、プライバシーマークの認証を受けている業者や、セキュリティーに関する資格を持っている業者を選ぶことで解消できます。

    デルエフは、Pマークの取得はもちろん、処理工程を機械化することにより、機密情報の入った箱に関わる人員を極限まで減らしました。

    機密書類に関わる人員が少なければ、その分、漏洩のリスクも下がりますよね。高品質なサービスを安値でご提供しています。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    面倒な書類の廃棄は、安心・安全のシュレッダーサービス業者に任せてしまいましょう!

    綴じるときに処分のことを考えて頭を悩ませることもないので、作業効率も上がります。廃棄の手間もかからないので、その分、他の業務に時間を使うことができますよ。

  • 機密書類処分サービスは、法人ではなく個人でも可能ですか?

    「機密書類処分サービスは、法人ではなく個人でも可能ですか?」

    お客様からお問い合わせいただくことが多くあります。

    デルエフでは、個人のお客様にもご利用いただけるプランをご用意。

    定期的にご利用いただいている個人のお客様も多くいらっしゃいます。

    今回は、機密書類処分サービスの個人利用にデルエフがおすすめな3つの理由をご紹介!

    ・手軽に利用できる
    ・個人でも使いやすい格安プランがある
    ・80年以上漏洩事故ゼロの安心感

    それぞれ詳しくご紹介していきます。

    個人で利用をご検討中の方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。


    *1、手軽に利用できる

    個人のお客様が「機密書類の廃棄をしたい」と思ったときに困るのが、利用するために多くの手続きが必要な業者が多いこと。

    ・複雑な登録手続き
    ・廃棄書類の中身について聞かれる
    ・初回利用時は担当営業からのヒアリング

    デルエフでは、このような複雑な手続きは一切ありません!

    個人情報などの入った機密文書を適切に処分しようとしているお客様が、手間がかかることを理由にやめてしまっては本末転倒。

    個人のお客様にも気軽に廃棄処分サービスを利用してほしいという思いから、デルエフでは複雑な手続きはおこなっていません。

    また、廃棄処分の流れもスムーズに進みます。

    お申し込み後、廃棄書類を送っていただく際に使用する印字済みの着払伝票をお送りします。

    お客様は廃棄したい書類を箱に詰めて、印字済みの着払伝票を貼って送るだけなので、手間もかからずに廃棄処分することが可能です。


    *2、個人でも使いやすい格安プランがある

    「書類の廃棄を業者に頼む」と聞くと、廃棄処分費用が心配になる方も多いのではないでしょうか。

    デルエフでは個人のお客様にもご利用いただきやすい格安プランをご用意しています。

    3辺の合計が100cm以内の箱に廃棄書類を詰めて送っていただくだけで廃棄ができる「スポットプラン・ライト」は、980円でご提供。

    「何箱以上から受け入れ」というような最低箱数もないので、1箱からお気軽にご利用いただけます。

    もちろん複数箱もお受けしていますので、廃棄書類の量によってプランをお選びください。


    *3、80年以上漏洩事故ゼロの安心感

    初めてご利用いただくお客様が一番気になるのは、「本当に信頼できる業者なのか」ということではありませんか?

    デルエフは80年以上漏洩事故ゼロで運営しているので、安心してご利用ください!

    漏洩事故ゼロの理由は、以下のようなことが挙げられます。

    ・プライバシーマーク(Pマーク)を取得
    ・個人情報保護士の資格を持ったスタッフを配置
    ・自社で機密書類の廃棄処理工場を所有
    ・工場に設置のシュレッダーは国内最大級の大型シュレッダー
    ・シュレッダー後、さらに溶解処理
    ・オートメーション化で書類に触れる人員を最小限に抑える

    大切な個人情報を廃棄する業者として、安全にはきちんと配慮しています。


    *個人利用におすすめのプランは「スポットプラン・ライト」

    個人のお客様におすすめのプランは、格安プランの「スポットプラン・ライト」。

    段ボールはお客様自身でご用意していただきますが、送っていただく際に使う着払伝票は印字済みのものをお送りします。

    手軽に機密情報の含まれる書類を廃棄することができるので、ぜひご利用ください。

    ・価格は1箱980円
    ・書類を入れる箱はお客様でご準備ください。(3辺合計が100cm以内)
    ・着払伝票はデルエフから印字済みのものをお送りします。
    ・到着後、原則24時間以内に廃棄が完了します。
    ・最低箱数はなし!1箱からお受けしています。


    *少ない量の廃棄ならK-BOXの利用もおすすめ

    ナチュラルローソンに設置されている個人情報書類回収BOX(K-BOX)をご存知ですか?

    K-BOXの専用箱に廃棄したい書類をいれていただくことで、簡単に廃棄処理ができるBOXです。

    少ない書類を捨てたい以下のような方にオススメの廃棄方法になります。

    ・段ボール1箱分も廃棄書類がない方
    ・一度きれいに機密書類を廃棄したあとの方
    ・ダイレクトメールなど日々発生する書類を溜めたくない方

    東京都内のナチュラルローソン限定にはなりますが、利用は無料でできますので、お近くにK-BOX設置のナチュラルローソンがある方は利用してみてください!


    *まとめ

    そのまま捨てるには心配な個人情報や機密情報が、意外と多くある個人のお宅。
    廃棄方法に悩んでいるお客様も多くいるようです。

    デルエフでは80年以上漏洩事故ゼロの実績と、お客様のことを一番に考えたプランをご用意し、安心・安全な個人情報の廃棄の実現を目指しています。

    ・どの業者を選べばいいのかわからない方
    ・初めての利用で勝手がわからない方
    ・安くて安全に廃棄できる業者を探している方

    ぜひ一度ご相談ください!

    業者に頼むほどの廃棄量がないというお客様は、ナチュラルローソンに設置のK-BOXもぜひご利用くださいね。

  • 個人の書類処分でも対応してもらえる業者ってあるの?

    会社ほどではないにしろ、個人も少なくない枚数の書類を持ち帰ってきますよね。

    会社で渡された給与明細、家に届いたダイレクトメール、こどもが持ち帰ったおたよりなど……これらの書類をそのまま捨てたりしていませんか?

    個人情報のたっぷり詰まった書類を、そのまま燃えるゴミや古紙回収に出してしまっては、他者に悪用される危険性があります!

    家庭の個人情報をしっかり守るために、個人の書類処分に対応してくれる業者の選び方を詳しくご紹介します。

    大量に溜まった書類の処分にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。


    *効率よく書類を処分するなら業者がおすすめ

    たくさんの書類を処分するなら、シュレッダー業者に依頼するのがおすすめです。

    会社であればシュレッダーでこつこつ処分していくこともできますが、個人でやるには時間がもったいないので、業者に依頼してしまうことをオススメします。

    書類処分業者というと企業向けのイメージですが、個人向けのサービスをおこなっている業者も多くあります。

    業者によってプラン内容や金額もいろいろで、どの業者を選べばいいのかわからずに、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

    そんな方のために、個人で書類廃棄業者を選ぶときの3つのポイントをご紹介します!


    *業者を選ぶポイント1:1箱から受け入れてもらえるか

    個人で書類廃棄をするときに注意したいのが、発生する書類の量です。

    数年分溜まった書類を廃棄する場合には、複数箱必要になるかもしれませんが、箱に詰めると意外と少ない個人の廃棄書類。1箱で足りてしまうことも多いんです。

    しかし、価格を抑えたプランの多い個人向けの書類廃棄サービスでは、最低箱数が決められている場合があります。

    1箱あたりの金額は安い分、「最低3箱から」というような条件がついていることがあるので、箱数が少なくなりがちな個人で利用する場合は、金額だけで決めないようにしましょう。

    もちろん最低箱数をクリアできるようであれば、1箱あたりの金額がお得なプランを利用するのもいいですが、最低箱数をクリアするために廃棄書類を増やすのは本末転倒なので避けましょうね。


    *業者を選ぶポイント2:手軽に利用できるかどうか

    個人で利用する際にポイントになるのが、手軽に利用できるかどうかです。

    書類廃棄業者によっては、書類廃棄の現場に立ち合いが必要な場合もあります。目の前で廃棄してもらうので安心できますが、毎回行くのは手間がかかりますよね。

    小さいものから大きいものまで、できるだけ手間をかけずに利用できるかを確認するようにしましょう。

    ・宅配の伝票があらかじめ記入した状態で手元に届く
    ・回収用の段ボールを送ってくれる
    ・面倒な手続きがない

    これだけでも個人にとってはありがたいサービスですよね。

    自分が利用しやすいと思う条件の業者を選びましょう。


    *業者を選ぶポイント3:安全に配慮されているか

    個人情報の詰まった書類の廃棄を依頼する業者が、個人情報の取り扱いについて何の知識もないなんて心配ですよね。

    そんな時は、個人情報の取り扱いについて一定の基準を満たしていることを証明するプライバシーマーク(Pマーク)を取得しているかどうかが、業者を見極めるうえでひとつの目安になります。

    取得にも厳しい審査がありますし、取得後も一定期間ごとに再審査されるので、Pマークを取得している業者は信頼できるといえます。

    自分の大切な個人情報の廃棄を依頼する業者。安全にきちんと配慮されているかどうかを見極めましょう。


    *デルエフは個人のお客様も利用可能です!

    デルエフなら個人のお客様の利用もお受けしています。

    おすすめのプランは、なんといっても1箱980円のスポットプラン・ライト。業界最安値に挑戦していますが、最低箱数の指定はなく、1箱からご利用可能です。

    Pマークの取得だけでなく、個人情報保護士の資格を持ったスタッフを配備。お客様の情報の安全を一番に考えています。

    残念ながら、段ボールのご用意はお客様でしていただいていますが、3辺の合計が100cm以内の箱であれば、どのようなものでも構いません。

    大切な個人情報を入れる箱ですので、中身が出ないように注意していただければ大丈夫です。

    段ボールの用意ができないというお客様は、デルエフが用意した段ボールをお送りすることもできますので、お気軽にご相談ください。

    ちなみに、着払伝票は印字済みのものをお送りしますので、記入の手間はかかりませんよ。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    個人の書類処分に対応している業者は増えてきています。
    プランや料金も多彩になってきているので、自分に合った業者を選ぶだけで一苦労です。

    それでも、個人情報の記載されている書類をそのまま捨てるのは危険なので、できれば避けましょう。

    今回ご紹介した業者選びのポイントを参考に、自分の頼みたい内容に合った書類処分業者を見つけてみてくださいね。

  • 機密文書溶解サービスでデルエフが選ばれる理由

    機密文書の溶解サービスで、デルエフは本当にたくさんのお客様に選んでいただいています。

    今回は、数ある機密文書溶解サービス業者のなかで、どうしてデルエフが選ばれているのか、その理由をご紹介します。

    機密文書の廃棄業者選びに悩んでいる方、ぜひデルエフの魅力を知って、利用を検討してみてくださいね。


    *デルエフが選ばれる理由1:82年漏洩事故ゼロの実績

    82年にもわたる長い期間、情報漏洩事故がないという実績が、デルエフが選ばれている理由のひとつに挙げられます。

    デルエフはお客様に安心していただくために、回収した廃棄書類の取り扱いには細心の注意を払っています。

    たとえば、回収した機密書類にたくさんのスタッフが関わっている場合、その過程で情報が漏洩してしまう可能性がゼロではありません。

    そのためデルエフでは、必要最小限のスタッフで廃棄処理をおこなうことで、情報漏洩のリスクを下げる努力をしています。

    処理工程をオートメーション化。現在は、1人のスタッフが1時間で300箱の廃棄処理をできるようになりました。

    デルエフは、機密書類の廃棄処理専門業者として、いち早くプライバシーマーク(Pマーク)を取得。また、従業員の中には「個人情報保護士」の資格を取得しているスタッフもいます。

    プライバシーマークも個人情報保護士も、個人情報の取り扱いのレベルの高さを表す資格です。

    このような個人情報を守るための意識の高さが、82年漏洩事故ゼロという実績につながっていると感じています。


    *デルエフが選ばれる理由2:自社工場を完備している安心感

    デルエフは、廃棄処理をおこなうための自社工場を完備しています。

    機密情報の書類を廃棄する業者のなかには、回収だけを担当し、廃棄処理は外部に委託している業者があります。

    そのような場合、委託先の廃棄業者が本当に信頼できるかどうか、利用者からはわかりませんよね。

    信頼できる廃棄処理業者を選んだつもりが、実は回収するだけの業者で、廃棄は別の業者が担当しているとしたら、信頼感は変わってきます。

    デルエフなら、廃棄処理をするための処理工場を自社で保有しているので安心です!

    外部に委託する必要がありませんので、利用者の皆さまに安心してご利用いただけます。

    さらに、自社工場に設置しているシュレッダーは、国内最大級の大型シュレッダー。処理能力が高いシュレッダーを使用したうえで、さらに溶解処理をおこないます。

    自社内で細かく裁断することで、溶解処理の際の漏洩を避けることにも繋がっており、このような安心感から、お客様に選ばれていると感じています。


    *デルエフが選ばれる理由3:多彩なプランと業界最安値

    デルエフが選ばれている一番の理由は、多彩なプランをご用意しているところではないでしょうか。

    たくさんの利用者の方にご利用いただけるよう、さまざまなプランをご用意。それでいて業界最安値にも挑戦しています。

    プランは大きく分けて4種類です。

    ・不定期に発生する機密文書を1箱単位で回収する「スポットプラン」
    ・21箱以上の大量の機密書類を回収する「オリジナルプラン」
    ・日常的に発生する機密書類を定期的に回収する「レギュラープラン」
    ・頑丈な金属製の容器で機密文書を回収する「スペシャルプラン」

    不定期な回収をご希望の方におすすめのスポットプランは、1箱980円で回収できる「スポットプラン・ライト」から、最高水準の回収プランである「スポットプラン・プレミアム」まで、3種類のプランがあります。

    21箱以上の書類廃棄を希望の方にオススメのオリジナルプランは、1箱150円から利用できる「オリジナルプラン・スタンダード」から、人気NO.1の「オリジナルプラン・プレミアム」まで、3種類のプランをご用意。

    定期的な回収をご希望の方にご利用いただけるレギュラープランは、専任の担当者が定期回収をおこなうプラン。

    東京23区限定のプランではありますが、月額3,980円でご利用いただけるお得なプランになります。

    スペシャルプランは、大手企業に高い支持を受けており、10,000ケース以上の導入実績があるプラン。頑丈な専用BOXで回収するため、より安全・確実な機密文書の廃棄をご希望の方におすすめです。

    オリジナルプラン、レギュラープランでも、業界最安値に挑戦しているので、チェックしてみてくださいね。

    さらに、2017年より「スポットプラン(大)」の提供をスタートしました。

    大きい段ボールの上部に投入口があり、書類を投入するだけなので簡単・便利なプラン。提供直後から人気のプランですので、こちらも要チェックですよ!

    プランが多すぎて悩んでしまうという方は、フローチャートをご用意していますので、プランを選ぶ際の参考にしてみてくださいね。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    デルエフが選ばれる理由は、82年漏洩事故ゼロの実績、自社工場を持っていること、多彩なプランをご用意していることだと感じています。

    これからもお客様の情報を安心・安全に廃棄処理ができるよう、また、お客様が利用しやすいプランをご提供できるよう、今後も向上を続けていきます。

    ご利用を検討中の方は、ぜひお問い合わせくださいね!

  • 実は安い?シュレッダーの価格よりも機密文書廃棄業者に頼んだほうが安いのか

    シュレッダーの購入と機密文書廃棄業者に依頼するのは、どちらが安く済むのでしょうか?

    シュレッダーの本体を購入し、長い間使い続ければ、「元が取れる」なんていうけれど、実際のところ、本当にそうなのでしょうか?

    今回は、シュレッダーを購入するのと、シュレッダー業者に依頼するの、どちらがお得なのかをご紹介していきます。

    実は、機密文書の廃棄は業者に依頼した方が、費用が抑えられるんです……!

    その理由について、詳しく見ていきますね。


    *一般的なシュレッダーのスペック

    まずは、シュレッダーのスペックについてご紹介しておきます。
    企業の中で使用するシュレッダーの最低スペックは、以下のようなものが一般的です。

    ・1回に裁断できる枚数:10~15枚程度
    ・本体に格納できる容量:20リットル~25リットル(A4用紙200枚~250枚程度)
    ・シュレッダー本体の金額:15,000~25,000円程度

    クロスカットと呼ばれる細かい裁断が主流で、裁断後の紙くずから読み取りづらいようになっています。
    さらに細かいマイクロクロスカットと呼ばれる裁断方法を採用したシュレッダーだと、もう少し金額が高くなります。


    *シュレッダー購入後にかかる費用とは

    シュレッダーは1回購入したらそれで終わり……というわけではありません!

    購入後にかかる費用にはどのようなものがあるのか、見ていきます。


    **購入後にかかる費用1:電気代

    会社でシュレッダーを購入して使用する場合には、必ず電気代がかかってきます。

    たとえば、一般的なシュレッダーの消費電力(裁断するときにかかる電力)は370W、待機電力(裁断していないときにかかる電力)は2Wです。

    1日8時間の就業時間のうち、トータル1時間裁断した場合、1か月200円ほどの電気料がかかってきます。大した金額でないように見えますが、1年積み重なれば2,400円もかかっていることに!


    **購入後にかかる費用2:紙くずを入れるごみ袋代

    シュレッダーには、紙くずを受ける箱が内蔵されています。

    もちろん、そのままでも裁断することはできますが、紙くずの処理が面倒になるため、ごみ袋を箱にかけて使用している企業が多いです。こうすることで、箱から袋を取り出せばそのまま廃棄することが可能だからです。

    このゴミ袋も、費用として継続的にかかってきます。

    1枚10.6円のゴミ袋を1日に2回変えるとすると、1か月に424円ほど。1年で考えると5,088円もかかっているんです。電気代よりも多くかかっているなんて、驚きですね。


    **購入後にかかる費用3:メンテナンスや不具合の対応

    シュレッダーを購入後は、そのままの状態で使い続けられるわけではありません。

    定期的にオイルをさしたり、不具合が起こった場合には業者に対応してもらう必要が出てきたりすることも……。

    ・電源が入らない
    ・動かない
    ・変な音がする(異音)
    ・紙が詰まってしまった

    このようなトラブルを解消するためには、7,000円~30,000万円の費用がかかります。基板を交換するような不具合の場合は、5~6万円かかることもあるんです。


    *シュレッダー業者に頼めば維持費はかからない!

    シュレッダーを購入せず、廃棄処分業者へ依頼すれば、電気代や紙くずを入れる袋などの消耗品は不要です。

    また、シュレッダー本体を所有しているわけではないので、メンテナンスや不具合への対応もいりません。

    業者へ依頼し、シュレッダーをかける時間がなくなることで、見えないところでかかっている人件費も節約することができます。


    **デルエフのおすすめポイント

    デルエフなら、月に1回の定期回収プラン(レギュラープラン)を月額3,980円で利用可能。シュレッダー本体の金額よりも、断然低価格です!

    専任の担当者が機密書類を入れた箱を定期回収し、荷受け後24時間以内に廃棄処理を完了。廃棄証明書の発行もしますので、安心してご利用いただけます。

    ファイルやバインダーごと回収することができるので、書類をいちいち分別する必要もありません。

    決算や年度末などで、普段より多くの廃棄文書が発生した場合には、980円で追加の回収も可能です。柔軟に対応しますので、ぜひご相談ください!

    定期回収プランは東京23区限定とさせていただいておりますが、その他の地域のお客様向けにスポットプラン(大)も展開しています。

    A4用紙7,500枚以上回収できる大容量のプランですので、毎日のシュレッダー処理に手間を感じているお客様や、機密文書の廃棄処分にお悩みのお客様におすすめです!


    *まとめ

    いかがでしたか?

    一見、シュレッダー本体を1回購入すれば終わりのような気がしてしまいますが、実は違うのです。

    「シュレッダーを購入した方が安いはず」という思い込みで、廃棄処分業者を使ってなかった方は、これをきっかけに利用を検討していただければと思います!

  • 家にあるたくさんの書類を簡単に捨てる方法

    自宅に届く手紙やダイレクトメールの宛名部分を切るだけで、個人情報を守れていると思っていませんか?

    実は、それだけでは個人情報を守り切れていないんです!


    *今回は個人情報の記載されている書類の捨て方についてご紹介します。

    意外と多い、個人情報が判別できる書類。
    気がつかないうちに漏洩してしまわないよう、安全対策はしっかりとしておきましょう。


    郵便物だけじゃない!家にある個人情報とは

    個人情報といえば、手紙やダイレクトメールなどの郵便物に書かれている住所や名前を思い浮かべる人が多いです。

    これさえ守れば、個人情報は守れているように感じてしまいますが、実は違います。

    ・ネット通販で購入した荷物に同封されている納品書
    ・水道光熱費の月々の料金明細
    ・毎月もらう給与明細
    ・お子さんが持ちかえるテスト用紙やおたより

    このような書類からでも、個人情報を取得することはできるんです。

    すべて燃えるゴミや古紙回収に出していませんか?

    万が一、悪意のある人間が個人情報を抜こうとした場合、以下のような個人情報を調べることが可能です。

    ・氏名
    ・住所
    ・家族構成
    ・家族の年齢
    ・職場や学校
    ・収入

    意外とたくさんの個人情報が抜き出せることに、驚いた方もいるのではないでしょうか。

    うっかりそのままの状態で廃棄してしまうと、個人情報が漏洩してしまう可能性があります。

    では、どのように捨てればいいのか、ご紹介していきます。


    *家庭で発生する個人情報の廃棄で気をつけること

    家庭で発生する個人情報を捨てる場合には、細かいところまで気をつける必要があります。

    たとえば、以下のような部分に気をつけてください。

    ・水道光熱費の料金明細を処分する際には、名前や住所をきちんと見えなくする
    ・給与明細の氏名や部署名、会社名などを判別できなくする
    ・お子さんのテストの答案用紙は、名前と学校名がわからないようにする
    ・幼稚園でもらうおたよりは、幼稚園名やクラス名などがわからないようにする

    悪意のある人間は、本当にちょっとしたところから職場や学校などを探し当て、ごみを出した本人を見つけます。

    最終的に自宅を突き止められ、ストーカー化するといった事件に発展することも考えられるので、注意しながら書類を廃棄するようにしてくださいね。


    *家庭で出る個人情報への対処方法

    それでは、家庭で出る書類を処分する際には、どのように対処すればいいのでしょうか。

    一番手っ取り早いのが、書類を細かく裁断すること。

    手動のシュレッダーの利用や、刃が複数枚ついているシュレッダーはさみを使用するのも有効です。

    個人情報に該当する箇所を、マーカーや専用スタンプなどで黒塗りするのも手軽にできてオススメです。

    ただし、これらの方法は万能ではありません。

    書類が多くなる時期などは、1枚1枚手動でシュレッダーするのは非常に大変ですし、少し厚めの紙は裁断するのに力も必要になってきます。

    また個人情報に該当する箇所を見つけるのにも時間がかかりますし、マーカーや専用スタンプでの黒塗りは透けて見えることがあります。

    せっかく時間をかけて隠したのに、よく見たら見えているなんて悔しいですよね。


    *家庭の書類を安全に捨てる方法とは?

    家庭で発生する個人情報書類を、安全に廃棄するためにオススメなのが、書類廃棄業者へ頼むことです。

    書類廃棄業者と聞くと、企業向けのサービスだと思いがちですが、実は個人の家庭でも利用可能な業者が多くあります。

    個人向けのプランは価格が抑えられていることが多いので、気軽に依頼することができますよ。

    プラン内容は企業と同じく、家庭で出た書類を書類の廃棄業者が回収し、安全にシュレッダー処理をしてくれるというもの。

    家庭で電動のシュレッダーを保有しているおうちは少ないですので、個人こそ利用したいサービスです。


    *デルエフでおすすめのプランはこちら!

    デルエフでも、もちろんご家庭の書類の回収をおこなっています。

    個人のお客様におすすめのプランは、1箱980円で回収・処理ができるスポットプラン・ライトです。

    個人情報の記載された書類を、3辺の合計が100cm以内の箱に詰めていただき、着払伝票を使用して送っていただくだけで、到着後24時間以内に廃棄処理が完了するプランです。

    個人情報などの機密書類になりますので、荷受当日に「入庫報告メール」を送信いたします。「無事に届いたかな……」と心配せずに済みますよ。

    廃棄処理をする際の最低箱数もありませんので、1箱からでもお気軽にご依頼ください!


    *個人利用ができるデルエフのサービスはこんなものも!

    デルエフでは、東京都内のナチュラルローソン店舗内に個人情報書類回収BOX(K-BOX)を設置しています。

    ご家庭に届くダイレクトメールなどの個人情報が記載された書類を、ナチュラルローソンのK-BOX専用箱に入れていただくだけで、安全に確実に廃棄処理します。

    利用は無料でできますので、段ボール1箱分も廃棄書類がない方や、一度きれいに廃棄をしたあとの方など、少ない書類を捨てたい方にオススメです。

    お近くにK-BOX設置のナチュラルローソンがある方は、ぜひお試しください!


    *まとめ

    いかがでしたか?

    個人を特定するための情報は、意外とたくさんあります。

    知らず知らずのうちに個人情報を漏洩しないためにも、毎日の書類廃棄から注意していきましょう。

    シュレッダー業者を利用して、安全に個人情報書類を捨ててみませんか?

  • デルエフの機密書類処理と他社の書類溶解処理の違いとは?

    機密書類の処理業者を調べると、たくさんの業者が出てきてしまい、どの業者を選べばいいのか分からなくなってしまいますよね。

    今回は数ある機密書類廃棄業者のなかで、デルエフが他の書類廃棄処理業者と違うところをご紹介します。

    プランや業者の説明を読んでいると、全部同じように見えてくるものですが、実は違うところもたくさんあるんですよ!


    *デルエフなら自社の担当者がご要望を伺います!

    まずご紹介したいのが、デルエフは自社内の担当者を配置し、お問い合わせからご相談、機密文書の回収まで、デルエフの担当者が伺っているということ。

    大手の機密情報処理業者では、問い合わせは外部のコールセンターを利用している場合があります。そのため、お客様の要望の伝達がうまくいかずにトラブルになるケースも……。

    デルエフでは外部のコールセンターは利用していませんので、すべて自社内専門のスタッフがおこないます!安心してお任せください。


    *デルエフでは専用の処理工場を持っている!

    機密処理業者として運営をしている業者でも、回収のみを請け負い、実際の廃棄処理は外部に委託しているというところが多くあります。

    せっかく機密書類を廃棄できる業者を選んだつもりなのに、実際は運搬しているだけで、廃棄はまったく別の業者がやっていたなんて、驚きですよね。

    しかも信用して選んだ業者とは別の業者が廃棄をしているため、セキュリティに関しても不安になってしまいます。

    デルエフなら、専用の処理工場を完備しているので、そのような心配はいりません!回収した機密書類は、自社の書類廃棄処理工場ですぐに処理しています。

    でも自社工場だからシュレッダー機器の処理能力がたいしたことないのでは……と思った方、ご安心ください!

    デルエフの書類廃棄処理工場には、国内最大級の大型シュレッダーを完備していますので、処理能力には自信があります。

    また、シュレッダー処理をしたあと、さらに溶解処理をおこなうことで、お客様の大切な情報を守りながら確実な廃棄処理をしています。


    *多彩なプランをご用意!それなのに最安値に挑戦!

    一般的なシュレッダー業者は、プランが少ないか、プランは多いものの料金が高いか、どちらかに偏っていて選択肢が少ないことが多いです。

    デルエフではさまざまなプランをご用意し、お客様のご要望に応えます。それでいて、業界最安値にも挑戦しています。


    **定期的に回収をご希望の場合

    企業などで日々たくさんの書類が発生する場合、廃棄する機密書類の定期的な回収をご希望されますよね。

    このような定期的に回収をご希望の場合、他社のプランでは価格が高く設定されているようです。

    他社A:月に1回の回収で5,000円
    他社B:月に1回の回収で6,500円

    そんな中、デルエフでは月に1回の回収で3,980円のレギュラープラン(定期回収プラン)をご用意!

    東京23区のお客様限定のプランにはなりますが、東京近郊であれば回収可能な場合もありますので、詳しくはお問い合わせください。

    先ほどもお伝えしましたが、定期回収をおこなっている業者の多くは、自社で廃棄処理をおこなうのではなく、運搬だけを請け負っています。

    一方、デルエフは自社で処理工場を持っているので、運搬から廃棄までデルエフがおこないます。そのため、機密書類を回収してから24時間以内に廃棄処理が完了。

    書類を廃棄後、「廃棄証明書」も発行しますので、安心してご利用いただけるプランになっています。


    **1箱だけの回収をご希望の場合

    「普段は自分でシュレッダーをかけるけど、今月は大量の機密書類を処分する必要がある……」

    こういうこと、ありますよね。

    特に決算月や年度替わりの時期など、書類を多く作成する時期には廃棄する書類も多くなるものです。

    そんなときにオススメなのが、1箱だけの回収プラン。1箱からの回収プランは他社でも多く展開されていて、さまざまな業者が参入しています。

    他社の少ない箱数での回収プランは、1,200円~1,700円程度に設定されているようです。

    業界最安値に挑戦しているデルエフでは、1箱980円から回収するスポットプラン・ライトをご用意!回収費用・処理費用込みで、980円でお受けしています。

    対応可能エリアを拡大しましたので、以前に対応エリア外でお受けできなかった方も、再度ご確認ください!


    *都心のナチュラルローソンで個人情報の廃棄ができる!?

    デルエフでは、都内のマンションやナチュラルローソンの店舗内に、個人情報書類回収BOX(通称:K-BOX)を設置しています。

    個人情報の漏洩件数の約70%は、紙媒体での漏洩です。それなのに、個人レベルでは個人情報を安全に処分できるものが整備されていません。

    ダイレクトメールを処分するときには宛名を破く、または黒塗りにするといった手間のかかることが面倒に感じ、そのまま捨ててしまっている人も多くいるようです。

    デルエフではそんな状態を心配し、個人の方でも安心・安全に個人情報を廃棄できるよう、マンションやナチュラルローソンと手を組み、K-BOXの設置に取り組んでいます。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    デルエフは、他の機密書類処理業者とは違う少し違う特色を持っています。

    自信を持ってお伝えできるのは、どの書類廃棄業者よりも「お客様の大切な情報を守りたい!」という気持ちが強いことです。

    どの業者を選べばいいのか悩んでいる方、少しでもデルエフに興味を持ってくださった方は、お気軽にお問い合わせくださいね。

  • 機密書類の廃棄処分なら!デルエフは80年以上漏洩事故0だから安心

    デルエフは漏洩事故を起こすことなく、80年以上にわたり機密書類の廃棄処理業者として営業をしています。

    漏洩事故ゼロを実現するためには、プライバシーマーク(Pマーク)の取得など、最低限のスキルはもちろん、それ以外にも秘密があるんです!

    今回はそんな漏洩事故を起こすことなく80年やってきたデルエフの、漏洩事故を起こさないための5つの秘密をご紹介していきます。


    *漏洩事故ゼロの秘密1:個人情報の管理に関して徹底している

    デルエフは、お客様の大切な機密情報の詰まった書類を適切に扱うため、プライバシーマーク(Pマーク)を取得しています。

    Pマークは、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会が運営する制度で、企業の個人情報保護の体制や運用が適切であることを示すものです。Pマークを取得するためには厳しい審査があり、取得後も定期的に再審査があります。

    デルエフのスタッフ一人ひとりの意識を高くもつことはもちろん、Pマークを取得していることでお客様に安心していただく効果もあると思っています。

    また、デルエフには「個人情報保護士」という資格を持ったスタッフがおり、廃棄処理をサポートしています。

    個人情報保護士とは、一般財団法人 全日本情報学習振興協会が認定する資格です。個人情報保護法の理解、個人情報の有効活用や安全確保についてのエキスパートであると認められた者に与えられる資格です。

    個人情報や会社の機密情報など、大切な情報にかかわるからには、きちんと資格を持ったスタッフが従事するべきだと、デルエフは考えています。


    *漏洩事故ゼロの秘密2:自社で機密書類の廃棄処理工場を所有

    機密書類の廃棄処理工場を、自社で保有している業者は多くありません。

    そのため、回収や運搬は請け負うものの、肝心の機密書類の廃棄処理に関しては、他社に委託しているという業者も多いのが現状です。

    それでは大切な情報を守り切ることはできません。

    デルエフでは自社で機密書類の廃棄処理工場を所有することで、回収から廃棄処理までを、すべて自社の中でおこなうことができます。

    廃棄処理を委託する場合、委託先でどのような管理がされているのか、話は聞くことができても日常的にどのような状態なのかを把握することは難しいです。

    お客様の大切な情報を守りたいとの想いから、デルエフでは最初から最後まで責任をもって廃棄処理にあたっています。


    *漏洩事故ゼロの秘密3:国内最大級の大型シュレッダーを完備

    自社の廃棄処理工場をもっているとお話しすると、必ず不安な顔をされる方がいます。

    「自社工場ということは、シュレッダーなどの機械がショボいのでは……」

    みなさんきっと、このように考えていらっしゃるのだと思います。

    でもご安心ください!

    デルエフでは国内最大級の大型シュレッダーを完備し、大量の機密書類を即時処理しています。

    機械の処理能力が低くては、お客様の大切な情報を守ることはできません。デルエフの自社工場では、処理能力の高いシュレッダーを使用していますので、ご安心くださいね。


    *漏洩事故ゼロの秘密4:シュレッダー後、さらに溶解処理

    デルエフの廃棄処理はシュレッダーで終わりではありません!

    シュレッダーで裁断したあと、さらに溶解処理をおこなうことで、完全に情報を抹消します。

    以前(昭和29年頃)は、溶解処理を製紙会社へ委託していました。

    しかし、古紙の需要と供給のバランスの関係で、溶解処理がおこなわれないまま、製紙会社に機密書類が保管されてしまうという致命的な問題に直面。

    「これではいけない!」と、デルエフでは自社でシュレッダー処理から溶解まで完結させるため、機密文書抹消処理施設を開設しました。

    お客様の大切な情報を守るために、完全な情報の抹消を自社内で提供しています。


    *漏洩事故ゼロの秘密5:オートメーション化で人員を最小限に抑える

    せっかく安全のために手を打っても、ヒューマンエラーを起こしたり、悪意のある人間が入り込んだりすることで漏洩してしまっては意味がありません。

    デルエフは、機密文書の処理に関わる人が少なければ少ないほど、安全性を高められると考えています。

    絶対的な機密保護を実現するために、処理工程のオートメーション化に取り組み、回収した機密書類へ関わる人員を極限まで排除しました。

    現在では、1時間あたり段ボール300箱の廃棄処理を、作業員1名でおこなっています。

    人員を少なくすることで、セキュリティのレベルは高まるだけでなく、人件費を抑えることができるため、気軽に利用していただける価格設定の実現にも繋がっています。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    デルエフは、お客様の大切な情報を守ることを一番に考えて取り組んでいます。

    個人情報の処理や機密書類の廃棄に悩みながらも、業者に頼むのは漏洩が心配で二の足を踏んでいる……という方がいましたら、80年以上漏洩事故ゼロのデルエフに、お気軽にご相談ください!

  • シュレッダー処理の持ち込みサービスってあるの?

    大切な情報だからこそ、シュレッダー処理をおこなう工場まで自分の手で持っていきたい……そう思う方も少なくありません。

    そこで今回は、持ち込みができるシュレッダーサービスがあるのかを解説していきます。

    機密文書の廃棄のために持ち込みを考えている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。


    *持ち込み可能なシュレッダーサービスはある?

    廃棄する機密書類の入った段ボール等の、持ち込みができるシュレッダーサービスはあるのでしょうか。

    答えは「ある」です。

    ただし、すべての機密書類廃棄処理業者が受け入れているわけではありません。

    頼みたい廃棄処理業者が持ち込みに対応しているかどうかを、実際に持ち込む前に確認するようにしてくださいね。

    それでは次に、持ち込みサービスを利用するメリット・デメリットについて紹介していきます。


    *持ち込みサービスを利用するメリット

    機密文書を廃棄する際に持ち込みサービスを利用して、シュレッダー業者へ直接持ち込むメリットは、2つあります。

    まずひとつめが、料金が安くなる可能性があるということです。

    自分で廃棄処理をおこなう工場まで持ち込むので、シュレッダー業者は運搬料がかかりません。そのため、運送料の分を割引してくれる業者もあるようです。

    持ち込むというひと手間で、少しでも費用を抑えることができたら嬉しいですよね!個人で利用を考えている方には、特に嬉しいサービスではないでしょうか。

    ただ、こちらも全部の業者が対応しているわけではないので、料金が安くならない場合もあります。あらかじめ処理業者に確認するようにしてくださいね。

    そしてふたつめが、機密文書の廃棄を自分で確認できる可能性があるということです。

    機密文書の廃棄をする工場まで自分で持っていくため、廃棄されるところを確認できる場合があります。

    廃棄工場内に立ち入ることはできませんが、外から廃棄処理をされていく過程を見られる業者もあるようです。

    ただし、こちらは実施している業者があまりないので、見られたらラッキー!くらいの気持ちで確認するようにしましょう。


    *持ち込みサービスを利用するデメリット

    持ち込みサービスを利用するデメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

    あまりないのですが、強いて挙げるとすると、廃棄処理までに時間がかかる場合があるということです。

    各シュレッダー業者によるので、一概にはいえませんが、持ち込み書類がある程度溜まってから、まとめて廃棄処理をおこなうことがあるようです。

    調べてみたところ、廃棄スケジュールの関係で、書類を持ち込んでから2か月間保管されるという業者が実際にありました。

    せっかく持ち込みをしても、実際に廃棄されるまでにタイムラグがあると、その期間に漏洩するリスクがあります。持ち込んだ書類がどのくらいで廃棄されるのか、確認しておくと安心ですね。


    *自分で持ち込めるちょっと変わったシュレッダーサービス

    自分で廃棄書類を持ち込めるサービスについて調べていたところ、ちょっと変わったシュレッダーサービスを見つけました。

    シュレッダー業者ではありませんが、自分でシュレッダーをかけられるというサービスで、決められた時間の中であれば、好きなだけシュレッダーをかけられるようです。

    自分とシュレッダーだけの部屋で黙々と書類を裁断していく……なんだかシュールでおもしろいですよね。

    廃棄する機密書類の量が少ない、個人で利用する方には合うかもしれません。試してみるのもいいですね。


    *デルエフの持ち込みサービス

    デルエフでも持ち込みサービスはおこなっています。

    機密書類の入った箱を廃棄処理工場へ直接お持ち込みいただければ、回収に伺う機密書類の廃棄と同じように、お客様の情報を守ることを一番に考えたデルエフの自社処理工場で廃棄いたします。

    ただし、トラック1台分(段ボール200箱ほど)の量がある場合のみに限らせていただいています。「1箱しかないから」とお持ち込みいただいても、お受けすることができませんのでご注意ください。

    デルエフは回収から運搬、廃棄処理まで、すべてデルエフの自社スタッフが担当します。

    外部への委託等はおこなっておりませんので、廃棄する機密書類の回収も安心してお任せください!


    **デルエフが運営するK-BOXの利用もおすすめ

    個人のお客様のように、ごく少量の個人情報や機密情報の廃棄におすすめなのが、デルエフが運営しているK-BOX(個人情報書類回収BOX)の利用です。

    マンションやナチュラルローソンに専用のBOXを設置しており、定期的にデルエフが回収しています。

    もちろん中も見えませんし、書類を取り出すこともできないような作りになっていますので、お近くにK-BOXの設置店がある場合にはぜひご利用くださいね!


    *まとめ

    いかがでしたか?

    シュレッダー処理業者への持ち込みサービスは、業者によっては対応しています。

    運搬途中での情報漏洩のリスクも避けることができますし、運搬料がかからない分、料金を割引してもらえる可能性もあるので、積極的に使っていきたいですね。

    くれぐれも、事前に確認してから持ち込みをするようにしてくださいね。

  • 大量の書類があるが、自分でシュレッダーするには大変!

    ご自宅にある大量の書類、ご自身でシュレッダーしようとしていませんか?

    書類を裁断するためのアイテムは多く発売されていますが、大量の書類を裁断するにはどれも非効率。

    そんなときは「機密文書の廃棄サービス」をおこなっている業者に頼むのがオススメ!

    廃棄したい書類を箱に詰めて送るだけで、手軽に廃棄処理が完了します。

    今回は、そんな廃棄業者への依頼のメリットと、業者スタッフへの情報漏洩の心配についてお話しします。


    *大量の機密書類を手作業で廃棄するのは大変!

    廃棄したい機密書類が大量にある場合、廃棄するために裁断するのはものすごく大変ですよね。

    ・はさみ
    ・シュレッダーはさみ
    ・ハンディーシュレッダー

    書類を裁断するためのアイテムはいろいろ発売されていますが、使用して裁断できるのは少量まで。

    大量に廃棄書類がある場合は、何時間もかかってしまって効率が悪いです。

    自宅に大きなシュレッダーがあればいいですが、それでも家庭用のシュレッダーの場合は投入枚数に制限があり、非効率。

    さらに裁断の目も粗く、機密情報が読み取れてしまう危険があります。

    かといってそのまま処分するのは、大切な情報が漏洩してしまう危険もあり避けたいところ……。

    そこでオススメしたいのが、機密書類の廃棄サービスをおこなっている業者を利用して処分することです。


    *大量に廃棄書類があるなら業者がオススメ

    機密書類の廃棄サービスをおこなっている業者を利用すると、機密書類を手軽に廃棄することができます。

    廃棄業者を利用するメリットは3つ。

    ・裁断するためのアイテムを購入する必要がない
    ・箱に詰めて送るだけなので手軽に廃棄できる
    ・ホチキスやバインダーがついたまま廃棄できる


    **裁断するためのアイテムを購入する必要がない

    廃棄業者を利用すれば、ご自宅で裁断するためのアイテムを購入する必要がありません。

    したがって、それらのアイテムを定期的にメンテナンスする必要もありません。

    家庭用シュレッダーは購入後もメンテナンスが必要な場合が多く、継続してコストがかかってきます。

    業者に頼めば一度のコストで済むので、長期的に見てお得だと言えますね。


    **箱に詰めて送るだけなので手軽に廃棄できる

    廃棄業者の利用方法も簡単で、処分したい書類を箱に詰めて送るだけ。

    デルエフなら面倒な登録手続きもなく、とても簡単です。

    最近では低価格で利用できる処分サービス業者も増えているので、コストもそれほどかかりません。

    ちなみに、デルエフでは1箱980円からお受けしています。

    家計にも優しく、不要な書類を廃棄できるので、個人のお客様のご利用が増加しているんです。


    **ホチキスやバインダーがついたまま廃棄できる

    家庭用のシュレッダーや、はさみなどを使用して廃棄する際には、書類からホチキスやバインダーを取り除く必要があります。

    しかし廃棄業者に依頼する場合には、大抵の場合、そのままの状態で廃棄することが可能です。

    大量の廃棄書類がある場合、一つひとつ取り除いていくのも大変ですよね。

    ホチキスやバインダーがついたまま、箱に詰めて送っていただけるので、時間の短縮にも繋がります。

    ただし、ビニールやプラスチック製のクリアフォルダなどは同梱できませんので、ご注意ください。

    大量の書類廃棄は、業者に頼んだ方が効率がいいということが伝わりましたでしょうか。

    ここで心配になるのが、「機密書類の中身を業者のスタッフに見られてしまうのでは?」ということですよね。


    *デルエフなら未開封処理も可能です!

    箱に詰めた機密書類を廃棄する際に、中身を業者に見られてしまうのではと心配になるお客様も多くいるようです。

    でもご安心ください!

    デルエフは、お客様に書類を詰めていただいた箱のまま、未開封で廃棄処理をおこなうことができます。

    作業スタッフが廃棄時にお客様の機密情報に触れることはありませんので、安心してお任せください。

    開封して廃棄処理をおこなうプランは、オプションで未開封処理をご利用いただくことが可能です。

    お客様の大切な情報を安全に廃棄処理するために、デルエフでは多くの取り組みをおこなっています。

    ・プライバシーマーク(Pマーク)の取得
    ・個人情報保護士の資格をもつスタッフを配置
    ・漏洩のリスクを下げるために人員を最小限に抑える

    お客様に安心してお任せいただくために、デルエフは安全への追及をやめません。

    通常の廃棄処理でも専門の教育を受けたスタッフがおこないますので安心していただけますが、それでも不安という方は未開封処理をご利用ください。


    *まとめ

    大量の廃棄書類を目の前に「どうすればいいのか……」と悩んでいるお客様は、ぜひデルエフにお任せください。

    ご自身で廃棄処理をおこなうよりも、簡単に・手軽に廃棄処理をすることができますよ。

    長きにわたり漏洩事故ゼロの実績からもわかる通り、安全への取り組みも欠かしません。

    どうしても心配という方は、箱のまま廃棄する未開封処理をご利用ください。

  • デルエフが機密書類の廃棄処理を未開封にこだわる理由とは?

    デルエフでは、機密書類の廃棄処理を「未開封のまま」でおこなうことにこだわっています。

    その理由は3つ。

    ・最小限の人員で作業をするため
    ・漏洩リスクを抑えるため
    ・お客様に安心してもらうため

    でも実は、3つの理由の根本にはデルエフの強い思いがあるんです。

    今回は未開封処理にこだわる3つの理由と、その根本にある強い思いをご紹介します。

    機密書類の廃棄をご検討中の方は、ぜひ最後まで読んでデルエフへの依頼をご検討ください!

    それでは、まずは3つの理由をひとつずつ見ていきましょう。


    *最小限の人員で作業をするため

    デルエフが機密書類の廃棄処理を「未開封」にこだわっている理由のひとつめは、最小限の人員で作業をするため。

    実は、デルエフの機密書類廃棄工場では、少ないスタッフで廃棄作業をおこなっています。

    具体的にご紹介すると、段ボール300箱分の廃棄を作業員1名で処理しているんです!

    作業員の少なさに驚かれた方もいるのではないでしょうか?

    デルエフは、機密書類にかかわるスタッフの数を最小限におさえることで、情報漏洩などのリスクを下げられると考えています。

    多くのスタッフの手を通って廃棄処理する場合、情報漏洩する可能性がないと言い切れないためです。

    最小限のスタッフであれば、情報漏洩などのリスクは低くおさえることができます。

    このとき未開封処理であればスタッフの作業量も軽減できるため、1人で多くの廃棄処理が可能になるんです。

    人件費がかからないため、手ごろな価格で安全性の高いサービスを提供できることにも繋がっています。


    *漏洩リスクを抑えるため

    未開封処理にこだわる理由は、スタッフの人数が少ないことだけではありません。

    ふたつめの理由は、お客様からお預かりした箱を開封しないことによって、漏洩リスクを下げることができるから。

    箱ごと廃棄処理をおこなうためには「裁断力の高いシュレッダー」を使う必要があるため、開封し、紙の束を裁断する方が簡単です。

    しかしそれでは、以下のように漏洩のリスクが高まる可能性があります。

    ・箱を開ける際に書類がどこかに紛れてしまう
    ・中身をスタッフが見てしまう

    これではお客様に安心してご利用いただけません。

    デルエフではお客様の大切な情報を「安全に」廃棄することを一番に考えています。

    開封することによって漏洩のリスクがあるのであれば、避けるべきです。

    そこでデルエフでは、機密書類の入った箱を未開封のまま処理することを徹底。

    廃棄処理をする際に箱のまま処理ができるよう、デルエフでは裁断力の高い大型のシュレッダーを所有しています。

    国内最大級のシュレッダーを使用することで、開けることなく廃棄処理をすることができ、安全性が高めることにつながっています。


    *お客様に安心してもらうため

    未開封処理にこだわる3つめの理由は、お客様に安心していただくため。

    デルエフでは安全に廃棄処理をおこなうため、以下のような対応をしています。

    ・プライバシーマーク(Pマーク)の取得
    ・個人情報保護士の資格を持つスタッフを配置

    専門の教育を受けたスタッフが廃棄処理をおこなっているので、開封処理でも安心していただけます。

    しかし、お客様から見えない業者内で大切な情報の入った箱を開封されることに、不安を感じる方がいるのも事実。

    デルエフでは「すべてのお客様に安心してご利用いただきたい」という気持ちを大切にしています。

    お客様が少しでも不安に感じることは改善していきたい。

    そのような思いから、未開封処理をおこなうことにこだわっています。

    未開封処理で安心していただける方がひとりでも増えれば、デルエフは嬉しいです。


    *デルエフが未開封処理にこだわる根本の思いとは

    ここまでデルエフが未開封処理にこだわる理由を3つご紹介しましたが、一番強く思っているのは「お客様の大切な情報を守ること」。

    どんなに利用者が増えたとしても、お客様の大切な情報を守ることができなければ意味がありません。

    デルエフでは大切な情報を守りつつ、多くのお客様にご利用いただけるよう、

    ・大型シュレッダーの所有
    ・オートメーション化
    ・Pマークの取得
    ・個人情報保護士の有資格者を配置

    など、多くの取り組みをおこなっています。

    さらに安心していただくための取り組みとして、廃棄書類の未開封処理にこだわっているんです。

    お客様から安心してお任せいただけるよう、安心・安全のために徹底して取り組んでいます。

    今後も大切な機密情報を守るための取り組みをやめることなく、お客様の廃棄書類を扱っていくつもりです。


    *まとめ

    いかがでしたか?

    デルエフでは、お客様からお預かりした機密書類の「未開封処理」にこだわっています。

    その理由は以下の3つ。

    ・最小限の人員で作業をするため
    ・漏洩リスクを抑えるため
    ・お客様に安心してもらうため

    これらの理由の根本にあるものは、「お客様の大切な機密書類の安全を守りたい」という強い思いです。

    今後も多くのお客様に安心してご利用いただけるよう、取り組んでまいります。

    機密書類の廃棄をご検討中の方は、ぜひデルエフにお任せください!

  • もし機密文書の処理中、従業員に見られたら?デルエフの作業工程へのこだわりとは?

    機密書類を廃棄業者に依頼するとき、心配になるポイントが「作業する従業員に見られてしまうのではないか」ということです。

    デルエフでは、廃棄処理をおこなうスタッフの目に触れることが少なくなるよう取り組んでいます。

    これは、人件費の削減や経費を抑えたいからではありません。

    機密書類にかかわるスタッフの人数が少ないほど、情報漏洩のリスクを下げることにつながると考えているからです。

    今回はそんな、デルエフの廃棄処理の作業工程へのこだわりを4つご紹介します。

    初めてのお客様にも、安心してご利用いただける機密文書廃棄サービスを目指す、デルエフの強い思いが伝われば嬉しいです。


    *こだわり1:最小限の人員で作業

    冒頭でもお話しした通り、デルエフでは廃棄処理をおこなう従業員の人数を最小限に抑えることで、情報漏洩のリスクを下げられると考えています。

    したがって、機密文書の廃棄処理工程に配置しているスタッフの数は最小限。

    お客様の大切な情報を守るため、廃棄書類にかかわる人数を減らすことにこだわっています。

    かといって、スタッフレベルが低くなることでは本末転倒ですよね。

    デルエフの廃棄処理工場には、「個人情報保護士」という資格を持ったスタッフが配置されています。

    個人情報保護士とは、一般財団法人 全日本情報学習振興協会から「個人情報の安全確保についてのエキスパートである」と認められた者に与えられる資格です。

    最小限のスタッフで漏洩リスクを下げるだけでなく、少ないスタッフも優秀な人材を集め、より安全に配慮した配置になっています。


    *こだわり2:箱のままで未開封処理

    デルエフでは、お客様に詰めていただいた段ボール箱のままシュレッダー処理をする「未開封処理」が可能です。

    未開封処理とは、文字の通り、段ボールを開封せず、箱のままシュレッダーで裁断する処理方法のこと。

    未開封処理をおこなうことで、シュレッダーで裁断する前に箱を開けずに済むので、中の書類を紛失してしまうようなトラブルも避けられます。

    お客様にとっても、中の機密書類を業者のスタッフに見られる心配がないため、安心できるのではないでしょうか。

    ただし、箱ごと廃棄処理をおこなうためには、裁断力の高いシュレッダーを使う必要があり、対応できない廃棄サービス業者も存在するほど。

    デルエフの所有するシュレッダーは、国内最大級の大型シュレッダーなので裁断力も十分!安心してご利用いただけますよ。


    *こだわり3:作業工程のオートメーション化

    ひとつめのこだわりでもご紹介したように、デルエフの作業工程には最小限のスタッフしかいません。

    それでも日々、多くの廃棄書類がデルエフの廃棄工場へ運ばれてきます。

    デルエフの工場内で機密文書の入った箱が何日も順番待ちをしていたら、その間に漏洩しないとはいいきれません。

    万が一トラブルが発生したら、デルエフの安全性を信頼してお任せいただいたお客様の信頼を裏切ることに……。

    そこで、デルエフでは積極的にオートメーション化を進め、少ない人員でも多くの書類を廃棄できるようにしています。

    現在では、1名のスタッフで1時間に300箱もの廃棄処理をできるまでに!

    お預かりした機密文書は、基本的に搬入から24時間以内に廃棄処理が完了します。

    オートメーション化するにあたって、所有するシュレッダーにもきちんとこだわりました。

    箱ごと裁断できるくらいの裁断力を備えた大型シュレッダーで、お客様の情報を守ります。

    また機密文書のシュレッダー処理工程だけでなく、製紙メーカーへ搬出する前の圧縮梱包作業もオートメーション化。

    最後まで効率よく、安全に配慮した作業工程になっています。


    *こだわり4:プライバシーマークの取得

    どんなに作業工程で安全にこだわっていても、お客様からは見えないため、心から安心していただくのは難しいです。

    そこでデルエフでは、外部の機関からデルエフの安全性を評価してもらうため、機密文書廃棄業者のなかでもいち早くプライバシーマーク(Pマーク)の取得をおこないました。

    プライバシーマークとは、個人情報の取り扱いのレベルの高さを表す資格のこと。

    取得時はもちろん、取得後も定期的に再審査があり、常に高いレベルを維持していることを求められています。

    デルエフでも取得後から一定の基準を守り続けており、お客様から安心していただくための取り組みを欠かしません。

    また、廃棄処理をおこなうスタッフに「個人情報保護士」の有資格者を配置することも、客観的な「安心」の評価につながっています。


    *まとめ

    大切な機密情報にかかわる業者だからこそ、安全へのこだわりは強く持っているべきだとデルエフは考えています。

    ・最小限の人員で作業
    ・箱のままで未開封処理
    ・作業工程のオートメーション化
    ・プライバシーマークの取得

    どれもお客様の大切な情報を守るため、「安心・安全」にこだわっているからこその取り組みです。

    その結果が「80年以上にわたって漏洩事故ゼロ」の実績につながっていると感じています。

    これからもデルエフは安全への取り組みをやめません。安心してご利用ください!

  • 確実に情報漏洩しない機密文書処分の方法とは?

    機密文書の廃棄方法のなかで、情報漏洩のリスクが低い方法はどれでしょうか。

    「自分でやれば情報漏洩の心配はないだろう」と考えたあなた、実はこれは問題のある処分方法なんです。

    今回は情報漏洩のリスクが低い機密文書の廃棄方法をご紹介。

    安全な方法で機密書類の廃棄を完了させましょう!


    *機密書類の処分方法は3つ

    個人情報や会社の機密情報が載った文書を処分したいと思ったとき、あなたはどのような方法を思い浮かべますか?

    一般的な廃棄方法としては、以下の3つが挙げられます。

    ・自分で廃棄する
    ・人に頼んで廃棄する
    ・廃棄業者を利用して廃棄する

    いったいどの方法が安全に廃棄できるのか、見ていきましょう。


    **自分で廃棄する

    ひとつめの処分方法は、自分で廃棄する方法です。

    大切な情報が含まれていても、廃棄処理を自分でやるから安心できます。

    情報漏洩の心配もなく、一番安心できる処分方法だと感じますね。

    でも、自分で廃棄する方法には問題があるんです!

    ・廃棄書類が大量にあると大変
    ・個人で使える裁断アイテムは裁断が粗い

    まず、廃棄したい機密文書がたくさんある場合、自分ひとりで廃棄作業をするのは大変です。

    特に企業ではなく個人の場合、業務用のシュレッダーを所有していることは稀。

    一般的に販売されているシュレッダーはさみやハンディーシュレッダーなどの裁断アイテムは、一度に多くの書類を裁断できません。

    これでは書類を廃棄するまでに、長時間の作業が必要なことが想像できますね。

    さらに、個人で使える裁断アイテムは裁断が粗いことが多いです。

    せっかく裁断アイテムで裁断したとしても、粗くては読み取れてしまう可能性があり、情報漏洩しないとは言い切れません。

    したがって、自分で廃棄する方法は安全とは言えませんね。


    **人に頼んで廃棄する

    ふたつめの処分方法が、人に頼んで廃棄する方法。

    部下や知人に頼んで廃棄処理をやってもらうため、どんなに多くの廃棄書類があっても自分でやらなくて済むので楽な方法です。

    しかし自分以外の他人に廃棄書類を渡すことになるため、漏洩リスクは高いです。

    したがって、この方法も安全とは言えません。


    **廃棄業者を利用して廃棄する

    3つめの処分方法は、廃棄業者を利用して廃棄する方法です。

    廃棄したい機密文書を箱に詰めて送るだけで、業者で廃棄処分してもらえるので簡単に作業が完了します。

    しかしここで不安になる問題は3つ。

    ・廃棄業者が信頼できるか不安
    ・作業中に見られて情報漏洩するのではないか
    ・費用が高いのではないか

    しかし、これらの問題は心配ありません!

    先に結論をいってしまうと、情報漏洩しない機密文書の処分方法は、「廃棄業者を利用して廃棄する」方法です。

    これら3つの問題がどうして心配不要なのか、検証していきましょう。


    *廃棄業者利用の問題を検証してみる

    廃棄業者を利用する際に心配になる問題は、以下の3つでした。

    ・廃棄業者が信頼できるか不安
    ・作業中に見られて情報漏洩するのではないか
    ・費用が高いのではないか

    ひとつずつ見ていきましょう。


    **廃棄業者が信頼できるか不安

    まず、廃棄業者が信頼できるか不安という問題には、以下の項目をチェックすることで解消できます。

    ・プライバシーマーク(Pマーク)の取得の有無
    ・漏洩事故の有無
    ・利用者の声やレビュー

    プライバシーマーク(Pマーク)とは、個人情報の取り扱いについて一定の基準を満たしていることを証明する認定。

    Pマークの取得には厳しい審査があり、取得した後も一定期間ごとに再審査が必要なため、Pマークを取得している業者は信頼できるといえます。

    漏洩事故の有無や利用者の声は、業者のホームページを見たり、インターネットで検索したりすることで、情報を得られます。

    業者ホームページには書いていない利用者の口コミも参考に、信頼できる業者を見つけてみましょう。


    **作業中に見られるのではないか

    つづいて、作業中になかの機密書類を見られてしまうのではないかという問題。

    これは、箱を開封せずに廃棄処理をおこなう「未開封処理」に対応している業者を選ぶことで解消できます。

    シュレッダー処理と聞くと、箱を開け、中の書類だけをシュレッダーにかけていると思いがちですが、箱ごと処理することも可能です。

    箱ごと処理するためには大型のシュレッダーが必要なので、対応している業者は多くはありませんが、あります。

    デルエフでは未開封処理に加えて「個人情報保護士」という資格を持ったスタッフを配置。

    個人情報や会社の機密情報のような大切な情報にかかわるからには、きちんと資格を持ったスタッフが対応するべきだと考えています。


    **費用が高いのでは

    さいごの問題が、費用が高いのではないかということ。

    最近は、安い費用で利用できる廃棄業者が増えているため心配いりません。

    デルエフも980円からと低価格でサービスをご提供しています。

    費用がかからないに越したことはありませんが、業者を選ぶ際は「安かろう悪かろう」ではなく、「低価格でも高品質」な業者を選びましょう。


    *まとめ

    情報漏洩しない機密文書の処分方法は、廃棄業者利用が一番オススメです。

    多くのお客様が心配する3つの問題は、心配いりません。

    利用する廃棄業者をきちんと見極めて、面倒な機密文書の処分を手軽に終わらせましょう!

  • デルエフの機密書類廃棄サービスはかなり安いですが、本当に安全ですか?

    デルエフでは、1箱980円から機密文書の廃棄処理をお受けしています。

    業界最安値の金額を見たお客様より、「かなり安いけど安全性は大丈夫?」と心配されることも。

    先に結論を言ってしまうと、「安全」です!ご安心ください。

    お客様から心配されるほどの低価格ですが、安全性も高いと自信を持っていうことができます。

    そこで今回は、デルエフの機密書類廃棄サービスが「安くて安全」な理由をご紹介。

    利用をご検討中の方には、安心してお申し込みいただけるはずですよ。

    それではまず、低価格の理由について見ていきましょう。


    *安い理由は人件費が抑えられているから

    デルエフの機密文書廃棄サービスが低価格の理由は、人件費が抑えられているから。

    「人件費が抑えられている」といっても、不当に従業員の賃金を安く設定しているわけではありません。

    デルエフは、機密書類にかかわるスタッフの人数が少なければ少ないほど、漏洩のリスクが低くなると考えています。

    そのため、廃棄処理のための工程を積極的にオートメーション化。

    現在はスタッフ1名で1時間に300箱の廃棄処理をしているんです。

    オートメーション化により人件費を抑えることができた結果、安価でのサービス提供が可能になっています。

    デルエフは「低価格でも高品質」な機密書類廃棄サービスを目指しています。


    *安全だと言える理由は3つ

    デルエフの機密文書廃棄処理が「安全」だといえる理由は、以下の3つです。

    ・プライバシーマーク(Pマーク)を取得している
    ・個人情報保護士の有資格者がいる
    ・80年以上漏洩事故ゼロの実績がある

    それぞれ詳しく見ていきましょう。


    **プライバシーマーク(Pマーク)を取得している

    デルエフでは機密書類の廃棄処理業者として、いち早くプライバシーマーク(Pマーク)を取得しています。

    Pマークとは、個人情報の取り扱いについて一定の基準を満たしていることを証明するもので、個人情報の取り扱いのレベルの高さを表す資格です。

    近年は取得している企業も増えてきているため、ご存知の方も多いのではないでしょうか。

    Pマークの取得にも、もちろん厳しい審査がありますが、取得後も一定期間ごとに再審査が必要になります。

    定期的におこなわれる審査で厳しくチェックされるため、Pマークを継続して認定されていることが難しいことなんです。

    デルエフは継続的にPマークの認定を受けており、個人情報の取り扱いについて、外部の機関から安全性が認められているということになります。

    お客様に安心してご利用いただくために、自社での取り組みだけでなく、外部からの認定も大切にしています。


    **個人情報保護士の有資格者がいる

    デルエフの従業員のなかには、個人情報保護士という資格を持ったスタッフがおり、廃棄処理の現場に配置されています。

    個人情報保護士とは、一般財団法人 全日本情報学習振興協会が認定する資格のこと。

    個人情報保護法の理解や安全確保についての「エキスパート」であると認められた者に与えられる資格です。

    「お客様の大切な機密情報にかかわるスタッフが、機密情報の大切さや情報漏洩について理解のない者ではいけない。」

    きちんと資格を持ったスタッフが必要だと、デルエフは考えています。

    廃棄処理スタッフはお客様からは見えません。

    どのようなスタッフが廃棄処理をおこなっているのかわからず、お客様は不安になると思います。

    だからこそ、安心してお任せいただけるスタッフを配置することで、少しでもお客様に安心していただきたいのです。


    **80年以上漏洩事故ゼロの実績がある

    お客様の大切な機密情報を守ることを一番に考え、デルエフでは様々な取り組みをおこなってきました。

    ・自社専用工場を所有
    ・大型シュレッダーを設置
    ・処理工程のオートメーション化
    ・Pマークの取得
    ・個人情報保護士の有資格者を配置

    このような「情報を守るための意識の高さ」によって、80年以上にわたり、漏洩事故によるトラブルはありません。

    多くのお客様からご利用いただき、リピート率も94%を達成しました。


    *まとめ

    デルエフは「安いけど安全性も高い」ということが伝わりましたでしょうか。

    初めてご利用いただくお客様は特に、ご自身の大切な情報の含まれる書類を知らない業者に任せるのは不安だと思います。

    廃棄処理にかかる費用も抑えたいけれど、安全性が心配な業者には頼みたくないですよね。

    デルエフであれば、業界最安値の1箱980円からお受けしていますし、安全性にも自信があります。

    特に、「80年以上漏洩事故がない」ということからも、デルエフの情報を守ることに対する強い思いが伝わるのではないでしょうか。

    「安いけど安全」なサービスをご提供することで、機密文書の廃棄に悩むお客様が笑顔になっていただけたら嬉しいです。

    これからもお客様の利用しやすさを考えつつ、安全への取り組みにも力を入れていきます。

    機密書類の廃棄にお困りのお客様は、デルエフの利用をご検討ください!

  • すでに箱詰めされていますが、指定の段ボールに入れ替えなくてはだめですか?

    「廃棄書類を箱詰めしてしまったけど、指定の箱に入れ替える必要はありますか?」

    デルエフにご依頼いただいたお客様より、上記のような質問を受けることがあります。

    廃棄したい機密書類を、お客様でご準備いただいた段ボール箱に詰める作業が済んでから、お申込みいただいたパターンですね。

    デルエフでは一部のプランを除き、お客様でご用意いただいた段ボールのままで廃棄することが可能です。

    今回は、指定の段ボールに入れ替える必要があるプランと、そうでないプランをご紹介します。

    「段ボールに入れてしまっていいのかな……」と不安に思ったお客様は、確認してみてくださいね。


    *指定の段ボール箱に詰め替えが「不要」な4つのプラン

    指定の段ボール箱への詰め替えが「不要」なプランは、以下の4つです。

    ・スポットプラン・ライト
    ・オリジナルプラン・ライト
    ・オリジナルプラン・スタンダード
    ・オリジナルプラン・プレミアム

    4つともお客様ご自身で段ボール箱を用意していただくプランなので、指定の段ボール箱はありません。

    それぞれのプランの詳細を簡単にご紹介しますね。


    **スポットプラン・ライト

    スポットプラン・ライトは、業界最安値の1箱950円で回収できるプランです。

    デルエフから届く着払伝票を箱に貼って、運送会社へ回収に出すだけで廃棄処理ができます。

    簡単・手軽に廃棄ができると人気のプラン。

    荷受後24時間以内に廃棄処理が完了するので、安心できると好評です。


    **オリジナルプラン・ライト

    オリジナルプラン・ライトは、東京23区のお客様で21箱以上ご利用の方限定のプラン。

    業界最安値に挑戦しています。

    価格は1箱480円で、回収費用や廃棄証明書の発行費用も含まれているお得なプランです。


    **オリジナルプラン・スタンダード

    オリジナルプラン・スタンダードは、大口のお客様で、デルエフ指定の回収エリア外でも利用できるプラン。

    運送料はお客様負担になりますが、1箱150円でお受けしています。

    損害賠償保険にも加入してるので、万が一のときにも安心です。


    **オリジナルプラン・プレミアム

    オリジナルプラン・プレミアムは、「スタンダード」と同様、大口のお客様で、デルエフ指定の回収エリア外でも利用できるプランになります。

    こちらも運送料はお客様負担になりますが、1箱450円でお受けしており、人気ナンバー1のプランです。

    「スタンダード」との違いは、損害賠償保険の上限額と、未開封処理が可能かどうか。

    「プレミアム」では、損害賠償保険の上限額は3億円、未開封処理がプランに含まれています。


    **ご準備いただく箱の注意点

    ここまでご紹介した4つのプランは、指定の段ボール箱へ詰め替える必要はありません。

    ただし、詰めていただく箱の大きさに注意が必要です。

    いずれのプランも、3辺の合計が100cmに収まるサイズの段ボール箱をご利用くださいね。

    サイズを間違えますと追加料金が発生する場合がありますので、機密書類を詰める前に再度確認をお願いいたします。


    *指定の段ボール箱への詰め替えが「必要」な4つのプラン

    デルエフ指定の段ボール箱へ詰め替えていただく必要があるプランは、以下の4つです。
    ※お客様のご希望により段ボールを詰め替えなくてもご利用可能です。

    ・スポットプラン・スタンダード
    ・スポットプラン・プレミアム
    ・スペシャルプラン
    ・レギュラープラン

    スポットプラン・スタンダードとプレミアムは、段ボール箱が無料でついていますので、そちらをご利用ください。

    この2つのプランについている段ボール箱は、幅43cm×奥行32cm×鷹さ30cmのサイズ。

    A3サイズの紙がそのまま入る大きさで、A4サイズの紙であれば横に2枚並べて入れられます。

    スペシャルプランとレギュラープランについては、それぞれ専用の回収BOXがあるので、そちらをご利用ください。
    ※すでにお手持ちの段ボールに梱包してしまった場合は、別途ご相談ください。

    それでは、それぞれのプランの詳細をご紹介します。


    **スポットプラン・スタンダード

    スポットプラン・スタンダードは、価格を抑えた廃棄処理プランです。

    回収のための段ボール箱、廃棄証明書を含めて、1,380円でお受けしています。

    万が一のときの損害賠償保険にも加入しているので安心です。


    **スポットプラン・プレミアム

    スポットプラン・プレミアムは、「スタンダード」同様、回収のための段ボール箱、廃棄証明書を含めたプラン。

    1箱2,000円でお受けしています。

    「スタンダード」との違いは、損害賠償保険の上限額と、未開封処理がついているかどうかです。

    「プレミアム」では、損害賠償保険は3億円、未開封処理はプランに含まれています。


    **スペシャルプラン

    スペシャルプランは、大手企業からもご好評いただいている回収プラン。

    頑丈な専用BOXに廃棄したい機密文書を入れていただくだけ。

    運送過程での情報漏洩が気になるというお客様にご好評いただいています。


    **レギュラープラン

    レギュラープランは、錠つきの専用BOXを利用して機密文書を回収するプランです。

    専任の担当者が定期的に回収し、廃棄処理をおこないます。

    ファイルやバインダーごと投入できるので、面倒な分別作業は不要です。


    *まとめ

    デルエフでは、専用の段ボール箱に詰め替える必要のないプランもあります。

    お客様のご希望のプランに、段ボール箱が含まれているか確認してから、箱詰めするようにしてくださいね。

  • 【徹底解説!】複雑な機密文書の種類と廃棄方法とは?

    機密文書には、重要度別に3つの種類があります。

    ・極秘文書
    ・秘文書
    ・社外秘文書

    機密文書を廃棄するには、機密文書専門の廃棄業者の利用が最も安全な廃棄方法です。

    今回は機密文書の種類と、廃棄するには業者の利用がおすすめな理由について徹底解説していきます。

    この記事を読んで、機密文書の種類を知り、上手な廃棄方法の選択をしてくださいね。

    機密文書の種類とは

    機密文書とは、外部に漏洩すると関係者に不利益が生じる大切な情報が書かれた書類のことです。

    重要度によって、次の3つに分けることができます。

    ・極秘文書
    ・秘文書
    ・社外秘文書

    ひとつずつ詳細を見ていきましょう。

    極秘文書

    「極秘文書」とは、ごく一部の関係者しか閲覧できない書類のことをいいます。

    例えば、未発表の研究結果や合併プロジェクトの詳細といった、発表前に外部に漏洩すると企業に大きな損害を与えかねない情報が書かれた書類です。

    極秘文書にかかわる人数は限られており、社内でもあまり目にすることがないでしょう。

    秘文書

    「秘文書」とは、社内の人間でも限られた人しか閲覧できない書類のことです。

    例えば、社員の履歴書等の個人情報や、重要な契約書などが該当します。

    触れられる人物を限定し、きちんとした管理を求められる書類です。人事給与や経理にかかわる人は、触れる機会が多いかもしれません。

    社外秘文書

    「社外秘文書」とは、社外への持ち出しを禁止されている文書のこと。

    企業秘密や営業秘密など、社外に少しでも漏洩すると企業や関係先に損害を与える可能性が高くなります。社内での閲覧は制限されていないことが多いですが、社外への持ち出しを固く禁じられている書類です。

    営業担当者や経理関係者は、目にする機会が多いでしょう。

    社内にある機密文書とは

    ここまで、重要度別に機密文書の種類をご紹介しました。

    実際には秘文書や社外秘文書と呼んでいない書類でも、注意するべき書類が社内にはたくさんあります。

    ・取引先から受け取った文書
    ・個人情報の記載された書類

    なんとなく想像はつくかもしれませんが、詳しく見ていきましょう。

    取引先から受け取った文書

    取引先から受け取った文書の中には、契約書や顧客名簿、仕様書などが該当します。

    契約書や顧客名簿など取引先からもらう書類には、相手企業の機密情報がたくさん。

    取引先の機密情報が漏洩してしまっては、自社の信用が落ちるだけでなく、取引先へ損害を与えることになりかねません。

    自社で作成した書類も大切に扱うべきですが、取引先から受け取った書類はより一層の注意が必要です。

    個人情報の記載された書類

    個人情報の記載された書類は、社員名簿、履歴書、アンケートなどが該当します。

    個人情報の大切さは皆さんもよくご存じだと思いますが、決して漏洩は許されないことです。

    社員に関する個人情報漏洩も問題ですが、顧客に関する個人情報が漏洩すると大きな問題となり、会社の信頼を落とすことにつながります。

    どのような対象者の情報でも、個人情報の取り扱いには細心の注意が必要です。

    慎重に取り扱うべき機密文書の廃棄方法とは

    ここまで機密文書の3つの種類と、社内にある注意するべき書類についてお伝えしました。

    最後に、慎重に取り扱うべき機密文書を廃棄する場合、どのような方法があるのか見ていきましょう。

    今回ご紹介する方法は次の3つです。

    ・受け取った相手に返す
    ・社内に設置したシュレッダー
    ・機密文書廃棄の専門業者を利用する

    一番良い廃棄方法は、「機密文書廃棄の専門業者を利用する」こと。その理由も合わせてご紹介します。

    受け取った相手に返す

    1つ目の廃棄方法は、機密文書を受け取った相手に返すこと。

    取引先の未発表の研究結果など参考資料として受け取った書類は、先方に返すことで自社での漏洩リスクを下げることができます。

    しかし契約書やプロジェクト進行に欠かせない書類は相手に返却できません。

    自社での保管義務がある書類をきちんと保管していないと監査などで指摘され、それこそ信頼を失う可能性が出てきます。

    機密書類を受け取った相手に返す方法は、一部の書類でしか使えない方法です。

    社内に設置したシュレッダーで裁断

    2つ目の廃棄方法は、社内に設置したシュレッダーで裁断すること。

    不要になった書類をそのままゴミに出すことは、機密情報を誰でも見られる状態で公共の場所に置いておくことを意味します。他の企業が持ち帰り利用する可能性や、情報を悪用する人の手に渡る可能性もあり、とても危険です。

    そのリスクを下げるためにも、社内のシュレッダーで裁断してから廃棄するのは有効な方法。

    しかし社内に設置したシュレッダーを利用しての廃棄には、2つのリスクがあります。

    ・裁断中に他の社員に見られるリスク
    ・裁断が粗く、読み取れてしまうリスク

    1つ目のリスクは、裁断中に他の社員に見られるリスクです。

    シュレッダーでの裁断中、他の社員が話しかけてきて立ち話になること、ありますよね。

    極秘文書を裁断していた場合、その情報を関係のない社員に見られてしまっては情報漏洩の可能性が高くなります。

    2つ目のリスクは、シュレッダーの裁断が粗く、読み取られてしまうリスクです。

    シュレッダーにかければ読み取られることはないと安心している方も多いようですが、実は違います。一般企業が使うシュレッダーは裁断の目が粗く、つなぎ合わせたら情報を読み取れることもあるのです。

    企業の大切な情報を狙う人はどのような方法を使ってくるかわかりません。もしかすると、シュレッダーのごみを回収し、情報を読み取ろうとしてくる可能性もあります。

    社内のシュレッダーを使用して機密文書を廃棄する方法は、必ずしも安全とは言えないのです。

    機密文書廃棄の専門業者を利用する

    3つ目の廃棄方法が、機密文書廃棄の専門業者を利用すること。実はこれが一番安全な方法なのです。

    というのも、機密文書廃棄を専門にしている業者は、特別なノウハウを持っています。機密文書の情報を決して漏洩しないための機器の保有や廃棄の方法など、任せておけば安心できる仕組みがあるのです。

    しかし、廃棄業者の中には信頼できない企業もあるかもしれません。

    その業者の実績や、Pマークなど情報管理の資格を保有しているか、無事故を押し出しているかなどを確認することで、優良な機密文書廃棄業者を見つけることができますよ。

    まとめ

    機密文書には重要度別に3つの種類があり、社内でも注意すべき書類があるとお伝えしました。機密文書の廃棄方法は、機密文書廃棄の専門業者の利用が一番安全な方法です。

    情報漏洩しては困る大切な機密文書だからこそ、廃棄が完了するまで気を抜けません。

    廃棄業者のこれまでの実績や、情報管理への取り組みなどを確認することで、優良な業者がどうかの判断基準になるばずですよ。

  • 今すぐ処分したい!機密文書を即日廃棄する方法とは?

    年末の大掃除や試験の直前など、急に思い立って掃除をはじめてしまうことがありますよね。その時に発生した個人情報や機密情報の書かれた書類の廃棄方法に悩んでいませんか?

    せっかくきれいにしたのだから書類の山もきれいにしたいけれど、即日廃棄する方法がわからない。

    そんなあなたへ、今すぐに書類の山を片づける3つの方法をご紹介します!

    ・自分で廃棄処理をしてしまう
    ・廃棄業者へ直接持ち込む
    ・ナチュラルローソンへ持ち込む

    あなたに合った方法で、即日廃棄してみてくださいね。

    自分で廃棄処理をしてしまう

    自宅から出た個人情報などの機密情報を含んだ書類の廃棄で、一番手っ取り早い方法が自分で廃棄処理してしまうこと。

    手動シュレッダーやハサミ、家庭用シュレッダーなどを利用して、数枚ずつ地道に情報を見えなくしていく方法です。

    数枚程度ならこの方法でも良いかもしれませんが、何十枚も廃棄したい書類がある場合にはかなりの手間がかかるのがデメリット。書類を1枚1枚確かめ、どこに個人情報が載っているのか、どの部分は裁断する必要がないのかをチェックする必要があります。

    すべての書類のチェックが終わったら、今度は地道に裁断することになり、時間と手間がかなり負担になるでしょう。

    また、人力での裁断だと大切な情報が読み取れてしまう可能性もあります。手動シュレッダーや家庭用シュレッダーでは裁断する刃の間隔が広いことがあり、切り方によっては文章がすべて読み取れることも。

    はさみでの裁断はもっとリスクが高まり、最初は細かく切っていても、疲れてくるとだんだん間隔が広くなってしまうもの。情報を守りたくて作業しているのに、実際には意味がないこともあるのです。

    廃棄業者へ直接持ち込む

    個人情報の書かれた書類を即日廃棄する2つ目の方法は、廃棄業者へ直接持ち込むということ。

    廃棄業者と聞くと企業しか利用できないイメージがあるかもしれませんが、個人でも利用可能な業者は増えてきています。

    廃棄業者を利用するには、事前に連絡を入れ、所定の箱や所定の日時に書類を送ることで廃棄処理をしてもらうのが一般的です。しかしそれでは回収日まで書類を置いておく必要があり、せっかく部屋をきれいにしたのになんだか落ち着きません。

    そこで、廃棄書類の持ち込みができる業者へ直接持ち込んでしまうのがオススメです。

    書類を持っていける距離に廃棄業者があれば、自分で直接持っていくことで、回収日を待つ必要がありません。持ち込みの場合、当日連絡を入れて受け入れができることが確認できれば、即日対応できます。回収日を待つ必要はありません。

    ただし持ち込み可能な廃棄業者の中には、「持ち込みの場合は最低〇箱から受け入れ可能」というように最低箱数を指定しているところもあります。連絡せずに持ち込むのではなく、あらかじめ持ち込みが可能かどうか、最低箱数がないかどうかを確認しておきましょう。

    ナチュラルローソンへ持ち込む

    自宅から出た個人情報などの機密情報を含んだ書類の廃棄を即日おこないたいのであれば、ナチュラルローソンへ持ち込む方法もあります。

    とはいえ、ナチュラルローソンのレジに「廃棄してください」と持ち込むわけではありません。

    ナチュラルローソンには個人情報書類回収BOXという箱が設置されています。個人情報書類回収BOXは個人情報の書かれた書類を回収し、安全に廃棄するための専用BOXです。

    専用BOXにはポストのような口がついており、そこに書類を入れます。レジの人に声をかける必要も、料金を支払う必要もありません。どなたでもご利用可能です。

    「簡単に入れられるということは、中の書類も簡単に取り出せてしまうのでは?」と不安に思う方もいるかもしれませんね。

    中の書類を取り出すには、専用のカギが必要になります。このカギはデルエフの担当者しか持っていません。ナチュラルローソンのスタッフであっても、開けることはできないのです。

    万が一、廃棄したい書類ではないものを入れてしまったとしても、レジのスタッフには開けられないので注意してくださいね。

    個人情報書類回収BOXには、個人情報の含まれる書類であれば何でも入れることができます。一方で個人情報の含まれない書類や、企業で出た書類は入れることができません。純粋に家庭で出た廃棄書類だけを入れるようにしてくださいね。

    まとめ

    家庭で出た個人情報などの機密情報を含んだ書類の廃棄方法を、3つご紹介しました。

    ・自分で廃棄処理をしてしまう
    ・廃棄業者へ直接持ち込む
    ・ナチュラルローソンへ持ち込む

    一番安全なのは廃棄業者へ持ち込むことですが、あらかじめ対応してくれるかどうかを確認してから持ち込みをおこなってください。場合によっては最低箱数が決められていて、回収できない可能性があります。

    個人情報が含まれる部分が少量の場合には、ナチュラルローソンに設置されている個人情報書類回収BOXの利用もオススメです。毎日たくさん入ってくるからこそ、コツコツ処分しておく方が楽ですね。

  • 病院にある機密文書とは?安全に廃棄する方法をご紹介!

    病院には日々、多くの患者さんの個人情報や診断結果などの機密情報が入ってきます。一般企業であれば、極秘文書や秘文書に当たる重要な情報。もちろん保管や取り扱いにも細心の注意が必要になります。

    しかし最も注意するべきなのが、廃棄するときです。

    患者さんの大切な機密情報を、シュレッダーで裁断しただけで廃棄していませんか?

    実はシュレッダーで裁断しただけの廃棄は、情報漏洩のリスクが高い廃棄方法なのです。

    今回は病院で発生する機密文書の、正しい廃棄方法についてご紹介します。

    情報漏洩で病院のイメージを損なう前に、正しい廃棄方法での廃棄をはじめましょう。

    病院は機密文書で溢れている!

    あまり意識していないかもしれませんが、病院には機密文書がたくさんあります。患者の名簿や、病状等が書かれたカルテなど、どれも機密文書に該当する書類ばかり。

    扱いとしては、極秘文書や秘文書に該当するくらいの重要な情報を扱っています。

    ずさんな管理をしていたら非常に危険で、大きな事故やトラブルにつながりかねません。

    多くの個人情報を扱う病院では、一般企業以上の情報漏洩対策が必要なのです。

    機密文書をシュレッダーで処理はダメ

    ・通院しなくなって一定期間が経った患者さんの情報
    ・亡くなられた患者さんの情報
    ・転院された患者さんの情報

    これらの個人情報が含まれたカルテなど、病院にあるシュレッダーで処理していませんか?

    多くの病院で個人情報の廃棄にシュレッダーが使われているようですが、これは間違いです!

    というのもシュレッダーでは読み取れてしまう可能性があるから。シュレッダーで裁断すればもう読み取れないと思っている方も多いようですが、実はつなぎ合わせて読み取れることがあるのです。

    病院から出る機密情報を悪用しようとする人は、いろいろな手を使ってきます。廃棄に出されたシュレッダーのごみを持ち帰り、復元を試みるかもしれません。

    「そんなことする人いるはずない」と思うかもしれませんが、実際にこのような方法での情報漏洩事故は発生しています。

    情報漏洩リスクを避けるためにも、シュレッダー処理は避けた方が無難でしょう。

    病院の機密文書は専門の廃棄業者がオススメ

    ここまで、病院で発生する機密文書をシュレッダーで廃棄するのは避けた方が良い理由を説明しました。

    少しでも経費を抑えようと、院内で処理したくなる気持ちはわかります。しかし、それで情報漏洩してしまい、病院のイメージが下がってしまっては元も子もありません。

    そこでオススメなのが、機密文書専門の廃棄業者を利用して廃棄する方法です。

    例えばデルエフなら、1箱980円から廃棄処理が可能です。電気代やメンテナンス費用などのシュレッダーの維持費を考えると、そこまで差はないのではないでしょうか?

    定期的に回収をおこなうプランもありますし、たまにしか廃棄が発生しない場合にはスポットでのご利用も可能です。

    書類廃棄に業者の利用が良い理由

    シュレッダーではなく業者に文書の廃棄を頼んだ方が良い理由は、情報漏洩のリスクを下げられること以外にもあります。

    ・シュレッダーより低コスト
    ・スタッフの手間を省ける
    ・ホチキス等そのままで処分できる

    シュレッダーより低コスト

    シュレッダーを保有している方が低コストだと思っている方も多いのではないでしょうか?

    でも実は、シュレッダーには意外と維持費がかかっています。

    ・電気代
    ・メンテナンス費
    ・ごみ袋

    年間にしてみると、意外と馬鹿にできない費用必要です。

    一方、廃棄業者を利用すると処分費のみで済んでしまいます。年会費等もかからない業者が多いので、本当に処分費のみで廃棄が可能。結果的に低コストなのです。

    スタッフの手間を省ける

    機密文書の廃棄にシュレッダーを使っている場合、それらの書類を裁断するために、スタッフの手間がかかっています。

    1枚や2枚ならシュレッダーの時間も大したことではありませんが、病院では毎日多くの機密書類が発生していますよね。何十枚も裁断するために時間的コストを消費しているのです。

    廃棄業者に依頼すれば裁断する時間がなくなります。そのためスタッフは別の作業を進めることができ、生産性が上がるのです。より良いサービスにつなげられるはずですよ。

    ホチキス等そのままで処分できる

    機密文書をシュレッダーするのに地味に面倒なのが、ホチキス等を外す必要があることです。

    そのまま裁断できるシュレッダーもありますが、刃こぼれやつまりなど、故障の原因になることがあります。余計な出費につながるので、できれば避けた方が良いもの。

    しかし多くの書類はホチキスやクリップでまとめられていますよね。

    そんなとき、業者へ依頼すればホチキス等がついたまま、廃棄処理をすることができます。

    一般用とは比べ物にならないほどの大型シュレッダーを使用しているので、ホチキス等がついていても問題ありません。

    いちいち取り外す手間もかからないので、病院での機密文書廃棄はやはり業者の利用がおすすめです。

    まとめ

    一般企業以上に慎重に取り扱うべき書類の多い病院。機密文書の廃棄についても、細心の注意が必要です。

    シュレッダーの利用は一見、低コストで安全のように感じますが、実はそうではありません。シュレッダーの裁断では読み取れてしまうリスクや、維持費に以外とコストがかかっているからです。

    安全に廃棄するためには、機密文書廃棄業者の利用がおすすめ。高い安全性以外にも、コストや手間を削減でき、結果的に病院のサービス向上にもつながるはずですよ。

  • デルエフで機密文書を廃棄するために必要な準備とは?

    デルエフで機密文書の廃棄をご依頼いただく際、よく質問されるのが「どんな準備が必要ですか?」ということです。

    デルエフではお客さまの手間を最小限に抑えたサービスをご提供しているため、準備していただくの2つだけ。

    ・届いた段ボールを組み立てること
    ・廃棄したい機密文書を段ボールに詰めること

    忙しい方にも気軽にご利用いただきたいから、準備は簡単にできるように工夫しているのです。

    今回は、デルエフで機密文書の廃棄をお申込みいただいた場合の流れと、必要な準備についてご紹介していきます。

    ご利用を迷われているという方は参考にしてみてください。きっと簡単にできることに驚くはずですよ。

    デルエフでの機密文書廃棄の流れ

    デルエフでの機密文書廃棄は、以下のような流れで進んでいきます。

    (1)プランを決定後、ご注文いただく
    (2)デルエフから専用段ボールの送付(該当プランのみ)
    (3)書類を詰めていただき、セキュリティシールを貼る
    (4)集荷連絡先へ連絡する
    (5)廃棄後、廃棄証明書を発行します(該当プランのみ)

    (1)プランを決定後、ご注文いただく

    まずは、ご利用のプランを決定していただきます。

    どのプランを利用するか判断できないという方は、フローチャートがありますのでそちらをご利用ください。

    プラン決定にお悩みのお客様へ

    プラン決定に関して、質問や疑問点がありましたらお気軽にお問合せくださいね。

    プランが決まったら、お電話、FAXまたはwebからご注文をお願いいたします。

    ご注文を確認し、デルエフの担当者よりメール、電話もしくはFAXにて折り返しご連絡いたします。

    申し込み内容の詳細が決定後、サービスの提供開始となります。

    (2)デルエフから専用段ボールの送付(該当プランのみ)

    お申込み内容が決定したら、デルエフより専用段ボール等の送付をおこないます。

    送付されるものは以下です。

    ・伝票貼付済みの段ボール
    ・セキュリティーシール
    ・貴重品シール

    プランによって送付物の種類が変わりますので、各プランの詳細をご確認ください。

    (3)書類を詰めていただき、セキュリティシールを貼る

    廃棄したい書類を段ボールに詰めていただきます。

    その際、プラスチックのファイルやバインダー、CDなどの書類でないものは入れられません。あらかじめ分けておくとスムーズです。

    ホチキス留めされた書類や紙のファイルは同封可能ですので、そのままお入れください。

    すべての書類が入れ終わったら、段ボールのふたを閉じ、開け口の部分にセキュリティーシールを貼ってください。貴重品シールは段ボール上部の伝票横に貼ります。

    (4)集荷連絡先へ連絡する

    段ボールの封まで終わったら、集荷連絡先へ連絡を入れ、集荷依頼をおこなってください。

    書類の入った段ボールを集荷業者へ渡したら、お客さまの作業はすべて終了です。

    (5)廃棄後、廃棄証明書を発行します(該当プランのみ)

    デルエフで機密書類を受け取り後、24時間以内に廃棄処理をおこないます。完了後には「廃棄証明書」をお客様へメールにて送付。

    廃棄証明書をもって、お客さまの大切な情報の入った書類は廃棄されたことが証明されます。

    デルエフで機密文書を廃棄するための準備

    デルエフで機密文書を廃棄するための準備は2つだけ!

    ・届いた段ボールを組み立てること
    ・廃棄したい機密文書を段ボールに詰めること

    この2つをおこなえば、あとは伺った回収業者に箱を渡していただければ終了です。

    着払伝票は、記入済みのものを貼り付けた状態で送付するので、記入も貼り付けも必要ありません。

    1点注意していただきたいのは箱に詰める際、プラスチックや金属性のファイルは入れられないことです。書類しか回収できませんので、他のものが混ざらないようご注意ください。

    書類についたホッチキスは大丈夫ですので、取り外す必要はありません。

    デルエフは手軽に利用でき、高品質な廃棄業者です!

    デルエフは、業界最安値のプランをはじめ、皆さんに手軽に利用していただけるようなサービスをご提供しています。

    しかしどんなに手軽に利用できたとしても、安かろう悪かろうでは意味がありません。お客さまの大切な機密情報が危険にさらされてしまいます。

    デルエフでは、手軽に利用できることと高品質なサービスをご提供することの両立を目指して運営しています。

    まとめ

    デルエフでは、お客さまが手間をかけずに利用していただけるように工夫しています。

    お客さまにしていただく準備は、届いた段ボールを組み立てることと、廃棄したい機密文書を段ボールに詰めることだけ。忙しい方でも手軽にご利用いただけるはずです。

    安くても高品質なサービスのご提供を目指しています。

    機密文書の廃棄は、80年以上にわたり漏洩事故0のデルエフへお任せください!

  • 環境を守りたい!機密文書をリサイクルする方法とは?

    毎日多くの紙の書類が発生し、そのほとんどが燃えるゴミとして排出されています。

    環境問題が騒がれている現代。少しでも環境を守っていきたいですよね。

    そこで今回は、環境を守りつつ、機密書類を安全に廃棄できる方法をご紹介します!

    たくさん使う紙だからこそ、適正な方法廃棄してリサイクルに貢献しましょう。

    機密文書をリサイクル方法は3つ

    企業の大切な情報や、個人情報などの書かれた機密書類。これらの機密書類をリサイクルする方法は3つあります。

    ・古紙回収に出す
    ・シュレッダーしてから古紙回収に出す
    ・機密文書廃棄業者に頼む

    古紙回収に出す

    書類をリサイクルするときに、真っ先に思い浮かぶのは古紙回収ではないでしょうか?

    確かに古紙回収を利用することで、リサイクルに貢献することが可能です。

    しかし、古紙回収は大抵の場合、書類を書類のままの状態で袋や紐で縛り、回収場所へ出します。つまり、外部の人間に書類の内容を見られる可能性が非常に高い方法なのです。

    これでは会社の大切な情報が漏洩してしまいますので、避けた方が良いでしょう。

    シュレッダーしてから古紙回収に出す

    書類をそのままの状態で回収に出すのが危険なら、シュレッダーしてからではどうでしょうか?

    書類をシュレッダーで裁断することにより、中身を読み取ることは難しくなり、一見すると有効な方法です。

    しかし実はシュレッダーしてから古紙回収に出しても、危険は潜んでいます。

    というのも、一般的なシュレッダーは裁断の目が粗いことが多いから。中身を読み取れてしまう可能性があります。

    またシュレッダーをするためには人手が必要です。廃棄する書類のために、貴重な人材を費やすのはもったいないですよね。

    機密文書廃棄業者に頼む

    そこでオススメなのが、機密文書廃棄業者に頼むことです。

    機密文書の廃棄業者と聞くと、ただ書類を廃棄するだけのように感じますが、実は違います。きちんと紙をリサイクルできるような取り組みをおこなっているものなのです。

    業者に頼むことで、自社で廃棄処理をおこなう必要がなくなるため、捨てるものの処理に人手を割く必要もありません。その分、他の仕事に人手を使うことができるのでオススメです。

    機密文書廃棄業者に頼むべき理由は、次章でご紹介します。

    廃棄業者に頼むべき理由とは?

    機密文書の廃棄は、廃棄業者に頼むのがオススメだとお伝えしました。

    では廃棄業者を利用するべき理由はどこにあるのでしょうか?それは次の3つです。

    ・細かく裁断できる
    ・溶解処理ができる
    ・製紙工場でリサイクルができる

    どれも自社でおこなおうとすると難しい処理ばかり。社内ですべてに対応しようとして、情報漏洩してしまっては意味がありません。

    任せられるところは業者に任せていきましょう。

    細かく裁断できる

    おすすめの理由1つ目は、細かく裁断できることです。

    前章でもお話しした通り、一般的なシュレッダーでは裁断後も読み取れてしまう可能性があります。それはシュレッダーの裁断の目が粗いことが理由です。

    一方、廃棄業者を利用すると、業務用の大型シュレッダーで裁断することになります。それにより、読み取りが難しいくらいまで裁断することが可能なのです。

    自社でシュレッダーにかけるよりも安全だといえます。

    溶解処理ができる

    廃棄業者の利用がオススメな2つ目の理由は、溶解処理ができるということ。

    溶解処理については次章で解説しますが、簡単にいうと「紙を繊維にする」処理のことです。紙が紙の状態ではなくなるので、情報を読み取ることは不可能になります。

    シュレッダーしたものを溶解処理することで、完全に情報を守ることができるのです。

    製紙工場でリサイクルができる

    廃棄業者の利用で一番おすすめなのが、製紙工場でリサイクルができるということ。

    廃棄業者でシュレッダー処理をしたものは、最終的に製紙工場でリサイクル処理をされ、トイレットペーパーなどに生まれ変わります。

    燃えるごみに出してしまうことが多い紙ごみを、きちんとリサイクルできるのです。

    廃棄業者でされる「溶解処理」とは?

    先ほど廃棄業者の利用をオススメする理由の中で、「溶解処理」が出てきました。
    「ようかいしょり」と読みますが、普段はあまり目にすることがない単語ですよね。

    「溶解処理」とは、紙を繊維になるまでほぐす手法のことをいいます。薬品は使わず、水と機械の動きだけで処理するので環境にも安心の方法です。

    紙の状態ではなくなるので、書かれていた情報は読み取ることができなくなります。それだけでなく、紙の状態に戻すことも不可能なので、シュレッダー処理だけよりも安全です。

    まとめ

    日々たくさん出る紙の書類。少しでも環境には配慮したいですよね。

    シュレッダーでの裁断で古紙回収に出すのもいいですが、丸ごと業者に任せることで、さらに安全にリサイクルが可能です。

    ご検討されている方は、せひデルエフにお問い合わせください。

  • 紛らわしい!シュレッダー業者と溶解業者って何が違うの?

    大切な情報の入った書類を廃棄したい。そう思って調べてみると出てくるのは「シュレッダー業者」と「溶解業者」。

    一体、どちらに頼めばいいのか、悩んでしまいますよね。

    そこで今回は、どちらの業者を選べばよいのかわからないという方に、両者の違いをご説明します。

    簡単にいうと、2つの違いは廃棄する際の方法の違いです。

    シュレッダー業者は、シュレッダーで廃棄処理をする業者。
    溶解業者は溶解処理をして廃棄する業者です。

    この記事を参考に、どちらの業者を利用すればいいのか判断してみてくださいね。

    シュレッダー業者とは

    それではまず「シュレッダー業者」について見ていきましょう。

    シュレッダー業者は、お預かりした機密文書を業務用の大型シュレッダーで裁断し、リサイクルする業者のことをいいます。

    一般的な企業で使われているシュレッダーよりも大型で、裁断の細かいシュレッダーを使用しています。自社内でシュレッダー処理をおこなうよりは、安全な廃棄方法です。

    シュレッダー業者を利用するメリットは、紙製ファイルなどにファイリングされたままでも廃棄に出せることです。

    特に企業内の書類はファイリングされていることが多く、ファイルから書類を外すだけでも大変な労力が必要になってしまいます。

    シュレッダー業者であればファイリングされたままの状態で廃棄できるので、時間的コストをかなり節約することが可能です。

    一方、シュレッダー業を利用する際のデメリットは、裁断によっては読み取れる可能性があることでしょうか。大型シュレッダーを使っているため復元するのはかなり難しいですが、紙を裁断するだけという処理方法なので、読み取ることも可能です。

    実際には、何千枚、何万枚という大量の書類をシュレッダー処理しているため、復元するのはほとんど不可能に近いでしょう。

    溶解業者とは

    続いて「溶解業者」について見ていきます。

    溶解業者とは、紙を繊維になるまでほぐす手法を使う業者のことをいいます。

    溶解処理をおこなうには、特別な薬品等が必要になるイメージがあるかもしれません。実際には薬品は使わず、水と機械の動きだけで紙を繊維にまでほぐします。環境にも優しい方法です。

    溶解業者を利用するメリットは、何といっても機密情報が絶対に読み取れなくなることです。

    溶解処理をおこなった書類は繊維になります。紙の状態ではなくなるため、決して読み取ることはできません。また、繊維を紙の状態に戻すこともできないため、一度処理してしまえば情報が漏れることはないでしょう。

    溶解業者を利用する際のデメリットは、金属のついたファイルを回収できないことでしょうか。

    溶解処理は「紙を繊維にする」という処理方法のため、紙以外を処理することができません。書類に混じって金属が入っていると回収できないので、きちんと取り除く必要があります。

    利用シーン別おすすめ業者

    ここまで、シュレッダー業者と溶解業者の違いをご紹介しました。

    自社が使うべき業者が見えてきましたか?

    続いて、利用シーン別にオススメの廃棄業者をご紹介します。もし当てはまるシーンで検討中であれば、ぜひ参考にしてみてください。

    ・ファイルに綴じられたまま出したい
    ・社内の書類を大量に処分したい
    ・契約書や顧客データなどを処分したい

    ファイルに綴じられたまま出したい

    たとえば、会計書類の保存期間が満了になったり、プロジェクトが終了したりして、書類が不要になったとします。

    会計書類やプロジェクト関連の資料は、大抵の場合、ファイルにきちんと綴じられているはずです。これらの機密書類を廃棄する場合、いちいちファイルから書類を出していては時間がもったいないでしょう。

    そのようなときにオススメなのは、シュレッダー業者の利用です。

    シュレッダー業者であればファイリングされたまま回収が可能ですし、ホチキスなども外す必要はありません。時間的コストを削減でき、違うことに時間を使うことが可能です。

    契約書や顧客データなどを処分したい

    続いて、契約が満了になった契約書や、古い顧客データなどを処分するとします。

    契約書や顧客データは会社の超重要機密情報です。絶対に情報漏洩は避けたい書類でしょう。

    このような場合にオススメなのは、溶解業者の利用です。

    溶解処理をおこなえば、情報漏洩は不可能になります。大切な機密情報だからこそ、安全な廃棄方法を選択したいですよね。

    契約書や顧客データはあまり枚数も多くないので、金属の含まれるファイル等を取り除くのも大変な作業ではないでしょう。

    社内の書類を大量に処分したい

    最後に、年度が終わり、保存期間の切れた書類を1年分処分するとします。

    1年分ともなると段ボール数箱、多ければ数十箱になり、一つひとつシュレッダーをかけるのは大変です。かといって、会社の重要な情報も含まれるため、情報漏洩には注意したいですよね。

    このような場合にオススメなのは、シュレッダー・溶解どちらもできる業者の利用です。

    会社の機密情報の多い書類だからこそきちんと処理したいですが、ファイリングされているものを取り外すのも手間がかかります。

    シュレッダー・溶解どちらの処理もできる業者を利用することで、安全な廃棄と作業負担の軽減の両方の恩恵を受けることが可能です。

    デルエフなら、シュレッダー処理をしたあとに、溶解処理をおこなっています。

    絶対に守りたい大切な情報だからこそ、念には念を入れたいところ。シュレッダー・溶解どちらの処理も行うことをおすすめしています。

    まとめ

    シュレッダー業者は、ファイリングされている書類も気にせず廃棄に出せるのがメリット。
    溶解業者は、情報を完全に復元不可能にできるところがメリットです。

    どちらの業者を選ぶかは、廃棄する書類の重要度によって判断するといいでしょう。

    どうしても情報漏洩させたくない機密情報を含んだ書類の廃棄は、デルエフのような、シュレッダー処理も溶解処理もできる業者を選ぶことが大切です。

  • フリーランスが書類を安全に処理できるサービスって?

    副業が解禁され、個人事業主(フリーランス)として働く人も増えてきました。個人とはいえ、仕事をしている以上、書類は増えてくるものです。

    自分ひとりの情報であれば問題なくても、事業関係者の情報が漏洩してしまっては問題になります。本業の会社でも「ずさんな管理をする人」と悪いイメージがついてしまう可能性も…。

    そこで今回は、安全に書類を廃棄する方法についてご紹介します。

    情報漏洩のリスクをかなり下げられる安心な廃棄方法は、廃棄業者へ依頼すること。

    どうして廃棄業者の利用がオススメなのか、業者を選ぶ際のポイントもご紹介していきます。

    この記事を参考に、副業でも本業でも信頼される文書管理をしていきましょう。

    個人で事業主。書類は2倍以上になる

    冒頭でもお話しした通り、個人事業主として働く人が増えてきました。副業がそのまま本業となり、フリーランスとして独立する人も増えているようです。

    個人事業主として働くことにより、個人として受け取る書類以外にも、事業関係の書類が多く発生します。自宅で作業されている方、お宅に書類があふれかえっていませんか?

    個人として受け取る書類には、
    ・公共料金の明細
    ・ダイレクトメール
    ・知り合いからの郵便物
    など、月に数回しか受け取らない方もいるかもしれません。

    そこに事業関係の書類が加わると、
    ・見積書
    ・納品書
    ・請求書
    ・仕事の受注内容(発注書)
    ・保存しておくべきメールのプリント
    など、一気に機密文書の量が増えてしまいます。ご自宅に書類があふれるのも納得ですね。

    それではこれらの書類を廃棄するには、どのような方法があるのでしょうか?

    フリーランスの書類を廃棄する方法

    ここまで、フリーランスや個人事業主として働き始めると「書類が多くなる」ということをお話ししてきました。

    次に、廃棄する方法について見ていきましょう。方法としては、次の3つが挙げられます。

    ・ハサミで切ってから燃えるゴミに捨てる
    ・家庭用シュレッダーで裁断する
    ・廃棄業者を利用する

    中でもおすすめは、廃棄業者の利用です。
    それぞれの廃棄方法のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介します。

    ハサミで切ってから燃えるゴミに捨てる

    まず1つ目の廃棄方法が、ハサミで切ってから燃えるゴミに捨てることです。

    個人情報などの書かれた大切な部分だけを、ハサミで切って捨てる方法。

    手軽にできるところがメリットで、量が少ない時なら問題ないかもしれません。

    しかし次第に厳しくなっていきます。というのも、事業を拡大していくごとに、書類の量が増えるだけでなく、書類の中の重要情報が増えていくからです。

    毎回用紙全体を細かく切り刻む必要が出てくるので、時間的にも、手にも負担が大きくなってしまいます。

    家庭用シュレッダーで裁断する

    2つ目の廃棄方法は、家庭用シュレッダーで裁断することです。

    ハサミよりは断然楽な方法になります。ゴミを捨てる作業や電気代のコストがかかるのがデメリット。また、家庭用シュレッダーは裁断の目が粗いため、せっかくシュレッダーにかけても書類の情報を読み取られる可能性があります。

    情報を守りながら廃棄するという点では不安が残るため、あまりおすすめできません。

    廃棄業者を利用する

    フリーランスの書類を廃棄する方法3つ目は、廃棄業者を利用すること。

    これが一番おすすめの方法です。廃棄業者ではシュレッダー処理をした後、紙を繊維にまでほぐす溶解処理をおこなっているところがあります。

    溶解処理をおこなった書類を復元することは、ほぼ不可能なので情報が漏洩する心配はありません。

    本業と副業で忙しいという方でも、「書類を箱に入れて送るだけ」という手軽さが人気になっています。

    廃棄業者を選ぶ際のポイント

    廃棄業者を利用するにあたり、たくさんの業者の中からどうやって選べばいいのでしょうか?

    今回は特に注目するべき3つのポイントをご紹介しますね。

    ・Pマークを取得しているかどうか
    ・1箱から受け入れてくれるかどうか
    ・きちんとした実績があるかどうか

    Pマークを取得しているかどうか

    大切な機密情報の廃棄を頼むからこそ、きちんとした管理をしている業者に任せたいですよね。

    その際の指標となるのが、「Pマーク」を取得しているかどうかです。Pマークというのは、「プライバシーマーク」といい、個人情報の管理に関して一定のレベルを満たしているかを判断した認定のこと。

    Pマークの取得も大変ですが、取得後も一定期間ごとに監査が入り、基準を守っているかを定期的に確認されるため、継続して取得している廃棄業者は信頼できるでしょう。

    1箱から受け入れてくれるかどうか

    次に、1箱から受け入れてくれるかどうかも、きちんと確認しておきたいポイントです。

    個人事業主は、一般の企業に比べると書類の量は少なめです。でも書類に含まれる機密情報は、決して漏洩してはいけないものばかり。

    廃棄業者によっては、ある程度の箱数がないと回収できないところもあるため、少量から回収してくれるかどうかを確認しておきましょう。

    きちんとした実績があるかどうか

    最後に、きちんとした実績があるかどうかも確認します。

    最近サービスを始めたばかりの業者は、安全性に少し不安があるかもしれません。何かトラブルが起こったときに、うまく対応できず、事態が悪化してしまう可能性もあります。

    一方で、無事故で長く続いている業者は信用できると言えるのではないでしょうか。長く機密文書の廃棄に携わっているということは、きちんとしたノウハウを持っています。無事故を継続しているということは、情報に関する管理も徹底されているということ。

    依頼する業者にきちんとした実績があるかどうか、しっかりとチェックしておきましょう。

    まとめ

    個人事業主として仕事を始めると、どうしても書類の量は増えてしまいます。

    だからといって適当に処分していては、情報漏洩の可能性もあり危険です。トラブルが起こってしまっては、信用を失うことに繋がります。

    自宅で対応できる廃棄方法を使うのも良いですが、おすすめは廃棄業者を利用すること。安心・安全に廃棄ができますし、処理にかける時間を事業に充てることができます。

    駆け出しのフリーランスの方にもおすすめの廃棄方法です。

  • 個人情報を廃棄するのにオススメの方法とは

    気を抜くと、あっという間に溜まってしまう家の中の個人情報の山。
    送られてきたダイレクトメールやご家族宛ての手紙、子供たちの学校のお知らせなど、あっという間に書類は山積みになってしまいます。

    そこで今回は、個人情報を廃棄するのにオススメの方法をご紹介します!

    ・はさみや手動シュレッダーの利用
    ・レンタルシュレッダーの利用
    ・溶解サービスの利用
    ・個人情報書類回収BOXの利用

    中でもおすすめなのは、個人情報書類回収BOXの利用です。個人情報を回収してくれるサービスで、ナチュラルローソンの店舗に設置されています。利用は無料なのでぜひ使ってみてください。

    それでは、個人情報を廃棄する4つの方法を順番に見ていきましょう。

    はさみや手動シュレッダーの利用

    まず1つ目の方法が、はさみや手動シュレッダーを利用して廃棄する方法です。

    最近では、手動シュレッダーが100円ショップでも販売されているのを見かけます。購入するハードルも低く、手軽にできるのが魅力。少量の場合にはおすすめできます。

    あまりにも量が多い場合、1枚1枚をはさみや手動シュレッダーで裁断していては、時間もかなりかかります。裁断している手も痛くなってきて、途中で作業を投げ出してしまうかもしれません。

    それで大切な個人情報をそのままにゴミに出してしまっては本末転倒です!はさみや手動シュレッダーを使用する際は、このようなデメリットがあることを認識しておきましょう。

    また、手動シュレッダーやシュレッダーはさみは裁断の目が粗いものが多いです。裁断の向きなどによっては、内容が読み取れてしまいます。使用の際は、きちんと裁断できているかを確認してくださいね。

    レンタルシュレッダーの利用

    2つ目の方法は、レンタルシュレッダーの利用です。

    最近、利用者も増えてきたサービスで、電動シュレッダーを一定期間レンタルして使えるサービスのこと。ご自分で購入する必要がないので、電気代やメンテナンス費用がかかりません。

    この方法のデメリットは、頻繁に廃棄することができないということです。

    レンタルするのに費用がかかるため、ある程度書類が溜まってからレンタルすることになるでしょう。廃棄したい書類が溜まるまでは処分できないので、ご自宅に書類が溜まっていくことに……。

    またレンタルシュレッダーには、もうひとつデメリットがあります。

    それは、機器の中には裁断が細かくないシュレッダーも含まれているということ。手動シュレッダーやシュレッダーはさみと同様に、裁断の向きによっては内容が読み取れる可能性があります。

    シュレッダーをレンタルするのも安くはありませんが、そのようなデメリットがあるのです。

    溶解サービスの利用

    個人情報の廃棄にオススメの方法3つ目は、溶解サービスの利用です。

    溶解とは、水と機械の動きを使って紙を繊維状にする手法のことをいいます。紙が紙の状態ではなくなるので、情報を読み取ることはできません。

    シュレッダー処理もしてくれる業者を利用すれば、安全に多くの情報を含んだ書類を廃棄できます。

    レンタルシュレッダーを利用するよりも安く、安全に書類の廃棄が可能です。

    散らかってしまったご自宅を、一気に片づけたい場合に利用するといいでしょう。たくさんの書類を一度に廃棄できるので、スッキリできるはずです。

    溶解サービスをおこなっている業者の中には、個人向けのサービスをおこなっていないところもあります。個人利用が可能かどうか、最低箱数の指定などがないかを、あらかじめ確認しておくと安心です。

    個人情報書類回収BOXの利用

    個人情報の廃棄におすすめの4つ目の方法は、個人情報書類回収BOXの利用です。

    個人情報書類回収BOXとは、ナチュラルローソンに設置された回収BOXのことをいいます。書類を入れることしかできないタイプの箱に、個人情報の含まれる書類を入れていただくことで、回収された書類をデルエフが廃棄するサービス。

    専用BOXはポストのような口がついており、書類を入れるのは簡単ですが、中の書類を取り出すには専用のカギが必要になっています。このBOXのカギはデルエフの担当者しか持っていないため、ナチュラルローソンのスタッフであっても、開けることはできません。

    大量の書類を回収するには向きませんが、日々発生する書類を都度入れていただくことで、ご自宅に書類があふれることを回避できるはずです。

    まとめ

    気がつくと、たくさんの書類が積みあがってしまうご家庭も多いはず。公共料金の明細をはじめ、個人情報の含まれる書類は本当にたくさん入ってきます。

    それらの書類の廃棄には、手動シュレッダーなどを利用するのもいいですが、お近くのナチュラルローソンに設置された個人情報書類回収BOXの利用がオススメです。

    ちょっとコンビニによる際に、カバンに入った個人情報の書類を処分していきませんか?

  • オフィス内の書類を片付ける。効率的な文書廃棄の手順とは

    気がつくと書類が溜まっていくオフィス内。定期的に片付ける必要がありますよね。

    そこで今回は、効率的に書類を片付ける手順についてご紹介していきます。

    一気に片付けようとせず、1箇所ずつコツコツ進めていくことがポイント。
    一見すると時間がかかりそうですが、実はこれが一番効率的なのです。

    この記事を参考に、オフィスのすっきりを保ちましょう!

    書類を片付ける場所を決める

    積み重なった書類を片付けるには、一気に処理しようとしてはいけません。

    というのも、一度に複数箇所の作業を進めると収集がつかなくなることが多く、非効率だからです。

    まずは、1箇所ずつ作業を進めていきましょう。

    まとまった時間が取れるのであれば一度に終わらせてもいいですが、そうでない場合にはコツコツ進めていくのがベストです。

    書類の要否を確認する

    書類を片付ける場所を決めたら、実際に作業に入っていきます。
    書類の山を目の前に、どうすればいいのか分からなくなるかもしれませんが、やることは簡単です。

    いる・いらないを判断していくだけ。

    オフィス内で積み重なる書類になりがちなのが、以下の書類。

    ・法定保存期限が過ぎた書類
    ・社内規定で決められた期限が過ぎた書類
    ・過去のカタログ
    ・電子データが存在する書類
    ・メモなどの一時的な書類

    これらはすべて廃棄して問題ありません。

    特に、電子データが存在しているのに紙の書類でも持っている人がいますが、これはやめた方が良い習慣です。

    紙での保存が義務づけられている書類であれば別ですが、そうでなければ2種類で保存する意味がありません。

    取っておく必要のない書類は廃棄してしまいましょう。

    廃棄業者を利用して書類を廃棄する

    書類の整理が終わったら、取っておく書類はきちんとファイリングしましょう。

    せっかく整理したのにバラバラのまま保管していると、また同じように書類が積み上がっていきます。

    「いる書類」と分類できた時がファイリングのチャンスです。
    取っておく必要のある書類は、きちんとまとめておきましょう。

    取っておく必要のない書類に関しては、早急に廃棄します。

    自社でシュレッダー処理をしてもいいのですが、おすすめは廃棄業者の利用です。

    積み上がった大量の書類をシュレッダーするのは膨大な時間がかかります。
    また、自社内での廃棄や古紙回収では、情報漏洩のリスクがあるのも事実。

    信頼できる機密文書の廃棄業者に依頼して、安全・簡単に書類の廃棄をしましょう。

    書類を増やさないためにできること

    オフィス内の書類の片付け作業、お疲れさまでした。
    せっかくきれいにしたオフィス。できるだけ長く維持したいですよね。

    きれいを維持するポイントは「書類を増やさないこと」です。

    最後に、書類を増やさないためにできること2つのことをお伝えします。

    ・迷ったら捨てる
    ・メールなどの電子データは印刷しない

    迷ったら捨てる

    書類が積み上がる一番の理由は「いらない書類を取っておくこと」です。

    中には捨てられない書類もありますが、明らかに不要な書類を取っている方も多いのではないでしょうか。

    手元に届いた時に「この書類いるかな?」と迷ったら、その書類は捨てるようにしましょう。

    「大事な書類を捨ててしまうのでは」と心配された方もいるかもしれませんが、本当に大切な書類は取っておくべきかを悩みません。

    たとえば、会社の特許関係の書類を手渡された時、「いるかな?」と悩むでしょうか?
    おそらく皆さん悩まないと思います。

    本当に必要な書類は、悩むことなく判断できるはず。
    悩んだら捨てるように意識していきましょう。

    メールなどの電子データは印刷しない

    先ほどもお伝えしましたが、電子データがあるのに書類で保存する意味がありません。
    書類がなかったとしても、データでいつでも確認できるからです。

    届いたデータを印刷して確認したい方もいるかもしれませんが、極力電子データは印刷しないように心がけましょう。

    書類で保管しておくよりも、データの方が検索性も高く、便利です。

    どうしても印刷して確認したい場合には、確認が終わったらすぐに処分するように徹底してみてくださいね。

    まとめ

    日々の業務に追われるうちに、気がつくと積み上がっているオフィス内の書類。

    片付ける場所を決め、1箇所ずつ片付けを進めていきましょう。

    取っておくべき書類はすぐにファイリングをし、廃棄する書類は業者を利用して廃棄します。

    ご紹介した「書類を増やさないポイント」を徹底し、きれいをキープしていきましょう。

  • マニフェストって何?書類廃棄で受け取る証明書とその廃棄方法とは

    事業所から出た廃棄物を処理するとき、「マニフェスト」を受け取ることがありますよね。
    見かけたことはあるけれど、マニフェストをきちんと理解していますか?

    今回の記事では、マニフェストの意味と、保存期間、保存方法についてご紹介します。

    知っているようで知らないマニフェストについて、この記事で理解していきましょう!

    マニフェストとは?

    マニフェストとは、産業廃棄物を正しく廃棄しているかの把握を目的に実施されているもの。

    事業所から出るゴミを、誰が、どのように廃棄したかを明確にし、不法投棄を防ぐことを目的として実施されています。

    マニフェストは「産業廃棄物管理票」と呼ばれることも。

    本来、事業者が排出する廃棄物は、自社の責任で適正に処理することが決められています。

    そのため廃棄を委託する場合には、
    ・廃棄物の名称
    ・運搬業者名
    ・処分業者名
    ・取扱上の注意点
    などを記載したマニフェストを交付することが決められているのです。

    旧厚生省(現・環境省)の行政指導で平成2年にスタート。
    現在はマニフェストを電子化する「電子マニフェスト制度」も施行されています。

    紙くずの廃棄にマニフェストが必要な業種とは

    書類をシュレッダーした紙くずは、業種によって、産業廃棄物扱いだったり、事業系一般廃棄物になったりします。

    ・建設業
    ・パルプ・紙・紙加工品の製造業
    ・新聞業
    ・出版業
    ・製本業
    ・印刷物加工業
    のような、紙を扱う業種の場合には「産業廃棄物扱い」なので、マニフェストが必要です。

    一方、上記以外の業種では「事業系一般廃棄物扱い」なので、マニフェストは不要になります。

    「ゴミの廃棄=マニフェスト」と思っていると、書類廃棄業者からマニフェストがもらえないことに驚くかもしれません。

    業種によって要不要がありますので、自社の業種がどちらなのか確認しておきましょう。

    マニフェストの保存期間

    産業廃棄物の廃棄をするたびに受け取るマニフェスト。
    いつまで取っておけば良いのでしょうか?

    マニフェストの保存期間は5年です。
    領収書を兼ねたマニフェストは、会計の基準に従う必要があり、7年の保管が義務づけられています。

    マニフェストは、自社のゴミを正しく廃棄したことを証明する書類です。
    紛失すると、不法投棄や、正しく廃棄しなかったのではと疑われる可能性があります。

    きちんと保管しておきましょう。

    マニフェストの廃棄方法

    保管していたマニフェストの保管期限が過ぎたら、どのように廃棄すれば良いのでしょうか。

    会社名や電話番号のような、公開している情報しか載っていないのであれば、簡単に破いたりシュレッダーしたりして廃棄すれば問題ありません。

    しかし相手企業の担当者名や、外部に漏れたくない情報が含まれている場合には、廃棄業者に依頼するのが良いでしょう。

    個人情報については別記事でも詳しくご紹介していますが、複数の情報を組み合わせて個人を特定できる場合、注意が必要です。

    たとえば上記のように、廃棄業者の担当者名が出ていた場合。

    「〇〇廃棄業者 担当:山田」という情報で、「〇〇廃棄業者にいる山田さん」という情報が読み取れます。

    山田さんが複数人いれば個人は特定できたとは言えません。
    しかし、1人しかいなければ個人が特定できてしまいますね。

    1つ1つは小さな情報でも、トラブルを避けるためには細心の注意が必要なのです。

    まとめ

    マニフェストとは、事業所から出たゴミを、正しい方法で廃棄したかどうかをチェックするために実施されているものでした。

    以下の業種で紙を廃棄するには、マニフェストが必要です。
    ・建設業
    ・パルプ・紙・紙加工品の製造業
    ・新聞業
    ・出版業
    ・製本業
    ・印刷物加工業

    一方、上記以外の業種では「事業系一般廃棄物扱い」になります。
    その場合はマニフェストは不要です。

    マニフェストの保存期間は、役割が1つなら5年、領収書も兼ねている場合には7年と定められています。

    不法投棄などを疑われないよう、きちんと保管しておきましょう。

    マニフェストを廃棄するには、機密情報廃棄業者の利用がおすすめです。
    小さなことから個人情報が漏洩して、会社の信用を落としては困ります。

    細心の注意をはらって処理をおこないましょう。

  • 個人情報の定義とは?意外なところから漏れる個人情報の内容とは

    個人情報は大切に扱うべきことはわかっていても、個人情報の定義を知らない人は多いでしょう。

    1つの情報では個人の特定が難しくても、組み合わせることで特定されることがあります。

    この記事では個人情報の定義から、具体例、おすすめの廃棄方法までご紹介します。

    個人を特定されないように、適切な処理をしていきましょう。

    個人情報とは

    「個人情報」という言葉はよく耳にしても、その定義について詳しく知っている方は少ないかもしれません。

    個人情報保護法で定められている「個人情報」は、「生存する個人に関する情報であり、特定の個人を識別できるもの」と定義されています。

    簡単にいえば、名前や性別、生年月日など、個人を特定することができる情報のこと。

    あくまでも“生存する個人”なので、亡くなった方や企業の情報は含まれません。

    具体的な個人情報の例

    個人情報には、以下のようなものが含まれます。

    ・名前、生年月日、住所や電話番号などの連絡先
    ・会社での職位や所属部署
    ・個人名がわかるメールアドレス
    ・防犯カメラ映像やその他の動画
    ・本人だとわかる音声データ

    会社での職位や所属部署も個人情報になることに、驚いた方もいるかもしれません。

    「山田さん」だけでは個人を特定することは難しいですが、「〇〇会社人事部の山田さん」ではどうでしょうか。
    おそらく1人しかいないので、個人が特定できました。

    一見、個人の特定が難しいように感じますが、組み合わせることで特定できてしまうことがあります。

    どのような情報でも、大切に扱わないといけないのですね。

    個人情報の一部を読み取れなくすれば大丈夫?

    たとえば、ご自宅に届いた通信教育のダイレクトメール。
    名前の部分だけを破いて捨てれば、問題ないのでしょうか?

    実は、それだけでは不十分なのです。

    住所が残っていた場合、「この家には◯年生の子供がいる」ということが漏れますね。

    学区内の学校に通っていれば、学校も特定されてしまいます。

    子どもを尾行していれば、お子さんの名前や家族構成、友人関係など多くの情報を手に入れることができるのです。

    一人暮らしの場合も怖いですが、お子さんがいる家庭では本当に注意が必要になります。

    個人情報の入った書類はきちんと処分することが大切

    ご自身はもちろん、ご家族の安全を守るためにも、個人情報の含まれた書類は適切に処分することが大切です。

    悪用する人はどこから見ているかわかりません。
    万が一、ゴミを漁られても問題ないようにしておきましょう。

    おすすめの廃棄方法は、個人でも使える廃棄業者の利用です。
    業者が適切に処分してくれるので、ゴミを漁られたとしても問題ありません。

    個人情報の廃棄業者を選ぶ3つのポイント

    廃棄業者と聞くと、企業向けを思い浮かべるかもしれませんが、個人で利用できる業者も増えています。

    業者を選ぶ際には、
    ・少量から利用可能かどうか
    ・信頼のできる業者かどうか
    ・溶解処理ができるかどうか
    の3つのポイントを確認しておくと安心です。

    業者の中には「最低箱数」を決めており、それを超える箱数がないと回収できないところもあります。

    しかし個人で利用する場合には、量が多くならないもの。
    少ない箱数から利用できるかどうかは、必ずチェックしておきましょう。

    溶解処理というのは、紙を繊維になるまでほぐす手法のことをいいます。
    ただシュレッダーするよりも、記載されている情報を読み取れなくできる方法です。

    溶解処理は、対応できる業者とできない業者があるので、あらかじめ確認しておきましょう。

    まとめ

    個人情報は、「生存する個人に関する情報であり、特定の個人を識別できるもの」という定義でした。

    1つの情報では個人の特定が難しくても、いくつかを組み合わせることで特定できることがあります。
    どんなに小さな情報でも、扱いには注意が必要です。

    自宅に届いたダイレクトメールなどを、簡単に破るだけで捨てるのは、実は怖いことだとお伝えしました。
    ご自身とご家族を守るためにも、適切に廃棄をしましょう。

    おすすめは、個人で利用できる個人情報の廃棄業者の利用です。

    ご紹介した3つのポイントを確認し、より安心できる業者を選んでみましょう。

  • 個人情報漏洩の危険性と情報を守るための3つの対策

    インターネットの普及が拡大した事により、個人情報が漏洩してしまう危険性も格段に増しました。
    最近は、ネット通販の便利性も高まり、多くの人が利用しています。

    一昔前はインターネットからの個人情報漏洩は、少なく、個人情報を他人が手に入れることは難しかったはずです。

    そこで今回は、個人情報が他人に知られてしまった時の危険性について、解説していきます!

    個人情報とは

    個人情報とは、個人を特定できる情報のことです。氏名や生年月日をはじめ、メールアドレスや写真、ポイントカードの情報も個人情報といえます。、です。

    では、この個人情報が洩れる事によって、どのような危険性があるのかをご紹介します!

    個人情報が漏洩することによる悪用被害とは

    個人情報が漏洩してしまった場合、どのような被害があるのか、どのような悪用をされてしまうのかを見ていきましょう。

    以下でご紹介するもの以外にも、迷惑メールが大量に送られてきたり、誹謗中傷をされたり、いたずら電話などの被害も考えられます。

    アカウントの乗っ取り被害

    アカウントの乗っ取りとは、SNSやスマートフォンのゲームアプリなどで、他人にアカウントが乗っ取られるという被害のことです。
    LINEなどのメッセージアプリでは、本人になりすまして他の人へギフト券などを要求し購入させるというトラブルが発生しています。
    スマートフォンのゲームアプリの場合もゲーム内で使えるアイテムの購入が、犯人によって勝手に決済される被害が問題になっており、注意が必要です。

    クレジットカード情報とパスワードの漏洩被害

    クレジットカードの情報とパスワードを狙う犯罪が、もっとも怖いです。
    インターネットでの買い物をする際に、クレジットカード情報とパスワードさえ知っていれば、簡単に決済できてしまいます。便利な機能ですが、悪用されると厄介です。身に覚えのない請求がきたり、頼んでもいない商品が大量に届いたりするトラブルに、巻き込まれる恐れがあります。

    個人情報が漏洩する2つの原因とは

    個人情報は、悪用しようと思えば、いくらでも悪用できてしまいます。
    個人情報は、個人情報を悪用しようとする組織の間で取引されることもあり、高値で売買されることもあります。

    この章では、個人情報がどのように外部の人に漏れてしまうのかをまとめました。

    個人で流出させてしまう

    インターネットの普及により、個人でSNSを利用する方が増えました。本名をプロフィールで公開している人が増えたこともあり、個人を特定しやすくいなっています。

    IDやパスワードを使い回すのも危険です。便利だからといって、覚えやすい生年月日などで登録していたり、複数のサイトなどで同じものにしていたりすると、パスワードを特定しやすくなります。使い回しはせずに、その都度新しいIDとパスワードを設定することをおすすめします。

    企業側から流出してしまう

    ネット通販で買い物をする時は、必ず個人情報が必要です。
    外部からのハッキングなどによって個人情報が盗まれ、流出するケースもあります。

    企業がセキュリティを強化して対応していても、書類から流出する可能性もあり、必ずしも安全とは言い切れません。

    個人情報を守るために注意するべき3つのポイント

    個人情報を守るには何をするべきなのか、3つのポイントを解説していきます。

    ・パソコンやスマートフォンをきちんと更新する
    ・怪しいメールは、安易に開封しない
    ・ID・パスワードは推測されやすい文字を避ける

    パソコンやスマートフォンをきちんと更新する

    パソコンやスマートフォンの更新は、きちんとおこなうようにしましょう。時間がかかることや、手間を考えて、なかなか更新をしない方もいるかもしれません。しかし、OSを更新することで、個人情報漏洩の対策をすることができます。

    怪しいメールは、安易に開封しない

    個人情報の漏洩のきっかけになりえるのが、迷惑メールからのウイルス感染です。知らない差出人からのメールや、怪しい見出しのメールは、はじめから開かないようにしましょう。個人情報が漏洩しないよう、自分で意識しておくことが大切です。

    ID・パスワードは推測されやすい文字を避ける

    前章でもお話しした通り、推測されやすいIDとパスワードは避けましょう。特にネットショッピングやメッセージアプリでは、同じID等を使うことでトラブルも起こっています。少しの対策で防衛できるので、同じものを使っている人はすぐに変更してみてくださいね。

    まとめ

    今回は、個人情報が漏れるとどのような被害があるのかをご紹介しました。

    インターネットが急速に普及し、簡単に個人情報が知られてしまったり、悪用されたりする時代です。意識して対策をすることで、自分の個人情報を守ることができます。できるだけ身を守る対策をしておきましょう。

  • 死者の個人情報は守られない?それでも大切に扱うべき理由とは

    亡くなった方の遺品を整理していると、必ず出てくるのが個人情報の入った書類です。
    故人の名前や住所、連絡先など、大切な情報が含まれています。

    しかし、実は亡くなった方の個人情報は、法律上守られないということ、ご存知でしたか?

    この記事では、個人情報の定義と、故人の情報が守られない理由をご紹介します。

    法律で守られないとはいえ、雑に扱って良いわけではありません。

    故人の情報を守りつつ、適切な遺品整理を進めてくださいね。

    法律で定義された個人情報には故人は含まれない

    個人情報保護法では、個人情報の定義を「生存する個人の情報」としています。
    “生存する個人”なので、亡くなった方の個人情報は保護の対象にならないこともあるのです。

    ただ、地方自治体の保護条例によっては、生存することを必須としていないところもあります。

    自治体にもよるので一概には言えませんが、大元の法律上は「故人は保護の対象外」です。

    故人の情報が守られる例外とは

    故人の情報は保護の対象外ではありますが、一部例外もあります。
    それは、故人の情報が“遺族の”個人情報に繋がる場合です。

    故人から相続した土地や株の情報などは、相続した人の情報に繋がることが多いでしょう。

    その場合は生存する個人の情報になりますので、個人情報保護法で守られる情報になります。

    守られないからといって雑に扱うのはNG!

    故人の情報は、個人情報保護法で守られる対象ではないことをお伝えしました。

    しかし、個人情報保護法の対象外だからといって、雑な扱いをするのはいけません。
    故人の情報から辿って、遺族の個人情報が漏れる恐れもあるからです。

    たとえば、故人が保有していた土地は、遺族である相続人にわたるのが一般的。
    「この土地は故人である○○さんのものである」ということが漏れた場合、間接的に「遺族である○○さんの子どもに相続される」ということも伝わることになります。

    生存する個人の情報にあたりますので、法律上も守られるべきものです。
    しかし情報が漏れてしまっては、対処することができません。

    写真や生前やりとりしていた手紙、保険や会員の情報などを適当に捨てるのはやめましょう。

    亡くなった人の書類を廃棄するなら業者利用がベスト

    故人の書類とはいえ、個人情報は詰まっているものです。

    適当にごみ袋に入れて捨てたり、情報が読み取れる状態のまま古紙回収に出したりするのは絶対に避けましょう。

    ごみ袋から情報を抜き取り、悪用される可能性や、トラブルが遺族に影響する可能性もあります。

    亡くなった方の書類を廃棄するなら、個人情報廃棄業者を利用しましょう。

    「故人のものだから…」と、遺品整理の業者を選んでしまいがちです。

    しかし遺品整理の業者は、書類の廃棄のプロではありません。

    遺品整理業者はあくまでも「遺品を片付けるプロ」です。
    整理中に出てきた書類に関しては、可燃ごみとして処理することが多いもの。

    それでは情報が漏れる可能性があり、意味がありません。

    故人の書類廃棄に関しては、「文書廃棄のプロ」である文書廃棄業者を選ぶようにしてください。

    まとめ

    生前までは情報を大切に扱うのに、亡くなった途端、雑に扱ってしまう方が多いです。

    個人情報保護法では、亡くなった方の情報は保護の対象になりません。
    しかし故人の情報から辿って、親族の個人情報が漏れる可能性があります。

    故人の書類の廃棄には業者を利用しましょう。

    遺品整理業者は書類の廃棄には向きません。
    片付けのプロではあっても、書類廃棄のプロではないからです。

    書類廃棄のプロである「文書廃棄業者」の利用をオススメします。

  • 書類にも保存期間やルールがある!大切な機密文書の保存方法を解説

    企業で保管している書類に、保管期間のルールがあることをご存知ですか?
    処分しようとしている書類が、実は保管期間10年の書類かもしれません。

    そこでこの記事では、悩みがちな機密書類の保存期間について解説していきます!

    各部署ごとの保存ルールや、保存期間の管理方法まで徹底解説です。この記事を参考に、効率的に管理してみてくださいね。

    各部署で保管している書類の保存期間とは?

    企業の中では毎日多くの書類が発生します。それぞれの書類ごとに保存期間が決められており、きちんと管理していくことが必要です。

    そこでまずは、各部署で保管している書類の保存期間についてご紹介していきます。

    人事・労務で保管している書類の保存期間

    まずは、人事・労務で保管している書類の保存期間について見ていきましょう。

    健康保険や厚生年金保険、雇用保険に関する書類は2年間。

    労働者名簿や退職書類、労災保険などの書類は3年間の保存が義務付けられています。

    雇用保険の被保険者に関する書類は4年間です。

    経理で保管している書類の保存期間

    次に、経理で保管している書類の保存期間を見ていきましょう。

    源泉徴収簿は7年間の保存が義務付けられています。源泉徴収簿は、人事で保管している企業も多いかもしれませんね。

    会計帳簿や決算書類に関する書類は、10年間の保存義務があります。

    総務で保管している書類の保存期間

    次に、総務で保管している書類の保管期間を見ていきます。

    総務で保管している書類の多くは、会社情報に関する書類が多いです。そのため、永久保存が義務付けられた書類が多くあります。たとえば、登記や知的所有権などの権利に関する書類は永久保存です。

    株主総会の議事録や取締役会の議事録は、10年の保存期間が定められていますが、通常の社内会議は3年の保存期間で良いとされています。同じ会議の議事録ですが、会議内で決められることの重要度が違うので、保管期間の長さも違うのですね。

    廃棄しなくてOK!永久保存の書類とは?

    ここまで、保存書類の保管期間について見てきました。
    しかし、廃棄しなくても良い書類もあるのです!一覧でお伝えしますね。

    ・会社の設立・登記に関する書類
    ・登記簿関係書類
    ・特許書類
    ・控訴関係の書類
    ・会計監査に関わる文書
    ・業務監査に関わる文書
    ・株主総会関係書類
    ・株主名簿・移管登録簿・その他株式や株主に関する書類
    ・自社の株式に関する文書
    ・決算に関する書類
    ・株式増資関する書類
    ・固定資産関係書類
    ・役員・従業員の人事に関する重要文書
    ・従業員の労務・人事・給与・社会保険関係書類
    ・労働協約に関する文書

    書類の保管期間の管理方法はエクセルがおすすめ

    ここまで、書類の保管期間と、永久保存するべき書類について見てきました。
    書類によって保管する期間がバラバラで、管理するのが大変ですよね。

    この章では、書類の保管期間を管理する方法をお伝えします。

    書類の保管期間を管理するには、エクセルの利用がおすすめです。

    書類ごとに保管日を入れておけば、数式で廃棄可能日を計算してくれます。廃棄可能日がわかれば、あとはその時期が来たら廃棄するだけ。簡単に管理することができますよね。

    エクセルでの管理をより効率的にするには、保管年数ごとに保管棚や保管箱を分けておくことです。あらかじめ分けておけば、箱ごと処分できるので、いちいち廃棄書類だけを出す必要がなくなります。

    機密書類の廃棄におすすめの方法とは

    機密書類の廃棄はどうするべきなのか気になりますよね。企業の書類には、見られてはいけない書類が多く存在します。機密文書の含まれた書類の廃棄方法は、難しいですよね。

    おすすめは、機密文書廃棄業者に依頼をすることです。シュレッダーでの廃棄も可能ですが、保存年数が決められているということは、それだけ重要な内容が含まれているということ。万が一にでも漏洩したら困ってしまいますよね。

    機密文書廃棄業者であれば、シュレッダーに加えて溶解処理もできます。溶解処理とは、水と機械の動きだけで紙を繊維にほぐす手法のこと。シュレッダー処理だけよりも、情報漏洩のリスクを下げることが可能です。再資源としてリサイクルできるメリットもあります。

    もちろん、決められた保存期間をきちんと経過してからではないと、廃棄することはできません。決められた保存期間を過ぎたら、機密文書廃棄業者に依頼してみてはいかがでしょうか。

    まとめ

    今回は、企業で保管している書類の「保管期間のルール」についてお伝えしました。書類の内容によって、保存期間も変わってくるので注意が必要です。

    保存期間が短いものを、長期間保存していても問題にはなりませんが、長期間の保存が義務付けられている書類を早く処分しては問題になります。各書類の保存期間を、きちんと管理しておきましょう。

    また、保管していた機密書類を廃棄するには、機密文書廃棄業者の利用がおすすめです。業者を選ぶ際には、シュレッダー処理だけでなく、溶解処理もできる業者を選ぶと良いですね。情報漏洩のリスクを下げるだけでなく、環境にも配慮できますよ。

  • 書類廃棄にかかった費用の勘定科目・仕訳方法とは?

    溜まった書類はシュレッダーをかけて処分するのが一般的です。
    しかし、溶解業者を利用して廃棄することで、確実にトラブルを防ぐことができます。

    今回は紙の溶解業者について解説するとともに、かかった費用をどのような勘定科目を使って仕訳するのかをお伝えします。
     

    書類廃棄に紙の溶解業者を利用する

    まずは紙の溶解業者を利用した時のメリットやかかってくる費用を簡単にご説明していきましょう。

    溶解業者のメリット

    一般的に情報漏洩の事故は、紙媒体での漏洩事故が多いとされています。
    重要な機密書類や個人情報を含んだ書類などを廃棄する際には、十分に気を使う必要がありますよね。
    大切な情報を含んだ書類を廃棄する時には、信頼のおける紙の溶解業者を利用して廃棄しましょう。
    情報漏洩におけるトラブルや事故といったことを防ぐことができますよ。

    書類廃棄にかかる費用

    溶解業者を利用するとなると費用が発生するので、勘定科目を使って仕訳をする必要があります。
    業者やプランによって金額は異なりますが、少なくとも下記のような費用がまとまってかかってくるでしょう。

    ・書類を詰めるダンボール代
    ・回収費用
    ・処理費用
    ・廃棄証明書発行にかかる費用

    溶解業者を利用し書類廃棄にかかった費用については、どの勘定科目を使って仕訳するのが正しいのでしょうか?

    企業によって使用する勘定科目は異なりますが、使用することが可能な勘定科目を解説していきます。

    書類廃棄の時に使う勘定科目とは

    企業によってどの勘定科目を採用するのかは、基本的に自由です。
    それでは、書類廃棄をした時に使うことができる勘定科目をいくつか挙げていきましょう。

    勘定科目【雑費】を使う

    雑費とは、他のどの科目にも当てはまらず、それほど金額が大きくない費用の時に使用する勘定科目です。

    どの勘定科目を使用したらいいのか困った時に、雑費を使う方が多いのではないでしょうか。

    しかし、「雑費でいいか」という安易な使い方をしていると、使い道が不透明になってしまいます。
    あまりにも雑費の金額が大きい場合には、税務署に内容を問われるような事態になることもあるので、注意が必要です。

    雑費として仕訳する際には、他の勘定科目を使用することはできないのか、必ず確認してから使用するように心がけてください。
    金額が少額で、普段は発生しない費用であった場合には使用しても問題ないでしょう。

    以上のことから、溶解業者を利用した際の書類廃棄にかかる費用は、雑費として計上して問題はありません。

    ただし、年に複数回に渡って溶解業者を利用し、書類廃棄に定期的に費用がかかってしまう、または、費用が高額になってしまうような場合には、他の勘定科目を使うことをおすすめします。

    勘定科目【消耗品費】を使う

    消耗品費とは、金額が10万円未満で、使用できる期間が1年未満のものを購入した時にかかる費用を、仕訳する際に使う勘定科目です。

    文房具、蛍光灯やケーブルなどは、消耗品費を用いて仕訳します。

    また、商品を発送するのに使用するダンボール代は、荷造運賃という勘定科目を使って計上します。

    一方で、書類を保管するのに使うダンボール代については、消耗品費を使うというところもあります。
    同じダンボールであっても、用途によって勘定科目を使い分けることは珍しくありません。

    ゴミ袋やゴミ処理券を消耗品費で仕訳しているのであれば、もちろん書類廃棄にかかる費用を一緒に計上しても問題ないでしょう。

    一度決めた会計処理の仕方は、原則、変えることができないので、よく考慮したうえで、使用する勘定科目を決めることが望ましいです。

    勘定科目【支払手数料】を使う

    支払手数料には、銀行の振込手数料、仲介業者への手数料、証明書発行にかかる手数料など、その他さまざまな手数料を支払った時に使用する勘定科目です。
    クリーニング代が定期的にかかる場合にも、支払手数料で仕訳します。

    紙の溶解業者が定期的に収集にくる場合、毎月月額で費用がかかってくるような時には、こちらの支払手数料などの勘定科目を使って仕訳をしてもいいでしょう。

    補助科目を使って明確にするのもアリ

    雑費・消耗品費・支払手数料は、費用の中で一般管理費に属します。これらの勘定科目を使って、書類廃棄にかかる費用を振り分けることになりますが、補助科目を使用してさらに費用を明確にする企業もあります。

    例として、新たに衛生費という補助科目を作るとしましょう。
    「事業で出たゴミや清掃用品の購入、廃棄物にかかる費用などは、衛生費を使って仕訳をしていく」と決めます。補助科目を新たに作り、用途を細かく決めておくことで、何にどのくらいの費用がかかったのかをより明確にすることができるのです。

    補助科目は自由に設定することができるので、ひと目わかるような名前をつけて置くと、経理の効率化に繋げることができます。頻繁に書類廃棄の費用がかかる場合には、補助科目を作ることも望ましいでしょう。

    まとめ

    紙の溶解業者を利用して書類廃棄した際の費用は、以下の勘定科目が選択肢として挙げられます。

    ・一時的かつ少額であれば【雑費】で仕訳する
    ・定期的に費用がかかる、または金額が高額である場合は【消耗品費】【支払手数料】などを使う
    ・新たに補助科目を作成し、費用をより明確にすることもできる

    勘定科目は、必ずこれを使わなければいけないといった決まりはありません。企業によって、どの勘定科目を使って仕訳をするのかは異なります。

    ポイントは、継続して同じ勘定科目を使っているかということです。一度採用した勘定科目は変えることができないので、よく考慮したうえで仕訳をするように心がけましょう。

  • 書類廃棄を業者に頼むなら確認しておきたい「箱」事情とは

    書類の廃棄を業者に依頼すると、箱事情がそれぞれ異なります。

    大きく分けて、自分で用意する必要がある業者、ダンボールを送ってくれる業者、専用ボックスを用意してくれる業者の3つです。

    この記事では、それぞれの業者のメリット・デメリットをご紹介します。

    どの業者も良いところ、悪いところがありますので、自社の希望に合った業者選びをしていきましょう。

    自分でダンボールを用意する業者

    最初にご紹介するのが、自分でダンボールを用意する業者です。

    廃棄する書類を入れるために、自分で用意したダンボールを使う必要があります。

    自分でダンボールを用意する業者の、メリット・デメリットを見ていきましょう。

    自分でダンボールを用意するメリット

    自分でダンボールを用意する業者のメリットは次の2つです。

    ・いつでも作業ができる
    ・出し入れしやすい

    自分で用意するので、計画的に作業を進められるところが魅力です。
    使用するダンボールも通常のものなので、出し入れが楽なのも嬉しいところでしょう。

    自分でダンボールを用意するデメリット

    一方、自分でダンボールを用意する業者のデメリットは、以下の3つです。

    ・底抜けの可能性がある
    ・ちょうどいい大きさのダンボールが見つけにくい
    ・誰でも書類に触れられてしまう

    自分で用意するダンボールは、強度が不安なことがあります。
    ちょうどいい大きさの箱を見つけるのも大変で、手間に感じる人もいるかもしれませんね。

    また、ダンボールは出し入れしやすいメリットと同時に、誰でも書類に触れられるというデメリットも存在します。
    外部に漏らしたくない機密文書を廃棄する場合には、社内でも注意が必要です。
    手軽に出し入れしやすい一方で、誰にでも触られてしまうのは問題かもしれません。

    ダンボールを用意してくれる業者

    続いて、ダンボールを用意してくれる業者についてご紹介します。

    ダンボールを用意してくれる業者のメリット・デメリットを見ていきましょう。

    ダンボールを用意してくれる業者のメリット

    ダンボールを用意してくれる業者のメリットは、次の3つです。

    ・自分で用意するダンボールより丈夫
    ・ダンボールを探さなくて良い
    ・中が見えないよう工夫されたものがある

    自分で用意する箱は強度に不安がありますが、業者の用意する箱であれば、強度も安心です。
    意外と手間のかかるダンボール探しをする必要がないので、時間の節約にもなるでしょう。

    通常のダンボールは出し入れしやすい半面、誰でも触れられることがデメリットでした。
    業者の用意してくれるダンボールのなかには、中が見えないように工夫されたものもあります。
    業者によっては、ダンボールのデメリットがなくなるでしょう。

    ダンボールを用意してくれる業者のデメリット

    ダンボールを用意してくれる業者のデメリットは、以下の2つです。

    ・ダンボールが届くまで作業できない
    ・ダンボールが有料な業者もある

    ダンボールが届くまで作業ができないので、「今すぐに作業したい!」という方には向かないでしょう。

    ダンボール代が利用料に含まれている業者と、別途請求される業者があります。
    しかしこのデメリットは、自分で購入した場合と同じですので、問題ないでしょう。

    専用ボックスを用意してくれる業者

    最後に、ダンボールではなく、機密文書を入れる専用の箱を用意してくれる業者をご紹介します。

    専用ボックスを用意してくれる業者のメリット・デメリットを見ていきましょう。

    専用ボックスを用意してくれる業者のメリット

    専用ボックスを用意してくれる業者のメリットは、次の3つです。

    ・自分で箱を用意しなくていい
    ・専用箱なので強度も安心できる
    ・他の社員に見られない

    専用ボックスの多くは、紙製ではなく、きちんと箱状になっているものです。
    底抜けしないのはもちろん、多少の衝撃や濡れにも耐えられます。

    また、一度入れた書類を取り出せないよう、鍵がついていたり、廃棄業者しか開けられない仕組みになっていたりする箱が多いです。
    他の社員に見られることがないので、情報漏洩のリスクはとても低くなります。

    専用ボックスを用意してくれる業者のデメリット

    専用ボックスを用意してくれる業者のデメリットは、以下の2つでしょう。

    ・置き場所が限定される
    ・間違って入れた書類を取り出せない

    専用ボックスはしっかりとした棚のようなものが多く、一度置いたら動かすことが難しいです。
    そのため、置ける場所が限定されるのがデメリットでしょう。

    また、情報漏洩のリスクが低いメリットの一方で、間違えて入れた書類を取り出せないことがデメリットです。
    鍵を使って開けるか、廃棄業者を読んで開ける必要があるので、簡単には取り出せません。

    しかしこのデメリットは、廃棄書類の判別を慎重におこなえば良いだけなので、大きな問題ではないでしょう。

    まとめ

    同じ機密文書の廃棄業者でも、箱の準備方法には種類があります。

    自分でダンボールを準備する業者は、思い立った時に作業を始められるところが魅力です。
    しかしダンボールによっては、書類の重さで底が抜けてしまったり、他の社員に書類が見えてしまったりすることがデメリットになります。

    ダンボールを用意してくれる業者の場合、自分で用意するダンボールよりも丈夫なことが多く、強度は安心です。
    業者によっては中の見えづらい箱を提供していることもあり、誰でも中が見られるという問題を解消できます。
    ダンボールが届くまで作業できないのがデメリットですが、計画的に準備しておけば問題ありません。

    専用ボックスを用意してくれる業者では、箱の丈夫さが一番のメリットです。
    しかしその丈夫さゆえ、間違った書類を出せないところがデメリットになります。

    どの業者もメリット・デメリットがあるので、自社の希望に合わせて選ぶことが大切です。

  • 廃棄証明書とマニフェストの違いって?業者ごとに違う証明書を解説

    機密文書の廃棄を業者に依頼すると、廃棄証明書が発行されることが多いです。
    しかし業者によって、その発行方法が違うもの。

    この記事では、機密文書廃棄業者が発行する証明書について、掘り下げてご紹介します。

    証明書の発行方法の違いや、マニフェストとの違い、証明書の保管方法まで、徹底的にお伝えしていきましょう!

    証明書について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

    証明書の発行は業者によって違う

    冒頭でもお伝えしたように、機密文書廃棄業者によって、廃棄をしてことを証明する書類の発行方法が違います。

    ・廃棄証明書を紙で発行する業者
    ・廃棄証明書を電子メールで発行する業者

    どちらが良い悪いはありません。
    発行形態が違うというだけなので、気にしなくて大丈夫です。

    廃棄証明書以外には、溶解証明書を発行する業者もあります。
    こちらも扱いは同じで、発行形態も紙と電子の2種類です。

    廃棄証明書や溶解証明書を紙で発行する場合には、処理が完了後に郵送されてきます。
    郵送する時間があるので、1〜2週間程度かかるのが一般的です。

    廃棄証明書や溶解証明書を電子発行する場合は、メールで送られてきます。
    中には専用サイト上にアップロードされる業者もありますが、メールで送られてくるところが多いです。

    電子発行の場合は紙では送られてきません。
    データを保存しておくか、自分で印刷して書類として保存しておく必要があります。

    廃棄証明書とマニフェストとの違い

    廃棄証明書や溶解証明書と似た書類に、「マニフェスト」という書類があります。
    証明書とマニフェストの違いを悩む方も多いので、ここで紹介しておきましょう。

    そもそもマニフェストとは、産業廃棄物の処理を委託した際に必要になる書類のこと。

    書類の廃棄の場合、産業廃棄物扱いとしてマニフェストが必要な業種は限られています。

    ・建設業
    ・パルプ・紙・紙加工品の製造業
    ・新聞業
    ・出版業
    ・製本業
    ・印刷物加工業

    上記の業種に当てはまらない業種は、事業系一般廃棄物扱いなので、マニフェストは不要なのです。

    普段事業ゴミを廃棄する際にマニフェストの発行を受けていると、機密文書の廃棄時にも必要な気がしてしまいますが、ほとんどの業種では必要ないのですね。

    書類廃棄証明書の保管方法

    機密文書の廃棄をするたびに受け取る廃棄証明書。
    廃棄証明書の保管方法について、ご紹介しましょう。

    廃棄証明書の保管期限は5年になります。
    証明書が領収書を兼ねている場合には、7年の保管が必要です。

    保存期間が長いので、紛失することがないようにきちんと保管することが求められます。

    廃棄証明書が領収書を兼ねているパターンの場合には、小口現金の資料や請求書といった会計書類と一緒に保管しておきましょう。

    会計伝票と紐付いた通し番号を振っておけば、あとから見返す時にも見つけやすくなります。

    領収書は兼ねておらず、廃棄証明書としての役割しかない場合には、書類廃棄証明書専用のファイルを使って保存しておくと便利です。

    前回の書類廃棄時期の把握や、突発的な事情で確認が必要になったときに、専用ファイルで保存しておけば見つけやすくなります。

    書類廃棄証明書の保管期間が終わったら

    書類廃棄証明書の保存期間を超えたら、処分できるようになります。
    証明書の廃棄には、業者を利用すると安心です。

    あまり大切な情報が含まれていないように感じますが、どこから情報が漏れるかわかりません。

    他の廃棄書類とともに、廃棄証明書も廃棄業者を利用して処分しましょう。

    まとめ

    廃棄証明書とは、書類を適正に処分したことを証明する書類のこと。
    廃棄業者によって発行の方法は違い、紙での発行か、メールでの発行が一般的です。

    似ている書類にマニフェストがありますが、マニフェストが必要な業種は限られています。
    ご紹介した6つの業種に当てはまらなければ、マニフェストは必要ありません。

    廃棄証明書の保存は、証明書の形態によって変わります。
    領収書を兼ねている場合には、経理書類と保存すると見つけやすいです。
    証明書としての役割しか持っていない場合には、専用のファイルを作って保存していきましょう。

    保存期間が過ぎた証明書は、他の書類と一緒に、廃棄業者で処分すると安心です。

  • 預けっぱなしはダメ!ストレージサービスに預けた書類の廃棄方法とは

    最近話題の「ストレージサービス」。
    大切な情報を預かる外部のサービスのことですが、実は2種類あることはご存知ですか?

    オンライン上にあるストレージサービスと、実際の荷物を預かるストレージサービス。

    今回はこの2つの違いと、実際の荷物を預かるストレージサービスについて、詳しくご紹介します。

    この記事でご紹介するストレージサービスは、便利な一方で、きちんと管理することが大切です。

    この記事を読んで、無駄な経費を使うことがないよう管理していきましょう!

    ストレージサービスとは

    近年注目されている「ストレージサービス」には、2つの種類があります。

    ・オンラインストレージサービス
    ・トランクルーム代わりのストレージサービス

    「オンラインストレージサービス」は、クラウド上にデータを保管するサービスのことです。

    パソコン上のデータを減らせるだけでなく、万が一パソコンのデータが破損した時のバックアップ代わりにもなります。

    一方の「トランクルーム代わりのストレージサービス」は、主に紙の書類を保管するサービスのこと。

    自社に保管スペースがない場合に使われる、トランクルームのようなものです。

    オンラインストレージサービスはデータを保存するのに対し、リアルなストレージサービスではモノを保管します。

    この記事では、リアルなストレージサービスについて掘り下げていきましょう。

    ストレージサービスは便利。でも管理が必要

    自社にスペースがないことが理由で、ストレージサービスを利用している企業も多いはずです。

    書類をいくらでも預けられるストレージサービスは、便利な半面、きちんとした管理が必要になります。

    ストレージサービスに荷物を預ける場合、宅配便で発送して預けるのが一般的です。

    荷物で場所が埋まっていくところを実際に見るわけではないので、どんどん保管してしまいがち。

    「保管場所がないから整理しないと」という気持ちも起こりづらく、保存期間が過ぎた書類も残していることもあります。

    場所はいくらでもあるから問題ないと感じる方もいるかもしれません。

    しかしストレージサービスの利用には、利用料がかかります。
    本来は処分するべき不要な書類に料金を払うのは、経費の無駄遣いです。

    きちんと管理しておく必要があります。

    ストレージサービスに預けた書類の管理方法

    ストレージサービスに預けた書類は、実際に目にすることが少なく、気をぬくとすぐに保管期限を超えてしまいます。

    前章でお話ししたように、経費がもったいないので適切に管理していきましょう。

    ストレージサービスに預けた書類は、保管期限ごとに分けて箱入れしていく方法がおすすめです。

    預ける時に保管期限を設定できる業者もありますが、そうでない場合には箱ごとにエクセルなどで管理しておきましょう。

    保管日と保管期限を入力しておき、期限がきたら赤字になるように設定しておくとわかりやすいですね。

    ストレージサービスに預けていた書類の廃棄方法

    ストレージサービスに預けた書類の保管期限が到来したら、早急に廃棄しましょう。

    保管していた書類には、会社の大切な情報が詰まっているため、業者を利用するのがオススメです。

    その際、1箱1箱指定の箱に詰め替えるのは手間なので、入っている箱のまま回収してくれる業者を選ぶといいでしょう。

    あらかじめ廃棄することを見越して、回収できないプラスチックのファイルなどは避けておくと楽ですね。

    まとめ

    ストレージサービスには、次の2種類がありました。
    ・オンラインストレージサービス
    ・トランクルーム代わりのストレージサービス

    オンラインストレージサービスは、クラウド上にデータを保存するサービスのこと。
    トランクルーム代わりのストレージサービスは、紙の書類を保管するサービスです。

    トランクルーム代わりにできるストレージサービスは便利ですが、きちんと管理しておかないと無駄な経費を使うこともあります。

    保管期限の管理には、エクセルなどのツールを使うのがオススメです。
    業者によっては先に保管期限を設定できるので、活用していきましょう。

    ストレージサービスに預けていた書類には、会社の大切な情報が詰まっています。
    箱のまま廃棄処理できる、機密文書の廃棄業者を選んでおきましょう。

    その際、箱を詰め替えなくて済むように、指定の箱がいらない業者がおすすめです。

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